Facturatieprogramma met een iDEAL-betaallink kiezen

Als dienstverlener of zzp'er wil je dat klanten je factuur direct betalen. Een betaallink in de begeleidende e-mail of een QR-code op de factuur maakt dat veel makkelijker. Hoe dit werkt, verschilt per programma.

Ingebouwde betaaldienst of externe koppeling?

Er zijn grofweg twee routes om iDEAL aan je klanten aan te bieden:

• Ingebouwde betaaldienst: pakketten zoals Moneybird bieden een eigen betaalomgeving: Moneybird Online Betaalmethoden. Je hoeft dan geen los account bij een externe betaalprovider (PSP) aan te maken.
• Externe betaalprovider: pakketten zoals WeFact, Jortt, InformerOnline, Billit en SnelStart gebruiken een API, een technische koppeling tussen systemen. Daarmee koppelen ze aan een externe partij, meestal Mollie. Je sluit zelf een contract af bij die provider.

Welke controles zijn nodig voor goedkeuring?

Bij zowel een externe betaalprovider als een ingebouwde betaaldienst moet de betaaldienst je bedrijf controleren. Toezichthouder De Nederlandsche Bank (DNB) stelt strenge eisen aan dit cliëntenonderzoek (KYC): de controle van klantgegevens en identiteit.

Je software kan binnen vijf minuten werken. Toch kan de provider nog extra controles nodig hebben voordat die je betaalaccount definitief goedkeurt.

Naast de maandelijkse softwarekosten betaal je bij iDEAL vrijwel altijd een bedrag per geslaagde transactie. De betaaldienst houdt deze kosten vaak in op de uitbetaling of factureert ze achteraf per maand.

Welke vaste transactietarieven gelden?

De tarieven per transactie verschillen per software en betaalprovider:

• Moneybird: €0,29 exclusief btw per geslaagde iDEAL- of Wero-betaling via de eigen betaaldienst.
• WeFact: €0,32 per geslaagde iDEAL- of Wero-betaling via de gekoppelde betaalprovider.
• Mollie-koppelingen: bij InformerOnline, Billit, SnelStart en MoneyMonk betaal je rechtstreeks het geldende transactietarief van Mollie voor iDEAL.

Rekent de software een extra opslag?

Sommige aanbieders rekenen een eigen opslag bovenop de providerkosten. Bij het gratis pakket Starter van Jortt betaal je:

• Geen abonnementsgeld.
• €0,60 opslag exclusief btw per geslaagde betaling, bovenop de kosten van Mollie.

Stuur je veel facturen voor kleine bedragen? Dan verlaagt zo'n vaste opslag per transactie je marge flink. Let daarom op deze extra kosten.

Zodra je klant via de betaallink betaalt, wil je direct zien dat het geld onderweg is. Je wilt daarvoor niet handmatig bankafschriften hoeven te controleren.

Directe statusupdate of bankimport?

Bij geavanceerde koppelingen meldt de betaalprovider de transactie direct aan de facturatiesoftware. Andere pakketten verwerken de betaling via een import of bankkoppeling.

• Direct op 'betaald': Moneybird, WeFact en Rompslomp zetten de factuur direct na een geslaagde betaling automatisch op 'betaald'.
• Afhankelijk van een koppeling: bij e-Boekhouden.nl vereist automatische verwerking via Mollie een aparte externe importmodule, zoals Pspbetalingen.nl, of de reguliere bankkoppeling. Zonder die koppeling moet je de status zelf bijwerken.

Hoe voorkom je onterechte herinneringen?

Een directe statusupdate voorkomt dat een klant per ongeluk een automatische betalingsherinnering krijgt voor een al betaalde factuur. Stuur je wekelijks tientallen herinneringen? Kies dan altijd een systeem dat de betaalstatus direct bijwerkt.

Een factuur met de status 'betaald' is boekhoudkundig nog niet volledig verwerkt. Het bedrag dat de klant betaalt, verschilt namelijk van de uiteindelijke uitbetaling op je zakelijke bankrekening.

Wat moet je nog verwerken na betaling?

De betaalprovider bundelt betalingen vaak en houdt daar direct de transactiekosten op in. Hierdoor ontstaan drie losse boekingen:

• De klantbetaling waarmee je de factuur afsluit.
• De transactiekosten van de betaalprovider.
• De netto-uitbetaling naar je zakelijke bankrekening: het bedrag na aftrek van de kosten.

Waarvoor gebruik je een tussenrekening?

Systemen zoals Rompslomp en SnelStart boeken de klantbetaling op een tussenrekening van de betaalprovider. Dit is een tijdelijke rekening in je boekhouding, ook wel kruisposten genoemd. Pas als de uitbetaling en de kostenfactuur van de provider binnen zijn, letter je deze posten tegen elkaar af.

