Salarisadministratie kiezen: zelf doen met software of uitbesteden?

Wanneer moet je een loonstrook geven?

Bij de eerste salarisbetaling moet je een loonstrook geven. Daarna hoef je alleen een nieuwe loonstrook te sturen als het loon of de loonheffingen veranderen.

Wat moet er op de loonstrook staan?

Op de loonstrook moeten deze gegevens staan:

• Het brutoloon en de opbouw daarvan.
• De ingehouden loonheffingen en pensioenpremies.
• De namen van werkgever en werknemer.
• De periode waarover je betaalt.
• Het aantal gewerkte uren.
• Het wettelijke minimumloon dat voor de medewerker geldt.
• Specifieke kenmerken van de arbeidsovereenkomst.

Hoe bereken je het minimumloon?

Sinds 2024 kent Nederland geen vast wettelijk minimummaandloon meer. Er geldt een vast bruto-uurloon. Het maandbedrag hangt daardoor af van de daadwerkelijke uren.

Voor werknemers van 21 jaar en ouder gelden deze bedragen:

• Vanaf 1 januari 2026 gold een wettelijk minimumuurloon van €14,71.
• Vanaf 1 juli 2026 is dit aangepast naar €14,99 bruto per uur.

Voor jongere werknemers gelden jeugdloonbedragen per leeftijd.

Goede salarissoftware rekent de actuele uurlonen automatisch door. Het programma gebruikt daarvoor de ingevoerde gewerkte uren en de geboortedatum van de medewerker.

Wanneer meld je je aan als werkgever?

Voordat je personeel kunt uitbetalen, moet je bij de Belastingdienst geregistreerd staan als werkgever. Meld je uiterlijk aan op de dag dat je eerste medewerker in dienst treedt.

Na registratie ontvang je een loonheffingennummer en aangiftebrieven. Salarissoftware of een externe verwerker kan pas aangiften insturen als de registratie helemaal is afgerond.

Wat valt er onder de loonheffingen?

Loonheffingen is een verzamelnaam voor:

• Loonbelasting.
• Premie volksverzekeringen.
• Premies werknemersverzekeringen.
• De inkomensafhankelijke bijdrage voor de Zorgverzekeringswet (Zvw).

Salarispakketten berekenen deze bedragen per medewerker. Na goedkeuring van de loonrun, de salarisverwerking voor een periode, maken ze direct het aangiftebestand voor de Belastingdienst.

Wanneer moet je aangifte doen en betalen?

De Belastingdienst bepaalt over welke vaste periode je aangifte doet: meestal per kalendermaand of per vier weken. Je aangifte en betaling moeten uiterlijk op de vastgestelde vervaldatum binnen zijn. Voor september 2026 is dat bijvoorbeeld 31 oktober 2026.

Betaal je in een periode geen salaris? Dan moet je een nulaangifte doen. Heb je tijdelijk helemaal geen personeel meer? Dan doe je een nihilaangifte totdat je registratie officieel is beëindigd.

Ook als een softwareleverancier of administrateur de aangifte verstuurt, blijf je als werkgever altijd zelf wettelijk aansprakelijk voor een tijdige en juiste betaling.

Wat leg je vast over je personeel?

Als je personeel aanneemt, leg je contractvormen, arbeidsvoorwaarden en burgerservicenummers vast. Valt je bedrijf onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao)? Dan bepalen die afspraken de minimale salarisschalen, toeslagen en verlofrechten.

Ondersteunt de software je cao?

De ondersteuning verschilt per pakket:

• AFAS Profit HRM & Payroll bevat standaard meer dan 200 cao's.
• Loket.nl voert cao-wijzigingen automatisch door in de salarisregels.
• Employes ondersteunt meer dan 35 gangbare cao's.

Controleer vooraf altijd schriftelijk of de software je specifieke bedrijfstak-cao en loonschalen direct ondersteunt.

Wat kunnen medewerkers zelf regelen?

Een app om documenten te bekijken is iets anders dan een portaal waarin medewerkers zelf gegevens doorgeven. De app van Loon Salarissoftware toont bijvoorbeeld loonstroken en jaaropgaven. Medewerkers kunnen er zelf geen wijzigingen mee insturen.

Bij de volgende systemen kunnen medewerkers zelf verlof aanvragen, declaraties indienen en adreswijzigingen doorgeven:

• Visma Nmbrs.
• Employes, met Salaris & HR.
• AFAS, met InSite en Pocket app.
• Humanwave.

Leidinggevenden kunnen deze wijzigingen digitaal goedkeuren. Daarna staan de goedgekeurde uren en onkostenvergoedingen klaar voor de salarisverwerking, zonder handmatige overname.

Wanneer past zelf doen met salarissoftware?

Met salarissoftware houd je zelf controle en werk je flexibel. Dit past bij je als je salariskennis hebt of samenwerkt met een boekhouder die je werk controleert.

