Facturatieprogramma voor periodieke facturen en abonnementen

Als dienstverlener, aanbieder van online software of onderhoudsbedrijf wil je periodieke facturen niet elke maand handmatig klaarmaken. Sommige software zet alleen conceptfacturen klaar. Andere software maakt de facturen volledig automatisch aan en verstuurt ze ook.

Zet de software facturen klaar of verstuurt die ze?

Bij WeFact (vanaf Start 100), Moneybird en InformerOnline stel je een herhaalschema met vaste tussenpozen in. Het systeem maakt de factuur daarna zonder tussenkomst aan en verstuurt die naar de klant. Bij Rompslomp zit deze functie in het Professional-pakket.

Bij e-Boekhouden.nl (Standaard + Factureren) staan periodieke facturen vaak als groep klaar. Je moet de verzending dan nog met één actie bevestigen. Wil je volledig automatisch factureren? Controleer dan of het pakket ook zonder jouw bevestiging verstuurt.

Welke eisen gelden voor periodieke facturen?

Elke periodieke factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst. Factuurnummers moeten uniek zijn en elkaar opvolgen binnen je nummerreeks. Je mag hetzelfde factuurnummer dus nooit opnieuw gebruiken voor een volgende maandtermijn.

Bij doorlopende overeenkomsten mag je de leverdatum vervangen door de gefactureerde periode. Die periode mag niet langer zijn dan één jaar. Controleer of je software datumvariabelen ondersteunt: velden die de datum of periode automatisch invullen. Zo blijft een omschrijving als "Onderhoudscontract mei" kloppen.

Met automatische incasso laat je ook de betaling van je periodieke facturen automatisch verlopen. SEPA is de Europese standaard voor deze incasso's. Je kunt dit grofweg op twee manieren regelen: via een betaalprovider of via een incassocontract bij je eigen bank.

Automatisch incasseren via een betaalprovider

Wil je geen bestanden handmatig uploaden naar je bank? Kies dan voor een koppeling met een betaalprovider, zoals Mollie of Moneybird Online Betaalmethoden. WeFact, Moneybird en Jortt (in het Plus-pakket) starten de incasso automatisch zodra de factuur klaarstaat.

Houd rekening met de tijd voor activatie en met incassolimieten:

• Bij Mollie via WeFact duurt de activatie tot drie werkdagen.
• Bij Mollie via WeFact geldt standaard een incassolimiet van €1.000 per factuur.
• Bij Jortt geldt standaard een limiet van €1.000 per incasso.

Incasseren met een bestand via je bank

Heb je al een incassocontract bij je eigen bank? WeFact, Rompslomp (Professional) en e-Boekhouden.nl kunnen een SEPA XML-bestand aanmaken: een bestand met incasso-opdrachten voor je bank. Je uploadt dit handmatig in je zakelijke bankomgeving.

WeFact ondersteunt zowel standaard Europese incasso (Core) als zakelijke Europese incasso (B2B). Bij Moneybird kun je ook bestanden met gebundelde incasso-opdrachten downloaden. Het systeem bepaalt dan automatisch de verwerkingsdatum.

Wanneer kan je klant een incasso terugboeken?

Let op het type incassomachtiging. Een standaard incasso (SEPA Core) is geschikt voor consumenten en bedrijven. De betaler mag deze incasso binnen 8 weken zonder voorwaarden storneren: het bedrag laten terugboeken. Bij een incasso zonder geldige machtiging kan die termijn oplopen tot 13 maanden.

Lever je uitsluitend aan zakelijke klanten? Een zakelijke incasso (SEPA B2B) biedt meer zekerheid, omdat de klant deze niet kan storneren. De klant moet de machtiging wel vooraf zelf bij de eigen bank registreren.

Let bij periodieke diensten, softwarelicenties en onderhoudscontracten op de btw-regels. Dat is vooral belangrijk als je klanten buiten Nederland hebt.

Hoe verwerk je btw voor Nederlandse klanten?

Voor binnenlandse klanten reken je het gebruikelijke btw-tarief. Een compleet boekhoudpakket zoals Moneybird, Jortt of Rompslomp verwerkt de btw direct. Je kunt daarmee ook direct btw-aangifte doen bij de Belastingdienst.

Een gespecialiseerd facturatieprogramma zoals WeFact geeft je een btw-overzicht met de cijfers voor je administratie. De officiële btw-aangifte verstuur je via je gekoppelde boekhoudpakket of boekhouder.

