Rittenregistratie voor zzp: zakelijke kilometers en btw bewijzen

Als zzp’er met een auto wil je zakelijke ritten nauwkeurig vastleggen voor je belastingaangifte. Je hebt grofweg twee keuzes: handmatig via een app op je telefoon of automatisch via een kastje in je auto.

Handmatig starten of automatisch meten?

Bij handmatige apps zoals RitMeter druk je voor vertrek op start en na aankomst op stop. Dat vraagt discipline. Vergeet je een rit te starten, dan ontbreekt die in je registratie.

EasyRit biedt een tussenweg met een app op je smartphone. Je kunt die ondersteunen met een bluetooth-baken: een zendertje in je auto.

Wil je geen ritten vergeten? Kies dan voor automatische rittenregistratie via een OBD-stekker in je auto of een ingebouwd registratiekastje. Cartracker, FleetGO en TrackJack Europe bieden zulke systemen. Ze registreren elke rit vanzelf met gps, dat je locatie bepaalt. Daarna geef je in de app aan of de rit zakelijk of privé was.

Gebruik je een privéauto voor je onderneming? Dan gelden andere regels dan voor een zakelijke auto op de balans. Je hoeft bijvoorbeeld geen rekening te houden met de bekende 500-kilometergrens.

Geen bijtelling, wel bewijslast

De grens van 500 kilometer privé geldt alleen om bijtelling op een zakelijke auto te voorkomen. Bijtelling is een bedrag dat bij je inkomen komt voor privégebruik van die auto.

Met een privéauto mag je onbeperkt privéritten maken. Je houdt de rittenregistratie bij om aan te tonen hoeveel kilometers je zakelijk hebt gereden.

Alleen voor die daadwerkelijk gereden zakelijke kilometers mag je kosten aftrekken in je aangifte inkomstenbelasting. Een sluitende administratie met begin- en eindstanden, adressen en het doel van de rit voorkomt discussie bij een controle.

De regels voor de inkomstenbelasting en de btw verschillen. Veel ondernemers zien dat verschil over het hoofd.

Woon-werkverkeer telt anders voor de btw

Voor de inkomstenbelasting telt woon-werkverkeer als zakelijk. Voor de btw telt het juist als privégebruik. Je rittenregistratie moet daarom onderscheid kunnen maken tussen:

• Zakelijke ritten zonder woon-werkverkeer
• Woon-werkverkeer
• Privéritten

Btw op onderhoud en brandstof terugvragen

Bij een privéauto mag je de btw op onderhoud, reparaties en gebruikskosten zoals brandstof gedeeltelijk terugvragen. Het aftrekbare deel hangt af van je zakelijke gebruik.

Zorg bij brandstofaankopen boven €100 voor een betaalbewijs dat naar je te herleiden is. Dat kan een pintransactie of een betaling met je creditcard of zakelijke tankpas zijn.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), de btw-vrijstelling voor kleine ondernemers? Dan kun je geen btw aftrekken.

Voor iedere zakelijke kilometer die je met je privéauto rijdt, mag je een vast bedrag aftrekken van je fiscale winst.

Tarief voor de inkomstenbelasting

In 2026 mag je voor zakelijke ritten € 0,25 per kilometer van je winst aftrekken (in 2025 was dit € 0,23 per kilometer). Dit is een rechtstreekse winstaftrek voor de inkomstenbelasting.

Geen losse autokosten aftrekken

Omdat je deze vaste kilometervergoeding toepast, mag je overige autokosten zoals brandstofbonnen, de autoverzekering, motorrijtuigenbelasting, tol en parkeerkosten niet nog eens los van de winst aftrekken. Controleer in je rittenregistratie-app altijd of de kilometervergoeding instelbaar is op het geldende tarief van € 0,25 per kilometer.

De Belastingdienst stelt eisen aan je rittenadministratie als je zakelijke kilometers declareert of btw verrekent.

Welke gegevens leg je per rit vast?

