Boekhouder.nl
Crediteurenbeheer

Onafhankelijke vergelijking voor mkb en finance-teams

Inkoopfacturen digitaal verwerken en boeken

Je wilt als ondernemer of financieel medewerker inkoopfacturen niet meer overtypen. Je zoekt software voor automatische factuurverwerking, goedkeuring en direct boeken in je administratie.

Welke software past, hangt af van je werkproces. Let op hoe nauwkeurig de software facturen uitleest met OCR: automatische tekstherkenning. Controleer ook de verwerking van UBL: een digitaal factuurformaat. Andere belangrijke punten zijn instelbare goedkeuringsroutes en automatische toewijzing van btw en grootboekrekeningen: de categorieën in je boekhouding.

Start de keuzehulp of vergelijk hieronder direct de softwarepakketten die bij je organisatie passen.

Start keuzehulpBekijk vergelijking
SNEL ANTWOORD PER SITUATIEBekijk uitleg
Flexibel en lage volumes
Basecone, TriFact365
Strikte goedkeuring en fiattering
Blue10, Zenvoices
Onbeperkt aantal facturen
Elvy
Betaalbatches klaarzetten
Bizcuit
Zo is deze pagina gemaakt:
  • Getoetst op OCR-lijnherkenning en UBL-verwerking
  • Controle op fiatteringsflows en fiatteringslimieten
  • Automatische toewijzing van btw en grootboek
  • Inzicht in betaalbatches en actuele betaalstatussen
Onderzoek en redactie
Boekhouder.nl Research Team
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026
Commerciële relaties: worden vermeld
Bekijk methodologie
Boekhouder.nl kan een vergoeding ontvangen wanneer je via een link een product kiest. Dit heeft geen invloed op onze beoordelingscriteria. Lees hoe wij vergelijken en geld verdienen
Expert take
BR

Boekhouder.nl Research Team

Redactie zakelijke software en diensten

“De beste keuze is crediteurenbeheer die past bij hoe jij werkt, niet de aanbieder met de laagste maandprijs.”

Mijn advies: Reken door met je eigen volume: de kosten die met je gebruik meelopen maken een goedkoop pakket snel duurder dan een duurder pakket waarin ze inbegrepen zijn. Controleer daarnaast of de aanbieder koppelt met de software die je al gebruikt, en welke gegevens je meeneemt als je later overstapt.

In het kort

Welke software past, hangt af van je factuurvolume, goedkeuringsproces en de manier waarop je wilt betalen.

  • Mkb-bedrijf of financiële afdeling: Blue10 (vanaf €46,92 per maand) en Zenvoices (Pro vanaf €75 per maand) passen meestal bij automatisch uitlezen via OCR en UBL, btw- en grootboekvoorstellen en interne goedkeuringsroutes.
  • Kleinere factuurstroom zonder langlopend contract: TriFact365 (vanaf €10 per maand plus €0,18 per document) en Basecone zijn laagdrempelige, maandelijks opzegbare opties.
  • Veel facturen zonder variabele factuurkosten: Elvy (€119 per maand) sluit hierbij aan.
  • Facturen klaarzetten en betalen: Bizcuit past als je facturen direct als betaalbatch, een groep betalingen, wilt klaarzetten en betalen.

Bron: openbare tarieven, peildatum 2 oktober 2026

Op deze pagina22 onderdelen

Kies de juiste software voor inkoopfacturen

Kies de situatie die past bij je administratie. Je ziet direct welke oplossingen daarop aansluiten.

Start keuzehulpBekijk alle pakketten

Keuzehulp inkoopfacturen verwerken

Beantwoord een paar korte vragen voor een selectie van twee tot vier aanbieders, met per aanbieder waarom die past, de geschatte kosten en wat je nog moet controleren. Je hebt geen e-mailadres nodig en je antwoorden blijven alleen lokaal bewaard.

1. Wat beschrijft jouw situatie het best?Kies wat het meest aansluit
2. Hoeveel inkoopfacturen verwerk je per maand?Een schatting is genoeg
3. Wat vind je het belangrijkst?Kies maximaal 3 prioriteiten
4. Hoe verwerk je facturen op dit moment?Kies je huidige werkwijze

Beantwoord minimaal vraag 1 t/m 3

Tools voor crediteurenbeheer vergeleken

Per aanbieder zie je waar die het best bij past, wat die ongeveer kost en wat de belangrijkste beperking is. "Beste voor" zegt iets over geschiktheid — niet over commissie.

