Klassieke zakelijke creditcard of corporate spend card kiezen

Groei je van zelfstandig ondernemer naar een team dat uitgaven doet? Kies dan eerst hoe je die kaartuitgaven financiert. Een spend card of corporate card is op zichzelf geen financieringsvorm. Je kiest tussen kortlopend lenen en vooraf eigen geld klaarzetten.

Klassieke charge card

Bij een charge card schiet de uitgever de bedragen voor. Je betaalt het volledige saldo elke maand in één keer terug. Er is geen doorlopend krediet met gespreide betaling. Voorbeelden zijn ICS Mastercard Business, ING Businesscard, Rabo BusinessCard en American Express Business Gold.

Dit model past als medewerkers geen eigen geld meer mogen voorschieten, maar je als bedrijf de gebruikelijke dertig dagen betalingsuitstel wilt behouden.

Prepaid- en debet-spend-cards

Veel moderne uitgavenplatforms, zoals Airwallex Explore, Soldo en Qonto Essential, werken met debetkaarten of prepaidkaarten. Deze kaarten geven geen krediet: medewerkers geven geld uit dat al op de rekening of in de digitale portemonnee staat.

Je krijgt geen krediettoetsing en gaat geen schuld aan. Wel moet je vooraf werkkapitaal storten om je team te laten betalen.

Hybride platforms

Sommige platforms bieden beide mogelijkheden:

• Moss Debit: je stort vooraf geld.
• Moss Credit: een zakelijke kredietlijn tot €2.500.000 en betalingstermijnen tot 60 dagen.
• Pleo: op het Build-pakket kun je kiezen voor Negatief Saldo tot maximaal €20.000, mits goedgekeurd.

De acceptatie-eisen verschillen sterk tussen traditionele banken en nieuwe uitgavenplatforms. Ook je rechtsvorm bepaalt waar je terechtkunt.

Rechtsvorm en bedrijfsleeftijd

Sommige uitgavenplatforms sluiten bepaalde rechtsvormen uit. Daarnaast kunnen eisen gelden voor de leeftijd van je bedrijf, je inkomen of je bankhistorie:

• Soldo: accepteert uitsluitend rechtspersonen zoals een bv, geen eenmanszaken.
• Qonto Credit Card: je bedrijf moet minimaal zes maanden geregistreerd zijn.
• American Express Business Gold: je bedrijf moet minimaal één jaar ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel. Als aanvrager moet je daarnaast een bruto jaarinkomen van minimaal €36.000 hebben.
• ING Businesscard: je moet minimaal drie maanden een zakelijke rekening aanhouden met voldoende bijschrijvingen voordat je de kaart kunt aanvragen.

Bij traditionele banken telt je bankhistorie vaak zwaarder.

Toetsing en persoonlijke aansprakelijkheid

Zakelijk krediet valt niet onder de regels voor consumentenkrediet van de AFM, de financiële toezichthouder. De kredietbescherming voor consumenten geldt dus niet voor een zakelijke kaartovereenkomst.

Het BKR, dat kredieten registreert, registreert een zakelijk krediet alleen als het bedrag hoger is dan €1.000 én je persoonlijk aansprakelijk bent voor de terugbetaling. ING voert bij een eenmanszaak of vof wel een BKR-toetsing uit, maar bij een rechtspersoon zoals een bv niet.

Let goed op de aansprakelijkheid in het contract. Bij American Express Business Gold teken je voor hoofdelijke aansprakelijkheid: de hoofdkaarthouder en het bedrijf zijn samen aansprakelijk. Als bv-eigenaar ben je daardoor alsnog privé aansprakelijk voor openstaande kaartschulden.

Je bestedingsruimte hangt af van je omzet, bedrijfshistorie en het type kaart dat je kiest.

Starterslimieten bij banken

Bij ICS en ABN AMRO geldt voor bedrijven die korter dan twee jaar bestaan vaak een maximale starterslimiet van €500 voor het hele bedrijf. Dat is voldoende voor een paar softwareabonnementen, maar te krap om meerdere medewerkers zelfstandig te laten inkopen.

Voor de Rabo BusinessCard gelden deze limieten:

• Standaardlimiet: €5.000 per kaart.
• Zelf instellen: tussen €1.000 en €10.000 via de online bankomgeving.
• Verhogen op aanvraag: tot maximaal €50.000.

