Zakelijke creditcard aanvragen als starter: mogelijkheden en alternatieven

Hoe werkt een debetkaart of zakelijke betaalpas?

Als starter heb je op dag één vaak al een betaalmiddel nodig voor online software of zakelijke inkopen. Een zakelijke betaalpas of debetkaart schrijft uitgaven meteen af van je rekeningsaldo. Je betaalt met geld dat je al hebt en bouwt geen schuld op.

Omdat je niet leent, controleert de aanbieder geen jaarcijfers. Aanbieders zoals Vivid Money en GoDutch bieden vanaf de oprichting een debetkaart aan. Ook traditionele banken leveren een standaard betaalpas bij je zakelijke rekening.

Hoe werkt een charge card?

Een klassieke zakelijke creditcard werkt in Nederland vrijwel altijd als een charge card. Je krijgt tijdelijk uitstel van betaling. Je moet het openstaande saldo elke maand volledig betalen via automatische incasso of overboeking.

Gespreid betalen met doorlopend krediet is bij zakelijke kaarten niet mogelijk. Uitgevers zoals ICS, ABN AMRO en Knab bieden wel charge cards voor starters aan. Daarbij geldt vrijwel altijd een vaste starterslimiet.

Hoe werkt een prepaidkaart of wallet?

Bij een prepaidkaart of wallet, een digitale portemonnee, stort je vooraf geld op een centraal tegoed. Moss Debit is daar een voorbeeld van. Medewerkers kunnen alleen uitgeven wat je hebt gestort. Zo ontstaan er geen schulden en is er geen kredietbeoordeling nodig.

Welke bedrijfsleeftijd en jaarcijfers zijn vereist?

Voor de meeste traditionele creditcards heb je afgeronde jaarcijfers nodig. Daarmee beoordeelt de verstrekker of je kunt terugbetalen. Zonder jaarcijfers kom je voor veel reguliere zakelijke kaarten niet in aanmerking. Toch kun je sommige kaarten al vanaf je KvK-inschrijving aanvragen.

De eisen verschillen per aanbieder:

• ICS en ABN AMRO: je kunt vanaf dag één een aanvraag doen zonder jaarcijfers.
• ING: je moet minimaal 3 maanden een zakelijke ING-rekening hebben. Daarop moet je minstens 3 maanden voldoende inkomsten ontvangen.
• American Express: je bedrijf moet minimaal 1 jaar bij de KvK ingeschreven staan. Daarnaast heb je een bruto jaarinkomen van minimaal €36.000 nodig.

Wanneer ben je persoonlijk aansprakelijk?

Als eigenaar van een eenmanszaak ben je wettelijk altijd met je privévermogen aansprakelijk voor alle zakelijke schulden. Vraagt de kaartuitgever geen aparte borgstelling, waarbij je persoonlijk garant staat voor terugbetaling? Dan loop je dus nog steeds privé risico.

Een bv is juridisch een zelfstandige organisatie. Daardoor ligt de aansprakelijkheid anders. Let wel op de voorwaarden: sommige charge cards, zoals American Express, leggen contractueel toch hoofdelijke aansprakelijkheid vast. Dat betekent dat de uitgever de hoofdkaarthouder voor de volledige schuld kan aanspreken.

Heb je een gekoppelde rekening nodig?

Voor een kaart van ABN AMRO, ING of Knab moet je een zakelijke betaalrekening bij die bank hebben. ICS werkt bankonafhankelijk. Je betaalt het rekeningoverzicht vanaf je bestaande zakelijke rekening bij een bank naar keuze.

Wanneer geldt de starterslimiet van €500?

Bestaat je bedrijf korter dan twee jaar en kun je nog geen jaarcijfers tonen? Dan bieden ICS, ABN AMRO en Knab een aparte aanvraagroute voor starters. De kredietlimiet is daarbij standaard maximaal €500 per bedrijf.

Deze €500 is bedoeld voor gangbare zakelijke betalingen en kleine online abonnementen. Het is geen financiering voor je lopende bedrijfsuitgaven. Wil je aanzienlijk meer uitgeven? Dan moet je eigen geld gebruiken via een debetkaart of prepaidkaart.

Welke betalingen zijn uitgesloten?

Bij traditionele banken gelden strenge beperkingen voor betalingen met de lage starterslimiet. Bij ABN AMRO en Knab kun je daarmee de volgende transacties niet doen:

• Geld opnemen bij geldautomaten
• Goktransacties
• Aankopen bij juweliers

Hoe geef je meer uit met eigen saldo?

Wil je niet vastzitten aan een limiet van €500? Kies dan een debet- of prepaidoplossing zoals GoDutch, Vivid of Moss Debit. Je bestedingsruimte hangt dan alleen af van het saldo dat je zelf op de rekening of in de wallet zet.

Wanneer kies je virtuele kaarten?

Voor een startend team met online uitgaven zijn virtuele kaarten vaak sneller en veiliger. Dit zijn digitale kaarten die je direct in je online beheeromgeving aanmaakt. Je koppelt ze aan specifieke software-abonnementen of projecten.

Bij platforms voor uitgavenbeheer zoals Moss Debit kun je onbeperkt virtuele kaarten aanmaken. Dat kan binnen het gratis starterspakket voor maximaal 3 gebruikers. Bij Vivid Business zijn virtuele kaarten en de eerste fysieke kaart per teamlid gratis inbegrepen.

Hoe beheer je budgetten en limieten?

Om grip te houden op teamuitgaven stel je per medewerker of kaart direct limieten in. Zowel bij moderne software voor uitgavenbeheer als bij banken met beheerdersportalen kun je kaarten direct pauzeren of blokkeren.