Beste voor flexibel betalen per document

Basecone

Factuurverwerkingssoftware

Geen partner

Bron: review van Basecone
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

Mobiele app voor het scannen en direct doorsturen van bonnetjesOptionele autorisatiemodule voor € 4,95 per fiatteur per maandOptionele declaratiemodule voor medewerkers voor € 3,95 per gebruiker per maandKoppelingen met onder meer Twinfield, Exact Online, SnelStart en AccountView

Waarom aanbevolen: Basecone past bij je als je inkoopfacturen en bonnetjes digitaal wilt aanleveren bij je accountant of boekhouding. Je koppelt direct met gangbare Nederlandse boekhoudpakketten en betaalt flexibel per verwerkt document.

Minder geschikt als: je veel pure XML- of UBL-facturen zonder meegestuurde PDF ontvangt, waardoor Basecone deze documenten automatisch afkeurt.

Belangrijkste beperking: Recente updates veroorzaken herkenningsfouten en softwarefouten; controleer boekingsvoorstellen daarom altijd goed voordat je ze definitief verwerkt.

Basecone Premium

€1,45/maandper administratie/maand, plus €0,35 per geboekte factuur

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€1,45/maand

Scenario: Enkele administratie · 1 administratie

Aanbevolen pakket: Basecone Premium

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor goedkeuren volgens vaste regels

Zenvoices

Factuurverwerkingssoftware

Geen partner

Bron: review van Zenvoices
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

AI-gestuurde regelherkenning voor regels, tabellen en btw-tarievenPurchase to Pay module met automatische 3-way matching op inkoopordersDirecte integraties met onder meer Exact Online, AFAS, Visma, Twinfield en OdooOndersteuning voor e-facturatie via het Peppol-netwerk

Waarom aanbevolen: Zenvoices past bij je als je een vaste stroom inkoopfacturen geautomatiseerd wilt boeken en accorderen binnen je huidige boekhoudpakket. Je bespaart veel handmatig invoerwerk doordat regels, bedragen en btw-codes automatisch worden herkend en klaargezet.

Minder geschikt als: je veel eenmalige of sterk wisselende leveranciers hebt, waardoor je veel tijd kwijt bent aan het handmatig aanmaken en onderhouden van uitzonderingsregels.

Belangrijkste beperking: Direct betalen kan niet; controleer of je SEPA-betaalbestanden handmatig wilt uploaden in internetbankieren.

Basis

€29/maandAanlevergebruikers gratis; exclusief variabele kosten per verwerkte factuur, administratie en gebruiker

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€29/maand

Scenario: Enkele administratie · 1 administratie

Aanbevolen pakket: Basis

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor onbeperkt facturen verwerken

Elvy

Factuurverwerkingssoftware

Geen partner

Bron: review van Elvy
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

Diepe integraties met ERP-pakketten zoals Exact, AFAS, Visma, SAP en AccountViewFreeform OCR-herkenning met de zelflerende herkenningsfunctie Leer ElvyAutomatische matching van inkoopfacturen met bestellingen en ontvangstenAanvullende modules beschikbaar voor declaraties, inkoopmanagement en contractbeheer

Waarom aanbevolen: Elvy past goed bij je organisatie als je maandelijks grote hoeveelheden facturen verwerkt binnen een financieel systeem zoals Exact of AFAS. Je betaalt een vast maandbedrag voor onbeperkte verwerking, waardoor je administratiekosten voorspelbaar blijven ongeacht je factuurvolume.

Minder geschikt als: je een kleine onderneming of zzp'er bent met weinig facturen, omdat de vaste abonnements- en opstartkosten dan relatief te hoog zijn.

Belangrijkste beperking: Standaard is één gelijktijdige boekhouder inbegrepen; controleer vooraf of je extra licenties van €29 per maand nodig hebt.

Factuurverwerking

€119/maandOnbeperkt aantal documenten en administraties, 1 gelijktijdige boekhouder inbegrepen, daarna €29 per extra boekhouder/maand

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€119/maand

Scenario: Enkele administratie · 1 administratie

Aanbevolen pakket: Factuurverwerking

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor direct betalen via je bank

Bizcuit

Factuurverwerkings- en betaalsoftware

Geen partner

Bron: review van Bizcuit
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

Automatische conversie van gescande documenten naar UBL- en PDF-formaatKoppelt via API of CAMT met boekhoudpakketten zoals Twinfield, SnelStart, Moneybird en ExactDirect betaalbatches en salarisbetalingen autoriseren via PSD2-bankkoppelingenAutomatische herkenning van leveranciergegevens, datums, totaalbedragen en btw-tarieven

Waarom aanbevolen: Als je inkoopfacturen digitaal wilt verwerken en direct wilt betalen vanaf je bankrekening, past Bizcuit goed bij je. Je controleert en fiateert facturen en betaalbatches in één scherm en stuurt ze meteen als e-factuur door naar je boekhouding.