Je registratie moet per rit minimaal het volgende bevatten:

• Het merk, type en kenteken van de auto
• De periode waarin je de auto hebt gebruikt
• De datum en de begin- en eindstand van de kilometerteller
• Het vertrek- en aankomstadres en de gereden route bij afwijkingen
• Of de rit zakelijk of privé was

Is een keurmerk verplicht?

Systemen met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS), zoals TrackJack PRO Fiscaal, geven de Belastingdienst reden om de registratie als betrouwbaar te zien. Een keurmerk is voor een privéauto niet wettelijk verplicht. Ook apps zoals EasyRit en YesHugo leveren bruikbare rapportages.

Bewaar je rittenoverzichten en exportbestanden minimaal 7 jaar in je administratie.

Naast het maandtarief van de software betaal je vaak variabele en eenmalige kosten voor installatie en gebruik.

Wat kosten hardware en inbouw?

Gebruik je een kastje in de auto? Dan betaal je vaak eenmalige aanschafkosten of een borg. Voorbeelden zijn:

• TrackJack PRO Fiscaal: €165 eenmalig exclusief btw, met optioneel professionele inbouw voor €94,95.
• FleetGO easy OBD: €119 eenmalig bij losse aankoop.
• EasyRit: €24,95 inclusief btw voor een bluetooth-baken op je dashboard.

Leen je hardware, controleer dan de retourvoorwaarden. YesHugo rekent bijvoorbeeld €119,95 als je een Ecobox na afloop niet binnen 30 dagen terugstuurt.

Welke contractduur hoort bij het tarief?

Veel lage instaptarieven gelden alleen als je per jaar vooruitbetaalt of een tweejarig contract afsluit. Let bijvoorbeeld op deze voorwaarden:

• EasyRit Personal: het starttarief geldt bij jaarlijkse betaling vooraf.
• RitMeter PRO: werkt met contracten tot 24 maanden.
• TrackJack: werkt met vooraf betaalde servicetermijnen, zoals €95 per jaar. Die kun je tussentijds niet opzeggen.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Je rittenadministratie levert de gegevens. De zakelijke kilometers en de btw-correctie voor privégebruik moeten daarna in je boekhouding terechtkomen.

Is er een directe boekhoudkoppeling?

Gebruik je een boekhoudpakket zoals Rompslomp? Controleer dan of er een kant-en-klare koppeling bestaat.

TrackJack biedt een directe, gratis koppeling als je bij beide aanbieders een account hebt. YesHugo koppelt ook met Rompslomp Professional en Master. Daarvoor heb je bij YesHugo het Fleet Management-pakket nodig.

Hoe gebruik je exportbestanden?

Heeft een aanbieder geen directe koppeling met je boekhoudsoftware? Dan werk je met exportbestanden. EasyRit, RitMeter, Cartracker en FleetGO leveren rapportages in Excel, CSV of PDF. CSV is een bestandsformaat voor tabelgegevens.

Je boekhouder gebruikt deze overzichten om periodiek de winstaftrek en de btw-correctie voor privégebruik in te boeken.

Wissel je van rittenregistratie-app of stap je over van een kastje naar een app? Let dan goed op je oude ritgegevens.

Download al je ritgegevens voordat je opzegt

Zeg je abonnement pas op nadat je alle ritten van de afgelopen jaren hebt gedownload. Zodra je account sluit, verlies je doorgaans de toegang tot je online omgeving.

Download daarom altijd een compleet Excel-bestand of een auditfile: een exportbestand voor je boekhouder. Bewaar daarin alle geregistreerde ritten voor je wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

Controleer je contract en stuur leenapparatuur terug

Controleer vooraf de resterende looptijd van je contract. Cartracker is maandelijks opzegbaar. Andere aanbieders hanteren vaste contractperiodes van één of twee jaar.

Heb je hardware in bruikleen? Stuur die direct na beëindiging aangetekend terug om boetes te voorkomen.