Wanneer verleg je btw naar buitenlandse bedrijven?

Lever je diensten aan zakelijke klanten in een ander EU-land? Dan verleg je in de meeste gevallen de btw: je klant geeft de btw aan. Het facturatieprogramma moet het buitenlandse btw-identificatienummer controleren. Ook moet het de verplichte vermelding "btw verlegd" op de periodieke factuur zetten.

Welke btw geldt voor digitale diensten aan consumenten?

Verkoop je geautomatiseerde digitale diensten of online softwareabonnementen (SaaS) aan particulieren in andere EU-landen? Dan geldt een gezamenlijke EU-drempel van €10.000 voor grensoverschrijdende verkopen.

Boven deze drempel bereken je het btw-tarief van het land waar de klant woont. Je meldt deze btw via het éénloketsysteem (OSS) van de Belastingdienst. Controleer vooraf of je facturatie- of boekhoudprogramma de OSS-tarieven per land automatisch juist toepast.

Software voor herhaalfacturen automatiseert de verzending, maar is meestal geen volledig systeem voor contractbeheer. Een factuurschema stoppen is niet hetzelfde als een overeenkomst juridisch beëindigen.

Hoe stel je looptijden en einddata in?

In Moneybird, WeFact en Rompslomp kun je een startdatum instellen. Daarnaast kies je een einddatum of een maximaal aantal herhalingen. Dit past bij vaste jaarcontracten of projecttermijnen.

Heb je particuliere klanten? Volgens de regels van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) mogen zij na de vaste contractsduur opzeggen met een maximale opzegtermijn van 1 maand. Zorg dat je bij een opzegging in je klantenbeheer ook direct de periodieke factuurreeks stopt. Dat kan handmatig of automatisch.

Hoe verwerk je tussentijdse wijzigingen en prijsaanpassingen?

Standaard facturatiesoftware biedt doorgaans niet automatisch de volgende functies:

• Jaarlijkse prijsindexatie: prijzen aanpassen aan een index.
• Tussentijdse upgrades naar rato (proratie): een duurder abonnement berekenen voor het resterende deel van de periode.
• Facturatie op basis van verbruik.

Heb je als aanbieder van online software of onderhoudsbedrijf te maken met wisselend verbruik of licentiewijzigingen halverwege de maand? Dan moet je dit periodiek handmatig bijwerken. Je kunt de wijzigingen ook vanuit je eigen applicatie doorgeven via een API-koppeling: een verbinding waarmee software gegevens uitwisselt.

Ook bij automatische incasso en periodieke facturatie blijven facturen soms onbetaald. Dat kan komen door te weinig saldo, storneringen of verlopen rekeningen. Goed debiteurenbeheer, het opvolgen van onbetaalde facturen, voorkomt dat je geld tekortkomt.

Welke herinneringen en betalingstermijnen gelden?

Moneybird, WeFact en Rompslomp kunnen automatisch betalingsherinneringen versturen zodra de vervaldatum voorbij is. Bij InformerOnline selecteer en verstuur je herinneringsstappen voor een groep facturen tegelijk.

Let op het verschil tussen zakelijke klanten en consumenten:

• Voor zakelijke facturen geldt standaard een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen als je niets hebt afgesproken. De maximale termijn is 60 dagen.
• Consumenten moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen, de zogeheten 14-dagenbrief. Pas daarna mag je incassokosten in rekening brengen.

Hoe verwerk je mislukte incasso's en storneringen?

Bij geïntegreerde SEPA-oplossingen, zoals Jortt Plus en Moneybird, zet het systeem de factuur direct weer op openstaand als een incasso mislukt of storneert. Daarna kan het direct een herinnering met betaallink versturen.

Gebruik je bankbestanden, zoals bij Rompslomp of e-Boekhouden.nl? Dan zie je de stornering pas op je bankafschrift. Je moet de factuur zelf weer op openstaand zetten en de betalingsopvolging starten.

Naast de vaste softwarekosten betaal je bij periodieke facturatie en incasso ook kosten die afhangen van je gebruik. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat kosten incasso's en storneringen?

Bij een betaalprovider betaal je per incasso-opdracht en per eventuele stornering. Bij Moneybird Online Betaalmethoden gelden bijvoorbeeld deze kosten:

• Een SEPA-incasso vanaf een IBAN: €0,25 exclusief btw.
• Een SEPA-stornering: €1,50 exclusief btw.

