Boekhouder.nl
Keuzehulp bonnetjes scannen

Onafhankelijk vergeleken op scanherkenning, btw-splitsing en boekhoudkoppeling

Bonnetjes scannen en automatisch verwerken

Je wilt losse bonnetjes via een mobiele app scannen, automatisch herkennen en verwerken. Zo hoef je gegevens niet over te typen en houd je overzicht over je uitgaven.

Welke app bij je past, hangt af van je situatie. Let op nauwkeurige OCR: automatische tekstherkenning. Ook btw-herkenning, een directe boekhoudkoppeling en de wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar wegen mee.

Start de keuzehulp of vergelijk hieronder direct de declaratie- en boekhoudapps die passen bij je werkwijze.

Start keuzehulpBekijk vergelijking
SNEL ANTWOORD PER SITUATIEBekijk uitleg
Zzp en eigen bonnen
Gekko
Direct naar Exact Online
Exact SRXP, Klippa SpendControl
Vaste teamfiattering
Rydoo, Mobilexpense
Af en toe declareren
Exact SRXP, Circula
Zo is deze pagina gemaakt:
  • Getoetst op automatische scanherkenning (OCR) en btw-tarieven
  • Gecontroleerd op directe koppelingen met boekhoudsoftware
  • Aandacht voor de fiscale bewaarplicht en veilige export
  • Inzicht in kosten voor zzp en teams met wisselende declaraties
Onderzoek en redactie
Boekhouder.nl Research Team
Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026
Commerciële relaties: worden vermeld
Bekijk methodologie
Boekhouder.nl kan een vergoeding ontvangen wanneer je via een link een product kiest. Dit heeft geen invloed op onze beoordelingscriteria. Lees hoe wij vergelijken en geld verdienen
Expert take
BR

Boekhouder.nl Research Team

Redactie zakelijke software en diensten

“De beste keuze is declaratiesoftware die past bij hoe jij werkt, niet de aanbieder met de laagste maandprijs.”

Mijn advies: Reken door met je eigen volume: de kosten die met je gebruik meelopen maken een goedkoop pakket snel duurder dan een duurder pakket waarin ze inbegrepen zijn. Controleer daarnaast of de aanbieder koppelt met de software die je al gebruikt, en welke gegevens je meeneemt als je later overstapt.

In het kort

Welke scan- en declaratie-app bij je past, hangt vooral af van je bedrijfsvorm en teamgrootte.

  • Zzp'er met een eigen administratie: Gekko past bij het scannen en verwerken van je eigen bonnetjes. Premium kost €12 per maand exclusief btw.
  • Groeiend mkb met personeel en een boekhoudkoppeling: gespecialiseerde declaratiesoftware past vaak, zoals Exact SRXP vanaf €4,50 per gebruiker per maand exclusief btw of Rydoo voor €10 tot €12 per gebruiker per maand.
  • Automatische verwerking: let op OCR en btw-herkenning, zodat bedragen en btw-tarieven juist in je overzicht komen.
  • Klein team: specialistische tools hanteren vaak een minimum van 5 tot 20 gebruikers.
  • Digitale opslag: controleer zelf hoe je scans bewaard blijven binnen de fiscale bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.

Bron: openbare tarieven, peildatum 3 oktober 2026

Op deze pagina21 onderdelen

Kies de beste declaratiesoftware voor jouw situatie

Welke scan- en declaratie-app bij je past, hangt af van wie de bonnen indient en hoe je de boekhouding hebt geregeld. Kies hieronder je situatie.

Start keuzehulpBekijk alle pakketten

Keuzehulp bonnetjes scannen

Beantwoord enkele korte vragen en krijg twee tot vier passende aanbieders, met per aanbieder de reden, een kostenindicatie en wat je nog moet controleren. Je hebt geen e-mailadres nodig en je antwoorden blijven alleen lokaal bewaard.