Let bij traditionele charge cards op de gezamenlijke limiet. Een extra creditcard voor een compagnon of medewerker verhoogt de totale kredietlimiet van je bedrijf niet. Dat geldt bijvoorbeeld voor een extra ICS Mastercard Business. Alle extra kaarten gebruiken dezelfde gezamenlijke kredietruimte.

Welke opslag betaal je bij vreemde valuta?

Betaal je leveranciers, online software of advertenties in dollars of Britse ponden? Dan rekenen kaartuitgevers een vaste wisselkoersopslag: een toeslag voor betalen in een andere munt. Bij vrijwel alle traditionele banken en creditcards ligt die opslag op een vergelijkbaar niveau:

• ICS: 2,5%
• ABN AMRO: 2,5%
• ING: 2,5%
• Knab: 2,5%
• American Express: 2,5%
• Rabobank: 2,0%
• Moss: 2,0%
• Spendesk: 2,99%

Wat kost geld opnemen bij geldautomaten?

Contant geld opnemen met een zakelijke kaart is vaak duur. Voorbeelden van opnamekosten zijn:

• ING: 4%, met een minimum van €4,50 per transactie in euro's.
• Spendesk: 0,75%, met een minimum van €1,00.

Heb je een creditcard van ABN AMRO of Knab met de starterslimiet van €500? Dan kun je volgens de kaartvoorwaarden geen geld opnemen bij een geldautomaat. Gebruik daarvoor altijd je gewone bankpas.

Welk bewijs heb je nodig voor btw-teruggaaf?

Een pintransactie of creditcardafschrift is voor de Belastingdienst geen geldig bewijs om btw terug te vragen. Je hebt altijd een gespecificeerde inkoopfactuur nodig. Daarop moeten de naam, het adres, de woonplaats en het btw-bedrag duidelijk staan.

Er geldt één belangrijke uitzondering. Bij een factuurbedrag van maximaal €100 inclusief btw is een vereenvoudigde factuur voldoende. Je kunt dan een gedetailleerde kassabon gebruiken waarop de leverancier, de datum en het btw-bedrag staan.

Wat kost een boekhoudkoppeling?

Veel kaartoplossingen bieden automatische koppelingen met boekhoudsoftware zoals Exact Online, Moneybird en Twinfield. Facturen en bonnetjes upload je direct via een mobiele app.

Controleer vooraf of de koppeling gratis is. Rabobank rekent bijvoorbeeld €2 per maand per gekoppelde zakelijke rekening voor de boekhoudkoppeling.

Waarom houd je zakelijke en privékosten apart?

Geld dat je voor privégebruik uit je onderneming haalt, mag je niet aftrekken van je ondernemingswinst. Betaal je privékosten daarom nooit met je zakelijke kaart. Zo voorkom je correcties en discussies bij een belastingcontrole.

Welke kosten staan buiten het standaardpakket?

Naast de vaste kaartbijdrage en wisselkoersopslagen kun je andere kosten hebben. Die staan niet in elk standaardoverzicht. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat betaal je bij te late betaling?

Zakelijke kaarten werken als charge cards. Daarom moet het volledige openstaande bedrag binnen de gestelde termijn op de rekening staan. Meestal is dat 21 dagen. Gespreid betalen is niet mogelijk.

Bij te late betaling gelden onder meer deze kosten en maatregelen:

• Knab: direct €5 administratiekosten plus 14% debetrente, op dagbasis berekend over het openstaande bedrag. Debetrente is rente over je schuld.
• ICS: kan bij wanbetaling direct je kaart blokkeren en incassomaatregelen nemen.

Wat kost het verzenden van passen?

Raak je een fysieke kaart kwijt of bestel je extra passen voor je team? Dan kunnen de verzendkosten oplopen. Bij Vivid betaal je vanaf de tweede fysieke kaart bijvoorbeeld:

• €9,90 voor standaardverzending
• €24,90 voor expresverzending

Welke rekeningkosten komen erbij?

Kies je een kaart van een traditionele bank? Tel dan ook de maandelijkse kosten van de verplichte zakelijke betaalrekening mee in je totale bedrijfskosten.

Welke bescherming heb je als zakelijke kaarthouder?

Met een zakelijke kaart handel je namens je bedrijf. Je hebt daardoor niet automatisch dezelfde wettelijke bescherming tegen fraude en aansprakelijkheid als een consument.

Lees de algemene voorwaarden van je kaartuitgever zorgvuldig. Controleer wanneer je aansprakelijk bent voor transacties die plaatsvinden voordat je diefstal of misbruik meldt.

Hoe blokkeer je de kaart direct?

Bij verlies, diefstal of een vermoeden van fraude moet je de kaart onmiddellijk blokkeren. Bij vrijwel alle moderne aanbieders en banken kan dat met één druk op de knop in de mobiele app.

Lukt dat niet? Bel dan direct de 24/7-alarmcentrale van de verstrekker, zoals ICS of je bank, om de kaart definitief stop te zetten.

Hoe betwist je een afschrijving?

Zie je een onterechte afschrijving of weigert een leverancier betaalde goederen te leveren? Dan kun je een chargeback aanvragen: een verzoek om een kaartbetaling terug te draaien. Daarvoor gelden vaste termijnen.

Bij ICS moet je bezwaren tegen transacties bijvoorbeeld binnen dertig dagen na de datum van het rekeningoverzicht schriftelijk melden. Bewaar alle correspondentie, orderbevestigingen en facturen als bewijs.