Zakelijke betaalkaarten voor SaaS en abonnementen

Debetkaarten en wallets vooraf opwaarderen

Voor SaaS-abonnementen, oftewel online softwareabonnementen, gebruik je vooral virtuele debetkaarten en rekeningen waarop je vooraf saldo stort. Voorbeelden zijn Wallester, Moss, Airwallex en Spendesk. Je geeft alleen geld uit dat op de rekening staat.

Zo voorkom je onverwachte roodstand voor je bedrijf. Je moet de centrale rekening of wallet, je digitale portemonnee, wel op tijd aanvullen. Anders weigert het platform automatische verlengingen van belangrijke software direct.

Charge cards met maandelijkse afschrijving

Traditionele banken en partijen zoals ICS en American Express werken meestal met een charge card. Bij dit kaarttype schrijft de aanbieder alle uitgaven aan het einde van de maand automatisch en volledig van je zakelijke bankrekening af.

Je krijgt dus geen doorlopend krediet. Wil je per leverancier een apart virtueel kaartnummer aanmaken? Dan heb je bij traditionele banken vaak een aanvullend inkoopprogramma nodig, zoals ICS Payment Control of ING Purchase Control.

Rechtsvorm bepaalt je toegang

Niet elk virtueel kaartprogramma is beschikbaar voor alle ondernemers. Gespecialiseerde inkoopplatforms zoals ICS Payment Control, ABN AMRO Payment Control en Spendesk eisen dat je onderneming een rechtspersoon is, zoals een bv.

Eenmanszaken en vof's komen niet in aanmerking voor deze specifieke inkoopprogramma's. Platforms zoals Wallester en Airwallex accepteren wel meerdere Nederlandse rechtsvormen, als je de verificatie succesvol doorloopt.

Krediettoetsing en persoonlijke aansprakelijkheid

Debetplatforms zonder krediet doen over het algemeen geen BKR-toetsing, een controle van je geregistreerde kredieten. Je besteedt namelijk je eigen saldo. Daardoor is acceptatie voor starters vaak eenvoudiger.

Vraag je als eenmanszaak of vof een kaart met krediet of maandelijkse volledige afschrijving aan? Dan voert de bank, zoals ING, wel een BKR-toetsing uit.

Let ook op de aansprakelijkheidsvoorwaarden. Bij traditionele bankkaarten, zoals de Rabo BusinessCard, kan je als pashouder naast het bedrijf hoofdelijk aansprakelijk zijn. Dat betekent dat de bank je persoonlijk voor de volledige schuld kan aanspreken.

Tegoed versus kredietruimte

Bij virtuele debetkaarten bepaalt het saldo op je gekoppelde zakelijke rekening hoeveel je kunt besteden. De kaartuitgever kent je geen kredietlimiet toe.

Bij charge cards kent de uitgever je een vaste limiet toe op basis van je financiële draagkracht. Die limiet moet voldoende zijn voor alle maandelijkse softwareverlengingen binnen dezelfde factuurperiode.

Kaartlimieten voor verlengingscontrole

Wil je controle over softwareverlengingen? Stel dan per virtuele kaart een bestedingslimiet in. Met een vaste maand-, kwartaal- of jaarlimiet per leverancier voorkom je betalingen voor onverwachte prijsstijgingen.

Komt de prijs van een licentie boven de ingestelde limiet, dan weigert de kaartuitgever de transactie automatisch. Zo zorg je dat je softwareverlengingen eerst intern goedkeurt voordat de leverancier het bedrag incasseert.

Aparte virtuele kaarten per softwareleverancier

Voor het beheer van online software heb je geen stapel fysieke kaarten nodig, maar meerdere unieke virtuele kaartnummers. Met een eigen kaart per softwareleverancier houd je controle over de uitgaven.

Het aantal inbegrepen kaarten verschilt sterk. Wallester Business Free biedt bijvoorbeeld 300 virtuele kaarten in het instappakket. Standaard bankproducten zoals de Rabo BusinessCard ondersteunen geen losse virtuele inkoopkaarten.

Bedrijfseigenaarschap voorkomt uitval bij personeelswissels

Kies bij voorkeur kaarten op naam van je bedrijf of een afdeling, zoals bij Airwallex of Vivid Business. Die zijn niet gekoppeld aan een individuele medewerker.

Vertrekt een medewerker, dan hoef je niet alle lopende softwarelicenties naar een nieuw kaartnummer om te zetten. De beheerder wijst in het dashboard een andere verantwoordelijke gebruiker aan. De betalingen lopen ondertussen door.