1. Voor wie wil je bonnetjes scannen en verwerken?Kies de situatie die nu van toepassing is
2. Hoeveel bonnetjes verwerk je gemiddeld per maand?Een schatting is genoeg
3. Wat vind je het belangrijkst bij het verwerken?Kies maximaal 3 punten
4. Wat gebruik je momenteel voor de boekhouding?Kies wat het meest lijkt

Beantwoord minimaal vraag 1 t/m 3

Declaratietools vergeleken

Per aanbieder zie je waar die het best bij past, wat die ongeveer kost en wat de belangrijkste beperking is. "Beste voor" zegt iets over geschiktheid — niet over commissie.

Beste voor zelfstandigen zonder personeel

Gekko

Onkosten- en facturatiesoftware

Geen partner

Bron: review van Gekko
Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Mobiele app met automatische herkenning van datum, bedragen en btwBatch-upload van maximaal 25 bonnen of facturen tegelijkAutomatische PSD2-bankkoppeling in het Premium-pakketUrenregistratie met koppeling aan Google Agenda en Apple iCloud Agenda

Waarom aanbevolen: Als je als kleine ondernemer zonder boekhoudkennis eenvoudig je bonnen, uren en ritten wilt bijhouden, past Gekko goed bij je. Je scant bonnen direct met de mobiele app zonder dat je per scan een toeslag betaalt.

Minder geschikt als: je een traditionele dubbele boekhouding met vaste grootboekrekeningen nodig hebt, waardoor je accountant extra tijd en kosten moet rekenen voor je belastingaangifte.

Belangrijkste beperking: Gekko heeft geen traditioneel grootboek, waardoor je boekhouder meer tijd nodig heeft; controleer vooraf of dit aansluit.

Gekko Premium

€12/maand1 gebruiker inbegrepen, daarna €6 per extra gebruiker/maand

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€12/maand

Scenario: Zelfstandige · 1 gebruiker

Aanbevolen pakket: Gekko Premium

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor wie al Exact gebruikt

Exact SRXP

Declaratiesoftware

Geen partner

Bron: review van Exact SRXP
Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Geen directe bankkoppeling voor ING, Rabobank of ABN AMRO; import verloopt via CSVAutomatische transactiekoppeling beschikbaar voor ICS-creditcards en BunqKilometerregistratie met automatische routeberekening via Google MapsBuitenlandse btw-teruggave via VAT4U beschikbaar vanaf het Enterprise-pakket

Waarom aanbevolen: Als je organisatie medewerkersdeclaraties centraal wil fiatteren en direct wil koppelen aan Exact of AFAS, sluit deze software goed aan. Je voorkomt rondslingerende papieren bonnetjes en behoudt continu digitaal overzicht op alle ingediende onkosten binnen je administratie.

Minder geschikt als: je medewerkers soepel mobiel bonnetjes wilt laten scannen, want frequente app-crashes en het ontbreken van automatische btw-uitlezing zorgen voor administratieve vertraging.

Belangrijkste beperking: De scanfunctie leest geen btw uit; controleer altijd handmatig de geselecteerde btw-tarieven en de verdeling daarvan.

Premium

€4,50 per gebruiker/maand

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€4,50/maand

Scenario: Zelfstandige · 1 gebruiker

Aanbevolen pakket: Premium

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor teams met regelmatige uitgaven

Rydoo

Declaratiesoftware

Geen partner

Bron: review van Rydoo
Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Automatische creditcardkoppelingen voor onder meer Visa, Mastercard en American ExpressMogelijkheid om tot 4 btw-tarieven per bon automatisch te splitsenGeavanceerde controle via automatische audittests op onkostenregels in grotere pakkettenOndersteuning voor buitenlandse valuta en automatische wisselkoersen

Waarom aanbevolen: Werk je met teams die regelmatig zakelijke uitgaven doen en creditcardbonnen moeten verantwoorden? Dankzij de snelle automatische herkenning leveren medewerkers bonnetjes direct via de app in, waardoor je declaraties veel sneller controleert en verwerkt.

