Zakelijke creditcards koppelen aan je declaratie- en boekhoudproces

Behoud je de huidige zakelijke creditcards?

Als financieel team kies je tussen je huidige zakelijke creditcards en geïntegreerde betaalkaarten van het declaratieplatform.

Met bestaande zakelijke kaarten, zoals de bedrijfskaarten van International Card Services (ICS), behoud je vertrouwde bankrelaties en kredietlijnen. De koppeling is een nadeel: weinig pakketten kunnen transacties direct automatisch inlezen.

Exact SRXP heeft een gedocumenteerde ICS-koppeling. Die leest transacties automatisch in en koppelt ze aan geüploade bonnen. Vraag bij andere aanbieders expliciet naar deze mogelijkheid. Een Visa- of Mastercard-logo garandeert geen automatische gegevenskoppeling.

Wat bieden geïntegreerde kaarten?

Circula, Mobilexpense en Rydoo bieden eigen fysieke en virtuele betaalkaarten. Transacties verschijnen direct als onkostenpost in het dashboard van je medewerkers.

Controleer bij nieuwe kaarten welke financiële instelling ze daadwerkelijk uitgeeft. Die instelling moet een vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB) of een Europees paspoort hebben: toestemming om in andere Europese landen te werken.

Voor nieuwe kaarten gelden strikte wettelijke klantcontroles, ook wel know-your-customer genoemd. Software is binnen enkele minuten actief, maar het aanmeld- en acceptatieproces voor zakelijke betaalkaarten kan enkele dagen tot weken duren. Houd daar rekening mee.

Waar stel je bestedingslimieten in?

Met bestedingslimieten houd je grip op de zakelijke uitgaven van je medewerkers. Waar je die limieten beheert, hangt af van je kaartkeuze.

Bij externe zakelijke creditcards beheer je limieten buiten het declaratiesysteem. Je wijzigt maand- of transactielimieten in het portaal van de kaartuitgever of bank. Het declaratiepakket importeert alleen de gemaakte transacties.

Wat beheer je met geïntegreerde kaarten?

Bij geïntegreerde kaarten, zoals Circula, Mobilexpense Declaree of Rydoo Cards, stelt je financiële team de limieten direct in het beheerdersdashboard in.

Daar kun je:

• bestedingslimieten per medewerker direct aanpassen;
• eenmalige budgetten voor specifieke projecten instellen;
• een pas direct blokkeren bij uitdiensttreding of een vermoeden van verlies.

Virtuele kaarten passen bij terugkerende software-abonnementen of specifieke online inkooporders. Je koppelt een virtuele kaart aan één leverancier en stelt een vaste uitgavelimiet in. Zo zijn ongewenste overschrijdingen onmogelijk.

Hoe helpt een transactiemelding bij de bonregistratie?

Kwijtgeraakte bonnen achterhalen is het grootste probleem voor de financiële administratie. Moderne software pakt dit aan bij de betaling.

Zodra een medewerker met de zakelijke kaart betaalt, stuurt de mobiele app een melding. De medewerker maakt direct een foto van het aankoopbewijs. OCR, een techniek die tekst uit afbeeldingen herkent, leest daarna de gegevens uit.

Systemen zoals Rydoo, Mobilexpense en Circula halen deze gegevens automatisch uit de afbeelding:

• datum;
• leverancier;
• valuta en totaalbedrag;
• btw-bedrag.

Dit vermindert fouten door handmatige invoer aanzienlijk.

Welke eisen gelden voor digitale bonnen?

De Belastingdienst stelt strenge regels aan digitale bonopslag. De scan moet het originele aankoopbewijs juist en volledig weergeven, inclusief alle echtheidskenmerken.

Voldoet de scan aan deze eisen? Dan mag je het papieren origineel vernietigen. Je moet deze administratie wettelijk minimaal zeven jaar bewaren.

Voor kleine uitgaven tot maximaal €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Een gedetailleerde kassabon met datum, leveranciergegevens en btw-bedrag is dan voldoende als bewijs voor btw-aftrek.

Welk bewijs heb je nodig voor btw-aftrek?

Een creditcardafschrift of bankafschrijving is niet voldoende om btw terug te vragen. Dat is een veelvoorkomend misverstand binnen het mkb.

Voor btw-aftrek eist de wet altijd een geldige factuur of kassabon die aan de wettelijke factuureisen voldoet. Een banktransactie bewijst alleen dat je hebt betaald. Die bewijst niet welk product of welke dienst je hebt gekocht.

OCR leest het btw-bedrag van de bon, maar garandeert niet dat je die btw mag aftrekken. Je financiële team moet dit altijd inhoudelijk controleren.

Hoe verwerk je horeca-uitgaven en gemengde btw-tarieven?

Bij zakelijke etentjes geldt een belangrijke beperking. Btw op eten en drinken dat je in een horecagelegenheid nuttigt, is wettelijk niet aftrekbaar als je bedrijf de eindverbruiker is.

Goede onkostensoftware laat je horeca-uitgaven direct markeren. De software boekt de btw dan automatisch als niet-aftrekbaar op de kostenrekening, in plaats van als voorbelasting: btw die je terugvraagt.

Exact SRXP en Declaree bieden instelbare btw-percentages. Daarmee kunnen medewerkers en controleurs facturen met gemengde btw-tarieven correct splitsen en de juiste codes geven vóór het boeken.

Wie doet, controleert en verwerkt de uitgave?