Bij een eigen incassocontract rekent je bank vaak vaste abonnementskosten en transactiekosten. Die betaal je ook als je software geen extra kosten rekent voor het aanmaken van SEPA XML-bestanden, zoals bij e-Boekhouden.nl.

Welke limieten gelden voor facturen en transacties?

Controleer hoeveel facturen of betalingen je pakket kan verwerken:

• WeFact Start 100 heeft een limiet van 100 facturen per maand. Als je klantenbestand verder groeit, stap je over op een uitgebreider pakket.
• Moneybird Groei heeft geen limiet op facturen, maar op 50 verwerkte banktransacties per maand voor je hele administratie.
• InformerOnline ZZP Basis verwerkt maximaal 30 bankbetalingen per maand.

Wat kosten bank- en boekhoudkoppelingen?

Sommige softwareleveranciers rekenen aparte maandelijkse kosten voor een automatische bankkoppeling. Voorbeelden van koppelingskosten zijn:

• InformerOnline: €1 per gekoppelde bankrekening per maand, of €4 per maand via Ponto.
• WeFact: €5 per bankrekening per maand.
• WeFact: €5 per maand voor een externe boekhoudkoppeling als je geen aangesloten accountantsomgeving gebruikt.

Je programma voor periodieke facturen moet goed aansluiten op je andere zakelijke systemen, zoals je bank en je financiële administratie.

Alles in je boekhouding of apart factureren?

Bij een compleet boekhoudpakket zoals Moneybird, Jortt of Rompslomp staan de periodieke factuur, banktransactie en btw-aangifte in dezelfde database. Daardoor ontstaan er geen verschillen bij het uitwisselen van deze gegevens.

Met een gespecialiseerd facturatieprogramma zoals WeFact verstuur je facturen en incasso's via WeFact. Je koppelt dit aan een extern boekhoudpakket. Controleer vooraf of de koppeling met je boekhoudsoftware automatisch werkt en welke extra kosten je betaalt.

Hoe koppel je eigen software en klantenportalen?

Een open API is belangrijk als je online software aanbiedt of als dienstverlener een eigen klantenportaal hebt. WeFact biedt een API met documentatie. Daarmee kun je vanuit je eigen software automatisch abonnementen aanmaken en facturen laten aanmaken zodra een klant zich aanmeldt.

Wanneer zijn UBL en Peppol belangrijk?

Veel facturatiepakketten kunnen facturen versturen in UBL-formaat en via Peppol. UBL is een bestandsformaat voor elektronische facturen. Peppol is een netwerk om die facturen uit te wisselen. Dit is vooral belangrijk als je periodiek factureert aan overheidsinstanties of grote ondernemingen.

Stap je voor je abonnementen over naar een nieuw facturatiesysteem? Houd dan rekening met administratieve en juridische aandachtspunten.

Kun je bestaande incassomachtigingen meenemen?

Incassomachtigingen zijn het belangrijkste knelpunt bij een overstap. Ga je van een eigen bankincassocontract naar een geïntegreerde betaalmethode, zoals Moneybird Online Betaalmethoden? Dan kun je bestaande machtigingen niet zomaar overzetten.

Je klanten moeten opnieuw een verificatiebetaling doen of een nieuwe digitale machtiging afgeven. Een verificatiebetaling is een betaling ter controle. Plan hier tijd voor in om onderbrekingen in je maandelijkse inkomsten te voorkomen.

Welke gegevens kun je importeren?

Namen, adressen en woonplaatsen van klanten en productomschrijvingen kun je vrijwel altijd via een CSV- of Excel-bestand importeren. CSV is een bestandsformaat voor tabelgegevens.

Na de import moet je actieve abonnementsschema's meestal handmatig controleren en instellen. Let daarbij op de startdatum, hoe vaak je factureert en de juiste periodeomschrijving.

Welke gegevens moet je bewaren?

Voor zakelijke facturen geldt een wettelijke fiscale bewaarplicht:

• Minimaal 7 jaar voor zakelijke facturen.
• 10 jaar voor onroerende zaken of bepaalde grensoverschrijdende digitale diensten binnen de OSS-regeling.

Je moet deze facturen digitaal bewaren in het oorspronkelijke formaat.

Zeg je oude softwareabonnement pas definitief op nadat je alle verzonden facturen als PDF en UBL hebt geëxporteerd. Sla ook het volledige transactiearchief op. Bewaar alles op een eigen beveiligde locatie.