Software voor e-facturatie vergelijken

Wat maakt een UBL-factuur anders?

Een gewone pdf die je per e-mail verstuurt, is strikt genomen geen elektronische factuur (e-factuur). Een e-factuur is een XML-bestand: een bestand met gegevens in vaste velden. Het gebruikt UBL (Universal Business Language), een standaard voor onder meer factuurregels, bedragen en btw-tarieven.

Software kan een UBL-bestand direct uitlezen en inboeken zonder dat je gegevens hoeft in te voeren. Bij een pdf is altijd OCR nodig, software die tekst herkent, of een handmatige controle om de gegevens te lezen.

Welke standaarden moet je software ondersteunen?

Binnen Nederland en Europa zijn Peppol BIS Billing 3.0 en SI-UBL 2.0 de gangbare standaarden. Het centrale netwerk ondersteunt oudere versies zoals SI-UBL 1.2 sinds januari 2024 niet meer.

Controleer bij je softwareaanbieder of het systeem geldige UBL-berichten maakt. Alleen een XML-bestand meesturen is niet genoeg als de vereiste velden ontbreken.

Hoe wisselt Peppol facturen veilig uit?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd internationaal netwerk voor elektronische facturen. Facturen gaan niet per e-mail, maar rechtstreeks van het ene naar het andere softwarepakket. Dat gebeurt via gecertificeerde toegangspunten, ook wel access points genoemd.

De identiteit van verzender en ontvanger is altijd bekend op het netwerk. Daardoor is het risico op spookfacturen en factuurfraude aanzienlijk kleiner.

Welke identificatienummers heb je nodig?

Om via Peppol te factureren heb je een uniek identificatienummer nodig. Voor bedrijven is dit meestal het KvK-nummer of het btw-identificatienummer.

Lever je aan centrale overheidsorganisaties, provincies of gemeenten? Dan moet je hun Organisatie-identificatienummer (OIN) vermelden.

Controleer vooraf of je software registratie op Peppol ondersteunt. Ga ook na of je het Peppol-ID of OIN van je klant eenvoudig kunt toevoegen aan het klantprofiel.

Wat gebeurt er met een inkomende e-factuur?

Stuurt een leverancier een UBL-factuur via Peppol naar je administratie? Dan komt die direct binnen in je software. Pakketten zoals InformerOnline, Moneybird en Billit zetten deze documenten klaar in je uitgavenoverzicht of administratie.

Dat de factuur is afgeleverd, betekent niet dat deze klopt of is goedgekeurd. Je moet altijd controleren of de levering heeft plaatsgevonden. Controleer ook of de inkooporders en btw-tarieven overeenkomen.

Hoe verwerk je papieren bonnen en pdf-facturen?

Naast e-facturen ontvang je in de praktijk nog papieren bonnen of pdf-facturen per e-mail. Daarvoor heb je OCR nodig: scan- en herkensoftware.

Pakketten gaan hier verschillend mee om:

• SnelStart levert Scan & Herken standaard mee in de pakketten.
• InformerOnline biedt 50 gratis scans per maand. Daarna betaal je €0,15 per scan.
• Jortt biedt deze herkenning pas vanaf het Plus-pakket.

Welke gegevens moet een e-factuur bevatten?

Voor de Belastingdienst moet een e-factuur aan dezelfde inhoudelijke eisen voldoen als een papieren factuur. Denk aan:

• Opeenvolgende factuurnummers.
• De leveringsdatum.
• Het btw-tarief.
• Het btw-nummer van de afnemer bij btw-verlegging, waarbij de afnemer de btw aangeeft.

Hoe lang en in welke vorm bewaren?

Je moet facturen 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar.

Bewaar facturen in hun oorspronkelijke vorm. Een UBL-factuur moet je dus digitaal als XML bewaren. Alleen een afgedrukte pdf is niet voldoende.

Wanneer is e-factureren verplicht?

Er geldt momenteel geen algemene wettelijke verplichting voor alle ondernemers onderling. Voor leveranciers aan de centrale overheid is e-factureren al sinds 2017 verplicht bij nieuwe overeenkomsten.

Stuur je af en toe een e-factuur?

Moet je alleen af en toe factureren aan een overheidsinstantie of Peppol-klant? Dan hoef je niet meteen je hele boekhouding te veranderen. Met de gratis verkooplicentie van Billit of Jortt Starter kun je gratis e-facturen via Peppol versturen, zonder vast boekhoudabonnement.

