Rittenregistratie om bijtelling te voorkomen of te onderbouwen

Niet meer dan 500 privékilometers per kalenderjaar

Om bijtelling te voorkomen, mag je per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé met de zakelijke auto rijden. De wet zegt letterlijk 'niet meer dan 500 kilometer'. Dus 500 kilometer is toegestaan, maar bij 501 kilometer vervalt de vrijstelling volledig.

Heb je de zakelijke auto maar een deel van het jaar? Dan daalt de grens in dezelfde verhouding. Rijd je zes maanden in de auto, dan mag je maximaal 250 privékilometers maken.

Krijg je binnen het jaar een andere auto van de zaak? Dan tel je de privékilometers van beide voertuigen bij elkaar op.

Wat geldt voor werknemers en DGA's?

Als werknemer of directeur-grootaandeelhouder (DGA) op de loonlijst kun je een 'Verklaring geen privégebruik auto' indienen bij de Belastingdienst. Rijd je toch meer dan de norm, dan moet je de verklaring direct intrekken. Je krijgt dan een naheffing: je moet alsnog belasting betalen over het hele kalenderjaar.

Wat geldt voor ondernemers voor de inkomstenbelasting?

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting, zoals een zzp'er of vennoot in een vof? Dan kun je deze verklaring niet aanvragen. Je corrigeert het privégebruik aan het einde van het jaar rechtstreeks in je aangifte inkomstenbelasting, op basis van je administratie.

Verplichte gegevens per rit

De Belastingdienst stelt strenge eisen aan je rittenadministratie. De registratie moet aaneengesloten zijn. Er mogen geen onverklaarbare kilometers of ontbrekende dagen tussen opeenvolgende ritten zitten.

In de basisregistratie noteer je altijd:

• Het merk van de auto
• Het model
• Het kenteken
• De periode waarin je de auto tot je beschikking hebt

Voor iedere rit leg je vast:

• De datum van de rit
• De begin- en eindstand van de kilometerteller
• Het vertrek- en aankomstadres
• De gereden route als je afwijkt van de gebruikelijke weg
• Of de rit zakelijk of privé is
• Eventuele privékilometers tijdens een zakelijke rit

Heen- en terugreis zijn aparte ritten

Een retourrit telt voor de belasting als twee afzonderlijke ritten. Rijd je 's ochtends naar een klant en 's middags terug naar kantoor? Dan registreer je twee losse ritten, elk met een eigen begin- en eindstand van de kilometerteller.

Hoe registreren systemen je ritten?

Automatische systemen registreren ritten direct via gps, dat je locatie bepaalt met satellieten. Dat gebeurt via een ingebouwde black box, een registratiekastje, of een OBD-stekker die je op de auto aansluit.

Gebruik je een smartphone-app zoals EasyRit of RitMeter? Dan start je de rit via je telefoon of een bluetooth-baken (beacon): een apparaatje in de auto dat een signaal naar je telefoon stuurt.

Privé-omrijkilometers apart vastleggen

Rijd je tijdens een zakelijke rit om voor privéboodschappen of om iemand op te halen? Dan moet je die extra kilometers als privé vastleggen in je administratie.

Bij systemen zoals RouteVision of Cartracker geef je in de software of app aan hoeveel kilometers van een gecombineerde rit privé waren. Deze privékilometers tellen direct mee voor de grens van 500 kilometer.

Woon-werkverkeer: zakelijk voor bijtelling, privé voor btw

Woon-werkverkeer telt voor de loon- en inkomstenbelasting als zakelijke kilometers. Deze kilometers tellen dus niet mee voor de grens van 500 kilometer voor de bijtelling.

Voor de btw geldt woon-werkverkeer juist als privégebruik. Zorg dat je registratiesysteem een aparte categorie 'woon-werk' ondersteunt. Zo kan je accountant de btw-correctie voor privégebruik goed berekenen.

Wat bewijst het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS)?

Bij een systeem met het Keurmerk RRS gaat de Belastingdienst er vooraf van uit dat de rittenregistratie sluitend en technisch betrouwbaar is. Het keurmerk is wettelijk niet verplicht. Ook een handmatige rittenlijst of een lijst zonder certificering geldt als bewijs, als je kunt aantonen dat deze klopt.

Controleer de voorwaarden van de leverancier. Bij aanbieders zoals Cartracker, FleetGO en TrackJack Europe geldt het keurmerkcertificaat alleen bij professionele inbouw in het voertuig. Een losse OBD-stekker die je zelf aansluit, valt daar niet automatisch onder.

Welk aanvullend bewijs moet je bewaren?

Ook met een gecertificeerd systeem kan de Belastingdienst controleren of een rit echt een zakelijk doel had. Een keurmerk sluit een inhoudelijke controle dus niet uit.

