Facturatieprogramma voor starters: je eerste factuur goed geregeld

Je eerste factuur moet meteen voldoen aan de wettelijke regels van de Belastingdienst. Een professionele opmaak is prettig. Maar de inhoud bepaalt of je factuur geldig is voor de belastingadministratie van jou en je klant.

Welke basisgegevens zijn verplicht?

Op elke standaardfactuur moeten deze gegevens staan:

• De volledige juridische naam en het adres van jou en je klant.
• Je KVK-nummer.
• De factuurdatum.
• De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
• Een duidelijke omschrijving van de levering, inclusief het aantal of de omvang.
• Het bedrag exclusief btw.
• Het toepasselijke btw-tarief en het exacte btw-bedrag.

Wanneer moet je de factuur versturen?

Je moet een factuur uiterlijk versturen op de 15e dag van de maand na de maand van levering. Wacht hier dus niet te lang mee.

Hoelang moet je facturen bewaren?

Facturen die je digitaal verstuurt, moet je minimaal 7 jaar digitaal bewaren in de originele vorm. Je mag ze niet printen en daarna het digitale bestand weggooien. Voor werkzaamheden aan onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Starters verwisselen vaak de twee btw-nummers die ze van de Belastingdienst ontvangen. Op al je facturen hoort alleen je btw-identificatienummer (btw-id) te staan.

Wat is het verschil tussen de btw-nummers?

Je btw-id bestaat uit de landcode NL, negen cijfers, de letter B en een controlegetal van twee cijfers. Dit nummer is openbaar. Je gebruikt het voor je klanten, op je briefpapier en op je website.

Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen voor rechtstreeks contact en aangiften bij de Belastingdienst. Zet dit nummer nooit op je verkoopfactuur, om identiteitsfraude te voorkomen.

Wat vermeld je bij de KOR?

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), de btw-vrijstelling voor kleine ondernemers? Dan breng je geen btw in rekening. Je gebruikt geen 0%, maar vermeldt verplicht op de factuur dat een vrijstelling geldt.

Wat vermeld je bij btw verlegd?

Bij btw verlegd verschuift de btw naar je klant. Je brengt dan zelf geen btw in rekening. Vermeld de term 'btw verlegd' op de factuur. Je bent ook wettelijk verplicht het btw-id van je zakelijke klant op te nemen.

De Belastingdienst eist dat factuurnummers uniek en opeenvolgend zijn. Elk factuurnummer mag in je hele administratie maar één keer voorkomen.

Hoe stel je een nummerreeks samen?

Je mag zelf bepalen hoe je nummerreeks eruitziet, zolang er geen gaten in vallen. Veel ondernemers gebruiken het jaartal in het nummer, zoals 2026-0001.

Je mag meerdere opeenvolgende reeksen gebruiken. Bijvoorbeeld voor verschillende productgroepen of vestigingen. Zorg dat elke reeks zonder gaten doorloopt.

Hoe herstel je een fout?

Een conceptfactuur mag nog een tijdelijk nummer hebben. Is een factuur definitief en verstuurd? Dan mag je het nummer en de inhoud nooit meer aanpassen of verwijderen.

Staat er een fout op een definitieve factuur? Stuur dan een officiële creditfactuur: een factuur waarmee je de eerdere factuur corrigeert. Geef die een nieuw opvolgend nummer. Wis het oorspronkelijke document nooit.

Een geldige factuur bevat duidelijke betaalinstructies. Vermeld je IBAN, de naam waarop de rekening staat en een concrete vervaldatum: de uiterste betaaldatum. De betaaltermijn moet vooraf duidelijk zijn voor je klant.

Welke afspraken en wettelijke termijnen gelden?

Leg de betaaltermijn altijd vast voordat je de opdracht uitvoert. Dat kan bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden.

• Tussen bedrijven: 30 dagen is gebruikelijk. Het wettelijke maximum is 60 dagen, tenzij je uitdrukkelijk iets anders afspreekt.
• Grote bedrijven of overheden: er geldt een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen.
• Consumenten: er geldt een redelijke termijn die je vooraf aan je klant doorgeeft.

Hoe stel je de betaaltermijn in?

In facturatiesoftware kun je vaak een standaardtermijn instellen voor je hele administratie, per klant of per factuur. Controleer dit per opdracht. Zo komt de vervaldatum op de factuur overeen met je afspraak.

Als starter kun je kiezen tussen losse facturatiesoftware, een compleet boekhoudpakket of e-facturatie via Peppol. Kijk wat je werkwijze vraagt.

Waar moet je factuursjabloon aan voldoen?

Goede software vult verplichte velden automatisch in met de bijbehorende gegevens. Zo hoef je niet op elke factuur je btw-id, KVK-nummer of factuurnummer in te typen. Test vooraf of alle verplichte gegevens goed op de uiteindelijke pdf staan.

Let ook op wat je aan het ontwerp kunt aanpassen. Bij sommige pakketten, zoals SnelStart Web, kun je basisgegevens aanpassen, maar geen vrije velden toevoegen of verplaatsen. Moneybird en InformerOnline bieden meer mogelijkheden om facturen in je huisstijl te ontwerpen.