Bij zulke gratis licenties kun je vaak geen inkomende facturen verwerken of uitgebreide boekhoudfuncties gebruiken.

Wil je je complete administratie combineren?

Wil je facturatie, inkoopverwerking en btw-aangifte op één plek regelen? Kies dan een alles-in-één-pakket zoals InformerOnline, Moneybird of SnelStart.

Controleer vanaf welk pakket je direct btw-aangifte kunt doen. Bij SnelStart kan dit bijvoorbeeld pas vanaf inKaart.

Wil je een los facturatieprogramma?

Wil je alleen factureren, naast de aparte boekhouding van je accountant? Dan passen gespecialiseerde facturatieprogramma's zoals WeFact of Billit beter.

Wat betaal je per document of transactie?

Veel aanbieders rekenen naast de vaste softwareprijs ook kosten op basis van je gebruik. Bij Billit Starter tellen verzonden facturen, ontvangen facturen en bonnen mee:

• Inbegrepen: 25 documenten per maand.
• Extra document: €0,50.
• Extra document bij een 500-bundel: €0,25.

Bij Rompslomp kost elke verzonden én ontvangen e-factuur 1 credit. Extra bundels kosten bijvoorbeeld, exclusief btw:

• 50 credits: €8,25.
• 100 credits: €16,50.

Wat kosten activatie, bankkoppelingen en extra gebruikers?

Let ook op eenmalige en terugkerende extra kosten:

• WeFact: eenmalig €1 voor Peppol-activatie.
• Moneybird: €0,15 voor IBAN-verificatie, de controle van je bankrekeningnummer.
• InformerOnline: €1 per maand voor een automatische bankkoppeling.
• WeFact: €5 per bankrekening per maand voor een automatische bankkoppeling.
• SnelStart inKaart: €4,25 per maand voor extra gebruikers.
• MoneyMonk: €15 per maand voor extra gebruikers.

Accountantskoppelingen zijn vaak gratis.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wil je je huidige boekhouding behouden?

Blijf je werken met je vertrouwde boekhoudpakket of de software van je accountant? Kies dan een facturatieprogramma met bewezen koppelingen.

Billit biedt kant-en-klare koppelingen met onder meer Exact Online, Yuki, SnelStart en Moneybird. Daarnaast zijn er een API en webhooks: technische mogelijkheden om systemen te koppelen en meldingen tussen systemen door te geven.

WeFact koppelt direct met pakketten als Twinfield, Exact Online en Yuki:

• De koppeling kost €5 per maand.
• De koppeling is gratis als je accountant met WeFact-accountancy werkt.

Wat zijn de beperkingen van alles-in-één-pakketten?

Pakketten zoals Jortt, MoneyMonk en InformerOnline zijn bedoeld als je hoofdadministratie. Ze werken over het algemeen gegevens in een extern grootboek, de centrale boekhouding, niet automatisch bij.

Je kunt gegevens doorgaans alleen handmatig exporteren, bijvoorbeeld met de Auditfile Financieel (XAF): een exportbestand voor je boekhouder. Houd daar rekening mee bij je keuze.

Welke gegevens kun je overzetten?

Stap je over naar een ander facturatie- of boekhoudprogramma? Basisgegevens van klanten, leveranciers en artikelen kun je meestal eenvoudig importeren via CSV, een bestand met tabelgegevens, of Excel.

Ook openstaande posten, bedragen die je nog moet betalen of ontvangen, en de beginbalans kun je overzetten. Daarvoor gebruik je een auditfile: een exportbestand met boekhoudgegevens.

Neem de Peppol-identificatienummers van je klanten zorgvuldig over. Zo kun je periodieke facturen direct foutloos versturen.

Wat doe je met je oude facturen?

Je factuurhistorie verhuist zelden compleet mee naar een nieuw systeem. Exporteer daarom altijd al je verzonden en ontvangen UBL-facturen. Bewaar ze in je eigen archief om aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar te voldoen.

Hoe zet je Peppol-ontvangst over?

Een bedrijf kan voor ontvangst maar bij één Peppol-toegangspunt tegelijk geregistreerd staan. Deactiveer daarom Peppol-ontvangst in je oude pakket zodra je overstapt naar het nieuwe systeem.