Scan Sys review 2026: kosten, functies en belangrijkste beperkingen
Scan Sys is het bekijken waard voor een mkb-bedrijf of bv dat inkoopfacturen wil verwerken, maar eerst een offerte wil beoordelen: de aanbieder publiceert geen abonnementsprijzen.
- Bronnen
- 15 onderzocht
- Tarieven gecontroleerd
- 19 oktober 2026
- Onderzoek
- Research Team
- Onderzoek en redactie
- Boekhouder.nl Research Team
Ons oordeel over Scan Sys
Overweeg Scan Sys als je facturen wilt laten uitlezen, goedkeuren en doorzetten naar je boekhoudpakket. Wil je zonder offertetraject weten of de kosten binnen je budget passen, dan kun je die keuze nog niet maken: de prijs is op aanvraag.
- Prijs
- Op aanvraag
- Officieel geverifieerd
- Prijsmodel
- Abonnement, op aanvraag
- Officieel geverifieerd
- Minimale looptijd
- Niet vastgesteld
- Onderzoeksgat
- E-facturen via Peppol
- Ja
- Officieel geverifieerd
Zo labelen we bewijs op deze pagina
- Tarief geverifieerd
- tarief gecontroleerd in de officiële bronnen van de aanbieder
- Officieel geverifieerd
- bevestigd via officiële documentatie van de aanbieder
- Berekend
- door Boekhouder.nl berekend uit geverifieerde tarieven
- Claim aanbieder
- zegt de aanbieder zelf; kwaliteit niet door ons getest
- Niet zelf getest
- bestaat volgens bronnen, niet hands-on getest
- Onderzoeksgat
- onvoldoende bewijs voor een conclusie
- Tijdgevoelig
- kan snel veranderen; altijd met peildatum
Op deze pagina8 onderdelen
Scan Sys in het kort
| Prijsmodel | Abonnement, op aanvraag | Officieel geverifieerd |
|---|---|---|
| Gericht op | Mkb, BV | Onderzoeksgat |
Tarieven met peildatum 19 oktober 2026.
Facturen verwerken met Scan Sys
Volgens Scan Sys verwerkt de software pdf-facturen en UBL/XML, vaste bestandsformaten voor digitale facturen, in hetzelfde proces. Bij inlezen via e-mail herkent de software volgens de aanbieder leveranciersgegevens, bedragen, factuurnummers en afzonderlijke factuurregels.
- Facturen uitlezen
- Verwerkt PDF-facturen en UBL/XML binnen hetzelfde proces. Leest facturen via e-mail in en herkent leverancierdata, bedragen en factuurnummers. Factuurherkenning tot op regelniveau.Officieel geverifieerd
Contract en opzeggen
Bij een abonnement zit de onderhoudsfee in de maandfactuur; de betaaltermijn is 30 dagen na de factuurdatum. Let bij je contractkeuze op het verschil tussen een abonnement en een onderhoudsovereenkomst bij een licentie.
- Opzegtermijn
- Onderhoudsovereenkomst bij licentie: uiterlijk drie maanden vóór het einde van het lopende kalenderjaar, per aangetekende brief.Officieel geverifieerd
- Facturering
- Abonnement: maandfactuur inclusief onderhoudsfee. Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum.Officieel geverifieerd
Koppelingen en functies van Scan Sys
Scan Sys noemt koppelingen met onder meer AFAS, Exact Online, Exact Globe en Visma AccountView. Ook ondersteunt het volgens de aanbieder Peppol, een netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen.