Minder geschikt als: je facturen automatisch per factuurregel wilt laten uitsplitsen, waardoor je afzonderlijke regels alsnog met de hand moet invoeren.

Belangrijkste beperking: Bizcuit herkent geen afzonderlijke factuurregels; controleer vooraf of je boekhouding uitsplitsing per regel vereist.

Launch

€7,95/maand10 documenten inbegrepen, daarna €0,15 per extra document (1 administratie, 1 bankrekening)

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€7,95/maand

Scenario: Enkele administratie · 1 administratie

Aanbevolen pakket: Launch

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor goedkeuren met veel collega's

Blue10

Software voor factuurverwerking (AP)

Geen partner

Bron: review van Blue10
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

Onbeperkt aantal gebruikers en administraties inbegrepen binnen elk abonnementOngebruikte factuurbundels worden onbeperkt meegenomen naar volgende maandenStandaard koppeling met het Peppol-netwerk zonder extra transactiekostenInclusief wettelijke bewaarplicht van 12 jaar in het digitale archief

Waarom aanbevolen: Als je met meerdere collega's inkomende facturen wilt controleren zonder per gebruiker extra te betalen, sluit Blue10 goed aan. Je betrekt het hele team bij de goedkeuring terwijl overgebleven documenttegoeden automatisch meegaan naar volgende maanden.

Minder geschikt als: je realtime gegevensuitwisseling met je ERP zoekt, waardoor je nieuwe crediteuren en boekingen pas na de nachtelijke synchronisatie terugziet.

Belangrijkste beperking: Gegevens werken 's nachts bij, niet direct; controleer vooraf of handmatig synchroniseren voor je werkbaar is.

Scan & Herken

€29,31/maand50 documenten/maand inbegrepen, daarna gemiddelde stukprijs per extra document, onbeperkt gebruikers

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€29,31/maand

Scenario: Enkele administratie · 1 administratie

Aanbevolen pakket: Scan & Herken

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor eenvoudig starten per maand

TriFact365

Factuurverwerkingssoftware

Geen partner

Bron: review van TriFact365
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

AI-factuurherkenning op regelniveau met automatische btw-voorstellenGoedkeuringsflow met procuratieschema tot maximaal 5 opeenvolgende fasenOndersteuning voor aanlevering via het Peppol-netwerkDirecte koppelingen met onder andere AFAS, Exact Online, SnelStart en Twinfield

Waarom aanbevolen: TriFact365 past bij organisaties die inkomende facturen automatisch willen laten scannen en goedkeuren via een koppeling met hun bestaande boekhoudsoftware. Je bespaart handmatig invoerwerk doordat factuurregels en btw-tarieven automatisch worden herkend en klaargezet voor procuratie.

Minder geschikt als: je onderweg veel bonnetjes en pdf-bestanden via een mobiele app wilt verwerken, waardoor je tegen technische app-beperkingen aanloopt.

Belangrijkste beperking: Elke 5 pagina's tellen als extra document (€0,18); controleer vooraf hoeveel pagina's je facturen hebben.

Standaard (Bedrijven)

€10/maand1 gebruiker en 1 administratie inbegrepen, daarna €1,65 per extra gebruiker/maand, €3,15 per extra administratie/maand en €0,18 per document

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€10/maand

Scenario: Enkele administratie · 1 administratie

Aanbevolen pakket: Standaard (Bedrijven)

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor facturen matchen met inkooporders

Invoice Complete

Factuurverwerkingssoftware

Geen partner

Bron: review van Invoice Complete
Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

Automatische 2-way, 3-way en 4-way matching met inkooporders en ontvangstenDrag-and-drop workflow editor voor autorisaties en procuratieschema'sKoppelingen met systemen zoals AFAS, Exact Online en Business CentralContractbeheer met notificaties voor naderende opzegtermijnen

Waarom aanbevolen: Deze software past bij je bedrijf als je inkomende facturen automatisch wilt matchen met inkooporders en via vaste routes wilt laten goedkeuren. Hierdoor voorkom je fouten bij interne controles en worden geaccordeerde facturen direct klaargezet in je boekhoudpakket.

Minder geschikt als: je een direct online af te sluiten instappakket zoekt met openbare tarieven, waardoor je eerst een demo en offertetraject moet doorlopen.

