Facturatieprogramma voor je bv vergelijken

Met een besloten vennootschap (bv) stel je andere eisen aan facturatiesoftware dan wanneer je alleen werkt. Je facturen moeten direct voldoen aan alle wettelijke factuureisen van de Belastingdienst. Denk aan een unieke, doorlopende nummering en de juiste bedrijfsgegevens.

Automatische opvolging en betaalgemak

Een professioneel factuurproces stopt niet bij het verzenden van een factuur. Automatische herinneringen besparen tijd bij het opvolgen van onbetaalde facturen en verlagen het openstaande bedrag. Pakketten zoals Moneybird sturen automatisch herinneringen als de betaaltermijn is verstreken. Bij andere systemen, zoals MoneyMonk, moet je herinneringen altijd handmatig versturen.

Controleer ook de betaalmogelijkheden. Met een iDEAL-betaallink op je factuur betalen zakelijke klanten aanzienlijk sneller. Zo'n link werkt via een betaalprovider: een dienst die betalingen verwerkt.

E-facturatie en Peppol

Lever je diensten of goederen aan de overheid? Dan is een gewone pdf per e-mail niet voldoende. Overheidsinstanties eisen een gestructureerde e-factuur: een factuur die software automatisch kan verwerken. Deze verstuur je via Peppol, een netwerk voor het uitwisselen van e-facturen.

Niet elk programma ondersteunt Peppol direct:

• Billit biedt volledige ondersteuning na verificatie van de bestuurder die namens de bv mag tekenen.
• Rompslomp ondersteunt Peppol via een creditsysteem.
• e-Boekhouden.nl heeft deze functie nog in ontwikkeling.

Voor reguliere zakelijke klanten is e-facturatie in 2026 nog niet wettelijk verplicht.

Binnen een bv werken vaak meerdere medewerkers met verkoopfacturen, urenregistratie of inkoopbonnen. Daarnaast wil je dat je accountant of boekhouder periodiek meekijkt, zonder dat dit ten koste gaat van je licenties.

Extra licenties en medewerkersrechten

Softwareleveranciers hanteren verschillende regels voor teamtoegang:

• WeFact en e-Boekhouden.nl: extra medewerkersaccounts zijn gratis inbegrepen.
• InformerOnline MKB Plus: bevat standaard 3 gebruikerslicenties en rekent €10 per maand per extra gebruiker.
• Moneybird: het Groei-pakket staat maximaal 5 gebruikers toe; bij Compleet zijn gebruikers onbeperkt.
• SnelStart inKaart: bevat 1 gebruiker en rekent €4,25 per maand per extra gebruiker.
• MoneyMonk: rekent €15 per maand per extra gebruiker.
• Rompslomp Professional: bevat 2 extra gebruikers en rekent €3 per maand per extra toevoeging.

Gratis toegang voor de accountant

Bij pakketten zoals WeFact, SnelStart, Moneybird en Billit logt de accountant gratis in via een eigen accountantskoppeling. Deze externe toegang telt niet mee voor het maximale aantal gebruikers van je pakket.

Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) heb je actueel inzicht nodig in de resultaten van je bv. Een eenvoudig overzicht van verzonden facturen is dan niet genoeg.

Welke tussentijdse cijfers kun je inzien?

Met een administratiepakket met ingebouwde facturatie zie je direct je balans, winst-en-verliesrekening en openstaande bedragen. InformerOnline, Moneybird en e-Boekhouden.nl tonen actuele financiële rapportages. Je krijgt ook saldibalansen, met het saldo per boekhoudrekening, en grootboekkaarten, met de boekingen per rekening.

Gebruik je een los facturatieprogramma zoals WeFact? Dan zie je vooral omzetstatistieken en btw-totalen. De volledige financiële rapportage ontstaat pas nadat de gegevens zijn doorgestuurd naar het grootboek van je accountant: het overzicht van alle boekingen per rekening.

Jaarrekening en deponering bij KVK

Een winst-en-verliesoverzicht uit je software is geen kant-en-klare jaarrekening. Je bv is wettelijk verplicht om de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK).

Je accountant gebruikt de rapportages en auditfile-exports om de jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting op te stellen. Een auditfile is een exportbestand met boekingsgegevens voor je accountant.

Voor je bv moet je de periodieke btw-aangifte op tijd en zonder fouten indienen. Bepaal vooraf of je dit zelf rechtstreeks doet of volledig uitbesteedt.

Directe elektronische btw-aangifte

Met boekhoudsoftware met ingebouwde facturatie verzend je de btw-aangifte met één druk op de knop rechtstreeks naar de Belastingdienst. Dit kan onder meer bij:

• e-Boekhouden.nl
• Moneybird
• InformerOnline
• Jortt MKB
• SnelStart, vanaf inKaart
• Rompslomp Professional

Bij MoneyMonk kun je alleen rechtstreeks btw-aangifte doen met een actieve bankkoppeling die het pakket ondersteunt. WeFact biedt wel een btw-overzicht, maar je kunt de aangifte niet rechtstreeks elektronisch indienen bij de Belastingdienst.

Btw verlegd en buitenlandse transacties

Lever je aan buitenlandse zakelijke klanten of factureer je onder de verleggingsregeling, waarbij je klant de btw aangeeft? Dan mag je geen btw rekenen. Op de factuur moet 'btw verlegd' staan, samen met het btw-identificatienummer van je klant.

Controleer of het programma deze posten automatisch in de juiste rubrieken van de btw-aangifte plaatst.

Voor de financiële administratie van je bv zijn er twee gangbare routes. Je koppelt een gespecialiseerd facturatieprogramma aan het systeem van je accountant, of je brengt alles onder in hetzelfde administratiepakket.

