Debiteurenbeheer-software voor het mkb

Onbeperkte gebruikers of aparte rechten?

In een groeiend financieel team werken meerdere collega's aan de debiteurenadministratie. Denk aan debiteurenbeheerders, financieel medewerkers en managers die meekijken.

Onbeperkte gebruikers betekent niet automatisch dat je rechten per persoon kunt instellen. Met een extra account kun je dus niet altijd beperken wat iemand mag doen.

Welke toegangsrechten bieden de pakketten?

Notify en Payt bieden beide onbeperkte gebruikers en instelbare rollen. Zo geef je collega's gerichte toegang zonder per extra medewerker bij te betalen.

Debitan Standaard biedt toegang voor 3 gebruikers. MaxCredible Pro noemt onbeperkte rollen, maar dat staat los van het aantal betaalde gebruikerslicenties.

Bij CollectOnline kun je gebruikers aanmaken. De aanbieder beschrijft niet welke rechten je precies per gebruiker kunt instellen. Test tijdens een demonstratie altijd wie werkprocessen mag aanpassen of pauzeren.

Waarom aparte trajecten per klantgroep?

Een professioneel debiteurenbeheer vraagt om verschillende herinneringstrajecten per klantgroep. Een betwiste factuur of een strategische klant vraagt om een andere benadering dan een structurele wanbetaler.

Debitan laat herinneringsschema's variëren per klant, branche of situatie. MaxCredible biedt in het Pro-pakket een onbeperkt aantal betaaltrajecten aan.

Welke wettelijke herinneringstermijnen gelden er?

Stel workflows strak in op de geldende wetgeving. Voor zakelijke transacties geldt standaard een betalingstermijn van 30 dagen als er niets is afgesproken, met een wettelijk maximum van 60 dagen. Grote bedrijven moeten mkb-leveranciers binnen 30 dagen betalen.

Lever je ook aan natuurlijke personen of eenmanszaken? Dan eist de wet een kosteloze veertiendagenbrief. Deze termijn start pas op de dag nadat de klant de herinnering heeft ontvangen.

In die brief moet het exacte incassobedrag staan, met een wettelijk minimum van €40. Je mag daar geen willekeurige administratiekosten bovenop stapelen.

Wat heb je naast openstaande bedragen nodig?

Een standaardoverzicht uit je boekhoudpakket toont alleen openstaande bedragen. Om het proces bij te sturen, heeft je financiële team ook inzicht nodig in trends en betaalgedrag.

Debitan biedt rapportages over hoelang vorderingen openstaan en hoe klanten in het verleden betaalden.

Welke overzichten bieden de pakketten?

MaxCredible biedt uitgebreide rapportages met downloadbare dashboards: schermen met de belangrijkste overzichten. Met taakbeheer kunnen debiteurenbeheerders direct acties koppelen aan openstaande facturen.

CollectOnline brengt herinneringen en vorderingen samen in één dashboard. Payt biedt doorlopend inzicht en rapportages. Controleer vooraf of de exportbestanden aansluiten op je managementrapportages.

Wat zegt DSO over je werkkapitaal?

Days Sales Outstanding (DSO) meet hoeveel dagen een factuur gemiddeld openstaat voordat de klant betaalt. Voor financieel managers is dit het belangrijkste cijfer om te sturen op werkkapitaal: het geld voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Veel softwareleveranciers zeggen dat hun software de DSO verlaagt. Dat betekent niet dat het pakket ook een ingebouwde DSO-rapportage heeft.

Welke DSO-functies zijn beschreven?

Bij Payt, Debitan en CollectOnline is niet duidelijk vastgesteld dat het product een beschreven DSO-rapportage heeft. Deze aanbieders tonen vooral openstaande facturen en dashboards.

MaxCredible beschrijft een maandelijkse DSO-rapportage in de gebruikershandleiding. Notify adverteert met een realtime DSO-dashboard. De berekeningswijze en exportopties moet je nog controleren.

Vraag leveranciers tijdens een demonstratie hoe ze de DSO precies berekenen. Vraag ook of ze betwiste facturen buiten de berekening houden.

Overdragen via software of uitbesteden?

Als herinneringen niets opleveren, moet het dossier door naar incasso. Er zijn drie routes:

• Een bestand exporteren.
• Het dossier automatisch doorsturen.
• Het traject uitbesteden aan de softwareleverancier.

Payt biedt met SmartCollect een tussenstap via software. Daarna kan Payt dossiers doorzetten naar een incassopartner. Payt is zelf geen incassobureau.

Notify stuurt dossiers via een koppeling automatisch door naar een extern incassobureau naar keuze. MaxCredible maakt exportbestanden in het juiste formaat, maar verstuurt die niet rechtstreeks.

