Facturatieprogramma voor je webshop vergelijken

Van bestelling naar verkoopfactuur

Je wilt bestellingen niet handmatig overtikken. Daarvoor heb je een koppeling nodig die orders uit bijvoorbeeld Shopify of WooCommerce automatisch omzet in een verkoopboeking of factuur.

Let op hoe de koppeling werkt. Sommige pakketten, zoals e-Boekhouden.nl, bieden een directe gratis koppeling voor WooCommerce. Bij andere systemen, zoals InformerOnline, Rompslomp of SnelStart, loopt de koppeling vaak via een externe partner zoals Webwinkelfacturen.nl.

Welke regels gelden voor je facturen?

Voor de Belastingdienst moeten je factuurnummers binnen je gekozen reeks altijd op elkaar volgen en uniek zijn. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.

Verkoop je uitsluitend aan particulieren (B2C)? Dan hoef je volgens de btw-regels niet altijd voor elke consumentenorder een officiële btw-factuur uit te reiken. Je moet de bestelgegevens wel volledig en sluitend vastleggen in je administratie. Zo blijft je omzet controleerbaar.

Wat doet een koppeling naast een betaallink?

Een betaallink op een factuur is iets anders dan webshopontvangsten automatisch afletteren. Een volledige koppeling met een betaalprovider (PSP) zoals Mollie verwerkt losse betalingen, ingehouden transactiekosten en gebundelde uitbetalingen apart.

Jortt heeft een ingebouwde werkwijze die losse betalingen, Mollie-inhoudingen en bankuitbetalingen direct tegen elkaar wegstreept. Jortt rekent zelf geen extra kosten voor de Mollie-koppeling.

Welk betaalkenmerk moet je koppeling meesturen?

Bij systemen zoals Moneybird werkt automatische aflettering van Mollie-uitbetalingen alleen als de externe webshopkoppeling het specifieke Mollie-transactiekenmerk (`tr_`) meestuurt. Ontbreekt dat kenmerk in de bestelgegevens? Dan moet je betalingen alsnog handmatig controleren.

Bij SnelStart kun je voor inKaart een aparte Mollie-koppeling via partner S for Software gebruiken. Die kost €20 per maand. De koppeling boekt de kosten apart en verwerkt transacties via een tussenrekening voor bedragen die onderweg zijn tussen rekeningen (kruisposten).

Terugbetalen is nog geen administratieve correctie

Consumenten hebben bij aankopen op afstand wettelijk recht op 14 dagen bedenktijd. Je kunt een bedrag snel terugstorten via je betaalprovider. Daarmee is je boekhouding nog niet aangepast.

Bij een retourzending hoort in je administratie een creditfactuur of een negatieve correctieboeking. Daarmee verlaag je de verschuldigde btw en corrigeer je de geboekte omzet.

Wat gebeurt er bij deelretouren en voorraadbeheer?

Stuurt je klant een deel van de bestelling terug? Dan moet de correctie precies aansluiten op de teruggestuurde artikelen en het juiste btw-tarief. Bij Jortt moet je correcties met buitenlandse btw of verlegde btw deels handmatig invoeren. Bij verlegde btw draagt de klant de btw af.

Let ook op de grenzen van je facturatiesoftware. Programma's zoals Jortt en Moneybird hebben geen geautomatiseerde voorraadmodule. Een financiële correctie past dus niet automatisch je magazijnvoorraad of herbevoorrading aan.

De drempel van €10.000 voor EU-verkopen

Verkoop je goederen aan consumenten in andere EU-landen? Dan geldt een gezamenlijke drempel van €10.000 per kalenderjaar voor alle EU-verkopen samen. De drempel geldt dus niet per land.

Boven deze drempel breng je het lokale btw-tarief van het land van de klant in rekening. Deze buitenlandse btw geef je ieder kwartaal aan via de Unieregeling binnen het One Stop Shop-systeem (OSS) van de Belastingdienst.

Maakt de software een rapport of aangifte?

Pakketten zoals Jortt Plus en Moneybird bieden een overzicht voor je OSS-aangifte. Daarin staan de omzet en btw apart per EU-lidstaat.

Geen enkel boekhoudpakket dient de OSS-aangifte rechtstreeks digitaal in bij de Belastingdienst. Neem de bedragen uit het rapport daarom zelf handmatig over in het online portaal van de Belastingdienst.

Wie draagt de btw af bij platformverkopen?

