Grip op uitgaven per team, afdeling en project

Veel financiële en operationele teams willen een harde budgetgrens voor een team of project. Zodra het gezamenlijke budget op is, moet het systeem betalingen automatisch weigeren.

Geen automatische betaalstop bij declaratietools

Bij Circula, Exact SRXP, Klippa SpendControl, Mobilexpense en Rydoo is zo'n betaalstop op dit moment niet bewezen. Geen van deze aanbieders biedt een bewezen functie die pinbetalingen aan de kassa weigert zodra een gedeeld teambudget op is.

Budgetbewaking via software werkt anders. Systemen melden overschrijdingen achteraf via meldingen of beleidsregels, of blokkeren het indienen van een declaratie. Bij Rydoo kan een medewerker bijvoorbeeld nog steeds een transactie indienen die buiten het beleid valt.

Hoe test je een harde budgetgrens?

Wil je betalingen blokkeren zodra het gezamenlijke budget op is? Onderzoek dan zakelijke betaalkaarten en vraag een gerichte live-demonstratie aan.

Laat meerdere medewerkers uit hetzelfde projectbudget betalen tot de limiet is bereikt. Controleer of het systeem de volgende pinbetaling daadwerkelijk weigert.

Wil je uitgaven per afdeling of project beheersen? Dan moet je bonnen en facturen direct aan de juiste kostenplaats toewijzen.

Welke kostenstructuren ondersteunen de pakketten?

• Exact SRXP Premium biedt export per grootboekrekening en kostenplaats voor €4,50 per gebruiker per maand. Grootboekrekeningen zijn de categorieën waarin je kosten boekt. Dit pakket past als je de uitgaven in je boekhoudpakket met het budget vergelijkt.
• Circula ondersteunt kostenplaatsen en kostendragers: projecten waaraan je kosten toewijst.
• Rydoo laat je uitgaven aan projectcodes koppelen en samen exporteren.

Wanneer betaal je extra voor onderverdelingen?

Bij Mobilexpense Declaree kun je standaard uitgaven toewijzen aan projecten, klanten of afdelingen. Hiervoor gelden deze prijs en ondergrens:

• €8 per gebruiker per maand.
• Minimaal 20 gebruikers.

Wil je kostenplaatsen en projecten onderverdelen in hoofd- en subonderdelen? Mobilexpense rekent deze ouder-kindstructuren als een aparte uitbreiding. Controleer vooraf of je afdelingsstructuur zo'n indeling nodig heeft om kosten op hogere niveaus samen te voegen.

Een paslimiet is niet hetzelfde als een budgetbeperking.

Voor welke uitgaven geldt een paslimiet?

Een paslimiet geldt voor één specifieke fysieke of virtuele kaart.

• Klippa SpendControl biedt zakelijke creditcards vanaf €5 per kaart per maand, vanaf 10 kaarten. Je kunt per pas bestedingslimieten instellen.
• Circula biedt een creditcardplatform vanaf €99 per maand met een onbeperkt aantal kaarten. Je kunt per categorie limieten instellen, per uitgave of per kalenderjaar.

Meldingen blokkeren geen betalingen

Een beleidsregel in declaratiesoftware signaleert alleen dat een uitgave buiten de richtlijnen valt. De manager krijgt daarover een melding bij de bon. Dat voorkomt niet dat het geld al van de zakelijke rekening is afgeschreven.

Controleer ook altijd de transactievoorwaarden. Circula rekent bijvoorbeeld bij buitenlandse betalingen een koersopslag van 2% op Visa-wisselkoersen.

Bij betrouwbaar budgetbeheer beoordeelt de teamleider of een uitgave nodig is voor het werk. De financiële afdeling controleert de administratieve en fiscale regels. Zo houd je deze taken gescheiden.

Welke pakketten bieden aparte goedkeuringsstappen?

Rydoo Pro heeft een tweede goedkeuringsstap die je zelf kunt instellen. Dit past bij kleinere teams die de goedkeuring door de manager en de financiële afdeling strikt willen scheiden. De voorwaarden zijn:

• €10 per geregistreerde gebruiker per maand bij jaarbetaling.
• Vanaf 5 gebruikers.

Mobilexpense Declaree gebruikt een vaste route: van medewerker naar manager, gevolgd door de eindcontrole door de financiële afdeling.

Tegelijk controleren of in een vaste volgorde?

Bij Circula kunnen de manager en de accountant tegelijk controleren. Heeft je organisatie een vaste volgorde nodig? Test dit dan vóór aankoop.

Klippa SpendControl ondersteunt meerdere goedkeuringsstappen en extra goedkeurders. Een geavanceerd goedkeuringsproces kost bij Klippa €50 per maand extra.

Fiscale controle blijft nodig

Goedkeuring door een teamleider geeft geen recht op btw-aftrek. De financiële afdeling moet altijd controleren of een bon voldoet aan de wettelijke eisen voor een btw-factuur.

Een dashboardoverzicht is voor de Belastingdienst niet voldoende. Je moet per transactie kunnen aantonen wie wat wanneer heeft gewijzigd en goedgekeurd.

Kun je de audittrail exporteren?

