Zakelijke betaalkaarten voor medewerkers: grip op limieten en bonnetjes

Uitgaven uitstellen of direct afboeken

Je wilt dat medewerkers kunnen betalen zonder privégeld voor te schieten of elkaars pas te lenen. Welk type kaart past, hangt af van je werkkapitaal: het geld dat je bedrijf beschikbaar heeft voor lopende uitgaven.

De vier kaartvormen

• Zakelijke betaalpas of debetkaart: schrijft direct af van je zakelijke bankrekening, zoals bij bunq of GoDutch. Medewerkers geven nooit meer uit dan het beschikbare rekeningsaldo.
• Prepaid of vooraf opgeladen rekening: je stort vooraf een budget op een verzamelrekening, zoals bij SimpledCard of Spendesk. Pas daarna kunnen medewerkers betalen. Zo blijven uitgaven binnen dat budget, maar moet je bedrijf ze vooraf financieren.
• Charge card: de aanbieder verzamelt de uitgaven en schrijft ze eens per maand automatisch van je zakelijke rekening af, zoals bij Rabobank, ING of ICS. Je krijgt uitstel van betaling zonder doorlopend krediet.
• Creditcard met krediet: de uitgever financiert een flexibele kredietruimte, zoals bij Pliant of goedgekeurd Moss Credit. Dit helpt je werkkapitaal, maar vereist een strenge krediettoets.

Welke rechtsvormen accepteert de aanbieder?

Niet elke kaartaanbieder accepteert dezelfde rechtsvormen. Traditionele banken en partijen als bunq of ICS bedienen eenmanszaken, vof's en bv's. Gespecialiseerde platforms voor uitgavenbeheer richten zich vaker uitsluitend op bv's en grotere mkb-bedrijven.

Hoe lang moet je bedrijf bestaan?

Bij traditionele banken en creditcardmaatschappijen gelden vaste toelatingseisen:

• American Express: voor Business Gold moet je minimaal 1 jaar bij de KVK ingeschreven staan.
• ING: voordat je een Businesscard kunt aanvragen, moet je minimaal 3 maanden een actieve zakelijke rekening met voldoende inkomsten aanhouden.

Wil je als starter direct passen laten uitgeven? Kijk dan naar debetkaarten of platforms voor uitgavenbeheer.

Wanneer ben je persoonlijk aansprakelijk?

Vraag je als eenmanszaak of vof een kaart met bestedingsruimte aan? Dan volgt vrijwel altijd een BKR-toetsing: een controle van je geregistreerde kredieten en betaalgedrag. Bij een bv gebeurt dit niet op dezelfde manier.

Let wel op de voorwaarden. Bij charge cards zoals die van American Express teken je vaak voor hoofdelijke aansprakelijkheid van de hoofdkaarthouder. Dat betekent dat de hoofdkaarthouder persoonlijk aansprakelijk is voor de volledige schuld.

Zakelijk krediet valt buiten het toezicht van de AFM op consumentenkrediet. De wettelijke bescherming voor consumenten geldt dus niet voor je zakelijke overeenkomst.

Hoe bepaalt de aanbieder je bestedingsruimte?

Bij kaarten die je saldo gebruiken en bij prepaidkaarten bepaal je de bestedingsruimte zelf. Medewerkers kunnen betalen zolang er geld op de gekoppelde rekening of in de digitale portemonnee staat. Er is geen vooraf toegekende kredietlimiet.

Bij kaarten met uitgestelde betaling bepaalt de uitgever je limiet op basis van je jaarcijfers en betaalhistorie. Voor de Rabo BusinessCard gelden deze grenzen:

• De standaardlimiet is €5.000 per kaart.
• Via internetbankieren kun je de limiet instellen tussen €1.000 en €10.000.
• Hogere limieten tot €50.000 zijn alleen op aanvraag mogelijk.

Wat gebeurt er bij onvoldoende saldo?

Bij bankkaarten met maandelijkse incasso moet je het beschikbare geld goed bewaken. Rabobank schrijft bijvoorbeeld het openstaande maandsaldo ook af als er onvoldoende geld op je zakelijke rekening staat. Dat kan leiden tot roodstand waarvoor je geen toestemming hebt.

Welke eisen gelden voor een kredietoptie?

Kies je een platform met een kredietoptie? Controleer dan vooraf de toelatingseisen:

• Pleo Overdraft biedt een limiet tot €20.000 als je daarvoor in aanmerking komt.
• Pliant richt zich specifiek op ondernemingen met minimaal €10.000 aan zakelijke kaartuitgaven per maand.

Wanneer kies je fysieke of virtuele kaarten?

Geef buitendienstmedewerkers een fysieke betaalpas. Gebruik virtuele kaarten voor online softwareabonnementen, marketingbudgetten en projecten. Je kunt per leverancier een virtuele kaart aanmaken en die direct stopzetten zonder andere bedrijfsuitgaven te onderbreken.

Bij bunq Pro Business zijn bijvoorbeeld tot 3 Company Cards per gebruiker inbegrepen. Bij platforms voor uitgavenbeheer zoals Moss, Pliant of SimpledCard kun je virtuele kaarten breed toekennen aan projecten of kostenplaatsen: onderdelen waarop je kosten boekt.

Houdt een limiet elke overschrijding tegen?