Verkoop je via platforms zoals bol of Amazon? Ga er dan niet zomaar van uit dat het platform de btw voor je afhandelt. Als verkoper blijf je zelf verantwoordelijk voor de btw-afdracht, tenzij de platformfictie geldt. Dat is een regel waarbij het platform voor de btw als leverancier geldt, bijvoorbeeld bij bepaalde invoerzendingen tot €150.

Je administratie moet de bruto verkoopopbrengst scheiden van de commissies en logistieke kosten die het platform inhoudt.

Hoe komen verkopen en commissies binnen?

Jortt heeft vanaf het Plus-pakket koppelingen om verkopen via bol te verwerken. Ook Billit biedt zulke koppelingen. Controleer vooraf hoe de software marktplaatsfacturen en commissieoverzichten inleest.

Je boekhouder moet kunnen controleren of verkopen als bruto omzet binnenkomen. De ingehouden platformcommissie moet daarbij apart als bedrijfskosten staan. Zo bereken je de omzetbelasting over het juiste totaalbedrag.

Wat betaal je per transactie of document?

Naast de vaste softwarekosten betaal je bij webshopverkopen vaak per transactie of document. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Let op deze kostenposten en limieten:

• Betaalproviderkosten: je betaalt per betaling, bijvoorbeeld €0,32 per geslaagde iDEAL-transactie via Mollie bij WeFact.
• Kosten per document: bij Billit betaal je bij een abonnement van 500 documenten €0,25 per extra factuur, creditnota of bonnetje.
• Boekingslimieten: het ZZP Pakket van e-Boekhouden.nl heeft een maximum van 240 boekingen per boekjaar. Een groeiende webshop moet daardoor snel overstappen naar Standaard.
• Externe koppelingen: partijen zoals Webwinkelfacturen.nl rekenen vaak een eigen maandtarief.
• Aansluitkosten: voor een koppeling van WooCommerce of Shopify met SnelStart betaal je vanaf €15 per maand, plus eenmalig €250 aansluitkosten (excl. btw).
• Extra bankkoppelingen bij InformerOnline: deze kosten €1 per maand.
• Extra bankkoppelingen bij Rompslomp: deze kosten €3 per maand.
• Scanherkenning: bij Informer betaal je bijvoorbeeld €0,15 per scan boven de 50 inbegrepen scans.

Alles in één of aparte facturatiesoftware?

Voor je webshopadministratie kun je kiezen uit twee hoofdroutes:

• Alles-in-één administratie: je gebruikt één systeem voor facturen, bank, btw-aangifte en jaarcijfers. e-Boekhouden.nl, Jortt en SnelStart werken zo.
• Facturatiesoftware met boekhoudkoppeling: je gebruikt aparte facturatiesoftware voor je webshop. Die stuurt de facturen door naar het pakket van je accountant.

Kun je het pakket van je accountant behouden?

Wil je accountant in Exact Online, Twinfield of SnelStart blijven werken? Dan past WeFact als facturatieprogramma tussen je webshop en de boekhouding. WeFact koppelt je webshop aan deze externe boekhoudpakketten.

Voor een boekhoudkoppeling rekent WeFact €5 per maand. Werkt je accountant zelf met een WeFact-accountancyomgeving? Dan vervallen deze koppelingskosten.

Controleer vooraf met je boekhouder of creditnota's en betalingsstatussen foutloos over en weer worden bijgewerkt.

Fiscale bewaarplicht: 7 tot 10 jaar

Je bent wettelijk verplicht om je webshopadministratie minimaal 7 jaar in de originele vorm te bewaren. Gebruik je de OSS-regeling voor leveringen binnen de EU? Dan geldt voor die gegevens een bewaarplicht van 10 jaar.

Zeg je een facturatiepakket op? Dan verlies je na afloop van de contractperiode meestal toegang tot de online omgeving. Exporteer daarom op tijd al je verkoopfacturen, creditnota's en de complete auditfile: een exportbestand van je administratie voor je boekhouder.

Wat kun je meenemen bij een overstap?

Basisgegevens, zoals je klantenbestand en productcatalogus, neem je eenvoudig mee via een CSV- of Excel-import. Ook openstaande posten kun je overzetten als beginbalans in je nieuwe systeem.

Wat je vaker kwijtraakt, is de automatische koppeling tussen oude retouren en al afgesloten bestellingen. Stap daarom bij voorkeur over aan het begin van een nieuw boekjaar of kwartaal. Test de nieuwe webshop- en PSP-koppeling eerst grondig in een proefperiode, voordat je de oude definitief stopzet.