Zakelijke creditcard of zakelijke rekening: wat heb je nodig?

Wil je betalen of lenen?

Veel startende ondernemers en zzp'ers twijfelen tussen een zakelijke rekening met betaalpas en een losse zakelijke creditcard. De belangrijkste vraag is of je alleen betalingen wilt regelen, of krediet nodig hebt om uitgaven uit te stellen.

Een zakelijke betaalpas schrijft uitgaven meteen af van je zakelijke saldo. Je vindt deze passen bij banken zoals Rabobank, ING en ABN AMRO, maar ook bij digitale platforms zoals Wise Business en Revolut Business. Je geeft alleen geld uit dat al op je rekening staat.

Betekent 'Credit' dat je geld leent?

Niet elke kaart met het logo van Mastercard of Visa biedt krediet. Zo biedt bunq een zakelijke kaart aan met het opschrift 'Credit', maar deze schrijft bedragen direct van je rekeningsaldo af. Je leent hiermee niets en kunt niet rood staan.

Wanneer betaal je een charge card terug?

De meeste zakelijke creditcards in Nederland zijn in werkelijkheid charge cards: kaarten waarmee je uitgaven achteraf volledig betaalt. Aanbieders zoals ICS (Mastercard Business) en American Express schrijven het openstaande bedrag periodiek in één keer af. Betaal je bij ICS zelf, dan moet je uiterlijk binnen 21 dagen na de maandafsluiting betalen.

Wil je facturen over meerdere maanden gespreid aflossen? Dan is een standaard zakelijke creditcard of betaalpas niet geschikt. Daarvoor heb je specifiek zakelijk krediet nodig, of werkkapitaalfinanciering: financiering voor je lopende bedrijfsuitgaven.

Is een zakelijke rekening verplicht?

Volgens de KVK is een aparte zakelijke rekening wettelijk alleen verplicht voor een besloten vennootschap (bv). Voor een eenmanszaak, vof, maatschap of cv is dit niet verplicht. De voorwaarden van privérekeningen verbieden zakelijk gebruik wel vrijwel altijd.

Niet elke aanbieder accepteert elke ondernemingsvorm. Soldo en Spendesk bedienen bijvoorbeeld uitsluitend rechtspersonen en sluiten eenmanszaken uit. bunq Free Business is juist specifiek bedoeld voor freelancers.

Hoelang moet je bedrijf bestaan?

Als starter krijg je bij zakelijke creditcards vaker met toelatingseisen te maken dan bij een zakelijke betaalrekening. Een bankrekening open je doorgaans direct na je KVK-inschrijving met een geldig identiteitsbewijs en je KVK-nummer.

Voor een creditcard stellen aanbieders vaak strengere voorwaarden:

• Bij American Express Business Gold moet je bedrijf minimaal 1 jaar ingeschreven staan bij de KVK. Ook heb je een bruto jaarinkomen van minimaal €36.000 nodig.
• Voor de ING Businesscard moet je minstens 3 maanden een zakelijke rekening hebben en voldoende inkomsten laten bijschrijven.

Wanneer ben je persoonlijk aansprakelijk?

Bij een eenmanszaak ben je altijd hoofdelijk aansprakelijk voor gemaakte schulden: je bent persoonlijk verantwoordelijk voor het volledige bedrag. BKR registreert zakelijke kredieten boven €1.000 als je persoonlijk aansprakelijk bent. ING voert bij een eenmanszaak en vof een BKR-toets uit, een controle van je kredietgegevens.

Een bv beschermt je niet automatisch tegen privéschulden op een kaart. Aanbieders zoals American Express stellen zowel het bedrijf als de hoofdkaarthouder hoofdelijk aansprakelijk. Controleer deze contractvoorwaarden altijd vooraf.

Welke limiet krijg je als starter?

Als starter krijg je bij een creditcard zelden direct een hoge bestedingsruimte. Banken beperken hun risico met vaste voorwaarden voor starters.

• Bij ABN AMRO geldt voor de Business Card een maximale bedrijfslimiet van €500 als je bedrijf korter dan 2 jaar bestaat.
• Bij ICS Mastercard Business geldt voor starters een bestedingslimiet van €500.