Minder geschikt als: je als zzp'er of met minder dan vijf medewerkers werkt, waardoor je door het verplichte gebruikersminimum relatief veel betaalt.

Belangrijkste beperking: Elk instappakket vereist minimaal 5 gebruikers; controleer vooraf of dit past bij je teamgrootte.

Pro

€10 per gebruiker/maand (jaarlijks) of €12 per gebruiker/maand, minimaal 5 gebruikers

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€50/maand

Scenario: Zelfstandige · 1 gebruiker

Aanbevolen pakket: Pro

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor zowel bonnetjes als inkoopfacturen

Klippa SpendControl

Declaratie- en factuurverwerkingssoftware

Geen partner

Bron: review van Klippa SpendControl
Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Mobiele scan-app voor medewerkersAutomatische boekingsvoorstellen op grootboekrekening en kostenplaatsKoppeling met zakelijke creditcards mogelijkOndersteuning voor e-facturatie via Peppol

Waarom aanbevolen: Deze software past bij je als je bedrijf veel declaraties en inkoopfacturen digitaal wil verwerken met automatische tekstherkenning. Je bespaart tijd doordat bonnen en facturen automatisch worden uitgelezen en als boekingsvoorstel worden klaargezet.

Minder geschikt als: je een kant-en-klaar basispakket zoekt, omdat belangrijke functies zoals goedkeuringsflows en boekhoudkoppelingen als extra maandelijkse kosten worden berekend.

Belangrijkste beperking: Koppelingen en goedkeuringsprocessen kosten minstens €50 per maand extra; bereken vooraf de totale kosten voor je situatie.

Digitaal Declareren Effective

€5 per gebruiker/maand

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€5/maand

Scenario: Zelfstandige · 1 gebruiker

Aanbevolen pakket: Digitaal Declareren Effective

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor teams met wisselende declaraties

Circula

Declaratiesoftware

Geen partner

Bron: tarieven Circula
Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Koppeling met Pliant voor virtuele en fysieke zakelijke creditcards met realtime verwerkingAutomatische herkenning en uitsplitsing van meerdere btw-tarieven op één bonAutomatische duplicaatdetectie op basis van datum, bedrag en factuurnummer in het Professional-pakketInloggen via Azure Active Directory (Single Sign-On) mogelijk

Waarom aanbevolen: Als je met een team van minstens tien medewerkers werkt en onkosten digitaal wilt verwerken, sluit deze software goed aan. Je medewerkers scannen bonnen via de app en je zet goedgekeurde declaraties rechtstreeks door naar je boekhoudpakket.

Minder geschikt als: je een zzp'er bent of een klein team hebt, omdat je verplicht voor minimaal tien licenties met een jaarcontract betaalt.

Belangrijkste beperking: Je zit vast aan minimaal tien licenties en een jaarcontract; controleer of dit rendabel is voor je teamgrootte.

Employee & Travel Expenses

vanaf €15 per licentie/maand (minimaal 10 licenties, jaarlijks gefactureerd)

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€150/maand

Scenario: Zelfstandige · 1 gebruiker

Aanbevolen pakket: Employee & Travel Expenses

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Beste voor grotere teams met goedkeuringsrondes

Mobilexpense

Declaratiesoftware

Geen partner

Bron: review van Mobilexpense
Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Creditcardbeheer als add-on beschikbaar vanaf € 4 per gebruiker per maandKoppelingen met onder meer Exact Online, AFAS Profit en TwinfieldSynchronisatie met hr-pakketten zoals Visma Nmbrs en BambooHRJaarcontract met automatische verlenging en een opzegtermijn van 60 dagen

Waarom aanbevolen: Mobilexpense past goed bij je als je met een middelgrote organisatie werkt en het indienen van declaraties wilt digitaliseren. Je medewerkers scannen bonnen via de app, waarna de software btw en bedragen automatisch herkent en doorstuurt naar je boekhouding.