Controleer hoe een ingestelde medewerkerslimiet werkt:

• Harde blokkade: het systeem weigert de betaling direct aan de kassa als het bedrag boven de limiet uitkomt.
• Zachte limiet: sommige systemen keuren de transactie die de limiet overschrijdt nog goed. Pas daarna weigeren ze volgende transacties. Pleo beschrijft dit bijvoorbeeld voor periodieke limieten.

Welke uitgaven kun je vooraf tegenhouden?

Platforms zoals Moss, SimpledCard en ABN AMRO Corporate Card bieden goedkeuring vooraf in meerdere stappen. Ze bieden ook mogelijkheden om specifieke leverancierscategorieën en geldopnames volledig uit te sluiten.

Welke wisselkoersopslag betaal je?

Reizen je medewerkers of betalen ze buitenlandse softwareabonnementen? Dan krijg je te maken met wisselkoersopslag: een toeslag voor het omrekenen van valuta. Veel traditionele creditcards rekenen een flinke opslag.

• American Express, ICS en ING hanteren 2,50% koersopslag.
• Rabobank rekent 2,00% koersopslag.
• Moss rekent 2% koersopslag.
• Pliant rekent een toeslag van 2,5%. Die geldt niet alleen voor vreemde valuta, maar ook voor transacties met leveranciers buiten je thuisregio.
• bunq gebruikt de Mastercard-wisselkoers, inclusief 0,5% voor het opvangen van valutaschommelingen.
• SimpledCard gebruikt de ECB-referentiekoers met 0% toeslag.

Kun je contante geldopnames blokkeren?

Geld opnemen met een zakelijke medewerkerskaart brengt administratieve risico's en transactiekosten met zich mee. Schakel contante opnames per medewerker uit in het beheerportaal. Bij kaarten zoals ABN AMRO Corporate Card, ICS en SimpledCard kan dit direct via de instellingen.

Is een pinbon voldoende voor btw-aftrek?

Voor btw-aftrek eist de Belastingdienst een geldige factuur. Een pinbon of rekeningafschrift bewijst alleen dat je hebt betaald. Daarmee heb je geen recht op btw-aftrek.

Een vereenvoudigde factuur is alleen toegestaan bij een totaalbedrag tot maximaal €100 inclusief btw. Ook die moet de datum, leveranciersgegevens en btw-uitsplitsing bevatten.

Let daarnaast op uitzonderingen. De btw op eten en drinken in de horeca is wettelijk nooit aftrekbaar, ongeacht hoe compleet de medewerker de bon inlevert.

Wat stuurt een bankkoppeling door?

Een eenvoudige bankkoppeling is niet hetzelfde als een platform voor uitgavenbeheer. Deze bankkoppelingen sturen alleen transactiebedragen naar je boekhoudpakket:

• ING: €3,25 per maand exclusief btw.
• Rabobank: €2,00 per maand.

Hoe verwerken uitgavenplatforms bonnen en btw?

Bij platforms zoals Pleo Build, Moss en SimpledCard kunnen medewerkers direct een foto van de factuur uploaden via een mobiele app. Deze platforms koppelen het document, de juiste btw-codes en kostenplaatsen automatisch aan pakketten zoals Exact Online, AFAS of Twinfield.

Welke kosten vallen buiten het basispakket?

Naast de vaste maandprijs en kaarttarieven zijn er kosten die sterk verschillen per aanbieder:

• Aansluitkosten voor bedrijfssoftware: wil je traditionele zakelijke creditcards van ABN AMRO of ICS via Smart Data Connect koppelen aan je onkostenbeheer? Dat kost €1.500 eenmalig plus €1.500 per jaar.
• Directe declaraties: verwerkt een medewerker via Pleo uitgaven die buiten de kaart om zijn gedaan? Dan betaal je 0,90% per directe declaratie.
• Fysieke paskosten: bij bunq betaal je voor een extra fysieke Company Card eenmalig €9,99. Daarnaast betaal je €3,49 per maand.
• Boetes bij te late betaling: charge cards bieden geen doorlopend krediet. Bij ICS moet je het saldo uiterlijk binnen 21 dagen na de maandafsluiting betalen om extra kosten te voorkomen.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Gaat het om fraude of intern misbruik?

Maak onderscheid tussen externe fraude en intern misbruik:

• Externe fraude: iemand misbruikt de kaartgegevens.
• Intern misbruik: een medewerker koopt iets wat volgens het bedrijfsreglement niet mag.

Intern misbruik kun je niet verhalen via een chargeback: een terugboeking via de kaartuitgever.

Wanneer geeft een chargeback recht op teruggave?

Volgens de Betaalvereniging geeft een chargeback recht op teruggave als een webwinkel zijn leveringsplichten niet nakomt. Het is geen verzekering voor elk zakelijk handelsgeschil.

PSD2, de Europese regels voor betaaldiensten, staat toe dat zakelijke contracten afwijken van consumentenregels. Daardoor gelden vaak kortere meldtermijnen en is je onderneming in meer situaties aansprakelijk.

Hoe grijp je direct in?

Zorg dat je als financieel verantwoordelijke directe beheerdersrechten hebt. Blokkeer een verdachte kaart onmiddellijk in de app. Trek virtuele kaarten van medewerkers die uit dienst gaan per direct in.