Factureren en de boekhouding uitbesteden

Wil je zelf offertes en facturen maken, maar de boekhouding volledig aan je accountant overlaten? Programma's zoals WeFact en Billit werken als apart facturatieprogramma naast de boekhouding. Via een automatische koppeling boeken ze verkoopfacturen, inkoopbonnen en betalingen direct door naar het boekhoudpakket van je accountant, zoals Exact Online.

Je accountant blijft zo in de eigen software werken. Jij hebt een overzichtelijke omgeving voor je facturatie.

Zelf administreren in één pakket

Wil je zelf banktransacties bijhouden en btw-aangifte doen? Kies dan een totaalpakket zoals e-Boekhouden.nl, Moneybird of InformerOnline. Je accountant kijkt op afstand mee voor controles en gebruikt een auditfile-export om het boekjaar af te ronden.

Naast de vaste pakketprijs kunnen gebruikskosten je maandelijkse factuur flink verhogen. Let op welke kosten meegroeien met je bedrijfsactiviteiten. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat kosten extra documenten en transacties?

Sommige leveranciers hanteren vaste documentlimieten:

• Billit telt elke inkomende factuur, uitgaande factuur, creditnota en kassabon als één document. Bij het 500-documentenabonnement betaal je €0,25 per extra document.
• Moneybird Groei heeft een grens van 50 banktransacties per maand. Voor onbeperkte transacties stap je over naar Compleet.

Wat kosten bank- en boekhoudkoppelingen?

Automatisch banktransacties inlezen via PSD2, de Europese richtlijn voor betaaldiensten, is niet overal gratis:

• WeFact rekent €5 per bankrekening per maand.
• InformerOnline rekent €1 per gekoppelde rekening per maand, of kosten via de externe partij Ponto.
• Rompslomp rekent €3 per maand per extra bankkoppeling buiten je bundel.
• e-Boekhouden.nl rekent €0,99 per maand voor een Knab-koppeling.

Ook een koppeling met je accountantskantoor kan geld kosten. Bij WeFact kost de boekhoudkoppeling €5 per maand. Dit geldt niet als je accountant zelf met een WeFact-accountancyomgeving werkt.

Wat kosten Scan & Herken en Peppol-berichten?

Het automatisch verwerken van bonnen en inkoopfacturen via OCR brengt vaak extra kosten mee. OCR is software die tekst uit een scan herkent. Voor deze verwerking en voor Peppol-berichten gelden onder meer deze kosten:

• e-Boekhouden.nl rekent €12,50 voor 50 OCR-credits (€0,25 per scan).
• InformerOnline hanteert een limiet voor redelijk gebruik van 50 scans per maand. Daarboven betaal je €0,15 per scan.
• Jortt biedt Scan & Herken pas vanaf het duurdere Plus-pakket van €39,95 per maand.
• Rompslomp rekent voor elke verzonden of ontvangen Peppol-factuur 1 credit (€0,165 per credit in bundels).

Wat kost een extra administratie?

Beheer je naast je werkmaatschappij ook een holding? Voor een extra online administratie betaal je vaak een toeslag, bijvoorbeeld €3,50 per maand bij SnelStart. Soms moet je een extra licentie afnemen.

Een facturatieprogramma staat zelden op zichzelf. Goede gegevensuitwisseling met je bank, webshop en de boekhouding van je accountant voorkomt handmatig overtypen.

Koppelingen met accountantssoftware

Werk je met een los facturatieprogramma? Controleer vooraf of het een gecertificeerde koppeling heeft met het pakket van je accountant, zoals Exact Online. Let ook op welke gegevens de koppeling in beide systemen bijwerkt:

• Klantgegevens
• Btw-tarieven
• Grootboekrekeningen
• Betaalstatussen

Bankkoppelingen en afletteren

Met een automatische bankkoppeling leest het programma dagelijks je banktransacties in. Het koppelen van betalingen aan openstaande facturen heet afletteren. Het programma kan facturen daarmee automatisch op 'betaald' zetten.

Let op hoe je pakket dit verwerkt. Bij Rompslomp koppelt de bankkoppeling bij- en afschrijvingen niet automatisch aan openstaande facturen of uitgaven. Dat moet je handmatig doen. Bij pakketten zoals Moneybird en SnelStart gebeurt dit grotendeels automatisch op basis van het factuurnummer en bedrag.

Overstappen naar een ander facturatie- of administratiepakket vraagt bij een bv om zorgvuldige planning. Je moet je administratie namelijk bewaren volgens de fiscale bewaarplicht.

Fiscale bewaarplicht van 7 tot 10 jaar

Volgens de Belastingdienst moet je de administratie van je bv minimaal 7 jaar digitaal bewaren. Voor facturen over onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Digitale facturen moet je in hun oorspronkelijke elektronische formaat bewaren. Een uitgeprinte versie is niet voldoende.

Exporteer bij een overstap daarom niet alleen een XML-auditfile met de journaalposten, de afzonderlijke boekingen. Een auditfile bevat namelijk niet de oorspronkelijke pdf-bestanden en ingescande inkoopbonnen. Download altijd een compleet archief voordat je je oude abonnement opzegt. Bewaar daarin alle bronbestanden en de historische balans en resultatenrekening.

Contractvoorwaarden en proefperiode

Controleer de opzegtermijn van je huidige contract. De meeste maandabonnementen zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand. Bij jaarcontracten zit je vast aan de resterende contractduur.

Stap niet overhaast over. Gebruik de gratis proefperiode, meestal 14 tot 30 dagen. Richt eerst je vaste bedrijfs- en klantgegevens, factuurnummering en lay-out in. Test samen met je accountant één verkoopfactuur, één inkoopfactuur en een proefexport voordat je het systeem definitief gebruikt.