Declaraties, medewerkerskaarten of een uitgavenplatform?

Schieten medewerkers zakelijke uitgaven met eigen geld voor? Dan levert dat werk en stress op bij HR en de financiële afdeling. Een zakelijke kaart voorkomt die privévoorschotten. Het type kaart bepaalt wie de aankoop financiert en wanneer.

Zakelijke debetpas of prepaidkaart

Bij debetkaarten en prepaidkaarten, zoals Wise Business of Airwallex, gaat het aankoopbedrag direct van het zakelijke rekeningsaldo af. Medewerkers hoeven daardoor geen geld voor te schieten.

Je bedrijf moet het saldo wel vooraf op de rekening of in een wallet, een digitale portemonnee, zetten. Bij een standaard debetkaart krijg je geen krediet of uitstel van betaling.

Charge card met maandelijkse afschrijving

ING Businesscard, Rabo BusinessCard, ICS Mastercard Business en American Express Business Gold zijn charge cards: kaarten waarvan je het hele openstaande bedrag maandelijks betaalt. Medewerkers betalen op rekening van de kaartuitgever.

De kaartuitgever incasseert het totale bedrag één keer per maand van de zakelijke rekening. Zo overbrug je een korte betaaltermijn zonder rente, mits je op de incassodag voldoende banksaldo hebt.

Zakelijke creditcard met kredietfaciliteit

Platforms zoals Moss Credit of Pliant bieden zakelijke kaarten met een goedgekeurd kredietbedrag en betaaltermijnen. Bij Pliant kies je bijvoorbeeld voor wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse facturatie.

Moss adverteert met betalingstermijnen tot 60 dagen. Dat geeft je bedrijf langer de beschikking over geld voor lopende uitgaven. Hiervoor moet je onderneming wel een uitgebreide krediettoets doorlopen en financieel worden goedgekeurd.

De toelatingseisen verschillen sterk per type aanbieder. Debetkaarten via softwareplatforms zijn snel te gebruiken. Voor kaarten met krediet of maandelijkse betaling achteraf gelden strengere voorwaarden.

Rechtsvorm en BKR-toetsing

Voor eenmanszaken en vof's voeren traditionele banken zoals ING altijd een BKR-toetsing uit bij een aanvraag voor een zakelijke kaart. Daarbij controleren ze geregistreerde kredieten. Bij een rechtspersoon, zoals een bv, gebeurt dit doorgaans niet op persoonsniveau.

Zakelijke kredieten vanaf €1.000 kunnen bij Stichting BKR worden geregistreerd als vennoten of bestuurders persoonlijk aansprakelijk zijn.

Bedrijfsleeftijd en bankhistorie

American Express stelt voor de Business Gold Card deze eisen:

• Je onderneming staat minimaal één jaar ingeschreven bij de KVK.
• Je bruto jaarinkomen is minstens €36.000.

Voor de Businesscard vereist ING dat je al minimaal drie maanden een actieve zakelijke rekening bij de bank hebt. Daarop moeten voldoende zakelijke bijschrijvingen binnenkomen. Zonder die rekeninghistorie kun je de kaart niet direct aanvragen.

Persoonlijke aansprakelijkheid en borgstelling

Bij American Express en traditionele banken zoals Rabobank teken je vaak voor hoofdelijke aansprakelijkheid naast de onderneming. Dat betekent dat de kaartuitgever de hoofdkaarthouder of pashouder privé kan aanspreken als de onderneming niet betaalt.

Bij financiële technologiebedrijven zoals Pliant of Mobilexpense is het aanbod uitsluitend voor rechtspersonen. Toch kunnen zij bij kredietfaciliteiten tijdens de beoordeling persoonlijke garanties vragen.

De bestedingsruimte van je bedrijf is iets anders dan de kaartlimiet van een medewerker. Hoeveel je bedrijf kan besteden, hangt af van het gekozen model en de kredietwaardigheid van je bedrijf.

Kredietruimte bij banken en charge cards

Traditionele verstrekkers bepalen vooraf de totale bedrijfslimiet. Bij ICS Mastercard Business kan de limiet voor starters bijvoorbeeld beginnen bij €500. Dat levert voor teams direct problemen op bij het betalen van uitgaven.

Voor de Rabo BusinessCard gelden deze limieten:

• De standaardlimiet is €5.000.
• In internetbankieren stel je de limiet zelf in tussen €1.000 en €10.000 per pas.
• Via de bank kun je maximaal €50.000 aanvragen.

