Het juiste pinapparaat voor je winkel, horeca of op locatie

Kies je vaste centen of een percentage?

Bij pinbetalingen bepalen de transactiekosten een groot deel van je totale rekening. Aanbieders gebruiken grofweg twee modellen: een vast bedrag in centen per transactie of een percentage over het afgerekende bedrag.

Heb je een winkel of horecazaak met een hogere gemiddelde bon of veel pintransacties? Dan is een vast cententarief vaak voordeliger:

• myPOS Pro rekent €0,06 per Nederlandse bankpas.
• CCV vraagt €0,068 per transactie voor Nederlandse debetkaarten.

Verkoop je voor kleine bedragen of pin je incidenteel? Dan kan een percentage zonder vast bedrag gunstiger zijn:

• SumUp rekent bij Betaal naar gebruik 1,49% per transactie. Bij een kop koffie van €3 betaal je dan nog geen vijf cent transactiekosten.

Wat betaal je per soort betaalpas?

Niet elke kaart valt onder hetzelfde tarief. Nederlandse debetkaarten zoals Maestro, V PAY, Debit Mastercard en Visa Debit hebben bij vrijwel alle providers het laagste tarief. Rekent een klant af met een creditcard, dan stijgen de kosten:

• Bij CCV betaal je bijvoorbeeld 1,3% voor wereldwijde consumentencreditcards.
• Mollie rekent bij Pay as you go 1,50% voor Maestro en V PAY, maar 1,80% voor andere consumentenkaarten.

Volgens de regels van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) mag je pinkosten en toeslagen voor gangbare consumentenkaarten niet doorberekenen aan je klant. Deze transactiekosten zijn dus volledig een ondernemerslast.

Vast, mobiel of gekoppeld aan je smartphone?

Welk apparaat past, hangt af van waar je afrekent. Blijft het op de toonbank staan? Of nemen je medewerkers het mee naar het terras of de klant?

Voor af en toe pinnen op locatie zijn compacte kaartlezers populair. Wil je zonder telefoon werken, dan kies je een zelfstandig pinapparaat. Bijvoorbeeld:

• SumUp levert de Solo Lite met oplaadstation voor €44 (€53,24 incl. btw). Dit apparaat werkt alleen via een gekoppelde smartphone.
• myPOS levert de myPOS Go 2 voor €39 excl. btw. Dit compacte apparaat maakt zelfstandig verbinding.

Heb je een ingebouwde bonprinter nodig?

In de horeca en detailhandel vraagt de klant vaak om een papieren bon. Veel compacte apparaten kunnen alleen digitale bonnen sturen per e-mail of sms.

Voor een draagbaar apparaat met ingebouwde printer betaal je meer:

• SumUp rekent €169 (€204,49 incl. btw) voor de Terminal met printer.
• Buckaroo levert het Buck Smart-pakket met ingebouwde bonprinter voor €405 aanschaf.

Je kunt apparaten ook huren in plaats van kopen. CCV biedt onder meer deze draagbare modellen aan:

• De Compact A77 kost €38 per maand excl. btw.
• De Plus Mobile A960 kost €49 per maand excl. btw.

Voor beide modellen geldt een huurcontract van 12 maanden.

Wanneer past pinnen zonder abonnement?

Werk je op locatie, heb je een tijdelijke winkel of een seizoensbedrijf? Dan wil je geen vaste kosten betalen in maanden waarin je niet of nauwelijks pinbetalingen ontvangt. Een pakket zonder abonnement biedt dan uitkomst.

Bij deze pakketten betaal je geen vaste abonnementskosten:

• SumUp Betaal naar gebruik kost €0 per maand.
• myPOS One kost €0 per maand.
• Mollie Pay as you go kost €0 per maand. Hierbij geldt een limiet van maximaal één pinapparaat.

Het nadeel is dat het percentage per pintransactie relatief hoog ligt. Vaak is dat rond de 1,49% tot 1,80% per transactie.

Wanneer past een vast abonnement?

Verwerk je dagelijks tientallen pinbetalingen? Dan wegen de lagere transactietarieven al snel op tegen de vaste maandkosten. Je levert flexibiliteit in voor lagere kosten per transactie.