Bewaar daarom:

• Agenda-afspraken
• Werkbonnen
• Orderbriefjes
• Parkeerbonnen
• Garagefacturen

De inspecteur kan controleren of de adressen in je rittenregistratie overeenkomen met je zakelijke afspraken in die periode.

Afwijkingen tussen gps en kilometerteller corrigeren

De afstand die gps meet, wijkt in de praktijk geregeld iets af van de kilometerteller op je dashboard. Volgens het Handboek Loonheffingen moet je deze verschillen regelmatig bijwerken.

Controleer minimaal elke twee maanden de actuele tellerstand op je dashboard. Voer die stand in je software in. Het systeem verdeelt een eventueel verschil naar verhouding over de geregistreerde zakelijke en privéritten.

Controleer maandelijks je privékilometers

Controleer maandelijks je totale aantal privékilometers om verrassingen aan het einde van het jaar te voorkomen. Sommige apps, zoals EasyRit, tonen een actuele schatting van je privékilometers op basis van je rijgedrag.

Leg vast wie de auto bestuurde

Deel je als werknemer of DGA de auto met collega's? Zorg dan dat je bij iedere rit kunt zien wie de bestuurder was. Systemen met een fysieke privé/zakelijk-schakelaar of een berijderspas, waarmee je de bestuurder vastlegt, voorkomen een verkeerde toewijzing.

Wat betaal je voor de apparatuur?

Naast je softwareabonnement betaal je bij rittenregistratie ook voor apparatuur en diensten. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Bij automatische rittenregistratie betaal je vaak eenmalige aanschafkosten voor het kastje. Voorbeelden van kosten voor apparatuur zijn:

• TrackJack: €165 exclusief btw voor een TrackJack PRO Fiscaal-toestel.
• FleetGO: €250 eenmalig als je de hardware koopt.
• EasyRit: €24,95 inclusief btw per voertuig voor een baken (beacon) voor zelfstandige rittenregistratie via je smartphone.

Wat kosten inbouw en extra opties?

Wil je een fiscaal gecertificeerde inbouw voor het RRS-keurmerk? Dan rekent een monteur kosten voor inbouw op locatie. Ook extra opties kunnen geld kosten:

• TrackJack: €94,95 exclusief btw voor inbouw op locatie.
• FleetGO: bijvoorbeeld €1 per maand extra voor een fysieke privé/zakelijk-schakelaar in het dashboard.

Waar let je op bij het contract?

Let op de contractduur en de betaalwijze. Voor sommige licenties betaal je per jaar vooruit of geldt een minimale contractduur.

Vraag vooraf altijd op welke termijn je kunt opzeggen. Controleer ook of de hardware je eigendom blijft.

Welke rapportages heeft je accountant nodig?

Voor het onderbouwen van de bijtelling is een directe koppeling met je boekhoudpakket meestal niet nodig. Je accountant heeft vooral regelmatige rapportages nodig om de loonadministratie of jaaraangifte op te stellen.

Vrijwel alle systemen kunnen rittenoverzichten exporteren naar Excel, CSV of PDF. Voor formele belastingcontroles leveren gecertificeerde aanbieders zoals Cartracker, TrackJack en RouteVision een XML Auditfile RRS (of XAR-bestand). Dat is een exportbestand voor de belastingcontrole.

Wat spreek je af met je accountant?

Laat je accountant vóór het begin van het boekjaar beoordelen welk type registratie past bij je fiscale situatie. Daarbij maakt het uit of je werknemer, DGA of ondernemer voor de inkomstenbelasting bent.

Spreek af dat je de ritten elk kwartaal of elke maand exporteert en controleert. Zo ontdek je fouten in de indeling van ritten of de tellerstanden ruim voordat je de jaarlijkse belastingaangifte definitief indient.

Fiscale bewaarplicht van zeven jaar

Als ondernemer moet je van de Belastingdienst je basisadministratie minimaal zeven jaar bewaren. Daaronder vallen ook de kilometer- en rittenregistraties van zakelijke voertuigen.

Zeg je een abonnement bij een aanbieder op? Dan verlies je meestal na verloop van tijd de toegang tot het online portaal. Download daarom altijd vóór het einde van je abonnement alle historische gegevens als PDF-rapportages, Excel-bestanden én Auditfiles.

Hardware meenemen naar een volgend voertuig

Wissel je van auto van de zaak? Een losse OBD-dongle, een stekker voor de aansluiting in je auto, kun je zelf in de nieuwe auto steken.

Een monteur moet een professioneel ingebouwde black box uitbouwen en opnieuw installeren. Dat brengt extra arbeidskosten met zich mee.

Sluit bij een overstap de registratie in het oude systeem af met de definitieve eindstand op de verkoopdatum. Begin in de nieuwe auto direct vanaf kilometerstand één met een aaneengesloten registratie.