American Express hanteert geen vooraf vastgestelde bestedingslimiet. De werkelijke ruimte verandert op basis van je uitgavenpatroon, betaalhistorie en financiële draagkracht.

Limieten bij gespecialiseerde platforms

Moss Credit adverteert met kredietlijnen tot €2.500.000 voor grotere ondernemingen. De hoogte hangt af van een individuele risicobeoordeling.

Pliant richt zich specifiek op bedrijven met aanzienlijke uitgaven. De aanbieder hanteert een richtlijn van minimaal €10.000 aan creditcarduitgaven per maand.

Bij debet- en prepaidoplossingen zoals Wise, Airwallex of SimpledCard krijg je geen extern krediet. De totale bestedingsruimte is precies gelijk aan het saldo dat je financiële afdeling op de rekening of in de digitale portemonnee zet.

Bij declaraties controleer je uitgaven pas achteraf. Met medewerkerskaarten kunnen teamleiders en de financiële afdeling uitgaven vooraf sturen met gerichte limieten en rechten.

Fysieke versus virtuele kaarten

Fysieke kaarten zijn nodig voor medewerkers die onderweg betalen, bijvoorbeeld bij tankstations of tijdens zakenreizen. Virtuele kaarten zijn digitale betaalkaarten voor bijvoorbeeld eenmalige inkopen en online softwareabonnementen.

Bij Wise Business kan elk teamlid maximaal drie digitale kaarten beheren. Platforms zoals Pliant en Moss bieden onbeperkte virtuele kaarten. Je kunt die direct via de software aanmaken en aan budgetten koppelen.

Limieten en categorieblokkades instellen

Om risico's te beperken, stel je per medewerker een dag-, week- of maandlimiet in. Bij ICS Mastercard Business en ABN AMRO Corporate Card kun je contant geld opnemen uitschakelen.

Ook kun je bepaalde leverancierscategorieën blokkeren. Zo kunnen medewerkers de kaart niet gebruiken voor transacties die buiten het goedgekeurde inkoopbeleid vallen.

Goedkeuring: vooraf accorderen of achteraf controleren

Een limiet voorkomt dat een medewerker een budget overschrijdt, maar bewijst niet dat een aankoop zakelijk is. Oplossingen zoals Mobilexpense Declaree, Spendesk of Airwallex Grow voegen daarom goedkeuringsroutes toe.

Teamleiders keuren hierbij eerst de inkoopaanvraag goed. Of ze controleren direct na de betaling de bijgevoegde toelichting, voordat de transactie naar de boekhouding gaat.

Reizen medewerkers internationaal of betalen ze buitenlandse online softwareabonnementen in dollars? Dan kunnen toeslagen voor het omwisselen van valuta zwaarder wegen dan de jaarlijkse kaartbijdrage.

Vaste koersopslag bij bankkaarten

Traditionele zakelijke kaarten rekenen standaard een vaste koersopslag: een toeslag over het aankoopbedrag in vreemde valuta. Deze opslagen verschillen per aanbieder:

• ICS, American Express, ABN AMRO en ING rekenen 2,5%.
• Rabobank rekent 2,0%.
• Pliant rekent 2,5%.
• Moss rekent standaard 2,0% bovenop de Mastercard-wisselkoers.

Betalen vanuit valutategoeden

Platforms waarop je saldo in meerdere valuta kunt aanhouden, werken anders. Bij Wise Business wissel je saldo tegen de middenkoers, het midden tussen de aan- en verkoopkoers. De variabele kosten beginnen bij 0,2% en hangen af van de valuta. Heb je al saldo in die munt, dan betaal je geen omwisselkosten.

Airwallex rekent een opslag boven de interbancaire koers, de koers die banken onderling gebruiken:

• Voor hoofdvaluta's is de opslag 0,5%.
• Voor overige munten is de opslag 1,0%.

Let op: Airwallex kent in Nederland ook een vergoeding van 1,0% voor automatisch omwisselen.

Contant geld opnemen bij geldautomaten

Bij contant geld opnemen betaal je vrijwel altijd vaste transactiekosten en een percentage. Contante transacties zijn lastig administratief te verantwoorden. Daarom schakelen veel financiële teams geldopnames per medewerkerskaart standaard uit.

Een veelgemaakte fout is denken dat een bankafschrift voldoende is voor de Belastingdienst. Een kaarttransactie vervangt de bijbehorende factuur niet. Je moet dus bonnen blijven verzamelen.