Kredietruimte bij corporate spend cards

Uitgavenplatforms met kredietopties beoordelen je limiet op basis van actuele transactiegegevens of jaarcijfers:

• Pleo Build: Negatief Saldo tot €20.000, rentevrij als je het binnen dezelfde maand aanvult.
• Qonto Credit Card: maximaal €15.000 per maand, mits je al zes maanden klant bent.
• Moss Credit: kredietlijnen tot maximaal €2.500.000, afhankelijk van een individuele financiële beoordeling.

Saldo- en walletlimieten

Kies je voor een debet- of prepaidmodel zoals Airwallex Explore of Soldo Plus? Dan is je bestedingsruimte precies gelijk aan het saldo in je wallet, je digitale portemonnee. Je loopt dan geen risico op schulden of rente, maar moet wel op tijd bijstorten.

Als medewerkers namens je bedrijf betalen, wil je misbruik voorkomen. Je wilt niet elke betaling achteraf handmatig hoeven te corrigeren.

Fysieke versus virtuele kaarten

Traditionele banken leveren vooral fysieke plastic kaarten. Voor een extra kaart betaal je:

• ABN AMRO: €37,50 per jaar.
• ICS: €43 per jaar.

ICS biedt via ICS Payment Control ook virtuele kaarten, maar daarvoor is een aparte inrichting nodig.

Uitgavenplatforms leveren direct virtuele kaarten voor online aankopen en abonnementen:

• Airwallex Explore: bevat 5 gebruikers voor werknemerskaarten en tot 10 bedrijfskaarten. Extra gebruikers kosten €5 per maand.
• Qonto Essential: bevat standaard 5 fysieke kaarten en 50 virtuele kaarten.
• Soldo Plus: bevat 3 gebruikers en 3 fysieke of virtuele kaarten. Extra plastic kaarten kosten eenmalig €5 per stuk. Voor extra virtuele kaarten betaal je eenmalig €1 per stuk.

Rechten, rollen en goedkeuringen

Bij klassieke banken stel je per medewerker een vaste maandlimiet in. Dat geeft een grens aan, maar is geen goedkeuringsproces voor uitgaven.

Platforms zoals Airwallex Grow en Moss bieden uitgebreide goedkeuringsprocessen. Een medewerker vraagt vooraf toestemming voor een specifieke aankoop. Pas na akkoord van een manager geeft het platform het aankoopbedrag vrij op de virtuele kaart.

Let op zachte limieten

Controleer altijd of een limiet hard of zacht is. Bij Pleo kan een week- of maandlimiet een zachte grens zijn: de betaling die de limiet overschrijdt, gaat nog door. Daarna blokkeert de kaart pas voor volgende betalingen.

Betaalt je team internationale softwarelicenties of reist het buiten de eurozone? Dan zijn wisselkoersopslagen, extra kosten voor het omwisselen van valuta, van belang.

Wisselkoersopslag bij kaartbetalingen

De meeste traditionele creditcards rekenen een vaste opslag bovenop de officiële wisselkoers. Dit zijn de tarieven van verschillende aanbieders:

• Rabobank: 2,00% koersopslag op betalingen met de Rabo BusinessCard.
• ABN AMRO, ING, ICS en American Express: elk 2,50% wisselkoersopslag over het omgewisselde bedrag.
• Moss: standaard 2,00% wisselkoersopslag via de Mastercard-wisselkoers.
• Pleo Build: 1,75% valutahandelskosten op kaartbetalingen die omwisseling vereisen.
• Soldo: de Mastercard-wisselkoers plus 1,50% opslag.

Valutarekeningen en omrekenen bij Airwallex

Airwallex werkt met rekeningen in verschillende valuta. Voor het omwisselen gelden deze kosten:

• Handmatig omwisselen van belangrijke valuta: 0,5% boven de interbancaire koers, de koers die banken onderling gebruiken.
• Automatisch omwisselen bij een kaartbetaling vanuit een ander saldo: 1,00%.

Een bankafschrift alleen is voor de Belastingdienst geen geldig bewijs voor btw-aftrek. Je hebt een volledige factuur nodig met alle wettelijke gegevens. Alleen voor factuurbedragen tot en met €100 inclusief btw geldt een vereenvoudigde regeling waarbij een kassabon volstaat.

Boekhoudkoppeling versus onkostenbeheer

Veel ondernemers verwarren een automatische bankkoppeling met een compleet onkostenplatform. Een bankkoppeling bij Rabobank of ING stuurt alleen de afschrijving door naar Exact Online. Je medewerkers moeten bonnen nog steeds apart scannen, handmatig toevoegen en btw-codes selecteren.