Een audittrail is een overzicht van wijzigingen en goedkeuringen. Klippa SpendControl laat je dit overzicht exporteren in XLSX- of CSV-formaat. Zo kun je bij een controle de volledige goedkeuringsgeschiedenis aanleveren.

Ook Mobilexpense Declaree registreert elke processtap met datum en tijd en maakt deze gegevens beschikbaar voor export. Vraag bij het inrichten van het systeem altijd om een voorbeeldexport.

Hoe lang moet je bewijsstukken bewaren?

Voor facturen en declaraties gelden deze wettelijke fiscale bewaartermijnen:

• 7 jaar als standaardtermijn.
• 10 jaar bij onroerende zaken, zoals gebouwen en grond.

Je mag de stukken digitaal bewaren als ze leesbaar blijven en de kenmerken behouden die de echtheid aantonen.

Voor bonnen tot €100 inclusief btw gelden vereenvoudigde factuurregels. Je moet ze wel controleerbaar en terugvindbaar bewaren.

Hoe houd je budgetten en WKR gescheiden?

Houd team- en projectbudgetten strikt gescheiden van de werkkostenregeling (WKR), de fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel.

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen of verstrekkingen die onder voorwaarden onbelast zijn. Ze gaan niet af van de vrije ruimte: het bedrag dat je binnen de WKR onbelast kunt besteden. Meng deze fiscale indeling daarom niet met interne kostenplaatscodes.

Je maandkosten hangen niet alleen af van het vaste softwarepakket. Ook je personeelsomvang, het aantal documenten en het gebruik van betaalkaarten tellen mee.

Voor welke gebruikers betaal je?

Let goed op wat de aanbieder onder een gebruiker verstaat. Rydoo Pro rekent per geregistreerde gebruiker, niet per medewerker die actief declareert. Ook voor medewerkers die zelden declareren betaal je dus voor hun account.

Vaak geldt ook een minimumafname:

• Mobilexpense Declaree: minimaal 20 gebruikers.
• Circula: minimaal 10 licenties.

Wat kosten extra facturen en betaalkaarten?

Bij factuurverwerking hangen de kosten af van het aantal documenten. Voor Klippa Factuurverwerking Effective geldt:

• Tot 4.000 facturen per jaar inbegrepen.
• 10 actieve gebruikers inbegrepen.
• Extra facturen vanaf €0,28 per stuk.

Kies je zakelijke passen, houd dan rekening met vaste kaartkosten:

• Klippa: €5 per kaart per maand, vanaf 10 kaarten.
• Mobilexpense: vanaf €4 per gebruiker per maand.
• Circula: vanaf €99 per maand voor het platform.

Let ook op eenmalige kosten voor het inrichten van het systeem, zoals bij Exact SRXP. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Declaratiesoftware werkt pas goed als goedgekeurde uitgaven automatisch op de juiste grootboekrekeningen en kostenplaatsen in je boekhouding terechtkomen.

Hoe werken de koppelingen met Exact Online?

Exact SRXP sluit aan op Exact Online via een export per grootboekrekening en kostenplaats. Daarna zet de financiële afdeling de journaalposten, oftewel boekingen, door.

Mobilexpense en Circula bieden API-koppelingen met Exact Online: verbindingen waarmee de systemen gegevens uitwisselen. Ze sturen goedgekeurde declaraties inclusief pdf-bijlagen digitaal door. Klippa ondersteunt ook automatische boekingen in Exact Online.

Kun je facturen en declaraties samen goedkeuren?

Wil je naast personeelsdeclaraties ook leveranciersfacturen per kostenplaats goedkeuren? SRXP, Rydoo en Declaree richten zich vooral op personeelsuitgaven.

Klippa SpendControl combineert factuurverwerking en declaraties in hetzelfde platform. Voor koppelingen met boekhoudsystemen betaal je vanaf €50 per maand extra. Controleer altijd of de koppeling bij je abonnement is inbegrepen.

Stap je over naar een nieuw systeem voor declaraties of budgetbeheer? Lopende goedkeuringsprocessen en oude goedkeuringsstatussen kun je vrijwel nooit precies zo overzetten.

Hoe stel je oude bewijsstukken veilig?

Rond declaratieperiodes altijd volledig af in je oude systeem voordat je overstapt.

Vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar moet je vóór beëindiging een volledige export maken. Bewaar die in een open bestandsformaat, zoals PDF, CSV of XLSX. Neem daarin op:

• Alle ingediende bonnen en facturen.
• Tijdstempels: de vastgelegde datums en tijden.
• Audittrails met wijzigingen en goedkeuringen.

Welke contractduur en opzegtermijn gelden?

Controleer de contractvoorwaarden van je huidige en nieuwe leverancier om dubbele kosten te voorkomen.

• Mobilexpense: een eerste looptijd van 12 maanden en een opzegtermijn van 60 dagen.
• Circula: een jaarcontract en een opzegtermijn van 1 maand.
• Klippa: in de algemene voorwaarden staan looptijden van 1 tot 5 jaar en een opzegtermijn van 90 dagen.
• Exact SRXP: maand- en jaarcontracten, met een opzegtermijn van respectievelijk 1 of 3 maanden.
• Rydoo Pro: maandelijks opzegbaar bij maandfacturatie, of een jaarovereenkomst bij jaarbetaling.