Wil je ook direct btw-aangifte doen?

Wil je factureren en direct je btw-aangifte doen? Dan liggen complete pakketten zoals e-Boekhouden.nl, InformerOnline of Moneybird voor de hand. Let bij Jortt ZZP op: dit pakket is alleen beschikbaar voor een eenmanszaak.

Wanneer heb je Peppol nodig?

Moet je verplicht leveren aan de Rijksoverheid? Dan is een gestructureerde e-factuur via Peppol verplicht. Dat is een factuur die software automatisch kan verwerken. De Rijksoverheid keurt een pdf per e-mail af.

Billit richt zich op gratis verkoopfacturen via Peppol.

Naast de vaste pakketprijs rekenen facturatie- en boekhoudprogramma's vaak kosten die afhangen van je gebruik. Als starter begin je klein. Toch kunnen extra handelingen je maandelijkse rekening snel verhogen.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke document- en transactielimieten gelden?

Let op hoeveel documenten of transacties je pakket toestaat:

• Billit: elk extra document boven de 25 stuks in het basispakket kost €0,50 per stuk.
• Moneybird Start: maximaal 20 banktransacties per maand. Dit pakket biedt geen automatische bankkoppeling met externe rekeningen.
• MoneyMonk Starter: na de actieperiode gelden maximaal 20 banktransacties per maand en een omzetgrens van €50.000 per jaar.
• InformerOnline ZZP Basis: maximaal 30 bankbetalingen per maand.

Wat kosten bankkoppelingen extra?

Automatische bankkoppelingen kosten soms extra:

• InformerOnline: €1 per maand voor de automatische koppeling.
• Rompslomp: €3 per maand voor een extra koppeling buiten het pakket.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor een koppeling met Knab.

Wat kosten scanfuncties en Peppol?

Voor OCR, het automatisch scannen en herkennen van tekst, betaal je vaak per document:

• e-Boekhouden.nl: €0,25 per credit, een tegoed voor gebruik van de functie. Je koopt 50 credits voor €12,50.
• InformerOnline: €5 per maand.

Ook Peppol-verzending kan extra kosten geven:

• Rompslomp: verzending kan per credit worden afgerekend.
• WeFact: je betaalt eenmalig €1 voor activatie.

Een los factuurprogramma is handig, maar je factuurgegevens moeten uiteindelijk in je financiële administratie komen. Ga vooraf na hoe je de gegevens overdraagt aan je boekhouder of boekhoudsoftware.

Kan je boekhouder gratis meekijken?

De meeste systemen bieden gratis toegang voor je accountant of boekhouder. Bij e-Boekhouden.nl, Moneybird, InformerOnline, MoneyMonk en Billit kan je boekhouder kosteloos meekijken of een accountantslicentie gebruiken.

Wat kost een extra eigen medewerker?

Moet een extra eigen medewerker facturen aanmaken? Dan betaal je extra:

• MoneyMonk: €15 per maand exclusief btw voor een extra gebruiker.
• Billit: €5 per maand voor een extra gebruiker.
• SnelStart inStap: €3 per maand voor een extra gebruiker.

Kun je facturen uitwisselen via UBL?

UBL is een standaardformaat voor digitale facturen. Controleer of je pakket UBL-facturen kan maken en inlezen. Daarmee kun je facturen probleemloos uitwisselen met andere systemen.

Kun je direct btw-aangifte indienen?

Wil je de btw-aangifte vanuit het programma bij de Belastingdienst indienen? Let dan op deze voorwaarden:

• MoneyMonk: je hebt een actieve, gekoppelde bankrekening nodig.
• SnelStart: dit kan pas vanaf inKaart (€22 per maand). Het goedkopere inStap (€15,50 per maand) biedt deze functie niet.

Begin je met een tijdelijk startersaanbod of een gratis proefperiode? Houd dan rekening met de voorwaarden zodra je groeit of wilt overstappen.

Hoelang geldt je startersvoordeel?

Het Startersabonnement van e-Boekhouden.nl is gratis gedurende de eerste 15 maanden vanaf je KVK-inschrijving. De periode begint dus niet bij het activeren van de software. Daarna stap je over op een betaald abonnement met een opzegtermijn van 1 maand.

Andere startersvoorwaarden om op te letten:

• MoneyMonk: 15 maanden gratis voor starters.
• InformerOnline: 12 maanden korting.
• Rompslomp: je kunt een betaald abonnement niet zomaar terugzetten naar het gratis Starter-pakket.

Welke gegevens bewaar je na je overstap?

Stop je of stap je over naar een ander programma? Dan blijft je wettelijke bewaarplicht van 7 jaar gelden. Exporteer daarom altijd een volledig bestand met je administratie.

Systemen zoals Moneybird, Jortt, e-Boekhouden.nl en Rompslomp kunnen een financieel auditbestand exporteren. Dat is een controlebestand van je administratie in XML-formaat, inclusief alle verkoopfacturen en bonnen. Zet deze bestanden veilig op je eigen opslag voordat je je abonnement beëindigt.