De kosten van deze bankkoppelingen zijn:

• Rabobank: €2 per maand per koppeling.
• ING: €3,25 per maand per rekening.

Uitgavenplatforms zoals Pleo Build, Moss en Soldo Plus sluiten direct aan op Exact Online. De medewerker fotografeert de bon direct na de betaling in de app. Het platform koppelt de bon en leest de btw uit met OCR, automatische tekstherkenning. Daarna stuurt het de boeking met bijlage en categorieën rechtstreeks naar je grootboek, het overzicht van je boekingen.

Privé-uitgaven van personeel

Privékosten zijn niet automatisch aftrekbaar als je ze zakelijk betaalt. De Belastingdienst staat geen btw-aftrek toe op privé-uitgaven. Richt je administratie zo in dat je deze uitgaven direct markeert en verrekent met het salaris.

Naast vaste pakketprijzen, extra kaartbijdragen en wisselkoersopslagen zijn er bijkomende kosten die niet altijd opvallen.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Rente en aflossingen

Bij de meeste zakelijke kaarten (ABN AMRO, ING, Rabobank, ICS) los je het volledige saldo maandelijks af via automatische incasso. Rente over openstaande bedragen ontstaat pas als een incasso mislukt of als je de betalingstermijn van ICS overschrijdt. Bij ICS moet je uiterlijk 21 dagen na de maandafsluiting betalen.

Bij Pleo is het Negatief Saldo rentevrij zolang je het binnen dezelfde kalendermaand terugbetaalt.

Wat kosten uitgebreide systeemkoppelingen?

Let bij traditionele kaarten op de kosten als je uitgebreide systeemkoppelingen wilt. Een standaard bankkoppeling kost enkele euro's per maand. Voor ICS Smart Data Connect betaal je:

• Eenmalige aansluitkosten: €1.500.
• Jaarlijkse gebruikskosten: €1.500.

Voor een klein team is zo'n traditionele koppeling daardoor vaak niet rendabel.

Software-uitbreidingen per gebruiker

Bij uitgavenplatforms betaal je vaak per actieve gebruiker of per uitgebreide module:

• Pleo Build: minimaal 3 gebruikers voor €14 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering.
• Qonto Teamuitgavenbeheer: na de eerste gratis maand €49 per maand exclusief btw bovenop je basisabonnement. Deze uitbreiding biedt uitgebreide goedkeuringsprocessen.

Is je kaart gestolen, zie je onterechte betalingen of levert een leverancier niet? Dan gelden andere regels dan bij een particuliere rekening.

Fraude en betwiste betalingen

Een zakelijke kaartbetaling kun je niet eenvoudig terugdraaien zoals een automatische incasso. Wil je een betaling betwisten via een chargeback, een verzoek om terugbetaling? Een uitgever zoals ICS vereist dat je eerst schriftelijk contact opneemt met de leverancier om het geschil samen op te lossen. Pas als dat aantoonbaar mislukt, kun je een formeel betwistingsformulier indienen.

In de beheeromgeving van moderne uitgavenplatforms kun je een onveilige virtuele kaart met één klik tijdelijk blokkeren of definitief verwijderen. Andere kaarten en teamleden hebben daar geen last van.

Medewerkersmisbruik en aansprakelijkheid

Sommige zakelijke kaarten bieden een verzekering tegen ongeoorloofd gebruik door medewerkers. Voor de ABN AMRO Corporate Card geldt:

• Dekking voor medewerkersmisbruik: tot maximaal €15.000 per gebeurtenis.
• Eigen risico: €50 per voorval.

Controleer vooraf de polisvoorwaarden en meldplichten. Nalatigheid kan dekking uitsluiten.

Bescherming van je tegoeden

Traditionele banken vallen onder het Nederlandse depositogarantiestelsel (DGS), dat tegoeden beschermt tot €100.000 per bank. Bij een eenmanszaak tellen je zakelijke en privétegoeden bij dezelfde bank samen mee. Een bv heeft een eigen bescherming tot €100.000.

Bij elektronischegeldinstellingen, zoals Airwallex, Moss, Pleo en Soldo, valt je saldo niet onder het depositogarantiestelsel. Zij moeten je tegoeden apart houden via een afgescheiden stichting of derdengeldenrekening. Deze bescherming heet safeguarding en houdt je geld veilig bij een faillissement van het platform zelf.