De juiste rittenregistratie-app voor je zakelijke ritten

Een rittenregistratie-app werkt op twee manieren. Je smartphone legt zelf de route vast via GPS, of de app toont alleen de gegevens van een registratieapparaat in je voertuig.

Registreren via de smartphone

Bij apps zoals EasyRit registreert je telefoon de rit zodra er beweging is. De registratie kan ook starten door verbinding met een carkit of een optionele beacon: een klein apparaat dat een signaal uitzendt. Deze beacon kost €24,95 inclusief btw. Je hoeft geen apparatuur vast in je auto te laten inbouwen.

Je bent wel afhankelijk van je telefoon. Een lege batterij, een verstoord GPS-signaal of een app die door accubesparing stopt, leidt direct tot ontbrekende kilometers in je overzicht.

Registreren via de auto (OBD of inbouw)

Systemen van aanbieders zoals Cartracker, FleetGO, YesHugo en TrackJack registreren via een OBD-stekker of een ingebouwde blackbox: een registratiekastje. De gegevens gaan rechtstreeks vanuit het voertuig naar de servers van de aanbieder.

Je gebruikt de smartphone-app dan alleen om ritten als zakelijk of privé aan te merken, kilometerstanden te controleren en je administratie bij te werken. Dit werkt betrouwbaarder voor een sluitend dossier, maar je hebt er apparatuur in je auto voor nodig.

Rijden medewerkers in een zakelijke auto? Dan stelt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) strenge eisen aan het volgen via GPS. Als werkgever mag je niet zomaar zien waar een medewerker in privétijd rijdt.

Afscherming voor de werkgever

Kies bij personeel altijd voor een systeem met aparte gebruikersrollen. Bij onder meer Cartracker, FleetGO en RouteVision zien beheerders geen routes en locaties van privéritten.

Controleer dit vooraf in het dashboard. Bij sommige systemen, zoals YesHugo, blijven zakelijke en privéritten standaard zichtbaar in de centrale omgeving. Dat kan privacyconflicten met medewerkers opleveren.

Privéritten instellen en toestemming van de OR

In een wagenpark kun je privéritten instellen met een fysieke privé/zakelijk-schakelaar of een app-instelling. Bij FleetGO kost zo'n optionele schakelaar bijvoorbeeld €1 per maand extra.

Heb je een ondernemingsraad (OR)? Dan is vooraf instemming verplicht voor elk systeem dat personeel kan volgen of controleren.

Een automatische registratie komt zelden honderd procent overeen met de werkelijke kilometerteller. De Belastingdienst eist dat je verschillen regelmatig corrigeert en die correcties inzichtelijk vastlegt.

Kilometerstanden corrigeren

Systemen zoals TrackJack en Cartracker maken een officiële correctierit aan zodra je de tellerstand aanpast. Het systeem verdeelt de correctie naar verhouding over zakelijke en privéritten.

Pas eerdere ritten nooit handmatig aan door gegevens te wissen. Een inspecteur wil kunnen zien wanneer je een correctie hebt uitgevoerd. Ook moet duidelijk zijn waarom de tellerstand afweek van de GPS-meting.

Exportformaten: Excel, PDF en XAR

Voor je eigen administratie en overleg met je boekhouder volstaat een export naar Excel of PDF. Bijna elke professionele aanbieder levert deze overzichten standaard mee.

Voor een formeel boekenonderzoek is een XML Auditfile RRS (XAR-bestand) gewenst. Dit is een controlebestand dat je achteraf niet kunt bewerken en dat direct laat zien dat de gegevens ongewijzigd zijn. Cartracker en TrackJack bieden dit bestand aan.

Rijd je een zakelijke auto en wil je bijtelling voorkomen? Dan mag je op jaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijden. Als ondernemer of werkgever moet je dit volledig zelf bewijzen.

Wat moet er per rit vastliggen?

De Belastingdienst stelt strenge eisen aan het rittenoverzicht. Je registratie moet per rit de volgende gegevens bevatten:

• Het merk, type en kenteken van de auto.
• De datum, beginstand en eindstand van de kilometerteller.
• Het vertrek- en aankomstadres, inclusief eventuele omrijroutes.
• Of de rit zakelijk of privé was, met eventuele privé-omrijkilometers.