Factuureisen voor btw-aftrek

De Belastingdienst staat een vereenvoudigde factuur toe tot maximaal €100 inclusief btw. Op die kassabon moeten deze gegevens duidelijk staan:

• De datum.
• De leverancier.
• De geleverde goederen.
• Het btw-bedrag.

Boven €100 inclusief btw heb je altijd een volledige factuur op naam van de onderneming nodig. Een pintransactie of creditcardafschrift is geen geldig btw-bewijs.

Voor brandstofbonnen geldt een uitzondering. Je mag de btw terugvragen als de betaling via de zakelijke kaart direct naar de onderneming te herleiden is.

Declaratiesoftware versus losse bankkoppelingen

Bij bankpassen van ING of Rabobank sturen bankkoppelingen alleen transactiebedragen door naar software zoals Exact Online. Je moet bonnetjes en btw-codes dan nog handmatig koppelen.

Platforms zoals Mobilexpense Declaree, Moss of SimpledCard sturen medewerkers direct na een transactie een melding op hun telefoon om de bon te fotograferen.

De software koppelt de bon aan de transactie en leest het btw-tarief uit. Daarna exporteert de software de boeking met die gegevens direct naar pakketten als Exact Online, AFAS of Twinfield.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Naast de vaste kaartprijs, koersopslagen en opnamekosten zijn er andere kosten die per aanbieder sterk kunnen verschillen.

Aansluit- en licentiekosten voor softwarekoppelingen

Traditionele bankkaarten vereisen vaak een aparte datakoppeling om transacties automatisch in je administratie te krijgen. Voor ICS Smart Data Connect betaal je bijvoorbeeld:

• €1.500 eenmalige aansluitkosten.
• €1.500 per jaar.

Bij ABN AMRO Corporate Card kan de Exact SRXP Enterprise-koppeling €300 per jaar kosten. Daar komen afzonderlijke maandelijkse gebruikerskosten van Exact bij.

Platform- en gebruikersabonnementen

Declaratieplatforms hanteren vaak een minimumaantal gebruikers. Bij Declaree gelden deze kosten en voorwaarden:

• €8 per gebruiker per maand.
• Een minimum van 20 gebruikers.
• Vanaf €4 per gebruiker per maand extra voor de optionele Mobilexpense Visa-kaarten.

Bij Airwallex Grow betaal je:

• Een maandtarief van €49.
• €12 per maand voor elke extra declaratiegebruiker. Dit tarief verschilt van het goedkopere tarief voor kaartgebruikers.

Rente en incassorisico's

Charge cards bieden doorgaans geen doorlopend krediet. Betaal je de maandfactuur niet op tijd, dan riskeer je boetes, rente en onmiddellijke blokkade van alle medewerkerskaarten.

Let op: Rabobank schrijft creditcardbetalingen ook af als je onvoldoende saldo op de zakelijke rekening hebt. Daardoor kun je ongeoorloofd rood komen te staan en rente over dat tekort moeten betalen.

Is een medewerkerskaart geblokkeerd of zie je onbekende afschrijvingen? Voor zakelijke kaarten gelden andere regels dan voor consumenten.

Geen automatische consumentenbescherming

De AFM en de KVK benadrukken dat je als ondernemer minder wettelijke bescherming hebt dan een consument. De wettelijke aansprakelijkheidslimieten bij fraude gelden niet zomaar voor zakelijke betaalkaarten.

De zakelijke overeenkomst met de kaartuitgever bepaalt volledig je aansprakelijkheid bij verlies, diefstal of misbruik.

Misbruik door eigen medewerkers

Kaartuitgevers maken duidelijk onderscheid tussen externe kaartfraude en medewerkers die interne regels overtreden. Koopt een medewerker zonder toestemming privégoederen, dan vergoedt de kaartmaatschappij dit niet.

In de voorwaarden van bijvoorbeeld Mobilexpense en traditionele banken staat expliciet dat je als rekeninghouder altijd volledig aansprakelijk blijft voor alle handelingen en misbruik door aangewezen pashouders.

Chargeback en geschillenprocedure

Bij niet-geleverde goederen of frauduleuze transacties kun je via Mastercard of Visa een chargeback starten: een procedure om een betaling te betwisten. Rabobank schrijft bij leveringsproblemen wel voor dat je altijd eerst zelf contact opneemt met de verkoper.

Blokkeer bij een vermoeden van fraude de pas direct via de app of online omgeving. Bewaar alle gegevens over bestellingen en communicatie zorgvuldig voor het onderzoek.