Minder geschikt als: je een klein team met minder dan twintig medewerkers hebt, waardoor je onnodig betaalt voor het verplichte minimumaantal licenties.

Belangrijkste beperking: Er geldt een minimum van 20 gebruikers; controleer vooraf of je team groot genoeg is voor dit contract.

Declaree

€8 per gebruiker/maand, minimaal 20 gebruikers

GESCHAT BIJ JOUW SCENARIO

€160/maand

Scenario: Zelfstandige · 1 gebruiker

Aanbevolen pakket: Declaree

Geen commerciële relatie. Je bewaart deze aanbieder in je routekaart en gaat daarna zelf naar de aanbieder.

Wat kost declaratiesoftware voor zzp en mkb echt?

De maandprijs is maar een deel van het verhaal. De totale kosten hangen af van je gebruik.

Totale kosten = de maandprijs van het pakket + de kosten die met je gebruik meelopen (per gebruiker of per declaratie) + eenmalige kosten voor implementatie.
Kies een scenario:
GekkoOnkosten- en facturatiesoftware
Per maand€12/maand
Aanbevolen pakket: Gekko Premium · 1 gebruiker inbegrepen, daarna €6 per extra gebruiker/maand · €12/maand dekt 1 gebruiker per maand, dus bij 1 betaal je niets bij.
Exact SRXPDeclaratiesoftware
Per maand€4,50/maand
Aanbevolen pakket: Premium · €4,50 per gebruiker/maand · Geen vaste maandprijs; 1 × €4,50 per gebruiker.
RydooDeclaratiesoftware
Per maand€50/maand
Aanbevolen pakket: Pro · €10 per gebruiker/maand (jaarlijks) of €12 per gebruiker/maand, minimaal 5 gebruikers · Geen vaste maandprijs; 5 × €10 per gebruiker. Rydoo rekent minimaal 5 gebruikers af.
Klippa SpendControlDeclaratie- en factuurverwerkingssoftware
Per maand€5/maand
Aanbevolen pakket: Digitaal Declareren Effective · €5 per gebruiker/maand · Geen vaste maandprijs; 1 × €5 per gebruiker.
CirculaDeclaratiesoftware
Per maand€150/maand
Aanbevolen pakket: Employee & Travel Expenses · vanaf €15 per licentie/maand (minimaal 10 licenties, jaarlijks gefactureerd) · Geen vaste maandprijs; 10 × €15 per licentie. Circula rekent minimaal 10 licenties af.
MobilexpenseDeclaratiesoftware
Per maand€160/maand
Aanbevolen pakket: Declaree · €8 per gebruiker/maand, minimaal 20 gebruikers · Geen vaste maandprijs; 20 × €8 per gebruiker. Mobilexpense rekent minimaal 20 gebruikers af.

Dit is een bandbreedte op basis van openbare tarieven (peildatum 3 oktober 2026), excl. btw. Werkelijke kosten hangen af van je gebruik.

Vergelijk declaratietools

Bekijk de belangrijkste verschillen tussen aanbieders naast elkaar.

Pakketten (3/4):

Veeg opzij om alle pakketten te zien.