Belangrijkste beperking: Tussen de 5% en 30% van de facturen vereist handmatige controle; controleer vooraf hoe je uitzonderingen afhandelt.

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

Navragen bij Invoice Complete

Scenario: Enkele administratie · 1 administratie

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Wat kost inkoopfacturen digitaal verwerken voor het mkb?

De maandprijs is maar een deel van het verhaal. De totale kosten hangen af van je gebruik.

Totale kosten = de maandprijs van het pakket + de kosten die met je gebruik meelopen (per inkoopfactuur of per gebruiker) + eenmalige kosten voor implementatie.
Kies een scenario:
BaseconeFactuurverwerkingssoftware
Per maand€1,45/maand
Aanbevolen pakket: Basecone Premium · per administratie/maand, plus €0,35 per geboekte factuur · Geen vaste maandprijs; 1 × €1,45 per administratie.
ZenvoicesFactuurverwerkingssoftware
Per maand€29/maand
Aanbevolen pakket: Basis · Aanlevergebruikers gratis; exclusief variabele kosten per verwerkte factuur, administratie en gebruiker
ElvyFactuurverwerkingssoftware
Per maand€119/maand
Aanbevolen pakket: Factuurverwerking · Onbeperkt aantal documenten en administraties, 1 gelijktijdige boekhouder inbegrepen, daarna €29 per extra boekhouder/maand
BizcuitFactuurverwerkings- en betaalsoftware
Per maand€7,95/maand
Aanbevolen pakket: Launch · 10 documenten inbegrepen, daarna €0,15 per extra document (1 administratie, 1 bankrekening) · €7,95/maand plus €0,15 per document. Dit scenario rekent met 1 administratie; reken door met het aantal documenten dat je nodig hebt.
Blue10Software voor factuurverwerking (AP)
Per maand€29,31/maand
Aanbevolen pakket: Scan & Herken · 50 documenten/maand inbegrepen, daarna gemiddelde stukprijs per extra document, onbeperkt gebruikers
TriFact365Factuurverwerkingssoftware
Per maand€10/maand
Aanbevolen pakket: Standaard (Bedrijven) · 1 gebruiker en 1 administratie inbegrepen, daarna €1,65 per extra gebruiker/maand, €3,15 per extra administratie/maand en €0,18 per document · €10/maand dekt 1 administratie per maand, dus bij 1 betaal je niets bij.
Invoice CompleteFactuurverwerkingssoftware
Per maandNavragen bij Invoice Complete
Invoice Complete publiceert geen tarieven. Vraag op wat je per transactie betaalt, of er vaste maandkosten zijn en welk contract daarbij hoort.
Scan SysFactuurverwerkingssoftware
Per maandNavragen bij Scan Sys
Scan Sys publiceert geen tarieven. Vraag op wat je per transactie betaalt, of er vaste maandkosten zijn en welk contract daarbij hoort.
Visma Spend CloudPurchase-to-pay- en factuurverwerkingssoftware
Per maandNavragen bij Visma Spend Cloud
Visma Spend Cloud publiceert geen tarieven. Vraag op wat je per transactie betaalt, of er vaste maandkosten zijn en welk contract daarbij hoort.
WhitevisionFactuurverwerkingssoftware
Per maandNavragen bij Whitevision
Whitevision publiceert geen tarieven. Vraag op wat je per transactie betaalt, of er vaste maandkosten zijn en welk contract daarbij hoort.
Bekijk

Dit is een bandbreedte op basis van openbare tarieven (peildatum 2 oktober 2026), excl. btw. Werkelijke kosten hangen af van je gebruik.

Vergelijk tools voor crediteurenbeheer

Bekijk de belangrijkste verschillen tussen aanbieders naast elkaar.

Pakketten (3/4):

Veeg opzij om alle pakketten te zien.

