Van eerste medewerker tot loonadministratie

Nee, voor de loonadministratie mag je de identiteit niet vaststellen met een rijbewijs. Gebruik een geldig paspoort, een identiteitskaart of een erkend verblijfsdocument. Controleer je de identiteit niet op de juiste manier, dan moet je het anoniementarief van 52% toepassen.

Met 10 of minder medewerkers mag je handmatig loonaangifte doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bij meer dan 10 medewerkers moet je commerciële software gebruiken die is aangesloten op Digipoort. Blijf je bij groei met de hand invoeren, dan maak je sneller fouten of doe je te laat aangifte. Een te late aangifte kost € 83. Betaal je te laat, dan is de boete 3% van het bedrag, tot maximaal € 6.709.

Binnen de werkkostenregeling (WKR) is je vrije ruimte, het budget voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, 2.00% van de loonsom tot €400.000. Over de loonsom daarboven is de vrije ruimte 1.18%. Geef je meer uit dan die vrije ruimte, dan moet je over het meerdere 80% eindheffing betalen.

Je moet maximaal 104 weken minstens 70% van het brutoloon doorbetalen. In het eerste jaar mag dit bedrag niet onder het wettelijke minimumloon komen: vul het aan als 70% lager uitvalt. Houd je je niet aan de regels voor loondoorbetaling, dan overtreed je het burgerlijk recht en riskeer je ernstige arbeidsconflicten en sancties van het UWV.

Je mag de lage AWf-premie voor werkloosheid van 2.74% alleen toepassen bij een schriftelijk contract voor onbepaalde tijd dat geen oproepovereenkomst is. Bij een tijdelijk of flexibel contract is het hoge tarief van 7.74% verplicht. Pas je ten onrechte het lage tarief toe en eindigt het contract binnen twee maanden, dan moet je dit met terugwerkende kracht corrigeren.

Je loonadministratie en loonstaten bewaar je 7 jaar. Kopieën van identiteitsbewijzen bewaar je minstens 5 jaar na het einde van het dienstverband. Verwijder je gegevens te vroeg, dan riskeer je een boete bij een belastingcontrole.

Nee, de maximale belastingvrije vergoeding onder de 30%-regeling is in 2026 €78.600 per jaar. Dit maximum hangt samen met de grens van €262.000 uit de Wet normering topinkomens (WNT). Het belastbare loon van je medewerker mag bovendien niet onder de geïndexeerde inkomensgrens van €48.013 komen, anders vervalt de regeling met terugwerkende kracht.

Je moet je medewerker uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek langdurig ziek melden bij het UWV: de 42e-weeksmelding. Mis je deze deadline uit de Wet verbetering poortwachter, dan kun je een administratieve boete krijgen van maximaal €455.