Kenmerk

Gekko

Onkosten- en facturatiesoftware

Exact SRXP

Declaratiesoftware

Rydoo

Declaratiesoftware

Beste voorzelfstandigen zonder personeelwie al Exact gebruiktteams met regelmatige uitgaven
Geschatte maandkosten€12/maand€4,50/maand€50/maand
InstappakketGekko Premium · €12/maandPremiumPro
Btw-herkenningJa, herkent automatisch datum, bedragen en btwNee, btw-tarieven moet je handmatig selecteren of splitsenJa, leest btw-bedrag en tot 4 tarieven automatisch uit
BoekhoudkoppelingGeen rechtstreekse koppeling, wel accountantportaal en exportsExact Online, Exact Globe+, Twinfield en AFASExact Online, QuickBooks, Xero en diverse enterprise-ERP's (vanaf Pro)
Bewaartermijn—7 jaar in de cloudopslagMinimaal 10 jaar in Europese datacenters
Goedkeuringsworkflow—Ja, digitaal goedkeuren en fiatteren volgens bedrijfsbeleidJa, van één goedkeuringsniveau tot geavanceerde meervoudige routes
Belangrijkste beperkingGekko heeft geen traditioneel grootboek, waardoor je boekhouder meer tijd nodig heeft; controleer vooraf of dit aansluit.De scanfunctie leest geen btw uit; controleer altijd handmatig de geselecteerde btw-tarieven en de verdeling daarvan.Elk instappakket vereist minimaal 5 gebruikers; controleer vooraf of dit past bij je teamgrootte.
Laatst gecontroleerd3 oktober 20263 oktober 20263 oktober 2026
Volgende stap

Boekhouder.nl kan een vergoeding ontvangen wanneer je via een link een product kiest. Dit heeft geen invloed op onze beoordelingscriteria.

Hoe werkt OCR bij je bonnen?

Wat herkent de software automatisch?

Met OCR leest software de tekst op je foto of pdf. Goede software haalt daar direct de datum, het totaalbedrag, de valuta en de naam van de leverancier uit.

Toch garandeert OCR niet dat je nooit meer iets hoeft in te vullen. Door een vage foto, een verfrommeld bonnetje of een afwijkende opmaak leest de software regelmatig een bedrag of datum verkeerd.

Wanneer is een vereenvoudigde factuur voldoende?

Voor veel kleine zakelijke aankopen tot en met €100 inclusief btw geldt de regeling voor een vereenvoudigde factuur. Daarop hoeven minder gegevens te staan dan op een standaardfactuur.

Een pinbonnetje zonder omschrijving van de goederen of diensten en zonder btw-vermelding is niet voldoende. Zorg dat je app altijd de kassabon met deze gegevens vastlegt.

Herkent de app btw die je mag aftrekken?

Btw herkennen is niet hetzelfde als btw terugvragen

Geavanceerde scanners halen automatisch het btw-tarief en het btw-bedrag van de bon. Dit scheelt veel handmatig rekenwerk bij een aankoop met meerdere btw-tarieven.

Niet elke tool herkent Nederlandse btw automatisch foutloos. Bij sommige pakketten, zoals Exact SRXP, moet je het btw-tarief handmatig selecteren. Of je moet via een demonstratie controleren hoe het pakket gemengde tarieven verwerkt.

Let op uitzonderingen zoals de horeca

Herkent de software een btw-bedrag? Dan betekent dat niet dat je dit als voorbelasting mag aftrekken: de btw op je zakelijke aankopen. Je moet altijd zelf aantonen dat de uitgave zakelijk is.

Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid mag je als ondernemer in de regel niet aftrekken. Goede software laat je deze herkende btw direct als niet-aftrekbaar boeken.

Hoe voldoe je aan de digitale bewaarplicht?

Zeven of tien jaar bewaren

Voor de Belastingdienst moet je je administratie wettelijk 7 jaar bewaren. Voor facturen en documenten over onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

Je mag papieren bonnen na het scannen weggooien als de digitale scan het origineel juist en volledig weergeeft. Ook eventuele kenmerken die de echtheid aantonen, moeten goed zichtbaar blijven.

Vertrouw niet blind op de software-opslag

Meerdere aanbieders beloven documenten 10 jaar online te bewaren. Dit geldt meestal alleen zolang je klant blijft en het abonnement betaalt.

Maak daarom altijd een export van de originele afbeeldingen, gekoppeld aan de boekingsregels. Bewaar deze reservekopie zelf op een veilige plek om aan de bewaartermijn te voldoen.

Scan je alleen of met je team?