Dit bedrag is voldoende voor kleinere zakelijke softwareabonnementen. Het is te laag om grote voorraden in te kopen of meerdere hotelkamers en borgsommen tegelijk te reserveren.

Hoeveel kun je uitgeven vanuit je saldo?

Bij een zakelijke rekening met een betaalpas hangt je bestedingsruimte uitsluitend af van het geld dat je zelf op de rekening stort. Heb je voldoende geld beschikbaar voor je lopende bedrijfsuitgaven? Dan biedt dit je als starter vaak meer bestedingsruimte dan een kredietlimiet van €500.

Welke limiet heeft de Rabo BusinessCard?

Bij Rabobank gelden voor de Rabo BusinessCard deze limieten:

• De standaardlimiet is €5.000.
• Via internetbankieren kun je de limiet instellen tussen €1.000 en €10.000.

De bank schrijft het maandtotaal altijd af, ook als er op dat moment onvoldoende saldo op je betaalrekening staat.

Heb je een fysieke kaart nodig?

Werk je alleen, dan heb je vaak genoeg aan één fysieke pas. Soms volstaat een virtuele kaart: een digitale kaart in je telefoon voor online software en leveranciers. bunq Free Business en Finom Solo leveren standaard een virtuele kaart mee.

Bij N26 Business Standard staat de rekening uitsluitend op je eigen persoonsnaam. Deze rekening ondersteunt geen kaarten voor medewerkers en is alleen bedoeld voor zzp'ers zonder personeel.

Hoe beheer je kaarten voor medewerkers?

Doet je personeel uitgaven namens je bedrijf? Dan zijn limieten per medewerker en meldingen over uitgaven belangrijk. Bij Wise Business kost een extra kaart voor een teamlid eenmalig €4 per stuk, zonder maandelijks abonnement. Je stelt per medewerker dagelijkse of maandelijkse limieten in.

Platforms zoals Revolut Business bieden uitgebreide mogelijkheden om uitgaven van medewerkers te controleren. Voor de Expenses-app betaal je wel €8 extra per actieve gebruiker per maand. Controleer dus of softwarebeheer per gebruiker inbegrepen is.

Welke wisselkoersopslag betaal je?

Betaal je regelmatig buitenlandse leveranciers of koop je gereedschap in dollars of Britse ponden? Dan kan het type kaart veel verschil maken in de kosten. Traditionele creditcards rekenen vrijwel altijd een wisselkoersopslag: een toeslag bovenop de gebruikte referentiekoers.

• ICS Mastercard Business, American Express en ABN AMRO Business Card rekenen 2,50% koersopslag.
• Rabobank rekent 2% bij de creditcard en 1,40% bij pinbetalingen met de zakelijke betaalpas.
• ING rekent 2,50% bij de Businesscard en 1,40% bij de zakelijke betaalpas.

Kun je saldo in meerdere valuta aanhouden?

Doe je veel internationale zaken? Een rekening waarop je meerdere valuta kunt aanhouden, voorkomt onnodig omwisselen. Wise Business biedt zulke rekeningen met omwisselkosten vanaf 0,2%. Je betaalt rechtstreeks vanuit je beschikbare saldo in vreemde valuta, zonder extra opslag.

Let ook bij andere financiële technologiebedrijven op de voorwaarden. Voor Revolut Business Basic geldt:

• Je kunt maandelijks €1.000 wisselen zonder vaste opslag.
• Daarboven betaal je 0,6% extra.
• In het weekend, buiten de openingstijden van de valutamarkt, geldt een toeslag van 1%.

Wat kost contant geld opnemen?

Contant geld opnemen met een zakelijke creditcard is duur. American Express rekent:

• 3,5% over het opgenomen bedrag;
• een minimum van €4,50 per transactie.

Gebruik voor contante opnames bij voorkeur je gewone zakelijke betaalpas.

Is een banktransactie voldoende voor btw-aftrek?

Volgens de Belastingdienst mag je voorbelasting, de btw op je zakelijke aankopen, alleen aftrekken met een juiste factuur. Een afschrijving op je rekeningoverzicht of een creditcardbonnetje is juridisch geen factuur.

Bij uitgaven tot maximaal €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur, mits alle verplichte basisgegevens erop staan. Boven dat bedrag moet je een volledige factuur bewaren.

