Zelf verlonen met software of je salarisadministratie uitbesteden?

Wanneer kun je zelf verlonen?

Je keuze tussen salarissoftware en uitbesteden hangt sterk af van je teamgrootte en de vakkennis in je bedrijf. Met maximaal tien werknemers mag je aangifte doen via de eigen software van de Belastingdienst. Die biedt alleen geen volwaardig personeelsbeheer.

Ben je een kleine werkgever met een stabiele loonlijst en administratieve kennis? Dan is zelf verlonen vaak de voordeligste optie. Pakketten zoals Loon Salarissoftware bieden een vaste jaarlicentie voor een onbeperkt aantal werknemers binnen één beroepsgroep.

Werk je met flexibel personeel? Dan past een pakket als Employes, met een tarief per loonstrook, beter.

Wat verandert als je bedrijf groeit?

Groei je door naar 25 tot 75 werknemers? Dan loont het om salarisverwerking en personeelsbeheer samen in eigen beheer te houden.

• Visma Nmbrs hanteert een minimum van tien medewerkers en rekent af op actieve verloningen.
• AFAS Software richt zich op grotere werkgevers. Voor HRM en Payroll geldt een minimum van 25 medewerkers of gebruikers.

Heb je geen interne salarisadministrateur? Dan beschermt uitbesteden je tegen fouten.

• Buddee hanteert een minimum van vijf loonstroken voor de salarisverwerking.
• Humanwave kent instaptarieven met een minimum vanaf €130 per maand.

Vaste lonen of maandelijkse wisselingen

Ontvangt iedereen maandelijks hetzelfde salaris? Dan vraagt de salarisverwerking nauwelijks beheer. Je kunt dan zelf verlonen of kiezen voor een beperkte uitbestede dienst, zoals Buddee Payroll Easy. Dit pakket verwerkt de loonstroken voor je, maar accepteert geen variabele wijzigingen.

Bij overwerk, wisselende uren, bonussen en onkostenvergoedingen verschuift het werk van berekenen naar controleren. Verwerk je dit zelf met software zoals Visma Nmbrs? Dan voeren werknemers hun declaraties en verlof zelf in via de app. Dat scheelt overtikwerk voor je salarisadministrateur.

Wie controleert bij uitbesteden?

Besteed je een salarisadministratie met veel wijzigingen uit? Let dan op het controleproces. Humanwave werkt bijvoorbeeld als volgt:

• Je kunt wijzigingen 24/7 digitaal aanleveren.
• Je krijgt conceptloonstroken.
• Je krijgt een rapportage voor controle en akkoord.
• Pas daarna volgt de definitieve salarisverwerking.

Ook als je uitbesteedt, blijf je verplicht om te controleren. De Belastingdienst houdt je als werkgever altijd verantwoordelijk voor een juiste en tijdige loonaangifte. Dat geldt ook als een externe partij het rekenwerk doet.

Wat verplicht je cao je te doen?

Valt je bedrijf onder een cao? Dat kan direct zijn of via een algemeenverbindendverklaring: de cao geldt dan voor de hele bedrijfstak. Je moet je dan houden aan regels voor periodieke loonsverhogingen, toeslagen, overwerk en pensioenafdrachten. Een eenvoudig salarispakket zonder cao-ondersteuning schiet dan al snel tekort.

Software voor eigen salarisverwerking ondersteunt deze regels vaak met vooraf ingestelde cao-modellen:

• AFAS bevat standaard meer dan 200 cao's.
• Employes ondersteunt ruim 35 cao's.
• Visma Nmbrs biedt cao-modellen voor vrijwel alle bekende branches.

Controleer vóór aanschaf altijd of de leverancier jouw cao daadwerkelijk bijhoudt.

Wat betekent je cao bij uitbesteden?

Bij uitbesteden betaal je vaak een toeslag voor ingewikkelde cao-regels. Buddee biedt een variant zonder cao en het Payroll Complex-pakket, dat cao-regels wel meeneemt. Humanwave rekent een hoger maandtarief zodra een cao van toepassing is.

Vergeet naast de cao het verplichte bedrijfstakpensioenfonds niet. Je softwareleverancier of externe salarisverwerker moet de juiste pensioengrondslagen kunnen berekenen: de bedragen waarover je pensioenpremies berekent. Ook moet deze de periodieke pensioenaangifte foutloos kunnen aanleveren.

Wat moet er op de loonstrook staan?

Volgens de wet moet een loonstrook de volgende gegevens bevatten:

• Het brutoloon.
• Een overzicht van de toeslagen.
• De contractgegevens.
• Het wettelijke minimumloon dat van toepassing is.

In 2026 bedraagt het wettelijke minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder:

• €14,71 vanaf 1 januari.
• €14,99 vanaf 1 juli.

Je bent als werkgever verplicht een loonstrook te verstrekken bij de eerste salarisbetaling. Dat moet ook telkens als het loon of de inhoudingen veranderen. De meeste moderne pakketten bieden digitale loonstroken via een werknemersportaal of mobiele app, zoals Mijn LoonDossier, MijnLoket of AFAS Pocket.