De mogelijkheden verschillen per pakket:

• Employes levert software waarmee je zelf lonen verwerkt en loonaangiften instuurt.
• Visma Nmbrs biedt vergelijkbare software vanaf 10 medewerkers.
• Loon Salarissoftware biedt met LoonBasis een jaarlicentie voor één beroepsgroep en dga, de directeur-grootaandeelhouder.

Wanneer past volledig uitbesteden?

Wil je cao-berekeningen, voorlopige loonstroken en pensioenaangiften niet zelf regelen? Dan kun je de verwerking uitbesteden aan salarisspecialisten.

• Humanwave verzorgt uitbesteding inclusief cao-beheer, conceptstroken en controlebestanden.
• Buddee verwerkt complexe cao's via Payroll Complex en maakt daarbij zelf de loonstroken.
• SD Worx biedt ook dienstverlening waarbij salarisexperts de verwerking uitvoeren.

Loket.nl biedt beide mogelijkheden. Je kunt de software zelf gebruiken of de verwerking volledig overdragen aan aangesloten professionals.

Welke kosten hangen af van je personeel?

Naast eventuele basislicenties rekenen salarisverwerkers vaak een bedrag per medewerker, actief contract of loonstrook. Deze kosten veranderen maandelijks mee met de omvang van je personeelsbestand.

Let op prijsstaffels en de minimale afname:

• Humanwave hanteert bij uitbesteding met cao een minimum van €150 per maand.
• Buddee berekent minimaal 5 loonstroken per periode.
• Visma Nmbrs begint bij een bundel van 10 medewerkers.
• AFAS hanteert voor HRM/Payroll een ondergrens van 25 gebruikers of medewerkers.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke extra kosten zijn er?

Let op kosten buiten het basistarief:

• Digitaal ondertekenen bij Humanwave: €0,45 per verzonden document.
• Digitaal ondertekenen bij Employes: €1 per tekenverzoek.
• Declaratiemodule Expense van Visma Nmbrs: een meerprijs vanaf €10 per maand.
• Opstartkosten bij SD Worx: in vergelijkingsdocumenten stond een eenmalig bedrag van €500 tot €1.000, afhankelijk van het pakket.
• Opstartkosten bij Buddee: kosten bij overname van complexe personeelsdossiers.

Loon Salarissoftware werkt niet met maandbedragen, maar met vaste jaarlicenties:

• LoonBasis: €415 per kalenderjaar.
• LoonPro: €733 per kalenderjaar.

Hoe komen loongegevens in je boekhouding?

Na elke loonrun moeten de nettolonen, loonheffingen en sociale lasten in je boekhouding komen. Dat gebeurt met een journaalpost: een boeking van deze bedragen. Een goede koppeling voorkomt handmatig overtypen en boekhoudkundige fouten.

De koppelingen verschillen per aanbieder:

• Visma Nmbrs koppelt direct met pakketten als Moneybird, Exact Online en e-Boekhouden.nl.
• Humanwave koppelt met Exact Online, Exact Globe, SnelStart en Twinfield.
• Buddee wisselt direct gegevens uit met Exact Online. Je hoeft loonjournaalposten daardoor niet handmatig te downloaden of uploaden.

Werkt de koppeling automatisch?

Niet elke koppeling wisselt gegevens direct uit. Loon Salarissoftware maakt voor diverse boekhoudpakketten een exportbestand. Dat moet je zelf in je boekhouding importeren.

AFAS biedt in Profit een API: een technische verbinding om gegevens tussen systemen uit te wisselen.

Vraag vooraf aan de softwareleverancier of de koppeling met je boekhoudprogramma automatisch werkt of een handmatige tussenstap nodig heeft.

Wanneer kun je je contract opzeggen?

De contractduur en opzegtermijn verschillen sterk per aanbieder:

• Employes hanteert een opzegtermijn van 1 maand.
• Humanwave heeft een contract voor onbepaalde tijd. De opzegtermijn is minimaal 3 maanden, tegen het einde van de maand.
• Loket.nl hanteert bij rechtstreekse contracten standaard een overeenkomst van drie jaar. De opzegtermijn is 6 maanden.
• AFAS laat je pas maandelijks opzeggen nadat je 12 maanden licentiefacturen zonder inloopkorting hebt betaald.
• Loon Salarissoftware sluit contracten per kalenderjaar af.

Welke gegevens neem je mee?

Bij een overstap neem je de vaste personeelsgegevens, actuele contracten en verlofsaldi mee. Historische loonstroken en afgesloten loonaangiften blijven vaak in de oude omgeving achter.

Exporteer vóór beëindiging alle opgetelde loongegevens, jaaropgaven en ingezonden aangiften. Die heb je nodig om aan je bewaarplicht te voldoen.

Wanneer stap je over?

Stap bij voorkeur over aan het begin van een nieuw kalenderjaar of kwartaal. Dat maakt de jaarloonoverzichten eenvoudiger en voorkomt dubbele tellingen bij de Belastingdienst.