Facturatieprogramma met urenregistratie vergelijken

Handmatig invoeren of met een timer

Als dienstverlener wil je gewerkte tijd snel vastleggen, zonder dubbele administratie. Moneybird, MoneyMonk, Jortt en Billit bieden ingebouwde urenregistratie. Je voert uren achteraf handmatig in of houdt ze tijdens het werk bij met een stopwatch of timer.

Voor een zelfstandige consultant werkt eenvoudige invoer per dag of week prima. Werk je met een bureau of team, let dan op de rechten per gebruiker. Bij MoneyMonk kan een gebruiker met alleen de urenrol uitsluitend uren invoeren via de website, niet via de mobiele app.

Kun je teamuren laten goedkeuren?

Niet elke ingebouwde urenmodule biedt ook volledige planning of goedkeuring. Bij Jortt kunnen teamleden bijvoorbeeld uren invoeren op projecten. Er is alleen geen formele goedkeuringsronde waarin een leidinggevende de uren goedkeurt voordat ze op de factuur komen.

Moet volgens je contract een projectmanager of klant de uren eerst ondertekenen voordat je mag factureren? Controleer vooraf of het pakket die goedkeuring ondersteunt. Anders moet je daarvoor externe urensoftware blijven gebruiken.

Hoe koppel je projecten aan klanten?

Een duidelijke projectindeling voorkomt dat uren bij de verkeerde klant terechtkomen. In Moneybird, Jortt en InformerOnline koppel je projecten direct aan een opdrachtgever. Het programma verzamelt geboekte uren daardoor automatisch in het juiste dossier.

Bij Moneybird kun je ook projectbudgetten instellen. Je kunt verkoopfacturen en inkoopfacturen aan hetzelfde project koppelen. Zo houd je zicht op de winstgevendheid van een lopend adviestraject of bureauproject.

Hoe houd je zicht op openstaande uren?

Bij grotere projecten wil je voorkomen dat je uren vergeet te factureren. De wet schrijft voor dat je zakelijke facturen uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na levering verstuurt. Een actueel projectoverzicht helpt je op tijd te factureren.

Niet elk programma biedt uitgebreide overzichten per project. Bij eenvoudiger pakketten groepeer je uren wel per klant. Je mist daar uitgebreidere projectrapportages of automatische budgetwaarschuwingen als je het afgesproken urenaantal bijna bereikt.

Hoe stel je verschillende uurtarieven in?

Als bureau of consultant factureer je zelden alles tegen één vast standaardtarief. Vaak spreek je per klant een afwijkend uurtarief af. Ook reken je geregeld andere tarieven voor strategisch advies, projectmanagement of uitvoerend werk.

InformerOnline en e-Boekhouden.nl ondersteunen specifieke tarieven per activiteit of dienst. Bij Moneybird en Jortt stel je afgesproken uurtarieven in op projectniveau. Het programma rekent bij het factureren automatisch het juiste factuurbedrag uit op basis van de geregistreerde tijd.

Wat gebeurt er bij tariefwijzigingen?

Pas je halverwege een project een uurtarief aan? Controleer dan vooraf hoe het systeem omgaat met al geschreven uren die je nog niet hebt gefactureerd. Sommige pakketten passen het nieuwe tarief direct toe op alle openstaande regels. Andere pakketten houden de oorspronkelijke tarieven vast.

Bij Rompslomp vul je het uurtarief vooral in zodra je de factuur aanmaakt. Dat geeft flexibiliteit bij losse opdrachten, maar vraagt extra alertheid bij teams met wisselende afspraken.

Hoe houd je interne uren buiten de factuur?

Declarabele uren zijn uren die je aan de klant kunt factureren. Niet elk gewerkt uur valt daaronder. Tijd voor klantenwerving, administratie, reizen of interne scholing wil je wel vastleggen, maar niet per ongeluk op een klantfactuur zetten.

Moneybird, MoneyMonk en InformerOnline maken duidelijk onderscheid tussen declarabele en niet-declarabele of interne uren. Interne uren blijven in je tijdoverzicht staan. Het programma zet ze niet klaar voor facturatie.

Bij Billit en e-Boekhouden.nl is zo'n apart label voor interne uren niet standaard vastgelegd. Daar kies je bij het factureren handmatig welke uren je wel of niet meeneemt.

Welke uren tellen mee voor het urencriterium?

Het fiscale urencriterium is een eis van minimaal 1.225 uur per kalenderjaar. Voor zzp'ers en freelancers telt alle tijd die je aan je onderneming besteedt mee. Dat geldt voor administratie en offertes, net als voor uren voor klanten.

Door al je uren in hetzelfde systeem bij te houden, bouw je een sluitende verantwoording op voor de Belastingdienst. Het softwareoverzicht geeft op zichzelf geen automatisch recht op ondernemersaftrek. Je moet altijd aannemelijk kunnen maken dat je de tijd daadwerkelijk hebt besteed.

Met één klik factureren met urenspecificatie

In een facturatieprogramma met ingebouwde urenregistratie zet je geregistreerde uren met één druk op de knop om in factuurregels. Bij Jortt, Moneybird en Rompslomp kies je tussen een verzamelfactuur met één totaalaantal uren en losse regels per datum en taak.