Kenmerk

Basecone

Factuurverwerkingssoftware

Zenvoices

Factuurverwerkingssoftware

Elvy

Factuurverwerkingssoftware

Beste voorflexibel betalen per documentgoedkeuren volgens vaste regelsonbeperkt facturen verwerken
Geschatte maandkosten€1,45/maand€29/maand€119/maand
InstappakketBasecone Premium · €1,45/maandBasis · €29/maandFactuurverwerking · €119/maand
GoedkeuringsworkflowTot 25 workflows met automatische betaalblokkade in het boekhoudpakket.Onbeperkte niveaus, parallelle routering en voorwaardelijke logicaFiatteringsroutes op basis van kostenplaats, bedrag of automatische matching.
BetaalfunctionaliteitGeen eigen betaalbatches, wel automatische betaalblokkades bij autorisatie.Geen directe bankkoppeling, wel SEPA-betaalbestanden exporterenNee, deblokkeert facturen; betaling verloopt via je eigen boekhoudpakket.
FactuurvolumeGeen bundels, je betaalt € 0,35 per geboekte factuur.Variabel per factuur, berekend per 5 pagina'sOnbeperkt aantal documenten zonder kosten per scan of factuur.
ContractduurMaandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.Maandelijks opzegbaar of jaarcontract met 1 maand opzegtermijn—
Belangrijkste beperkingRecente updates veroorzaken herkenningsfouten en softwarefouten; controleer boekingsvoorstellen daarom altijd goed voordat je ze definitief verwerkt.Direct betalen kan niet; controleer of je SEPA-betaalbestanden handmatig wilt uploaden in internetbankieren.Standaard is één gelijktijdige boekhouder inbegrepen; controleer vooraf of je extra licenties van €29 per maand nodig hebt.
Laatst gecontroleerd2 oktober 20262 oktober 20262 oktober 2026
Volgende stap

Boekhouder.nl kan een vergoeding ontvangen wanneer je via een link een product kiest. Dit heeft geen invloed op onze beoordelingscriteria.

Hoe herkent software facturen met OCR?

De meeste inkoopfacturen komen binnen als pdf via e-mail of als papieren bon. Met optische tekenherkenning (OCR) leest de software automatisch de gegevens uit.

Het gaat om:

  • Leveranciergegevens
  • Factuurnummers
  • Data
  • Totaalbedragen

OCR op kop- en regelniveau

Niet elk systeem leest facturen even gedetailleerd in. Basisoplossingen herkennen vaak alleen de kopgegevens: de algemene gegevens van de factuur. Voor een sluitende administratie in het mkb heb je meestal ook herkenning van afzonderlijke factuurregels nodig.

De pakketten verschillen in hun aanpak:

  • TriFact365 en Zenvoices lezen factuurregels afzonderlijk uit.
  • Basecone combineert rekenregels met kunstmatige intelligentie om factuurregels te herkennen.
  • Elvy gebruikt de herkenningstechniek Freeform OCR.

Controleer altijd of de software ook meertalige facturen of afwijkende opmaken goed verwerkt. Bij handgeschreven notities of vervormde scans is vaak nog een handmatige controle nodig in het controlescherm.

Hoe verwerkt software UBL-bestanden en Peppol-facturen?

Een pdf via e-mail is strikt genomen geen elektronische factuur. Een echte e-factuur gebruikt Universal Business Language (UBL). Dit is een gestructureerd XML-bestandsformaat dat computers foutloos en zonder scanstap kunnen inlezen.

Voorbereid op Peppol en wetgeving

Leveranciers van de Rijksoverheid zijn al verplicht om e-facturen te sturen, bijvoorbeeld via Peppol. Dit is een beveiligd netwerk voor elektronische facturen. Het kabinet bereidt verplichte elektronische facturatie voor zakelijke transacties voor per 1 juli 2030.

Software zoals Zenvoices, TriFact365, Scan Sys en Whitevision kan UBL- en XML-bestanden direct via e-mail of Peppol ontvangen. Elvy biedt met Elvision een module om pdf-bestanden om te zetten naar UBL.

Let op bij automatische boekingsregels voor UBL. Sommige leveranciers, zoals Basecone, voeren geavanceerde UBL-boekingsregels nog stapsgewijs in. Controleer vooraf of de UBL-module direct beschikbaar is in je gekozen pakket.

Hoe regel je goedkeuring binnen je team?

Binnen het mkb moet een projectleider of budgethouder facturen vaak inhoudelijk controleren voordat je betaalt. Met een goed ingerichte goedkeuringsroute vervang je losse e-mails en handtekeningen op papier.

Goedkeurniveaus en drempelbedragen

Elk pakket heeft eigen mogelijkheden en grenzen voor goedkeuringsroutes:

  • Basecone Premium: je kunt maximaal 25 goedkeuringsroutes instellen, voor of na het boeken. Je betaalt apart voor medewerkers die facturen goedkeuren.
  • Zenvoices Pro en Compleet: je stelt voorwaarden en opeenvolgende goedkeurniveaus in op basis van boekingsgegevens. Na goedkeuring op niveau 1 gaat de factuur door naar het volgende niveau.
  • Blue10 MKB: je stelt per medewerker een goedkeurlimiet in.
  • Invoice Complete: je maakt routes door onderdelen te verslepen. De routes kunnen afhangen van het bedrag, de leverancier of de kostenplaats: de afdeling of het onderdeel waaraan je kosten toewijst.