Voor betrouwbare interne controle moet duidelijk zijn wie uitgaven doet, wie inhoudelijk akkoord geeft en wie de betaling of boeking verwerkt. Deze taken moeten van elkaar gescheiden zijn.

De wet schrijft geen vast aantal goedkeurders voor. De Belastingdienst verlangt wel een deugdelijke, controleerbare administratie. Een vaste goedkeuringsprocedure voorkomt declaraties zonder toestemming.

In Declaree, Circula en Rydoo kun je goedkeuring in opeenvolgende stappen instellen. Een uitgave gaat bijvoorbeeld eerst naar de direct leidinggevende, die het zakelijke doel controleert. Daarna controleert je financiële team de fiscale verwerking.

Wat kun je automatisch controleren?

Je kunt controles aanzienlijk versnellen door automatische declaratieregels in de software in te stellen. De software keurt een uitgave direct goed als die aan alle volgende voorwaarden voldoet:

• De uitgave past binnen het vastgestelde reisbeleid.
• Er is een bon gekoppeld.
• Het bedrag blijft onder een bepaalde grens.

De software markeert afwijkingen automatisch. Denk aan ontbrekende bonnen, overschrijdingen van daglimieten of betalingen in het weekend. De financieel beheerder krijgt deze uitgaven voor een handmatige beoordeling.

Welke minimumafname en platformtarieven gelden?

Naast de vaste softwarelicenties bepalen vooral je aantal medewerkers en de gekozen modules je maandfactuur. Controleer daarom de voorwaarden van aanbieders. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Veel leveranciers hanteren een minimale afname:

• Rydoo: vanaf 5 gebruikers.
• Circula: minimaal 10 licenties.
• Mobilexpense Declaree: minimaal 20 gebruikers.

Het minimum van Mobilexpense Declaree betekent voor kleinere teams direct hogere basiskosten.

Circula rekent naast de gebruikerslicenties een apart platformtarief voor creditcards. Houd rekening met beide kostenposten.

Welke kaart- en implementatiekosten komen erbij?

Controleer ook de kosten die afhangen van je kaartgebruik:

• vaste kosten per fysieke pas;
• kosten voor vervangende kaarten;
• wisselkoersopslagen bij buitenlandse betalingen.

Externe bankkoppelingen zitten niet altijd in het standaardtarief. Bij Rydoo zijn externe gegevenskoppelingen voor creditcards pas beschikbaar vanaf het Business-pakket, met minimaal 30 gebruikers.

Exact SRXP rekent eenmalige implementatiekosten bovenop het maandtarief per gebruiker. Vraag deze opstartkosten altijd vooraf op in een offerte met een uitsplitsing van de kosten.

Hoe sluit de software aan op je boekhouding?

Om je proces te automatiseren, moet de software aansluiten op je boekhouding. Zo zet je kaarttransacties en declaraties door zonder ze handmatig in te voeren.

Circula, Mobilexpense Declaree en Rydoo hebben directe API-koppelingen met Exact Online: verbindingen waarmee de systemen gegevens uitwisselen. Declaree boekt goedgekeurde rapporten automatisch in. Het declaratieoverzicht komt als pdf-bijlage bij de boeking.

Exact SRXP sluit direct aan op de software van Exact. Je exporteert met één klik naar financiële pakketten, hr-software voor personeelszaken en ERP-systemen voor bedrijfsprocessen.

Hoe verwerk je kaartuitgaven en privé voorgeschoten bedragen?

Bij de inrichting moet de software onderscheid maken tussen rechtstreekse bedrijfsuitgaven en bedragen die medewerkers privé voorschieten.

• Zakelijke kaartuitgaven: boek deze direct op de juiste tussenrekening of creditcardrekening. Een tussenrekening gebruik je om betalingen tijdelijk te verwerken. De software mag hiervoor geen uitbetaling aan de medewerker klaarzetten.
• Privé betaalde declaraties: zet deze juist klaar in de crediteurenadministratie, waarin je openstaande betalingen bijhoudt, of in de salarisadministratie.

Controleer tijdens de implementatie of de koppeling dit onderscheid goed ondersteunt.

Hoe behoud je je oude administratie?

Stap je over naar een ander onkostenplatform? Dan mag je oude administratie niet verloren gaan. De wettelijke bewaartermijn van zeven jaar blijft gelden.

Maak vóór het beëindigen van je abonnement een volledige export van:

• alle declaraties;
• de bijbehorende digitale bonnen;
• audit trails: overzichten van handelingen en wijzigingen in je administratie.

Vertrouw niet op een toezegging dat je later nog bij je gegevens kunt. Exporteer alle brondocumenten en koppelbestanden naar je eigen beveiligde archief.

Wat regel je voor kaarten en contracten?

Stap je over van ICS naar een geïntegreerd kaartplatform? Dan moet je de bestaande creditcards intrekken en medewerkers nieuwe fysieke of virtuele passen geven.

Controleer de contractvoorwaarden. Jaarcontracten hebben doorgaans een vaste opzegtermijn, zoals:

• Circula: één maand;
• Mobilexpense: 60 dagen;
• Exact SRXP: tot drie maanden bij jaarovereenkomsten.

Rond een proefperiode of implementatie pas definitief af nadat je minimaal één volledige cyclus hebt doorlopen. Test het hele proces: van kaartbetaling en bonscan tot goedkeuring en proefboeking in je boekhouding.