Zijn privé-uitgaven met een zakelijke kaart aftrekbaar?

Betaal je per ongeluk een privé-uitgave met je zakelijke pas of creditcard? Dan blijft het voor de belasting een privé-uitgave. Privéonttrekkingen, geld dat je uit je bedrijf haalt voor privégebruik, zijn nooit aftrekbaar van je ondernemingswinst. Het maakt niet uit welke betaalpas je gebruikt.

Wat kost een boekhoudkoppeling?

Veel banken rekenen aparte abonnementskosten om transacties automatisch door te sturen naar software zoals Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden.nl.

• Bij Rabobank kost de BoekhoudKoppeling €2 per maand per rekening.
• ING rekent €3,25 per maand exclusief btw per gekoppelde rekening.

Bij losse creditcards zijn automatische gegevenskoppelingen vaak gericht op grote bedrijven. Voor de Smart Data Connect-koppeling van ICS betaal je:

• eenmalig €1.500 aansluitkosten;
• jaarlijks €1.500 gebruikskosten.

Voor een zzp'er is zo'n koppeling niet rendabel. Handmatig exporteren werkt dan beter.

Welke kosten vallen buiten het standaardpakket?

Naast de vaste pakketprijs en transactiekosten rekenen aanbieders extra kosten voor uitzonderingen en aanvullende diensten. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat gebeurt er als je te laat betaalt?

Zakelijke creditcards zoals die van ICS en banken moet je maandelijks volledig afrekenen. Betaal je het openstaande bedrag niet op tijd? Dan brengt de aanbieder boetekosten en wettelijke rente in rekening. De kosten van rood staan op een zakelijke creditcard kunnen flink oplopen.

Rabobank schrijft creditcarduitgaven altijd aan het einde van de maand af, ook als je onvoldoende saldo hebt. Daardoor kun je direct ongeoorloofd rood staan op je zakelijke betaalrekening.

Welke aanvullende banktarieven zijn er?

Voor aanvullende diensten kunnen deze kosten gelden:

• Vervangende kaart: na verlies of diefstal rekenen banken vaak een vast bedrag voor een nieuwe pas.
• Betwiste transactie: bij een chargeback, een verzoek om een kaartbetaling terug te draaien, kun je administratiekosten betalen als je claim ongegrond blijkt.
• Extra rekening: bij traditionele banken betaal je extra vaste maandlasten voor een aparte valutarekening of een derdengeldenrekening, waarop je geld van anderen beheert.

Houd bij je keuze ook rekening met deze kosten.

Kun je een kaartbetaling zelf terugboeken?

Volgens Betaalvereniging Nederland is een kaartbetaling of pinbetaling geen overboeking. Je kunt een betaling met een zakelijke betaalpas of creditcard niet zomaar via internetbankieren terugboeken, zoals bij een automatische incasso.

Bij zakelijke transacties geldt bovendien niet dezelfde consumentenbescherming als bij een privérekening. De AFM benadrukt dat je niet onder de consumentenkredietregels valt als je handelt vanuit je beroep of bedrijf.

Hoe vraag je een chargeback aan?

Levert een buitenlandse leverancier niets of gaat deze failliet? Dan kun je bij een Mastercard of Visa een chargeback aanvragen: een verzoek om de kaartbetaling terug te draaien. Dit is geen onvoorwaardelijke garantie dat je je geld terugkrijgt.

Volgens de procedures van kaartuitgevers zoals ICS moet je altijd eerst zelf contact opnemen met de verkoper om het probleem op te lossen. Je moet dat contact kunnen aantonen. Pas als dit niet lukt, dien je het geschil met bewijsstukken in bij de kaartuitgever.

Wat doe je bij fraude of diefstal?

Blokkeer je pas direct in de bankapp zodra je onregelmatigheden ziet. Bij digitale rekeningen zoals bunq, Revolut of Wise zet je de kaart binnen enkele seconden zelf uit.

Lees de afspraken over aansprakelijkheid in je zakelijke contract zorgvuldig. Als kaarthouder ben je verplicht je pincode geheim te houden en verlies direct te melden. Ben je nalatig, dan kan je onderneming de volledige schade moeten betalen.