Systemen zoals Elvy, Scan Sys en Visma Spend Cloud kunnen facturen automatisch blokkeren voor betaling in het boekhoudpakket. Die blokkade blijft staan zolang de goedkeuring loopt.

Hoe verdeelt software btw en grootboekrekeningen automatisch?

Een uitgelezen factuurbedrag is nog geen volledige boeking. Voor een correct boekingsvoorstel moet de software per factuurregel de juiste grootboekrekening, kostenplaats en btw-code herkennen. De btw-code bepaalt hoe je de btw boekt.

Complexe btw en boekingsvoorstellen

Volgens de Belastingdienst moet de voorbelasting op de factuur aansluiten bij je btw-aangifte. Voorbelasting is de btw die je betaalt over je inkopen. OCR herkent bedragen, maar beoordeelt niet of je btw mag aftrekken bij vrijgestelde omzet of een combinatie van belaste en vrijgestelde omzet.

Bij verlegde btw moet je de btw zelf berekenen en aangeven. Test daarom of de software verlegde btw en buitenlandse facturen herkent. Controleer ook of de software deze niet automatisch boekt als vrijgesteld van btw.

Welke boekingsvoorstellen maken de pakketten?

Zenvoices en TriFact365 stellen op basis van de factuuromschrijving automatisch een grootboekrekening en btw-code voor.

Scan Sys ImageCapture en Whitevision boeken direct op kop- en regelniveau in je ERP-systeem: software die bedrijfsprocessen samenbrengt. Ze boeken naar:

  • Grootboekrekeningen
  • Projecten
  • Kostenplaatsen
  • Kostendragers: producten of diensten waaraan je kosten toewijst

Regelt de software ook de betaling?

Veel ondernemers verwachten dat inkoopsoftware ook de betaling uitvoert. In de praktijk stoppen de meeste pakketten bij het klaarzetten van de factuur voor de boekhouding.

Betaalbaar stellen versus betalen

Bij TriFact365, Elvy en Visma Spend Cloud keur je de factuur goed. Daarna gaat de boeking naar het boekhoudpakket. De betalingen voer je uit in je boekhoudprogramma, zoals Exact Online of AFAS.

Zenvoices biedt een betaalmodule waarmee je betaalstatussen bijhoudt: betaald, openstaand of vervallen. Je maakt hiermee ook een SEPA-bestand: een betaalbestand voor de bank. Dit bestand moet je zelf uploaden bij je bank.

Bij Bizcuit Boost keur je betaalbatches via een directe bankkoppeling goed in de applicatie. Je rondt de betaling rechtstreeks bij je bank af.

Welke kosten stijgen mee met je gebruik?

Naast de vaste softwarekosten hangen je totale kosten sterk af van het aantal documenten per maand. Ook het aantal medewerkers dat facturen goedkeurt, telt mee.

Wat betaal je per document?

  • Basecone: €0,35 per geboekte factuur.
  • TriFact365: €0,18 per document.
  • Zenvoices: €0,18 per verwerkte factuur. Documenten via scan en herken tellen per vijf pagina's.
  • Bizcuit: €0,15 per extra document boven de bundel.

Wat betaal je voor gebruikers?

  • Basecone: €4,95 per medewerker die facturen goedkeurt, per maand.
  • Zenvoices: €2,85 per extra gebruiker per maand voor gebruikers 1 tot en met 50.
  • Blue10 en Visma Spend Cloud: gebruikers en administraties zijn inbegrepen.
  • Elvy: onbeperkte documenten en administraties voor €119 per maand. Een extra boekhouder die tegelijk werkt, kost €29 per maand of eenmalig €495.

Welke kosten betaal je voor de inrichting?

Pakketten zoals Blue10 rekenen opstartkosten. ERP-oplossingen zoals Scan Sys en Invoice Complete vereisen implementatiedagen op maat: dagen voor het inrichten van de software.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoe koppelt software met je boekhouding?

Software voor factuurverwerking werkt alleen goed als je basisgegevens soepel synchroniseren met je administratie of ERP-systeem: software die bedrijfsprocessen samenbrengt.

API-koppeling of bestandslevering

De meeste systemen, zoals Basecone, Zenvoices, TriFact365 en Blue10, koppelen via een directe API-koppeling met pakketten als Exact Online, AFAS, Twinfield en Visma. Hierdoor blijven crediteuren, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en btw-codes automatisch gelijk.