- Koppelt met
- AFAS, Exact Globe, Exact Online, ECI Ridder iQ, SAP Business One, Archifact Shopper, Microsoft Dynamics 365, Microsoft Dynamics NAV, Visma AccountViewOfficieel geverifieerd
- Koppeling met boekhoudpakket
- JaOfficieel geverifieerd
- Peppol
- JaOfficieel geverifieerd
- Scannen en herkennen (OCR)
- JaOfficieel geverifieerd
- Goedkeuringsflow
- JaOfficieel geverifieerd
- Meerdere gebruikers
- JaOfficieel geverifieerd
Klantenservice
Volgens Scan Sys kun je hulp vragen via het klantenportaal en de telefoon, of ondersteuning op afstand krijgen via TeamViewer. De genoemde bereikbaarheid is maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur, behalve op algemeen erkende feestdagen. Floral Trade Group noemt in een klantverhaal bij reseller QUBE de samenwerking met de implementatieconsultants goed; dat gaat over begeleiding bij het inrichten van de software.
- Kanalen
- Klantenportaal voor supporttickets, Telefonisch, TeamViewer voor ondersteuning op afstandClaim aanbieder
- Bereikbaarheid
- Maandag tot en met vrijdag, 09.00–17.00 uur, met uitzondering van algemeen erkende feestdagen.Claim aanbieder
- Ervaringen van gebruikers
- Floral Trade Group noemt in een referentieverhaal bij reseller QUBE de samenwerking met de implementatieconsultants goed.Niet zelf getest
Voor wie is Scan Sys geschikt?
Geen totaalscore en geen ranking: per situatie benoemen we wat de gevonden functies en beperkingen betekenen.
- Relevante fit
mkb
Ontvang je zowel pdf-facturen als digitale factuurbestanden, dan kun je die volgens Scan Sys binnen één proces verwerken.
- Relevante fit
bv
Wil je inkoopfacturen vóór het boeken laten goedkeuren, dan biedt Scan Sys daar volgens de aanbieder een goedkeuringsproces voor.
- Fit met beperking
groeiend team
Scan Sys ondersteunt meerdere gebruikers, maar laat in de offerte vastleggen wat je gekozen inrichting kost.
Belangrijkste beperkingen
Koppelen van creditcardbonnen hangt af van de inrichting
Volgens Scan Sys kun je zakelijke creditcardbonnen digitaal vastleggen, maar hangt het van de inrichting af of je ze later aan de creditcardfactuur kunt koppelen.
Onderhoud bij een licentie loopt minimaal één jaar
De onderhoudsovereenkomst bij een ImageCapture-licentie wordt stilzwijgend met één jaar verlengd. Opzeggen moet per aangetekende brief, uiterlijk drie maanden vóór het einde van het lopende kalenderjaar. Deze voorwaarden gaan over onderhoud bij een licentie, niet over een vastgestelde minimale looptijd van het abonnement.
Wat heeft Boekhouder.nl niet zelf getest?
- Een factuur laten uitlezen
- De goedkeuringsflow
- De koppeling met een boekhoudpakket
Deze onderdelen beschrijven we alleen waar officiële bronnen voldoende informatie geven. We presenteren ze niet als eigen gebruikservaring.
Research confidence
Per onderdeel: waar onze informatie op gebaseerd is, en waar we bewust nog geen conclusie trekken.
| Kosten | Onderzoeksgat |
|---|---|
| Factuurverwerking | Officieel geverifieerd |
| Contract | Officieel geverifieerd |
| Koppelingen en functies | Officieel geverifieerd |
| Support volgens aanbieder | Claim aanbieder |
Alternatieven voor Scan Sys
Scannen en herkennen in je boekhoudpakket
Wil je geen aparte koppeling laten inrichten, bekijk dan wat je eigen boekhoudpakket kan: Scan Sys biedt factuurverwerking via koppelingen met boekhoudpakketten.
Andere factuurverwerkingssoftware
Wil je vooraf gepubliceerde abonnementsprijzen kunnen vergelijken, bekijk dan ook andere factuurverwerkingssoftware, want bij Scan Sys moet je een offerte opvragen.
Declaratiesoftware
Draait je vraag vooral om creditcardbonnen en de bijbehorende factuur, bekijk dan ook declaratiesoftware: bij Scan Sys hangt die koppeling af van de inrichting.
Uitbesteden aan je boekhouder
Wil je het uitlezen en doorzetten van facturen niet zelf organiseren, bespreek dan uitbesteden met je boekhouder in plaats van zelf een proces met Scan Sys en een boekhoudkoppeling in te richten.