Wanneer moet je aangifte doen en betalen?

De volgende inhoudingen moeten op vaste data bij de Belastingdienst binnen zijn:

• Loonbelasting.
• Premies volksverzekeringen.
• Premies werknemersverzekeringen.
• De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).

Voor maandaangiften in 2026 gelden bijvoorbeeld deze uiterste indien- en betaaldatums:

• September: 31 oktober 2026.
• Oktober: 30 november 2026.

Verwerk je de salarissen zelf met software? Dan moet je deze deadlines zelf bewaken. Besteed je uit, spreek dan een vaste interne aanleverdatum af voor wijzigingen. Zo houd je voldoende tijd om de proefberekening te controleren vóór de definitieve indiening.

Welke kosten bewegen mee met je personeelsbestand?

Naast de vaste softwarelicentie of het basisabonnement betaal je vrijwel altijd kosten die afhangen van je personeelsbestand. Voorbeelden zijn:

• Employes: €7 per loonstrook in het Salaris-pakket en €9 per loonstrook inclusief HR.
• Buddee: bij uitbesteden €8,50 per loonstrook zonder cao en €13,50 per loonstrook met cao. Beide varianten hebben een minimumafname van vijf loonstroken per periode.
• Humanwave: bij uitbesteden €20,50 per actieve overeenkomst per maand, met een minimum van €130 per maand. Met een cao betaal je €22,50, met een minimum van €150 per maand.

Let bij Humanwave op de eenheid: heeft een medewerker meerdere contracten, dan betaal je per contract.

Wat kosten extra functies en gebruikers?

Let ook op de tarieven voor aanvullende functies:

• Humanwave: een digitale handtekening kost €0,45 per verzonden document.
• Employes: een digitale handtekening kost €1 per verzoek. Urenregistratie kost €2 per medewerker.

Controleer daarnaast de kosten voor gebruikers en het inrichten van de software:

• Visma Nmbrs: rekent niets per login en factureert alleen op basis van actieve verloningen.
• Loon Salarissoftware: rekent €87 per kalenderjaar voor een extra inlog die je niet gelijktijdig kunt gebruiken. Een extra LoonNet-gebruiker kost €415.
• SD Worx: toont voor sommige mkb-trajecten eenmalige kosten van €500 tot €1.000 voor de invoering.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Handmatig overzetten of automatisch koppelen?

De journaalposten uit je loonadministratie moeten in je financiële administratie komen. Dat zijn de boekingen van je loonkosten. Er is een belangrijk verschil tussen handmatig bestanden overzetten en een automatische koppeling via een API: een verbinding waarmee software gegevens uitwisselt.

Loon Salarissoftware werkt met exportbestanden voor pakketten zoals Exact, AccountView en SnelStart. Je exporteert een bestand en importeert dat handmatig in je boekhouding. Dit werkt betrouwbaar, maar vraagt elke maand een handmatige actie.

Welke pakketten hebben directe boekhoudkoppelingen?

Wil je gegevens automatisch overzetten? Kies dan software met een directe koppeling.

• Employes biedt gratis, zelf ontwikkelde koppelingen met e-Boekhouden en Moneybird. Die zetten journaalposten automatisch door.
• Visma Nmbrs wisselt gegevens direct uit met onder meer Exact Online, Moneybird en Twinfield.

Ook bij uitbesteden via Buddee, Loket.nl of Humanwave staan journaalposten automatisch klaar voor pakketten als Twinfield, SnelStart en Yuki.

AFAS biedt standaard een API binnen Profit. Controleer vooraf wie de koppeling met externe software bouwt en onderhoudt.

Wanneer kun je overstappen of opzeggen?

Stap bij voorkeur per 1 januari over naar een andere salarisdienstverlener. Dat sluit aan bij de fiscale jaartotalen, ook wel cumulatieven genoemd. Controleer daarom op tijd de verplichtingen in je contract.

• Loket.nl: hanteert voor werkgevers in beginsel contracten van drie kalenderjaren, met een opzegtermijn van zes maanden.
• AFAS: je moet eerst twaalf maanden licentiekosten hebben betaald voordat je maandelijks kunt opzeggen.
• Humanwave: hanteert een opzegtermijn van minimaal drie maanden tegen het einde van een kalendermaand.
• Employes en Visma Nmbrs: bieden contracten die je maandelijks kunt opzeggen, zonder boeteclausules.

Welke gegevens moet je bewaren?

Je salarisadministratie is een belangrijk onderdeel van je bedrijfsadministratie. Volgens de Belastingdienst geldt hiervoor een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Stel daarom vóór het einde van je contract de volgende gegevens veilig:

• Historische loonstroken.
• Loonstaten.
• Jaaropgaven.
• Aangiftebevestigingen.

Sluit je je account bij een aanbieder? Controleer dan hoe je toegang houdt tot het archief. Bij Loon Salarissoftware betaal je na beëindiging bijvoorbeeld €87 per kalenderjaar voor online toegang tot je historische loongegevens.

Neem daarnaast altijd de stamgegevens, de vaste basisgegevens van je medewerkers, en openstaande verlofsaldi mee naar je nieuwe systeem.