Boekhoudsoftware voor agencies: uren, retainers en projectmarge

Van uren registreren naar projectrendement Als zelfstandig adviseur is het vaak genoeg om gewerkte uren direct op een factuur te zetten. Werk je met vaste retainers of koop je externe diensten en werk van onderaannemers in? Dan loop je bij basispakketten vast.

Een periodieke factuur versturen is niet hetzelfde als urenbudgetten, vooraf betaalde urentegoeden en projectmarges bewaken.

Wanneer moet je inkoop aan projecten koppelen? Je ontgroeit je software zodra je niet meer kunt zien of een vaste retainer of klantproject winstgevend is. Pakketten zoals Visma eAccounting hebben hun eigen module voor urenregistratie beëindigd. Moneybird Groei, Kleisteen en Exact Online Projecten Professional kunnen inkoopfacturen direct aan projecten en budgetten koppelen.

Wil je ook taken en de inzet van medewerkers plannen? Houd er dan rekening mee dat boekhoudsoftware alleen de financiële kant vastlegt. Voor projectplanning heb je meestal een apart programma nodig.

Wie registreert uren en wie beheert de administratie? Niet iedereen binnen je bureau hoeft de volledige financiële administratie te zien. Let daarom op hoe een leverancier gebruikers indeelt.

Bij Exact Online Projecten Professional krijg je standaard één volledige gebruiker en twee tijdschrijfgebruikers: gebruikers die alleen uren registreren. Voor extra gebruikers betaal je:

• Extra tijdschrijver: €10 per maand.
• Extra volledige gebruiker: €30 per maand.

Bij Kleisteen kost een extra login €4 per maand. De projectmodule adverteert juist met onbeperkte gebruikers. Controleer vooraf welke rechten die gebruikers krijgen.

Wie mag uren en facturen goedkeuren? Wil je dat projectleiders ingediende uren goedkeuren voordat je ze factureert? Jortt Plus heeft zo'n goedkeuringsronde niet.

Silvasoft biedt verschillende rollen voor medewerkers en managers om geregistreerde dagen te vergrendelen. Kleisteen Premium ondersteunt ook gebruikersrechten en factuurgoedkeuring.

Wat geldt bij meerdere bv's? Veel bureaus werken met een holdingstructuur of aparte werkmaatschappijen. Je moet dan voor elke afzonderlijke onderneming een eigen administratie voeren. De meeste boekhoudpakketten rekenen een tarief per administratie. Bij Jortt en Moneybird heb je voor elke extra bv een eigen licentie nodig.

Welke pakketten bundelen administraties? Sommige leveranciers nemen meerdere administraties op in hun pakket:

• Exact Online Projecten Professional: standaard twee administraties. Een extra administratie kost €26 per maand.
• InformerOnline MKB Plus: standaard drie administraties. Elke volgende administratie kost €10 per maand extra.

Controleer of je holding alleen een beheerfunctie heeft. Ga ook na of je uren en kosten tussen de ondernemingen moet doorbelasten.

Hoe verwerk je retainers en omzetspreiding? Een automatische periodieke factuur zorgt niet automatisch dat je omzet in de juiste periode boekt. Bij doorlopende diensten moet je de prestatieperiode op de factuur vermelden: de periode waarin je de dienst levert.

Moneybird Groei en Jortt Plus bieden periodieke facturatie en overzichten van terugkerende omzet. Controleer per leverancier of de software ook automatisch vooraf betaalde uren afboekt en bijhoudt of resterende uren vervallen of meegaan.

Welke uren tellen mee voor het urencriterium? Voor bepaalde ondernemersaftrekposten geldt voor zelfstandigen het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar. Alle uren die je aan je onderneming besteedt tellen mee, ook uren die je niet aan klanten factureert. Zorg daarom dat je software ook interne uren kan vastleggen.

Regelt je software de jaarrekening en vennootschapsbelasting? De winst-en-verliesrekening en balans vormen de basis voor je jaarafsluiting. Maar daarmee dien je niet automatisch een bv-jaarrekening in bij KVK of een aangifte vennootschapsbelasting (vpb).