Is Scan Sys geschikt voor jouw bedrijf?
Interessant als je
- inkoopfacturen vóór het boeken wilt laten goedkeuren
- werkt met een boekhoudpakket waarvoor Scan Sys een koppeling noemt
Minder passend als je
- zonder offerte een vaste abonnementsprijs wilt kunnen beoordelen
- creditcardbonnen aan facturen wilt koppelen zonder eerst de benodigde inrichting te bespreken
Controleer vóór je afsluit
- Offerte voor je gewenste inrichting
- Koppeling met je boekhoudpakket
- Contractvorm en minimale looptijd
- Opzegvoorwaarden voor je overeenkomst
- Inrichting voor creditcardbonnen
Laat vóór je akkoord vastleggen welke boekhoudkoppeling en welk goedkeuringsproces je krijgt. Controleer daarna of de offerte en de voorwaarden aansluiten op die inrichting, met aparte aandacht voor eventuele onderhoudsafspraken bij een licentie.
Zo controleerden we dit artikel
Prijzen krijgen altijd een eigen peildatum en kunnen sneller wijzigen dan de rest van deze review.
19 oktober 2026
Tarieven en voorwaarden gecontroleerd: 20 feiten vastgelegd.
29 augustus 2026
Gebruikersreviews en recensies gelezen.
Deze pagina is gebaseerd op 15 bronnen, waarvan 7 van Scan Sys zelf.
Toon alle bronnen (15)
Officiële bronnen
- CL-01Scan Sys Onderhoudsovereenkomst & Algemene Voorwaarden · gecontroleerd op 19 oktober 2026
- CL-02Algemene Voorwaarden Scan Sys B.V. 2025 · gecontroleerd op 19 oktober 2026
- CL-03Factuurverwerking | Inkooporder matching, workflow, archief · gecontroleerd op 19 oktober 2026
- CL-04Declaratieverwerking - Scan Sys · gecontroleerd op 19 oktober 2026
- CL-05Koppelingen - Scan Sys · gecontroleerd op 19 oktober 2026
- CL-06ImageCapture Web Client installeren en configureren via IIS · gecontroleerd op 19 oktober 2026
- CL-07Support - Scan Sys · gecontroleerd op 19 oktober 2026
Andere bronnen
- CL-08Scan Sys meer dan alleen een snelle en foutloze factuurverwerking - Arrix · gecontroleerd op 29 augustus 2026
- CL-09Image Capture van Scan Sys - Activium · gecontroleerd op 29 augustus 2026
- CL-10Scan Sys Partner Profile - Axians · gecontroleerd op 29 augustus 2026
- CL-11Scan Sys Partner Overzicht - AB Software · gecontroleerd op 29 augustus 2026
- CL-13Scan Sys - Bijzen&Dekker · gecontroleerd op 29 augustus 2026
- CL-15Blinqx verwelkomt Scan Sys - Blinqx · gecontroleerd op 29 augustus 2026
- CL-17Floral Trade Group - QUBE Customer Story · gecontroleerd op 29 augustus 2026
- CL-19Scan Sys - Arvenza - Superhelden met Exact · gecontroleerd op 29 augustus 2026
Hoe we Scan Sys onderzoeken
Kosten
Gecontroleerd aan de hand van de officiële prijspagina's van de aanbieder, met peildatum.
Functies
Gecontroleerd via de website, de documentatie en de veelgestelde vragen van de aanbieder.
Koppelingen
Overgenomen van de koppelingenpagina en de documentatie van de aanbieder; niet zelf aangesloten.
Hands-on test
Nog niet uitgevoerd voor deze aanbieder. We hebben geen account aangemaakt en claimen nergens eigen ervaring.
Gebruikerservaring
Alleen weergegeven uit reviews van derden, nooit als eigen oordeel.
Onderzoeksgaten
Worden expliciet gepubliceerd en niet automatisch ingevuld.