Let goed op bij afwijkende ERP-pakketten. Blue10 brengt voor complexe koppelingen, zoals met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, bijvoorbeeld een toeslag van €312,81 per maand in rekening.

Controleer bij bankkoppelingen of het gaat om een automatische PSD2-koppeling of het periodiek uitwisselen van CAMT-bestanden. Zorg er daarnaast voor dat de originele pdf via een link in de boeking direct opvraagbaar blijft voor controles.

Wat moet je regelen als je overstapt?

Stap je over naar een ander inkooppakket? Plan zorgvuldig hoe je oude gegevens bewaart en aan je fiscale verplichtingen blijft voldoen.

Bewaarplicht en toegang tot je archief

Volgens de Belastingdienst gelden deze fiscale bewaartermijnen:

  • Inkoopfacturen: 7 jaar.
  • Facturen rondom onroerende zaken: 10 jaar.

Gedigitaliseerde originelen moeten de hele bewaartermijn opvraagbaar blijven.

Als je een abonnement opzegt, verlies je vaak de toegang tot het portaal. Exporteer daarom altijd een volledig archief naar je eigen server of boekhoudpakket. Neem daarin op:

  • De originele documenten
  • Goedkeuringsstempels
  • Auditlogs: overzichten van handelingen in het systeem

Welke opzegtermijn geldt?

Let op de contractvoorwaarden:

  • Basecone: een opzegtermijn van een maand.
  • TriFact365: voor bedrijven een maandcontract met één maand opzegtermijn.
  • Zenvoices: buiten jaarcontracten dagelijks opzegbaar.
  • Whitevision en Scan Sys: standaard een eerste overeenkomst van minimaal één jaar.

Veelgemaakte fouten bij het verwerken van inkoopfacturen

1
Blind vertrouwen op OCR voor de btwOCR herkent bedragen, maar bepaalt niet of btw aftrekbaar of verlegd is. Controleer daarom altijd zelf de voorgestelde btw-code en grootboekrekening voordat je definitief boekt.
2
Een pdf aanzien voor een e-factuurEen gescande pdf is geen gestructureerde UBL-factuur. Controleer vooraf of je software echte UBL- en Peppol-bestanden direct kan inlezen zonder foutgevoelige tekenherkenning.
3
Goedkeuring verwarren met betalingEen goedgekeurde factuur is nog niet betaald. Controleer of de software de betaalstatus terugkoppelt of dat je de betalingen uiteindelijk in je boekhoudpakket uitvoert.
4
Alleen letten op herkenning van kopgegevensJe moet facturen vaak over meerdere grootboekrekeningen of kostenplaatsen verdelen. Test vooraf of de software factuurregels kan uitsplitsen met boekingssjablonen: vooraf ingestelde boekingsverdelingen.
5
De link tussen factuur en boeking verliezenDe Belastingdienst eist dat je de originele factuur direct bij de boeking kunt terugvinden. Zorg dat het originele digitale document na export gekoppeld blijft aan de boeking in het grootboek.
6
Te lange goedkeuringsroutesAls te veel medewerkers moeten goedkeuren, overschrijd je de wettelijke betaaltermijn van dertig of zestig dagen. Stel drempelbedragen in en regel dat facturen bij afwezigheid automatisch naar een hoger goedkeurniveau gaan.

Checklist: inkoopfacturen digitaal verwerken

Beantwoord deze vragen om te bepalen welke functies voor herkenning, goedkeuring en betaling je organisatie nodig heeft.