Bij vrijwel alle geselecteerde partijen kun je direct btw-aangiften en ICP-opgaven indienen. Een ICP-opgaaf is een overzicht van leveringen en diensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen. De vennootschapsbelasting en KVK-jaarrekening regel je vrijwel altijd via een koppeling of je accountant.

Wat kost een bankkoppeling? Een automatische bankkoppeling bespaart veel tijd bij het koppelen van betalingen aan inkoop- en verkoopfacturen. Sommige pakketten gebruiken directe PSD2-koppelingen: bankkoppelingen waarvoor je toestemming geeft. Andere werken met tussenpartijen zoals Ponto.

Let op de bijkomende kosten:

• Kleisteen: €1,75 per IBAN per maand.
• InformerOnline: €1 per rekening per maand en €4 per maand via Ponto voor bijvoorbeeld ABN AMRO.
• Silvasoft: €4 per rekening per maand voor een Ponto-koppeling.

Wanneer heb je Peppol nodig? Lever je diensten aan overheden? Dan is een e-factuur via Peppol, een netwerk voor elektronische facturen, verplicht. Een pdf per e-mail is niet voldoende. Moneybird, InformerOnline, Kleisteen en Exact ondersteunen verzending via Peppol.

Waar kunnen je kosten oplopen? De maandelijkse instapprijs vertelt zelden het hele verhaal voor een groeiend bureau. Let vooral op deze kosten en grenzen:

• Transactielimieten: Moneybird Groei heeft een limiet van 50 verwerkte banktransacties per maand. Neemt het aantal transacties toe door veel inkoopbonnen of declaraties? Dan stijgt je pakketprijs.
• Losse modules bij Silvasoft: je koopt modules zoals Facturatie, Urenregistratie en Projectmanagement apart.
• Dienstverlening bij InformerOnline: deze module kost €15 per maand extra.
• Projecten & Urenregistratie bij Kleisteen: deze module kost €25 per maand boven op je pakket.
• Extra gebruikers: bij Informer MKB Plus betaal je €10 per maand per extra gebruiker. Ook extra tijdschrijvers bij Exact kosten geld. Bij een groeiend team lopen deze kosten op.
• Gekoppelde bankrekeningen: veel aanbieders rekenen een vast bedrag per gekoppeld IBAN-nummer.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wettelijke bewaartermijn van 7 tot 10 jaar Volgens de Belastingdienst moet je de basisgegevens van je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Voor bepaalde onroerende zaken en diensten onder de One Stop Shop, een regeling voor btw-aangifte, geldt 10 jaar.

Lopende overeenkomsten en contracten moet je bewaren zolang ze van kracht zijn. De bewaartermijn begint pas nadat het contract is beëindigd.

Originele bestanden bewaren Je moet facturen bewaren in de vorm waarin je ze hebt verzonden of ontvangen. Een digitale factuur printen en het origineel weggooien mag niet.

Exporteer bij een overstap niet alleen een Auditfile Financieel (XML/XAF): een exportbestand met je boekhoudcijfers. Download en archiveer ook alle originele pdf-facturen, inkoopbonnen en contracten.

Hoe krijgt je accountant toegang? De meeste pakketten ondersteunen samenwerking met een externe boekhouder of accountant. Bij Moneybird, InformerOnline en Jortt kun je een accountant gratis koppelen via een eigen account. Dat kost je geen eigen gebruikerslicentie.

Bij Exact Online kan een accountant met een eigen accountantslicentie direct meekijken in je administratie.

Maak duidelijke afspraken over de taakverdeling Spreek af wie wat doet. Veel bureaus registreren zelf hun uren, sturen facturen en koppelen inkoopbonnen aan projecten.

De accountant controleert periodiek de tussenrekeningen: rekeningen waarop je bedragen tijdelijk boekt. Ook verzorgt de accountant de jaarafsluiting en de aangifte vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting via gespecialiseerde belastingsoftware.