Wisselkoersopslag bij buitenlandse softwarelicenties

Veel softwareleveranciers incasseren in Amerikaanse dollars (USD). Rekent je kaart in euro's, dan betaal je over elke transactie een wisselkoersopslag: extra kosten voor het omrekenen.

Bij traditionele charge cards ligt die opslag vaak rond 2,0% tot 2,5%. Ook debetplatforms rekenen een toeslag voor vreemde valuta. Die geldt niet als je een multivalutarekening gebruikt, een rekening voor meerdere valuta zoals bij Airwallex, en rechtstreeks in dollars betaalt.

Geen contant geld opnemen

Virtuele inkoopkaarten voor software zijn uitsluitend bedoeld voor online betalingen en terugkerende incasso's. Je kunt er geen contant geld mee opnemen bij een geldautomaat.

Een kaartafschrijving is geen geldige btw-factuur

Een transactieregel op je creditcardoverzicht is voor de Belastingdienst niet voldoende om btw terug te vragen. Je moet altijd de officiële inkoopfactuur van de softwareleverancier bewaren.

Op die factuur moeten je bedrijfsgegevens, de leveranciersgegevens en het btw-bedrag duidelijk staan. Je mag de btw pas in je aangifte aftrekken als je de factuur hebt ontvangen.

Vereenvoudigde factuurregels gelden uitsluitend voor bedragen tot maximaal €100 inclusief btw. Voor grensoverschrijdende diensten gelden uitzonderingen.

Directe koppelingen met Nederlandse boekhoudpakketten

Platforms zoals Spendesk, Moss en Airwallex bieden directe koppelingen met boekhoudpakketten zoals Exact Online, AFAS en Twinfield. Die koppelen facturen en betalingen direct aan de juiste softwarekosten.

Kies je voor inkoopprogramma's van traditionele banken, zoals Smart Data Connect bij ICS of ABN AMRO? Let dan op de aansluitkosten. Deze koppelingen kunnen extra kosten:

• Eenmalig €1.500.
• Jaarlijks €1.500.

Privégebruik van zakelijke software

Gebruik je een softwarepakket deels privé? Dan is het privédeel niet fiscaal aftrekbaar. Betalen met een zakelijke kaart maakt een privé-uitgave niet automatisch aftrekbaar.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Rente en financieringskosten

Kaarten met vooraf gestort saldo of maandelijkse volledige afschrijving rekenen geen rente over je software-uitgaven. Betaal je met een kaart waarmee je gespreid kunt betalen? Dan betaal je maandelijks een rentepercentage over het openstaande saldo.

Extra kosten voor koppelingen en opwaarderen

Bij uitgebreide systemen voor grote bedrijven zitten de kosten vaak in de technische inrichting. Traditionele inkoopprogramma's rekenen soms extra voor directe gegevensuitwisseling met ERP-software, waarmee je bedrijfsprocessen beheert:

• €1.500 aansluitkosten.
• €1.500 jaarlijkse abonnementskosten.

Ook bij gratis debetrekeningen kan saldo storten geld kosten. Wallester rekent bijvoorbeeld 1,20% als je saldo toevoegt met een externe betaalkaart. Platforms zoals Spendesk hanteren daarnaast variabele tarieven per verwerkte transactie.

Een kaart pauzeren zonder andere softwarebetalingen te stoppen

Met aparte virtuele kaarten kun je een verdachte leverancierskaart direct via de app pauzeren of wissen. Je overige softwarebetalingen lopen door via hun eigen kaartnummers.

Let op: een virtuele kaart verwijderen of blokkeren beëindigt je softwarecontract niet. Zeg het abonnement altijd officieel op bij de leverancier om juridische invordering te voorkomen.

Wat als de leveranciersnaam verandert?

Een kaartblokkade op leveranciersniveau, ook wel merchant lock genoemd, werkt via de handelsnaam van de verkoper. Verandert het softwarebedrijf de onderneming of handelsnaam waarmee het factureert? Dan kan een automatische incasso soms toch doorgaan.

Hoe betwist je zakelijke betalingen?

De uitgebreide consumentenbescherming geldt niet voor zakelijke transacties. Heb je te maken met onterechte incasso's of fraude? Dien dan zo snel mogelijk een betwisting, ook wel chargeback genoemd, in bij de kaartuitgever. Stuur alle bijbehorende communicatie en facturen mee.