Voor de inkomstenbelasting mag je als zzp'er of ondernemer in 2026 voor zakelijke ritten met een privéauto €0,25 per kilometer van de winst aftrekken. Dit geldt mits je goedgekeurd beleid hanteert.

Het Keurmerk Ritregistratiesystemen (RRS)

Het RRS-keurmerk geeft aan dat een systeem technisch voldoet aan de normen van de Belastingdienst. Onder meer Cartracker, FleetGO Professional, RouteVision en TrackJack PRO Fiscaal hebben dit keurmerk.

Het keurmerk voorkomt niet dat je controle krijgt. De inspecteur kan altijd nagaan of een rit die je als zakelijk hebt opgegeven, echt een zakelijk doel had. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van je agenda of facturen.

De maandelijkse softwarelicentie dekt zelden alle kosten. Naast je abonnement betaal je diverse kosten die afhangen van je gebruik en wagenpark.

Hardware, aansluiting en installatie

Kies je voor apparatuur in de auto? Let dan op de eenmalige kosten. Een OBD-stekker installeer je zelf. Voor een gecertificeerde inbouw rekent TrackJack bijvoorbeeld:

• €165 voor de apparatuur.
• €94,95 voor inbouw op locatie.

Krijg je apparatuur 'gratis' in bruikleen, zoals de Ecobox van YesHugo? Controleer dan de voorwaarden. Stuur je deze na opzegging niet binnen 30 dagen terug, dan volgt een boete van €119,95.

Extra modules per voertuig of bestuurder

Bij een wagenpark betaal je vaak toeslagen per voertuig. Bij FleetGO betaal je bijvoorbeeld per maand extra:

• €1 voor een P/Z-schakelaar, waarmee je privé of zakelijk rijden instelt.
• €2 voor bestuurdersidentificatie, waarmee het systeem de bestuurder herkent.
• €3 voor een CAN-bus-koppeling, die gegevens uit de auto uitleest.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Neem ook de benodigde accessoires en apparatuur voor je wagenpark mee.

Voor een soepele verwerking koppel je de ritgegevens aan je boekhouding of facturatiesysteem.

Btw-correctie en kilometervergoeding

Voor de btw telt woon-werkverkeer als privégebruik. Je hebt juiste kilometergegevens nodig om aan het einde van het jaar de btw-correctie voor privégebruik goed te verwerken.

Declareer je ritten met een privéauto bij je bv of eenmanszaak? Controleer dan of je boekhoudpakket de export uit de app direct als declaratie kan inlezen. Daarbij geldt een tarief van €0,25 per kilometer.

Koppelen met wagenpark- en bedrijfssoftware

Bij grotere wagenparken is een koppeling belangrijk als je kilometervergoedingen automatisch wilt verwerken en ritten aan projecten wilt toewijzen. Dat kan met je loonadministratie of een ERP-systeem: software die bedrijfsprocessen samenbrengt.

Controleer vooraf of de aanbieder een open API ondersteunt: een koppeling waarmee software gegevens uitwisselt. Of controleer of je automatisch op vaste momenten bestanden kunt exporteren. Zo hoef je ritten niet wekelijks over te typen in je uren- en projectadministratie.

Stap je over naar een andere aanbieder? Dan kun je eerdere ritgegevens vrijwel nooit direct in het nieuwe systeem importeren. Je begint in de nieuwe app altijd zonder je oude ritgegevens.

De fiscale bewaarplicht van 7 jaar

De Belastingdienst eist dat je rittenregistraties minimaal zeven jaar bewaart. Na opzegging verlies je bij de meeste aanbieders na verloop van tijd de toegang tot de online omgeving.

Download vóór het einde van je contract alle oude rapportages in deze formaten:

• PDF.
• Excel.
• XAR-auditformaat, als dit beschikbaar is.

Sla de bestanden lokaal op in je bedrijfsarchief.

Contractduur en opzegtermijnen

Controleer je huidige contractverplichtingen. Cartracker en EasyRit werken met maandelijkse opzegbaarheid of jaarlicenties. Bij RouteVision komen in oudere contracten soms looptijden van 20 kalenderkwartalen (vijf jaar) voor.

Demonteer eventuele apparatuur in bruikleen op tijd en stuur deze aangetekend terug. Zo voorkom je vervangingskosten of boetes.