Voorbeelden van vaste abonnementen en bundels:

• myPOS Pro kost €39 per maand excl. btw. Het tarief daalt naar €0,06 per Nederlandse bankpas.
• Mollie Pro kost €20 per maand met een 1-jarig contract. Voor Maestro en V PAY betaal je €0,06 plus 0,20% per transactie.
• Buckaroo biedt een bundel met 2.000 binnenlandse consumentendebettransacties voor €126 per maand. Dat zijn betalingen met gewone betaalpassen van Nederlandse consumenten. Buiten de bundel betaal je €0,063 per transactie. Zonder bundel betaal je €0,12 per transactie.

Welke verbinding heb je nodig?

Een mobiel pinapparaat werkt niet automatisch overal. De verbinding bepaalt waar je het kunt gebruiken.

Apparaten zoals de Worldline Link/2500 (€199 eenmalig) werken via wifi of bluetooth. Dat werkt binnen het bereik van je eigen netwerk in de winkel of lunchroom, maar niet onderweg bij een klant.

Wil je volledig mobiel werken? Dan heb je een apparaat met een actieve simkaart en 4G nodig. Buckaroo levert mobiele apparaten standaard met een actieve 4G-simkaart. Ook de Mollie Tap en Mobile terminals hebben zowel 4G als wifi.

Wat doe je bij een storing?

Volgens de richtlijnen van Betaalvereniging Nederland moeten ondernemers voorbereid zijn op pinstoringen. Je moet digitale alternatieven beschikbaar hebben.

Vertrouw op drukke locaties of evenementen niet op alleen wifi. Een apparaat dat automatisch schakelt tussen 4G en wifi verkleint de kans dat klanten bij een netwerkstoring niet kunnen afrekenen.

Hoe voorkom je fouten bij het intoetsen?

Bij een losstaand pinapparaat toetst je medewerker het bedrag handmatig in. Dat kost extra tijd en vergroot de kans op fouten.

Een directe kassakoppeling stuurt het te betalen bedrag automatisch van de kassa naar het pinapparaat. Dit heet ook een POS-integratie. De mogelijkheden verschillen per aanbieder:

• CCV ondersteunt directe koppelingen voor modellen als de Compact A77 en Plus Mobile A960, via de cloud of een netwerk.
• Buckaroo levert de Buck Smart met een geïntegreerde kassakoppeling.
• SumUp ondersteunt koppelingen voor de Solo via een cloud-API: een online softwarekoppeling.
• Bij myPOS zijn directe kassakoppelingen momenteel nog beperkt beschikbaar. Controleer dit vooraf bij je kassaleverancier.

Wanneer staat het geld op je bankrekening?

De snelheid van verwerken verschilt sterk per betaaldienstverlener. Dat heeft direct invloed op hoeveel geld je beschikbaar hebt.

• CCV betaalt transacties standaard uit op de transactiedatum plus één werkdag.
• Buckaroo betaalt pinomzet elke werkdag rond 10:00 uur uit naar je bankrekening.
• Mollie verwerkt pinbetalingen binnen één werkdag naar je beschikbare saldo.
• myPOS schrijft de omzet direct bij op je myPOS-rekening.
• SumUp noemt op ondersteuningspagina's een uitbetalingstermijn van 1 tot 3 werkdagen naar een externe zakelijke rekening.

Wil je geld van je myPOS-rekening overboeken naar je reguliere zakelijke bankrekening? Dan gelden deze kosten:

• Bij het One-pakket betaal je €1 per SEPA-overschrijving, een Europese bankoverschrijving.
• Bij Pro zijn 50 overschrijvingen inbegrepen. Daarna betaal je €0,25 per overschrijving.

Welke vaste en variabele kosten komen erbij?

Naast de aanschaf of huur van je pinapparaat betaal je kosten die afhangen van je dagelijkse gebruik. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Let ook op jaarlijkse of andere terugkerende toeslagen:

• Worldline Link/2500 heeft geen maandabonnement, maar rekent jaarlijks €60 aan compliance service fee: een servicevergoeding voor naleving van regels.
• Bij Buckaroo betaal je voor het Buck Smart-pakket €405 aanschaf en een vast service-abonnement van €17,50 per maand. De transactiekosten komen daar nog bij.

