Facturatieprogramma kiezen voor zzp en kleinbedrijf

Welke gegevens horen op je factuur?

Je bent wettelijk verplicht om je factuur correct op te bouwen. Daarvoor heb je deze gegevens nodig:

• Je bedrijfsgegevens en die van je klant.
• De factuurdatum en leverdatum.
• De omschrijving en het bedrag.

Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn. Je mag verschillende reeksen gebruiken, maar elk nummer mag maar één keer voorkomen. Goede software voorkomt gaten in de nummering en dubbele nummers.

Wat is het verschil tussen e-facturen en pdf's?

Veel ondernemers mailen een pdf, maar dat is geen officiële e-factuur. Een e-factuur is een digitaal bestand met een vaste indeling volgens de UBL-standaard (Universal Business Language). Andere software kan dit bestand direct inlezen.

Lever je aan de Rijksoverheid? Dan is een e-factuur via het beveiligde Peppol-netwerk al verplicht. De Rijksoverheid accepteert geen gewone pdf-factuur.

Met welke pakketten kun je gratis factureren?

Wil je alleen facturen sturen zonder maandabonnement? Deze pakketten bieden een gratis optie:

• Rompslomp Starter: maximaal 5 facturen per maand.
• Jortt Starter: doorlopend gratis facturen sturen, zonder boekhouding.
• Billit: een gratis Peppol-account waarmee je uitsluitend verkoopfacturen als e-factuur verstuurt. Dit is geen complete administratie voor inkoopbonnen.

Wat moet er bij verlegde btw staan?

Je facturatieprogramma moet de juiste Nederlandse btw-tarieven ondersteunen. Lever je aan zakelijke klanten in specifieke sectoren of in het buitenland? Dan kan de btw verlegd zijn: je klant geeft dan de btw aan.

Btw verleggen betekent niet dat je alleen 0% kiest. De wet eist dat je 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van je klant op de factuur zet. Controleer vooraf of je software dit ondersteunt.

Kun je vanuit je facturatieprogramma btw-aangifte doen?

Btw op een factuur tonen is niet hetzelfde als btw-aangifte indienen. Programma's die alleen op facturatie zijn gericht, zoals WeFact, geven wel een btw-overzicht. Ze sturen geen aangifte naar de Belastingdienst.

Wil je vanuit hetzelfde systeem rechtstreeks elektronisch btw-aangifte doen? Dan heb je een pakket nodig met een ingebouwd grootboek: het overzicht waarin je alle boekingen bijhoudt.

Welke pakketten ondersteunen directe btw-aangifte?

• e-Boekhouden.nl: directe btw-aangifte zit standaard in het ZZP Pakket.
• InformerOnline: directe btw-aangifte kan vanaf ZZP Basis. Daar geldt een limiet van 30 bankbetalingen per maand. ZZP Plus heeft die beperking niet.
• SnelStart: directe btw-aangifte kan vanaf inKaart. Het goedkopere instappakket inStap ondersteunt dit niet.
• Jortt ZZP: biedt complete btw-aangifte, maar is alleen bedoeld voor een eenmanszaak.

Hoe leg je afspraken duidelijk vast?

Een professionele offerte beschermt je zakelijke afspraken. Volgens de Kamer van Koophandel (KVK) ontstaat na akkoord op de offerte direct een bindende opdracht. Zorg daarom dat de voorwaarden en omschrijving kloppen.

Kies software waarmee je heldere offertes in je eigen huisstijl maakt. Vermeld altijd de geldigheidsduur en leveringsvoorwaarden bij het voorstel.

Hoe werkt digitaal ondertekenen en omzetten?

Offertesoftware bespaart vooral tijd. Met pakketten zoals Moneybird, InformerOnline en Billit kan je klant de offerte direct online goedkeuren of ondertekenen.

Na het akkoord zet je de offerte met één klik om in een definitieve factuur. Zo voorkom je typefouten en dubbel werk.

Welke betalingstermijnen gelden voor zakelijke klanten?

• Geen termijn afgesproken: dan geldt wettelijk een betalingstermijn van 30 dagen.
• Wel een termijn afgesproken: tussen bedrijven is de maximale termijn 60 dagen.
• Een grote onderneming als klant: die moet rekeningen van zzp'ers en het mkb wettelijk binnen 30 dagen betalen.

Stel deze betalingstermijnen nauwkeurig in op je factuursjablonen.

Welke software verstuurt automatisch herinneringen?

Openstaande facturen handmatig nalopen kost tijd. Programma's zoals Moneybird, WeFact, Billit en Rompslomp Professional versturen automatisch een herinnering zodra de vervaldatum verstrijkt.

Niet elk programma doet dit vanzelf. MoneyMonk verstuurt bewust nooit automatisch herinneringen. Daar moet je elke herinnering zelf goedkeuren en verzenden.

Waar moet je bij particuliere klanten op letten?

Factureer je aan consumenten? Dan mag je niet zomaar aanmaningskosten rekenen na een eerste automatische herinnering.

Je moet de consument wettelijk eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betalingstermijn van 14 dagen. Daarin moet je ook waarschuwen voor bijkomende incassokosten. Controleer of je software deze tekstvariant ondersteunt.

Hoe werkt betalen via een betaallink?

Klanten betalen facturen met een directe iDEAL-link aantoonbaar sneller. Ze klikken vanuit de mail of pdf direct door naar hun eigen bankomgeving.

