Rittenregistratie voor de auto van de zaak vergelijken

Wil je geen bijtelling betalen voor je auto van de zaak? Dan mag je op jaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijden. Rijd je de auto een deel van het kalenderjaar, dan moet je deze grens naar verhouding aanpassen.

Wat moet je kunnen aantonen?

De Belastingdienst eist een sluitende registratie met:

• De datum van de rit.
• De begin- en eindstand van de kilometerteller.
• Het vertrek- en aankomstadres.
• De aard van de rit.
• De omrijkilometers, als je omrijdt.

Een Keurmerk Ritregistratiesystemen (RRS) is wettelijk niet verplicht, maar geeft wel zekerheid. De Belastingdienst gaat ervan uit dat rittenregistraties met dit keurmerk betrouwbaar zijn.

Cartracker, TrackJack PRO Fiscaal en FleetGO Professional dragen het RRS-keurmerk. RitMeter en YesHugo kiezen bewust voor een systeem zonder keurmerk. Je administratie kan daarmee nog steeds fiscaal voldoen, maar bij controle ligt de volledige bewijslast bij je.

Wie kan een verklaring indienen?

Werk je als directeur-grootaandeelhouder (dga) of werknemer in een bv? Dan kun je een 'Verklaring geen privégebruik auto' indienen bij de Belastingdienst. Als zzp'er met een eenmanszaak kan dat niet. Je bewaart de rittenstaat dan zelf in je administratie.

Iedere kilometer die je niet voor zakelijke afspraken rijdt, telt mee voor je privétotaal. Door een fout of vergeten rit kan de Belastingdienst je hele rittenstaat afwijzen. Dat kan leiden tot een naheffing en boetes.

Hoe werkt automatische registratie via de auto?

Wil je ritten niet zelf starten en stoppen? Dan past een vast ingebouwd apparaat of een dongel: een stekker in de OBD-aansluiting van je auto. Deze systemen starten en stoppen de meting zodra je het contact aan- of uitzet.

Cartracker, YesHugo, TrackJack en FleetGO leggen ritten volledig automatisch vast via het voertuig. Na de rit hoef je alleen nog in een app of online omgeving aan te geven of de rit zakelijk, privé of woon-werk was.

Hoe werkt handmatige registratie via een app?

Gebruik je alleen een app, zoals RitMeter PRO? Dan moet je voor vertrek zelf op 'start' drukken en na aankomst de rit beëindigen. Dat scheelt apparatuur in de auto en installatiekosten.

Vergeet je regelmatig een rit te starten, dan ontstaan er verschillen tussen je kilometerteller en je rittenoverzicht. EasyRit lost dit op met een losse iBeacon: een apparaatje in de auto waarmee de app op iOS automatisch start. Deze kost €24,95 inclusief btw.

Bij een auto van de zaak kun je de regels voor inkomstenbelasting en btw gemakkelijk door elkaar halen. Wat voor de bijtelling zakelijk is, geldt voor de btw vaak als privé.

Hoe registreer je woon-werkverkeer?

Voor de loonbelasting en bijtelling telt woon-werkverkeer als zakelijke kilometers. Voor de btw geldt woon-werkverkeer als privégebruik. Registreer je dit niet apart, dan klopt je btw-correctie aan het einde van het jaar niet.

Je rittenregistratiesysteem moet daarom deze categorieën ondersteunen:

• Zakelijk.
• Privé.
• Woon-werk.

Controleer of je gekozen software deze splitsing standaard opneemt in de rapportages voor je boekhouder.

Werkelijk gebruik of een vast percentage?

In de laatste btw-aangifte van het jaar corrigeer je de afgetrokken btw over autokosten en brandstof. Met een sluitende rittenstaat bereken je de correctie op basis van het werkelijke percentage privé- en woon-werkkilometers.

Zonder sluitende kilometerregistratie ben je aangewezen op het forfait: een vast percentage van de catalogusprijs, inclusief btw en bpm (aanschafbelasting). Daarvoor gelden deze percentages:

• Meestal 2,7%.
• Onder specifieke voorwaarden 1,5%.

Rittensoftware berekent deze correctie niet zelf. De software levert het exportbestand waarmee je boekhouder de berekening maakt.

Rijdt je personeel in zakelijke voertuigen of delen collega's een auto? Dan gelden andere eisen dan wanneer je als zzp'er of dga alleen in de auto rijdt.

Hoe bescherm je de privacy van werknemers?

Een gps-volgsysteem in een auto van de zaak geldt volgens de wet als een personeelsvolgsysteem. Volgens de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) mag je als werkgever privéritten van werknemers niet in detail volgen.