Wat kosten overboeken en inactiviteit?

Ontvang je betalingen op een rekening van de betaaldienstverlener? Controleer dan wat overboeken naar je eigen bank kost. Bij myPOS gelden deze kosten:

• Bij One betaal je €1 per uitgaande SEPA-overboeking.
• Bij Pro zijn de eerste 50 overboekingen gratis. Daarna betaal je €0,25 per overboeking.
• Als je tien maanden geen transacties doet, rekent myPOS na een waarschuwing een inactiviteitsvergoeding van €20.

Welke toeslagen gelden per kaarttype?

Vaste transactietarieven gelden vrijwel altijd alleen voor binnenlandse consumentenpassen. Voor buitenlandse kaarten, zakelijke passen en creditcards gelden vaak andere percentages. Soms geldt ook een minimumbedrag, zoals 1,1% met een minimum van €0,15 bij Worldline.

Controleer daarom ook de toeslagen voor de kaarttypen waarmee je klanten betalen.

Hoe combineer je winkel- en webshopbetalingen?

Heb je zowel een fysieke winkel als een webshop? Dan is één overzicht van al je geldstromen efficiënt. De mogelijkheden verschillen per aanbieder:

• Mollie biedt een gedeelde administratie voor pinapparaten en online iDEAL-betalingen. iDEAL kost €0,32 per transactie.
• Buckaroo combineert pinapparaten met webshop-plug-ins en iDEAL in één beheeromgeving: My Buckaroo. Plug-ins zijn software-uitbreidingen voor je webshop.
• Adyen biedt centrale rapportages voor alle verkoopkanalen. Wel geldt een minimumfactuurbedrag dat afhangt van je sector.

Hoe komen transacties in je boekhouding?

Voor automatische verwerking in je boekhouding zijn er directe koppelingen. Mollie stuurt transacties via partners zoals Combidesk direct door naar software zoals Exact Online, SnelStart en AFAS.

Welke kassagegevens moet je bewaren?

Volgens de Belastingdienst hoort je kassasysteem bij je bedrijfsadministratie. Je bent wettelijk verplicht om deze gegevens minimaal 7 jaar te bewaren.

Een transactieoverzicht bij je betaaldienstverlener is geen volledige administratie. Zorg dat je kassa of boekhoudpakket de volledige uitsplitsing van omzet, btw-tarieven en betaalmethoden steeds bewaart.

Welke contractduur en opzegtermijn gelden?

Controleer voor een overstap altijd hoelang je huidige contract nog loopt. De voorwaarden verschillen per aanbieder:

• Bij CCV sluit je een huurcontract af voor 12 maanden. Je moet uiterlijk drie maanden voor het einde van de overeenkomst opzeggen.
• Bij Mollie Pro heb je een jaarcontract. Pay as you go is maandelijks opzegbaar.
• Bij Buckaroo heeft de Buck Smart een proefperiode van 30 dagen in combinatie met een 1-jarig contract.

Kun je je pinapparaat meenemen?

Een apparaat dat je koopt bij partijen zoals SumUp of myPOS blijft je eigendom. De software is wel gekoppeld aan het eigen netwerk van de aanbieder. Je kunt het apparaat daarom niet zomaar meenemen naar een andere bank of betaaldienstverlener.

Wanneer kun je veilig overstappen?

Stap pas over als je nieuwe aanbieder je account volledig heeft goedgekeurd. Een snelle levering van het pinapparaat betekent niet dat je direct kunt pinnen. Aanbieders moeten wettelijk een cliëntenonderzoek (KYC) uitvoeren: een controle van hun klanten. De Nederlandsche Bank (DNB) houdt hier toezicht op.

Exporteer vóór het beëindigen van je oude contract alle historische transactieoverzichten, uitbetalingsspecificaties en facturen uit de beheeromgeving. Zo kun je voldoen aan je 7-jarige bewaarplicht.