Werkkostenregeling: onbelast vergoeden en vastleggen

Wanneer kost een werkplekvoorziening geen vrije ruimte?

Sommige voorzieningen vallen onder een nihilwaardering: voor de belasting telt geen waarde mee. Ze zijn daardoor onbelast. Ze gebruiken ook geen vrije ruimte.

Dit geldt onder meer voor voorzieningen die je personeel geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt. Daarbij moet het gaan om voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is dat je ze ergens anders gebruikt. Controleer dus ook waar en hoe je personeel de voorziening gebruikt.

Voor deze regel is een werkplek een plaats voor werk waarvoor je als werkgever onder de Arbeidsomstandighedenwet valt. Een werkruimte in de woning van je werknemer telt hier niet als werkplek. Pas deze regel dus niet zomaar toe op voorzieningen thuis.

Een laptop of telefoon voor je personeel

Een laptop of telefoon valt onder computers en mobiele communicatiemiddelen. Ook een abonnement voor internet of telefonie kan daaronder vallen.

Je kunt deze apparatuur gericht vrijgesteld vergoeden, geven of laten gebruiken als je aan de volgende voorwaarden voldoet. Naar je redelijke oordeel moet de apparatuur nodig zijn om het werk goed te doen. Je werknemer moet de apparatuur teruggeven of de restwaarde betalen zodra die niet meer nodig is voor het werk; de restwaarde is wat de apparatuur dan nog waard is.

Daarnaast mag de apparatuur geen onderdeel zijn van een cafetariaregeling. Dat is een afspraak waarbij je werknemer voor een deel van zijn loon zelf kiest hoe en wanneer hij het krijgt, bijvoorbeeld als onbelaste vergoeding.

Het gaat erom dat je werknemer de apparatuur voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. Hoeveel hij de apparatuur zakelijk gebruikt, is niet doorslaggevend.