Systemen zoals RouteVision schermen privéritten standaard af voor de beheerder. Als werkgever zie je alleen de zakelijke kilometers en totalen.

Heeft je bedrijf een ondernemingsraad (OR)? Dan is instemming van de OR verplicht voordat je zulke volgsystemen activeert.

Hoe registreer je wisselende bestuurders?

Delen werknemers een auto, dan moet het systeem vastleggen wie welke rit heeft gereden. EasyRit Team biedt hiervoor gebruikersbeheer via de app. FleetGO en RouteVision herkennen bestuurders met een fysiek hulpmiddel, zoals een druppel of paslezer in de auto.

Naast het standaardabonnement betaal je bij rittenregistratiesystemen vaak eenmalige kosten en kosten die afhangen van je gebruik. Controleer welke onderdelen je voor je wagenpark nodig hebt.

Wat kosten apparatuur en aansluiting?

• Aanschaf: bij leveranciers zoals TrackJack koop je de apparatuur. PRO Fiscaal kost eenmalig €165 exclusief btw.
• Bruikleen: YesHugo leent je een OBD-dongel. Bij verlies of niet terugsturen betaal je €119,95 exclusief btw.
• Inbouw op locatie: voor vaste inbouw door een monteur betaal je installatiekosten. Bij TrackJack is dat bijvoorbeeld €94,95 exclusief btw. Bij een OBD-stekker die je zelf plaatst, vervallen deze inbouwkosten.

Wat kosten extra functies per gebruiker of voertuig?

• Bestuurdersidentificatie: voor het herkennen van wisselende bestuurders betaal je bij sommige aanbieders extra. Bij FleetGO kost dit €2 per maand.
• Privé/zakelijk-schakelaar: een fysieke knop in het voertuig kost bij aanbieders zoals FleetGO circa €1 per maand extra.
• Centraal beheer: bij EasyRit Team betaal je naast de gebruikersprijs een vaste toeslag van €10 per maand voor wagenparkbeheer.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Geen enkel rittenregistratiesysteem doet zelfstandig de volledige belastingaangifte. De software levert de gegevens waarmee je zelf of je boekhouder de administratie sluitend maakt.

Welke bestanden gebruik je voor controles en salarisadministratie?

Bij controles door de Belastingdienst kun je een auditfile gebruiken: een exportbestand met administratiegegevens. Cartracker en TrackJack PRO Fiscaal kunnen zo'n fiscaal auditbestand direct aanmaken. Daarnaast bieden ze standaardrapportages in Excel en pdf.

Werk je met personeel en salarissoftware? Controleer dan welke bestandsformaten je kunt exporteren. EasyRit biedt bijvoorbeeld een directe API-koppeling, een verbinding tussen programma's, met AFAS voor declaraties. Ook biedt EasyRit een CSV-export, een bestand met tabelgegevens, voor Nmbrs salarissoftware.

Kun je zakelijke kilometers doorberekenen aan klanten?

Koppel je de rittenregistratie aan een facturatieprogramma zoals Rompslomp? Dan kun je geregistreerde zakelijke kilometers direct doorberekenen aan opdrachten van klanten. Onder meer TrackJack ondersteunt deze koppeling.

Controleer vooraf of je boekhoudpakket een directe koppeling ondersteunt. Anders moet je periodiek een exportbestand importeren.

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je bedrijfsadministratie zeven jaar te bewaren. Dat geldt ook voor je rittenregistratie als je geen bijtelling toepast of de btw corrigeert.

Hoe stel je je ritgegevens veilig?

Zodra je contract afloopt, vervalt vrijwel altijd direct je toegang tot de online omgeving en de app. Download daarom vóór de einddatum alle oude rittenoverzichten als pdf-, Excel- en auditbestanden naar je eigen archief.

Oude ritten kun je zelden rechtstreeks overzetten naar de software van een nieuwe leverancier. Bij een overstap begin je in het nieuwe systeem vrijwel altijd zonder je oude ritgegevens, vanaf de huidige kilometerstand.

Welke contractvoorwaarden moet je controleren?

Let op de opzegtermijn en contractduur:

• Cartracker is standaard maandelijks opzegbaar.
• RitMeter werkt voor het actietarief vaak met contracten van 24 maanden.
• RouteVision hanteert overeenkomsten met een looptijd van 20 kalenderkwartalen.

Wat doe je met de apparatuur?

Heb je apparatuur in bruikleen, zoals bij YesHugo? Stuur deze dan op tijd en aangetekend terug om boetes voor verlies te voorkomen.

Verkoop je het voertuig? Dan moet een professional vast ingebouwde registratieapparaten uitbouwen of overzetten.