Hiervoor koppelt de software meestal met een betaalprovider (PSP): een bedrijf dat betalingen verwerkt, zoals Mollie. De software kan ook een eigen betaaldienst gebruiken, zoals Moneybird Online Betaalmethoden.

Wat kost een betaling via een betaallink?

Een betaallink is zelden gratis. Voorbeelden van kosten zijn:

• Moneybird: €0,29 per geslaagde iDEAL- of Wero-betaling.
• Moneybird: €0,25 voor een SEPA-incasso, een automatische incasso binnen het Europese betaalgebied (Single Euro Payments Area).
• Jortt Starter: naast de kosten van Mollie betaal je Jortt een toeslag van €0,60 exclusief btw per betaalde link.

Let dus ook bij gratis pakketten op de kosten van betaallinks.

Wat betekent de overgang naar Wero?

iDEAL gaat geleidelijk over naar het Europese betaalsysteem Wero. De technische overgang is gestart in oktober 2026 en loopt door tot eind december 2027.

Voor je bedrijf verandert er voorlopig weinig. Vraag je softwareleverancier hoe die de overgang technisch regelt en wat dit betekent voor de tarieven.

Wat kosten extra documenten en gebruikers?

Naast je vaste abonnement kunnen variabele kosten snel oplopen als je bedrijf groeit. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Bij Billit betaal je bij het abonnement van 25 documenten per maand €0,50 per extra document. Elke inkoopbon, creditnota of factuur telt mee als één document. Een creditnota is een factuur waarmee je een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait.

Extra gebruikers kosten vaak geld:

• Billit: €5 per maand per extra gebruiker.
• SnelStart inKaart: €4,25 per maand per extra gebruiker.

Wat kosten bankkoppelingen en betalingen?

Een bankkoppeling zit niet altijd kosteloos in je pakket:

• Rompslomp: elke extra bankkoppeling buiten je pakket kost €3 per maand.
• InformerOnline: een directe bankkoppeling kost €1 per rekening per maand. Via tussenpartij Ponto loopt dit op tot €4 per maand.
• WeFact: €5 per bankrekening per maand.
• e-Boekhouden.nl: een koppeling met Knab kost €0,99 per maand.
• Moneybird: betalingen via Ponto direct klaarzetten kost €1 per rekening per maand, plus €0,03 per uitgevoerde betaling.

Wat kosten Scan & Herken en activering?

Software kan bonnetjes automatisch uitlezen met optische tekenherkenning (OCR). Je betaalt daarvoor vaak met credits: tegoeden voor het uitlezen.

• e-Boekhouden.nl: €12,50 voor 50 credits (€0,25 per stuk).
• InformerOnline ZZP Plus: 50 gratis scans per maand. Daarna betaal je €0,15 per extra scan.

Voor het activeren van Peppol rekent WeFact eenmalig €1.

Kun je koppelen met een ander boekhoudpakket?

Wil je alleen facturen sturen, terwijl je accountant de administratie bijhoudt in Exact Online, Twinfield of Yuki? Controleer dan welke koppelingen het facturatieprogramma biedt.

WeFact is ingericht om naast een ander boekhoudpakket te gebruiken. Het stuurt verkoopfacturen automatisch door als journaalpost: een boeking in de administratie. Ook haalt het de betaalstatus terug op. Deze koppeling kost €5 per maand, tenzij je accountant een WeFact-portaal gebruikt.

Ook Billit heeft directe koppelingen met pakketten zoals Exact Online, SnelStart en e-Boekhouden.nl. Daarmee zet je facturen automatisch door.

Hoe werk je samen in hetzelfde systeem?

Veel andere aanbieders hebben geen automatische koppeling met een ander boekhoudpakket. Moneybird, InformerOnline, SnelStart en e-Boekhouden.nl gaan ervan uit dat je de volledige boekhouding in hun eigen omgeving bijhoudt.

Bij deze pakketten geef je de accountant gratis toegang tot je administratie. Je kunt ook regelmatig een auditfile maken: een exportbestand voor je boekhouder. Stem vooraf met je boekhouder af hoe je samenwerkt, om dubbel werk te voorkomen.

Hoelang moet je je administratie bewaren?

Overstappen van facturatieprogramma vraagt om voorbereiding. De Belastingdienst verplicht je om facturen en administratie 7 jaar te bewaren. Voor facturen over onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Je moet digitale facturen in hun oorspronkelijke digitale vorm bewaren. Download daarom vóór opzegging altijd alle verkoopfacturen als pdf en maak een volledig auditfile-exportbestand.

Wat gebeurt er als je account verdwijnt?

Controleer de opzeggingsvoorwaarden van je huidige leverancier. Bij Rompslomp kan het beëindigen van je abonnement betekenen dat de aanbieder je complete account wist. Dit voorkom je door expliciet over te stappen naar een archiefoptie.

Zorg dat je oude administratie niet verloren gaat doordat je zomaar je account stopzet.

Welke opzegtermijnen en contractduur gelden?

Controleer de looptijd van je huidige contract:

• Moneybird en Jortt: bij jaarbetaling loopt je abonnement door tot het einde van het betaalde jaar. Bij tussentijds opzeggen krijg je geen geld terug.
• WeFact en e-Boekhouden.nl: er geldt een formele opzegtermijn van 1 maand.
• InformerOnline en SnelStart inKaart: deze pakketten zijn maandelijks opzegbaar.