Alleen aan de slag als zzp'er

Als zelfstandige heb je genoeg aan een app waarmee je onderweg een foto maakt. Die komt direct in je eigen kostenoverzicht. Een proces voor goedkeuring is dan overbodig.

Een boekhoudpakket met scanfunctie, zoals Gekko, biedt zzp'ers vaak al voldoende basis. Let op: om bonnen via e-mail door te sturen, heb je bij Gekko het Premium-abonnement van €12 per maand exclusief btw nodig.

Goedkeuring voor medewerkers in het mkb

Schiet je personeel regelmatig onkosten voor? Dan heb je een proces nodig om declaraties goed te keuren. De medewerker dient de bon in via de mobiele app. Daarna keurt een manager of de administratie deze digitaal goed.

Programma's zoals Rydoo, Mobilexpense Declaree, Circula en Exact SRXP ondersteunen deze rollen. Zo voorkom je dat onjuiste declaraties direct in je grootboek terechtkomen: het overzicht van je boekingen per rekening.

Welke kosten hangen af van je gebruik?

Welke minimumafname geldt er?

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen. Let op de tarieven per aantal gebruikers en de verplichte minimumafname.

Veel gespecialiseerde declaratiepakketten hanteren een minimum:

  • Circula rekent minimaal 10 licenties.
  • Rydoo Pro hanteert een minimum van 5 gebruikers.
  • Mobilexpense Declaree begint pas bij 20 gebruikers.

Dienen medewerkers in het mkb slechts af en toe een declaratie in? Dan kan betalen per formulier voordeliger zijn. Exact SRXP Corporate kost bijvoorbeeld €12 per declaratieformulier per maand.

Rydoo Business hanteert een model vanaf 30 actieve gebruikers.

Welke modules en eenmalige kosten komen erbij?

Een lage instapprijs per gebruiker dekt vaak niet de volledige inrichting. Bij Klippa SpendControl betaal je extra voor:

  • Digitale goedkeuringsprocessen: €50 per maand extra.
  • Boekhoudkoppelingen: vanaf €50 per maand extra.

Daarnaast rekenen aanbieders zoals Exact SRXP eenmalige kosten voor het inrichten van de omgeving. Vraag altijd vooraf een complete offerte aan, inclusief aansluit- en instelkosten.

Hoe sluit de app aan op je boekhouding?

Directe koppeling voorkomt dubbel invoerwerk

Automatische bonverwerking zorgt ervoor dat gegevens zonder overtypen in je boekhouding komen. Werk je met Exact Online? Kies dan een tool met een gecontroleerde koppeling.

Exact SRXP sluit standaard aan op Exact Online. Ook deze pakketten bieden directe koppelingen met Exact Online:

  • Circula, via een REST API: een technische verbinding tussen programma's.
  • Klippa SpendControl.
  • Rydoo Pro.
  • Mobilexpense Declaree.

Welke gegevens stuurt de koppeling mee?

Niet elke koppeling stuurt dezelfde gegevens door. Controleer of de software alleen een journaalpost aanmaakt: een boeking in je administratie. Of koppelt de software ook het scanbestand als bijlage aan de boeking?

Voor een volledige controle door de accountant of Belastingdienst moet je de originele scan altijd direct vanuit de boekingsregel kunnen opvragen. Vraag bij de aanbieder een demonstratie aan om dit te controleren.

Wat moet je regelen voordat je overstapt?

Wanneer verlies je toegang tot je gegevens?

Zeg je een contract voor declaratiesoftware op? Dan stopt de toegang meestal op de einddatum. Bij onder meer Exact en Declaree verlies je na afloop direct de toegang tot de software en je gegevens.

Maak vóór de opzegdatum een volledige export. Alleen een spreadsheet met getallen is niet genoeg. Je hebt alle originele afbeeldingen nodig, met de bijbehorende boekingssleutels: de codes die de afbeeldingen aan je boekingen koppelen.

