Rittenregistratie voor kilometervergoeding vergelijken

Het fiscale maximum voor 2026

Voor zakelijke ritten met een privéauto geldt in 2026 een onbelaste kilometervergoeding van maximaal €0,25 per kilometer. Dit geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.

Als werkgever mag je minder vergoeden als dat in de cao of arbeidsovereenkomst staat. Vergoed je meer dan €0,25 per kilometer? Dan is het meerdere belast loon voor de werknemer, tenzij je dit aanwijst in de werkkostenregeling: de regeling voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan personeel.

Verschil tussen zzp en personeel

Als zzp'er keer je jezelf geen kilometervergoeding uit via een loonstrook. Rijd je zakelijke ritten met je privéauto? Dan trek je €0,25 per zakelijke kilometer af van je winst voor de inkomstenbelasting.

Gebruik je deze vaste aftrek? Dan kun je werkelijke autokosten niet nog eens apart als bedrijfskosten van je winst aftrekken. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• brandstof;
• verzekering;
• tol;
• parkeerkosten.

Ritten naar klanten en woon-werkverkeer

Voor de inkomstenbelasting en de onbelaste vergoeding aan je personeel tellen alle ritten voor je onderneming als zakelijke kilometers. Denk aan klantbezoeken, leveringen en cursussen.

Woon-werkverkeer van personeel telt voor de loonheffingen ook als zakelijke reis. Je mag de kilometers tussen het woonadres en de vaste werkplek dus onbelast vergoeden tot maximaal €0,25 per kilometer.

Privé-omrijdkilometers en bijtelling

Maak je tijdens een zakelijke rit een omweg voor een privébezoek? Dan tellen die extra kilometers niet mee voor de zakelijke vergoeding of aftrek. Je moet deze omrijdkilometers apart kunnen verantwoorden.

De 500-kilometergrens geldt alleen voor de bijtelling van een auto van de zaak: het bedrag dat bij je inkomen komt voor privégebruik. Gebruik je een privévoertuig? Dan is er geen maximum aan het aantal zakelijke kilometers dat je mag vergoeden of aftrekken.

Verplichte gegevens in je registratie

Om je zakelijke kilometers te onderbouwen, moet je per rit duidelijke gegevens vastleggen. De Belastingdienst vraagt om:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres;
• de gereden route als je afwijkt van de gebruikelijke weg;
• of de rit zakelijk of privé is.

Bij apps met een handmatige start moet de bestuurder elke rit zelf aanzetten. Ingebouwde kastjes doen dit automatisch.

Keurmerk en privacyregels

Bij een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) gaat de Belastingdienst uit van het vermoeden dat de registratie betrouwbaar is. Controle blijft wel nodig. Controleer bijvoorbeeld of ritten goed zijn toegewezen en of de registratie aansluit op de kilometerteller.

Als werkgever volg je met rittensoftware mogelijk je personeel. Voldoe daarom aan de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Informeer werknemers vooraf en vraag instemming van de ondernemingsraad (OR) als die er is.

Vastlegging per werknemer en tijdvak

Volgens het Handboek Loonheffingen moet je per werknemer en per loonperiode exact bijhouden voor hoeveel kilometers je een vergoeding hebt betaald. Een los totaalbedrag zonder overzicht van de ritten is bij controle niet genoeg.

Een directe softwarekoppeling voorkomt handmatig overtypen. EasyRit biedt bijvoorbeeld een automatische AFAS-koppeling die declaraties doorzet naar de loonstrook en het personeelsdossier. Systemen zoals Nmbrs importeren vaak via CSV-bestanden: bestanden met gegevens in tabelvorm.

Correcties met terugwerkende kracht

Heb je begin 2026 nog het oude tarief van €0,23 gebruikt? Wil je het verschil tot €0,25 alsnog uitbetalen, verwerk dit dan zorgvuldig via de loonadministratie.

Heb je een eerdere vergoeding boven de oude grens als belast loon behandeld? Dan moet je eerdere loonaangiften corrigeren om de ingehouden belasting recht te zetten. Software past dit zelden automatisch aan.