Debitan combineert software met menselijke hulp. Via het Pro-pakket kunnen eigen incassospecialisten meekijken en het klantcontact overnemen.

Wat controleer je bij de incassopartner?

Let op de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Artikel 18 is op 1 oktober 2026 in werking getreden. Controleer of een externe incassopartner in het officiële incassoregister staat.

Een incassobureau mag geen beslag leggen. Dat mag alleen een gerechtsdeurwaarder op basis van een vonnis of dwangbevel.

Wat hoort in het dossier?

Zorg dat je een compleet dossier overdraagt met facturen, herinneringen, bezwaren en de juiste wettelijke rente. Hiervoor gelden deze percentages:

• Handelstransacties: 10,4% sinds 1 juli 2026.
• Niet-handelstransacties: 4% sinds 1 januari 2026.

Welke gebruikskosten betaal je?

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Naast de vaste abonnementsprijs bepalen gebruikskosten je werkelijke maandbedrag. Let op factuurvolumes, gebruikerslicenties en transactietarieven.

Welke factuurlimieten en gebruikerskosten gelden?

De pakketten hanteren verschillende factuurlimieten:

• Payt Veel factureren: maximaal 250 e-mailfacturen per maand. Bij meer volume volgt een maatwerktarief.
• Notify: volumepakketten, zoals Tot 500 facturen.
• Debitan Standaard: tot 1.000 facturen per maand.

Ook de kosten en limieten voor gebruikers verschillen:

• MaxCredible: je betaalt per gebruiker. Voor CCMS Classic stond €199 per maand per gebruiker genoteerd.
• Debitan Standaard: 3 gebruikers inbegrepen.
• Notify en Payt: onbeperkt gebruikers.

Wat kosten betalingen en extra opvolging?

Betaallinks brengen kosten met zich mee. Controleer ook de kosten als je een volgende stap in de opvolging zet:

• Payt rekent bijvoorbeeld €0,35 per iDEAL-transactie.
• Payt Veel factureren bevat 5 SmartCollect-opvolgingen.
• Debitan Pro bevat maximaal 20 facturen per maand die specialisten behandelen. Daarboven geldt een offerte.

Hoe lang zit je aan het contract vast?

Controleer de looptijd en opzegtermijn:

• Notify: de voorwaarden van september 2026 noemen een eerste looptijd van 12 maanden en een opzegtermijn van 1 maand.
• Debitan: bij doorlopende opdrachten geldt een opzegtermijn van ten minste 3 maanden.
• Payt: maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van 1 maand.

Hoe blijven openstaande facturen actueel?

Debiteurensoftware vervangt je financiële administratie niet. Het systeem wisselt openstaande facturen, betalingen en klantstatussen uit met je bestaande software.

Notify en Debitan bieden directe API-koppelingen: verbindingen waarmee software automatisch gegevens uitwisselt. Ze koppelen met systemen zoals Exact Online, AFAS, Twinfield en SnelStart. Zo werken ze betalingen en openstaande facturen automatisch bij.

Wanneer is tussensoftware of maatwerk nodig?

MaxCredible koppelt via d-basics software met XML-interfaces, die gegevens in XML-formaat uitwisselen, of met standaardkoppelingen. Rechtstreeks koppelen via een API kan ook.

CollectOnline ondersteunt onder meer Exact Online, Yuki en SnelStart. De aanbieder biedt ook maatwerkkoppelingen.

Vraag leveranciers hoe vaak ze gegevens uitwisselen. Verwerkt het systeem betalingen niet realtime of meermaals per dag? Dan kan een klant onterecht een aanmaning krijgen voor een al betaalde factuur.

Welke gegevens blijven in je boekhouding?

Je boekhoudpakket blijft bij een overstap de centrale bron voor het grootboek, het overzicht van je boekingen, en historische facturen. De nieuwe software leest vorderingen en debiteurgegevens automatisch in via de API-koppeling.

Wat zet je handmatig over?

Informele afspraken en eerdere communicatie verhuizen meestal niet vanzelf mee. Je moet deze gegevens uit je vorige werkwijze handmatig overzetten:

• Notities over betalingsregelingen.
• Lopende bezwaren tegen facturen.
• E-mailcorrespondentie.

Controleer vóór de start of actieve betalingsafspraken goed in het nieuwe systeem staan.

Hoe start je gecontroleerd?

Zet werkprocessen bij de start niet meteen op volledige automatisering. Laat je team de eerste groepen herinneringen handmatig controleren en vrijgeven.

Zo controleer je of uitsluitingen en betalingstermijnen goed werken voordat klanten automatische berichten ontvangen.