0 van 11 afgevinkt · automatisch lokaal bewaard

Veelgestelde vragen over inkoopfacturen verwerken

Wat is het verschil tussen OCR en UBL bij inkoopfacturen?
OCR is tekstherkenning waarmee software tekst en bedragen uit een pdf of scan leest. UBL is een digitaal e-factuurformaat dat software direct foutloos uitleest. Met UBL voorkom je scan- en herkenningsfouten en herkent de software btw en grootboekregels meteen goed.
Hoe werkt het goedkeuren van facturen?
Je stelt goedkeuringsroutes in op basis van het bedrag, de kostenplaats of de leverancier. Daarmee bepaal je welke collega's een factuur goedkeuren. Veel systemen kunnen de factuur in je boekhouding automatisch blokkeren voor betaling totdat iedereen akkoord is.
Kan de software afwijkende en verlegde btw zelfstandig toewijzen?
De software stelt btw-codes voor via herkenning of boekingsregels, maar beoordeelt niet zelf of je de btw mag aftrekken. Je boekhouder of financiële afdeling moet complexe posten, zoals verlegde btw of vrijstellingen, daarom altijd nog controleren.
Wat is het verschil tussen 'betaalbaar gesteld' en betaald?
Een goedgekeurde factuur krijgt de status 'betaalbaar gesteld', maar je leverancier is dan nog niet betaald. De betaling of groep betalingen voer je meestal uit vanuit je eigen boekhoudpakket of via je bank. Bereken je kosten per situatie.
Kies ik voor een tarief per document of een vast maandbedrag?
Bij weinig facturen of wisselende aantallen zijn variabele documentkosten, zoals €0,18 tot €0,35 per factuur, vaak flexibel. Bij grote factuurstromen voorkomt een vast bedrag voor onbeperkte documenten onverwachte meerkosten. Bereken je kosten per situatie.
Hoelang moet je digitale inkoopfacturen bewaren?
De Belastingdienst eist dat je facturen minimaal zeven jaar bewaart. Voor onroerende zaken geldt tien jaar. Zorg dat de koppeling tussen de boeking en het originele digitale document ook toegankelijk blijft als je je contract opzegt.
Is elektronisch factureren via UBL of Peppol al verplicht voor het mkb?
Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur al verplicht. Voor gewone transacties tussen bedrijven geldt dit nog niet. Het kabinet heeft een verplichting voor het Nederlandse bedrijfsleven aangekondigd per 1 juli 2030.

Zo vergelijken we tools voor crediteurenbeheer

We beoordelen elke aanbieder op vaste criteria met vaste gewichten, waarbij geschiktheid voor het scenario het zwaarst weegt; de ranking staat los van eventuele commerciële relaties.

Geschiktheid voor het scenario
20 pt
Totale geschatte kosten
18 pt
Functies die dit scenario nodig heeft
13 pt
Koppelingen en export
12 pt
Aansluiten en overstappen
10 pt
Gebruiksgemak app en dashboard
9 pt
Meegroeien: gebruikers en volume
8 pt
Support
6 pt
Belangrijkste beperking (aftrek)
4 pt
Onderzocht in deze vergelijking
10 aanbieders onderzocht met openbaar controleerbare tarieven
Tarieven gecontroleerd op peildatum 2 oktober 2026, via openbare prijspagina's
Geschatte kosten berekend per scenario; de kostenmodule toont per aanbieder wat wel en niet is meegerekend
Welke aanbieders zijn onderzocht
Aanbieders die crediteurenbeheer leveren aan ondernemers in Nederland.
We nemen alleen aanbieders op met openbaar controleerbare tarieven.
Aanbieders die de research voor dit scenario afwijst, staan met reden in de gids benoemd.
Hoe geschatte kosten worden berekend
We gebruiken de laagste, gemiddelde en hoogste pakketten per aanbieder als bandbreedte.
Kosten zijn exclusief btw en gebaseerd op de meest recente openbare prijslijst.
Kosten die met je gebruik meelopen nemen we mee waar de aanbieder ze publiceert.
Hoe commerciële relaties worden behandeld
Commerciële relaties met aanbieders worden vermeld, maar beïnvloeden de ranking niet.
De volgorde van aanbieders is gebaseerd op de vaste weegcriteria hierboven.
Eventuele vergoedingen wijzigen niets aan de score of tekst per aanbieder.
Fouten melden en correcties
Zie je een fout of verouderd tarief? Meld dit via onze contactpagina.
Onderbouwde correcties verwerken we met bronvermelding.
Aanbieders hebben geen redactioneel veto over de inhoud.

Doorlopend onderzoek

We onderhouden doorlopende onderzoeksprogramma’s om deze pagina actueel te houden.

LOOPT

Kostenindex tools voor crediteurenbeheer

Maandelijkse controle van openbare tarieven en pakketwijzigingen per aanbieder.

LOOPT

Koppelingen-monitor

Doorlopende inventarisatie van koppelingen met boekhoudsoftware en exports per aanbieder.

IN OPBOUW

Supportkwaliteit per aanbieder

Vergelijkend onderzoek naar responstijd en kwaliteit van klantenservice.

Zo controleerden we dit artikel

We controleren tarieven en voorwaarden en werken de pagina bij zodra prijzen, pakketten of beleid veranderen.

  1. Huidige versie

    18 okt 2026

    Bijgewerkt door

    Boekhouder.nl Research Team · Pagina bijgewerkt.

  2. 11 sep 2026

    Geschreven door

    Boekhouder.nl Research Team · Pagina gepubliceerd.

Start keuzehulp