Geen btw-aftrek op personeelsvergoeding

Betaal je als werkgever een onbelaste kilometervergoeding voor ritten met de eigen auto van een werknemer? Daar zit geen btw op. Je kunt hierover dus geen btw aftrekken.

Facturen voor benzine of onderhoud op naam van de werknemer mag je niet in de btw-aangifte van je onderneming opnemen.

Btw-aftrek bij de zzp-privéauto

Voor een zzp'er met een privéauto gelden voor de btw andere regels dan voor de inkomstenbelasting. Rijd je zakelijke ritten voor activiteiten waarover je btw betaalt? Dan mag je de btw op onderhouds- en gebruikskosten aftrekken naar verhouding van dat zakelijke gebruik.

Let op: voor de btw telt woon-werkverkeer als privégebruik. Een woon-werkrit die voor de inkomstenbelasting zakelijk is, telt bij het corrigeren van je btw-aftrek dus als privékilometer. Houd hier rekening mee als je de verhouding berekent.

Terugkerende kosten per voertuig of gebruiker

Naast de vaste softwarelicentie betaal je bij rittenregistratie vaak per aangesloten voertuig of actieve medewerker. Controleer of je extra betaalt voor beheerdersaccounts of rapportages.

Bij systemen met apparatuur rekenen aanbieders soms doorlopende toeslagen voor bepaalde functies. Bij FleetGO betaal je bijvoorbeeld:

• €1 per maand voor een fysieke privé/zakelijk-schakelaar;
• €2 per maand voor bestuurdersidentificatie, waarmee je vastlegt wie rijdt.

Aanschaf, inbouw en vooruitbetaling

Voor apparatuur betaal je vaak eenmalige aanschafkosten of een borg. TrackJack rekent bijvoorbeeld:

• €165 eenmalig voor het PRO Fiscaal-kastje;
• €94,95 voor professionele inbouw op locatie om het keurmerkcertificaat te verkrijgen.

Sommige aanbieders werken daarnaast met vooraf betaalde periodes voor de simkaart en dataverbinding. Denk aan een 6-maanden- of jaarcontract. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Ritten direct in het boekhoudpakket

Wil je zakelijke ritten meteen omzetten in boekingen of doorbelasten aan klanten? Dan bespaart een directe boekhoudkoppeling tijd.

YesHugo koppelt in het Fleet Management-pakket rechtstreeks met Rompslomp (Professional en Master). Daardoor komen ritten automatisch in het rittenoverzicht terecht. Ook TrackJack heeft een gedocumenteerde Rompslomp-koppeling.

Is een API een gebruiksklare koppeling?

Veel leveranciers, zoals Cartracker en RouteVision, vermelden een open API: een technische toegang waarmee software gegevens kan uitwisselen. Dat betekent niet dat gegevens zonder maatwerk vanzelf in je financiële pakket terechtkomen.

Vraag voor aanschaf na of er een geteste, gebruiksklare koppeling is voor je boekhoud- of salarispakket. Controleer ook of je daarvoor een aparte meerprijs per maand betaalt.

Bewaarplicht van zeven jaar veiligstellen

Je moet je bedrijfsadministratie wettelijk zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst. Dat geldt ook voor je rittenregistraties en salarisdocumenten. Die bewaartermijn is vrijwel altijd langer dan je softwarecontract.

Voordat je een abonnement opzegt, moet je alle oude rapportages exporteren. Zorg voor bestanden in Excel, PDF of een XML Auditfile RRS: een exportbestand voor je rittenadministratie. Onder meer Cartracker en TrackJack leveren zo'n auditfile.

Hardware retourneren en contractvoorwaarden

Controleer bij opzegging de voorwaarden voor de meegeleverde apparatuur. Bij YesHugo moet je de Ecobox aantoonbaar terugsturen om kosten te voorkomen.

Let ook op de opzegtermijn en contractduur. Mobiele apps zijn vaak maandelijks of per kwartaal opzegbaar. Contracten voor wagenparkbeheer met inbouwapparatuur lopen soms meerdere jaren, met opzegging per kalenderkwartaal.