Let op contractduur en opzegtermijnen

Veel zakelijke abonnementen hebben een eerste contractduur van 12 maanden met een vaste opzegtermijn. Voorbeelden van opzegtermijnen zijn:

  • Klippa SpendControl: standaard 90 dagen.
  • Declaree: 60 dagen.
  • Circula: 1 maand voor de vervaldatum.

Controleer altijd je getekende offerte of contractvoorwaarden. Zo voorkom je dat je jaarcontract stilzwijgend met nog een heel jaar wordt verlengd.

Veelgemaakte fouten bij het scannen van bonnetjes

1
Vertrouwen op automatische btw-herkenningAutomatische herkenning leest btw-tarieven soms verkeerd. Controleer altijd handmatig de gescande bedragen en de verdeling over btw-tarieven voordat je een bon definitief boekt.
2
De bewaarplicht overlaten aan de appAls je een app opzegt, verlies je vaak direct de toegang tot je gegevens. Bewaar de originele afbeeldingen en de koppelingen met je boekingen daarom altijd in een eigen archief.
3
Papieren bonnetjes te snel weggooienEen scan vervangt het origineel pas als deze scherp en volledig leesbaar is. Gooi het bonnetje pas weg nadat je de digitale kopie hebt gecontroleerd en in je administratie hebt opgeslagen.
4
Btw op horecabonnen automatisch terugvragenDe btw op eten en drinken in een horecazaak mag je meestal niet aftrekken. Zet deze btw bij het scannen handmatig op niet-aftrekbaar om correct aangifte te doen.
5
Alleen een pinbonnetje bewarenEen betalingsbewijs bevat niet de verplichte leveranciers- en btw-gegevens. Vraag bij aankopen altijd om een gespecificeerde kassabon die voldoet aan de wettelijke eisen.
6
De boekhoudkoppeling niet vooraf testenNiet elke scan-app stuurt documenten direct door naar je boekhouding. Controleer vóór aanschaf of er een directe koppeling is en of de bonnen als bijlage meekomen.

Checklist voor bonnetjessoftware

Stel jezelf deze vragen om te bepalen welke scan- en declaratie-app past bij je manier van boekhouden.

0 van 11 afgevinkt · automatisch lokaal bewaard

Veelgestelde vragen over bonnetjes scannen en verwerken

Mag je het papieren bonnetje na het scannen weggooien?
Ja, als de digitale scan het origineel juist en volledig weergeeft en binnen redelijke tijd controleerbaar blijft. Voor de meeste zakelijke uitgaven geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Voor onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt tien jaar.
Herkent scan- en declaratiesoftware automatisch de btw via OCR?
Niet altijd volledig: OCR, automatische tekstherkenning, leest bedragen en percentages uit. Herkende btw mag je niet altijd aftrekken; horecabonnen mag je bijvoorbeeld wettelijk niet aftrekken. Controleer gescande gegevens daarom altijd handmatig voordat je de bon definitief boekt.
Welk pakket past bij een zzp'er zonder personeel?
Als zzp'er heb je geen proces voor goedkeuring nodig en wil je geen verplichte teamlicenties betalen. Pakketten zoals Gekko Premium (€12 per maand exclusief btw) boeken bonnetjes rechtstreeks in je eigen kostenoverzicht, zonder minimumaantal gebruikers.
Kun je gescande declaraties rechtstreeks doorsturen naar Exact Online?
Ja, bijvoorbeeld via Exact SRXP voor €4,50 per gebruiker per maand exclusief btw, plus eenmalige inrichtingskosten. Bij aanbieders zoals Klippa SpendControl kosten externe koppelingen vanaf €50 per maand extra. Bereken de kosten voor je situatie.
Wat is een vereenvoudigde factuur en is een pinbon voldoende?
Voor uitgaven tot maximaal €100 inclusief btw is een vereenvoudigde factuur voldoende. Hierop moeten altijd de datum, leveranciersgegevens en de berekende btw staan. Een kaal pinbonnetje zonder specificatie is dus niet voldoende.
Waarom is de totale maandprijs vaak hoger dan het geadverteerde gebruikerstarief?
Veel aanbieders adverteren met een basistarief per gebruiker, maar rekenen extra voor goedkeuringsprocessen of boekhoudkoppelingen. Klippa vraagt bijvoorbeeld €50 per maand extra voor goedkeuringsprocessen. Rydoo Pro hanteert een minimum van vijf gebruikers.
Wat is voordelig als medewerkers slechts af en toe declareren?
Kies dan voor betaling per declaratie of activiteit in plaats van een vast maandelijks gebruikersabonnement. Exact SRXP Corporate rekent bijvoorbeeld €12 per declaratieformulier per maand, waarop een medewerker meerdere bonnen tegelijk kan invullen. Bereken de kosten voor medewerkers die af en toe declareren.