Controleer vooraf of je factuurprogramma of boekhoudpakket de uitbetalingen en kosten automatisch splitst. Controleer ook of je de tussenrekening maandelijks zelf moet nalopen en kloppend moet maken.

Hoe makkelijker betalen is, hoe sneller zakelijke en particuliere klanten hun factuur betalen. Facturatiesoftware biedt daarvoor verschillende mogelijkheden.

Hoe werken een betaallink en QR-code?

De meeste systemen zetten een duidelijke betaallink in de begeleidende e-mail. Als je klant erop klikt, opent een beveiligde betaalpagina. De juiste gegevens en het bedrag zijn al ingevuld.

Bij programma's zoals Billit en Rompslomp kun je een QR-code op de pdf-factuur zetten. Je klant scant de code met de smartphonecamera of mobiel-bankierenapp en betaalt binnen enkele seconden.

Wat verandert er door Wero?

Sinds oktober 2026 gaat iDEAL stapsgewijs over naar de Europese standaard Wero. De afronding loopt door tot eind 2027.

Voor je klant verandert er in de praktijk weinig. De vertrouwde bankomgeving blijft beschikbaar. De herkenbaarheid en beveiliging worden verder gelijkgetrokken.

De getoonde abonnementsprijzen dekken zelden alle kosten van factureren met iDEAL-betaallinks. Let op variabele kosten die stijgen als je meer factureert.

Welke extra kosten betaal je?

• Transactiekosten: reken op circa €0,29 tot €0,32 per geslaagde iDEAL-betaling. Daar kunnen software-opslagen bij komen, zoals €0,60 exclusief btw bij Jortt Starter.
• Boekhoudkoppeling: WeFact rekent €5 per maand voor een externe boekhoudkoppeling, tenzij je accountant WeFact gebruikt.
• Bankkoppeling: WeFact rekent €5 per maand per gekoppelde bankrekening.
• Documentlimieten: bij Billit Starter betaal je €0,50 per extra document boven de inbegrepen 25 documenten per maand. Ook inkoopbonnen tellen mee als document.
• Extra gebruikers bij SnelStart: in inKaart kost een extra gebruiker €4,25 per maand.
• Extra gebruikers bij Billit: je betaalt €5 per maand per extra gebruiker.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Gebruik je al een boekhoudpakket of besteed je de administratie uit aan een accountant? Dan hoef je niet altijd over te stappen op een nieuw alles-in-één-systeem.

Hoe koppel je een los facturatieprogramma?

Facturatieprogramma's zoals WeFact en Billit zijn ontworpen om zelfstandig naast je boekhouding te werken. Ze sturen verzonden facturen en betaalstatussen automatisch door naar pakketten zoals Exact Online, Twinfield, SnelStart, Yuki en e-Boekhouden.nl.

Wanneer werk je in één systeem?

Wil je facturatie, bankverwerking en btw-aangifte in hetzelfde systeem doen? Pakketten zoals Moneybird, InformerOnline en e-Boekhouden.nl verwerken facturen met iDEAL direct in je grootboekadministratie: het overzicht van je boekingen per categorie.

Controleer altijd of een exportfunctie echt een automatische koppeling is. Soms moet je regelmatig zelf een auditfile inlezen, een exportbestand voor je boekhouder, of een UBL-bestand, een digitaal factuurbestand dat software kan verwerken.

Stap je over naar een ander facturatieprogramma met iDEAL? Houd dan rekening met administratieve en wettelijke verplichtingen.

Welke gegevens kun je meenemen?

Bij vrijwel elk pakket kun je klantgegevens, artikelen en openstaande facturen importeren via een csv- of Excel-bestand. Een csv-bestand is een tekstbestand met gegevens in tabelvorm.

Oude facturen met actieve Mollie- of iDEAL-betaallinks verhuizen meestal niet mee. Al verzonden links blijven vaak gekoppeld aan je oude softwareprofiel.

Wat moet je 7 tot 10 jaar bewaren?

Volgens de Belastingdienst gelden deze bewaartermijnen:

• Je basisadministratie en digitale facturen moet je 7 jaar bewaren.
• Bij onroerende zaken, zoals grond en gebouwen, is dat 10 jaar.

Zeg je oude abonnement pas op nadat je alle verzonden pdf-facturen en grootboekkaarten lokaal hebt opgeslagen. Grootboekkaarten zijn overzichten van de boekingen per grootboekrekening.

Wat regel je voor je eerste factuur?

Gebruik je een losse betaalprovider, zoals Mollie? Geef die opnieuw toestemming voor de koppeling met je nieuwe pakket voordat je de eerste nieuwe factuur verstuurt.