Salarisadministratie voor je eerste medewerker

Meld je op tijd aan

Zodra je je eerste medewerker aanneemt, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Doe dit zodra de startdatum bekend is, maar uiterlijk op de dag dat je medewerker begint.

Softwarebedrijven regelen deze inschrijving niet automatisch. Sommige pakketten bieden wel een vooraf ingevuld formulier aan, maar je moet de aanvraag zelf doen.

Wat ontvang je na je aanmelding?

Na je aanmelding krijg je een loonheffingennummer en een aangiftebrief van de Belastingdienst. Het loonheffingennummer is je nummer voor de loonaangifte. In de brief staat wanneer en over welke periode je aangifte moet doen.

Gebruik deze gegevens om je administratie in te richten.

Meer dan alleen nettoloon

Als werkgever betaal je niet alleen het nettosalaris. Je bent wettelijk verplicht om loonheffingen in te houden en aan de Belastingdienst te betalen. Loonheffingen bestaan uit:

• loonbelasting;
• premie volksverzekeringen;
• premies werknemersverzekeringen;
• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).

Geldt er een verplichte pensioenregeling?

Controleer vooraf of je onderneming onder een verplichte bedrijfstakpensioenregeling valt: een pensioenregeling voor je sector. Die verplichting geldt ook als je slechts één werknemer hebt. Naast de belastingafdracht doe je dan ook periodiek pensioenaangifte.

Identiteitscontrole vooraf

Vóór de eerste werkdag moet je de identiteit van je werknemer controleren met een origineel en geldig identiteitsbewijs. Een rijbewijs is niet voldoende, omdat de nationaliteit daarop ontbreekt. Bewaar een leesbare kopie tot ten minste vijf jaar na het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigt.

Welke gegevens leg je schriftelijk vast?

Binnen één week na indiensttreding moet je de kerngegevens van het contract schriftelijk vastleggen, zoals:

• de functie;
• de startdatum;
• de werktijden;
• het salaris.

Overige afspraken verstrek je binnen één maand. Denk aan vakantiedagen, de opzegtermijn en een eventuele collectieve arbeidsovereenkomst (cao).

Software biedt vaak standaardvoorbeelden voor contracten of laat je bepalingen selecteren. Bij afwijkende situaties vervangt dit geen juridisch maatwerk.

Eerste uitbetaling en minimumloon

Bij de eerste salarisbetaling moet je een loonstrook verstrekken. Het bruto-uurloon moet minimaal voldoen aan het wettelijk minimumloon. Vanaf 1 juli 2026 is dit voor werknemers van 21 jaar en ouder vastgesteld op €14,99 bruto per uur.

Wat vermeld je op de loonstrook?

Op de loonstrook staan onder meer:

• het brutosalaris;
• de ingehouden loonheffingen;
• de gewerkte uren;
• het minimumloon dat van toepassing is;
• eventuele pensioenpremies.

Zodra het loon of de inhoudingen veranderen, moet je opnieuw een loonstrook verstrekken.

Zelf doen met salarissoftware

Doe je de administratie zelf? Dan kies je tussen een maandabonnement en een vaste jaarlicentie. Sommige pakketten richten zich specifiek op één medewerker en zijn maandelijks opzegbaar. Andere werken met vaste jaarkosten of een minimumaantal medewerkers.

Geldt er een verplichte cao? Controleer dan of de software jouw sector ondersteunt en automatisch pensioenaangiften verzorgt.

Volledig uitbesteden

Wil je geen salarisberekeningen maken? Dan kun je de loonadministratie uitbesteden aan een dienstverlener. Je levert zelf uren en wijzigingen aan en keurt de salarisverwerking goed.

Ook bij uitbesteden blijf je als werkgever altijd zelf juridisch verantwoordelijk voor de juistheid van de loonaangifte en de tijdige betaling.

Kosten per loonstrook en medewerker

Naast de vaste softwarekosten betaal je vaak per verwerkte loonstrook of per actieve medewerker. Controleer de minimale afname in het contract. Sommige aanbieders rekenen bijvoorbeeld voor minimaal vijf of tien medewerkers per maand. Daardoor betaal je voor één werknemer toch een hoger starttarief.

Welke extra kosten kunnen erbij komen?

Extra functies brengen vaak variabele kosten met zich mee. Denk aan digitaal ondertekenen van contracten, bijvoorbeeld voor €1 per tekenverzoek.

Bij uitbesteden rekenen sommige partijen eenmalige kosten voor de inrichting of opstart. Ook kan er een opslag gelden bij wisselende uren of een cao.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoe komen loonkosten in je boekhouding?

Een goede salarisapplicatie stuurt na iedere salarisverwerking automatisch een journaalpost naar je boekhoudpakket. Dat is een boeking van de loonkosten, te betalen nettolonen en af te dragen loonheffingen. Zo komen deze bedragen direct op de juiste grootboekrekeningen: de categorieën in je boekhouding.

Betaalbestanden voor de bank

De software maakt meestal een SEPA-betaalbestand voor het nettoloon en de Belastingdienst. Dit bestand bevat de betaalopdrachten voor je bank. Je laadt het in één keer in bij je zakelijke bankrekening, zodat je de betalingen niet handmatig hoeft over te typen.

Bewaarplicht van zeven jaar

Je moet je salarisadministratie volgens de fiscale wetgeving zeven jaar bewaren. Stop je bij een aanbieder of stap je over? Exporteer dan direct alle oude loonstroken, jaaropgaven en loonaangiften.

Bij sommige pakketten verlies je direct na afloop van het abonnement de toegang tot je dossier. Bij andere betaal je een jaarlijks tarief om het archief online te bekijken.

Je aangifteplicht stopt niet vanzelf

Je software opzeggen beëindigt je werkgeversverplichtingen bij de Belastingdienst niet. Zolang je als werkgever geregistreerd staat, moet je aangifte blijven doen.

Ook in periodes zonder loonbetaling moet je een nihilaangifte of nulaangifte indienen: een aangifte zonder loonbetaling. Blijf dit doen totdat de Belastingdienst je afmelding schriftelijk bevestigt.