Zo vergelijken we declaratietools

We beoordelen elke aanbieder op vaste criteria met vaste gewichten, waarbij geschiktheid voor het scenario het zwaarst weegt; de ranking staat los van eventuele commerciële relaties.

Geschiktheid voor het scenario
20 pt
Totale geschatte kosten
18 pt
Functies die dit scenario nodig heeft
13 pt
Koppelingen en export
12 pt
Aansluiten en overstappen
10 pt
Gebruiksgemak app en dashboard
9 pt
Meegroeien: gebruikers en volume
8 pt
Support
6 pt
Belangrijkste beperking (aftrek)
4 pt
Onderzocht in deze vergelijking
6 aanbieders onderzocht met openbaar controleerbare tarieven
Tarieven gecontroleerd op peildatum 3 oktober 2026, via openbare prijspagina's
Geschatte kosten berekend per scenario; de kostenmodule toont per aanbieder wat wel en niet is meegerekend
Welke aanbieders zijn onderzocht
Aanbieders die declaratiesoftware leveren aan ondernemers in Nederland.
We nemen alleen aanbieders op met openbaar controleerbare tarieven.
Aanbieders die de research voor dit scenario afwijst, staan met reden in de gids benoemd.
Hoe geschatte kosten worden berekend
We gebruiken de laagste, gemiddelde en hoogste pakketten per aanbieder als bandbreedte.
Kosten zijn exclusief btw en gebaseerd op de meest recente openbare prijslijst.
Kosten die met je gebruik meelopen nemen we mee waar de aanbieder ze publiceert.
Hoe commerciële relaties worden behandeld
Commerciële relaties met aanbieders worden vermeld, maar beïnvloeden de ranking niet.
De volgorde van aanbieders is gebaseerd op de vaste weegcriteria hierboven.
Eventuele vergoedingen wijzigen niets aan de score of tekst per aanbieder.
Fouten melden en correcties
Zie je een fout of verouderd tarief? Meld dit via onze contactpagina.
Onderbouwde correcties verwerken we met bronvermelding.
Aanbieders hebben geen redactioneel veto over de inhoud.

Doorlopend onderzoek

We onderhouden doorlopende onderzoeksprogramma’s om deze pagina actueel te houden.

LOOPT

Kostenindex declaratietools

Maandelijkse controle van openbare tarieven en pakketwijzigingen per aanbieder.

LOOPT

Koppelingen-monitor

Doorlopende inventarisatie van koppelingen met boekhoudsoftware en exports per aanbieder.

IN OPBOUW

Supportkwaliteit per aanbieder

Vergelijkend onderzoek naar responstijd en kwaliteit van klantenservice.

Zo controleerden we dit artikel

We controleren tarieven en voorwaarden en werken de pagina bij zodra prijzen, pakketten of beleid veranderen.

  1. Huidige versie

    18 okt 2026

    Bijgewerkt door

    Boekhouder.nl Research Team · Pagina bijgewerkt.

  2. 11 sep 2026

    Geschreven door

    Boekhouder.nl Research Team · Pagina gepubliceerd.

Start keuzehulp