Klanten verwachten bij werk op uurbasis vaak een urenspecificatie: een overzicht van je gewerkte uren. Controleer of het programma hiervoor een duidelijke bijlage maakt. De toelichtingen kunnen ook direct als omschrijving op de factuurregels staan.

Aan welke factuureisen moet je voldoen?

Een factuur op basis van uren moet voldoen aan alle wettelijke factuureisen van de Belastingdienst. Daaronder vallen:

• Opeenvolgende factuurnummers.
• De juiste periode van levering.
• Uurtarieven exclusief btw.
• Het toepasselijke btw-bedrag.

Werk je voor buitenlandse zakelijke klanten binnen de Europese Unie? Dan moeten de vermelding 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van de klant op de factuur staan.

Hoe factureer je aan overheidsinstanties?

Overheidsinstanties weigeren vaak een pdf per e-mail. De overheid eist veelal een gestructureerde elektronische factuur, oftewel een e-factuur. Die verstuur je via Peppol, een beveiligd netwerk voor e-facturen. Billit en Rompslomp ondersteunen deze verzendwijze.

Wanneer betaal je extra?

Naast de vaste softwarekosten betaal je vaak extra als je team groeit of je administratie toeneemt. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat kosten extra gebruikers?

• Billit: een extra medewerker kost €5 per maand.
• InformerOnline: in MKB Plus betaal je €10 per extra gebruiker per maand.
• MoneyMonk: een documentatiebron noemt €15 per extra gebruiker per maand. Een andere bron spreekt van gratis extra gebruikers. Vraag dit vooraf schriftelijk na.
• e-Boekhouden.nl: extra gebruikers zijn inbegrepen.

Welke documentlimieten gelden?

• Billit Starter: 25 documenten per maand. Elke inkoopfactuur, verkoopfactuur of bon telt mee. Je betaalt €0,50 per extra document.
• Rompslomp Puur Factuur: maximaal 5 uitgaven per maand, ondanks onbeperkt factureren.

Wat kosten banktransacties en koppelingen?

• Moneybird Groei: 50 banktransacties per maand zijn inbegrepen. Daarboven betaal je bij of stap je over.
• InformerOnline: €1 per gekoppelde bankrekening per maand. Eventueel betaal je daarnaast €4 per maand voor een Ponto-koppeling.
• Rompslomp: een extra bankkoppeling buiten het pakket kost €3 per maand.

Wat kosten betalingen en automatische herkenning?

• Zervant: betaling via een betaallink met creditcard kost 1,9% van de factuurwaarde plus €0,25 per transactie.
• e-Boekhouden.nl: automatische scan-en-herkenning (OCR), waarmee de software gegevens uit documenten leest, kost €12,50 voor 50 credits (€0,25 per stuk).

Ingebouwde boekhouding of een apart pakket?

Veel facturatieprogramma's met urenregistratie hebben een compleet ingebouwd boekhoudpakket. Voorbeelden zijn Moneybird, InformerOnline en e-Boekhouden.nl. Gewerkte uren, facturen, btw-aangifte en banktransacties komen daarmee direct samen in dezelfde administratie.

Werk je al met een apart pakket zoals Exact Online? Dan zoek je misschien alleen aanvullende software voor uren en facturen. Billit heeft een gedocumenteerde koppeling met Exact Online. Controleer vooraf wel hoe de koppeling de betaalstatus terugstuurt.

Een exportbestand of een directe koppeling?

Jortt, Moneybird, MoneyMonk en Rompslomp hebben geen kant-en-klare koppeling met Exact Online. Deze pakketten richten zich vooral op hun eigen boekhoudomgeving.

Bij Zervant draag je gegevens uitsluitend aan de boekhouder over via een handmatige export in Excel- of pdf-formaat. Controleer bij je accountant of administratiekantoor welke gegevensuitwisseling zij accepteren voordat je aparte software voor uren en facturen kiest. Denk aan een auditfile, een exportbestand voor je boekhouder, of een UBL-bestand, een gestructureerd bestand met factuurgegevens.

Hoe neem je klanten en tarieven mee?

Stap je over vanuit losse spreadsheets of een ander facturatieprogramma? Meestal kun je je klantenbestand en artikelen of diensten importeren via een standaard CSV- of Excel-bestand. Een CSV-bestand is een tabelbestand voor gegevensuitwisseling. Stel bij de overstap direct je standaarduurtarieven en projectcodes opnieuw in.

Oude urenregels kun je zelden rechtstreeks importeren in de urenmodule van een nieuw pakket. Reken daarom alle openstaande uren in je oude programma volledig af. Factureer ze vóór de definitieve overstapdatum.

Welke gegevens moet je bewaren?

Volgens de Belastingdienst geldt voor de meeste bedrijfsfacturen een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Facturen die je digitaal hebt aangemaakt of ontvangen, moet je digitaal bewaren.

Zeg je een abonnement op? Bewaar dan de volgende gegevens:

• Exporteer je complete verkooparchief als pdf-bestanden.
• Bewaar de bijbehorende verzendgegevens en auditfiles.
• Download de urenstaten van voorgaande jaren.

Met die urenstaten kun je bij een controle van het urencriterium aantonen hoeveel uren je destijds hebt gewerkt.