Facturatieprogramma voor zzp’ers vergelijken

Als zzp’er wil je niet betalen voor uitgebreide boekhoudfuncties die je niet gebruikt. Let daarom op het verschil tussen een blijvend gratis instappakket en een tijdelijke startersactie.

Blijvend gratis of een tijdelijk actietarief?

• Jortt Starter is blijvend gratis. Je verstuurt onbeperkt verkoopfacturen en offertes. Boekhouding, een bankkoppeling en btw-aangifte zitten er niet bij.
• Rompslomp Starter is ook gratis, maar heeft een limiet van 5 facturen en 20 offertes.

MoneyMonk en e-Boekhouden.nl bieden starters bijvoorbeeld 15 maanden gratis gebruik. Daarna betaal je het normale maandtarief. Dit zijn tijdelijke acties, geen blijvend gratis pakketten.

Telt het pakket documenten of facturen?

Kies je een betaald instappakket? Controleer dan wat meetelt voor de limiet:

• Billit biedt 25 documenten per maand voor €7,50 per maand. Elk bonnetje, aankoopbewijs of elke creditnota telt als document. Een creditnota is een factuur waarmee je een eerder bedrag verlaagt of terugdraait. Elk extra document kost €0,50.
• WeFact Start 100 biedt 100 verkoopfacturen per maand voor €16,50 of €17,25 per maand excl. btw.

De Belastingdienst stelt eisen aan je verkoopfacturen. Verplicht zijn:

• Een unieke, doorlopende nummering.
• Duidelijke klantgegevens.
• Btw-bedragen.
• Btw-tarieven.

Btw-overzicht of rechtstreeks aangifte doen?

Een facturatieprogramma toont meestal de btw op je factuur. Dat betekent niet automatisch dat je er ook rechtstreeks aangifte mee kunt doen. WeFact biedt bijvoorbeeld een btw-overzicht. Daarmee neem je de cijfers zelf over in het portaal van de Belastingdienst.

Wil je de btw-aangifte met één klik digitaal versturen? Dan kom je uit bij een licht boekhoudpakket, zoals:

• e-Boekhouden.nl ZZP Pakket: €9,95 per maand.
• MoneyMonk Basis: €9,00 per maand. Voor rechtstreeks indienen is een actieve bankkoppeling nodig.

Hoe factureer je met de KOR?

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan breng je geen btw in rekening. Je doet normaal gesproken ook geen reguliere btw-aangifte. Je moet wel op de factuur vermelden dat een vrijstelling van toepassing is.

Hoe factureer je met verlegde btw?

Verleg je de btw naar een andere zakelijke klant, zodat die de btw aangeeft? Dan moet de term "btw verlegd" op de factuur staan, samen met het btw-identificatienummer van de klant. Controleer in de instellingen of je facturatiesoftware dit ondersteunt.

Je wilt meer dan alleen facturen maken. Gegevens van vaste opdrachtgevers wil je eenmalig invoeren en bij elke nieuwe opdracht opnieuw gebruiken.

Welke klantgegevens zijn verplicht?

Volgens de Belastingdienst moeten de volledige naam en het adres van je klant op de factuur staan. Zorg dat je programma deze gegevens standaard opslaat. Zo voorkom je fouten bij herhaalfacturen.

Welke functies zitten in het pakket?

Met Billit, WeFact en Rompslomp kun je vaste klant- en leveranciersgegevens opslaan. Uitgebreidere functies zitten vaak in duurdere pakketten of aparte Plus-modules. Denk aan urenregistratie per klant, het bijhouden van mogelijke klanten en uitgebreid taakbeheer. Controleer dus welke functies je pakket bevat.

Handmatig je bankrekening controleren om te zien wie heeft betaald, kost werk. Met een online betaallink op je factuur betalen klanten aanzienlijk sneller.

Hoe werken iDEAL en de automatische betaalstatus?

Koppel een betaaldienst zoals Mollie om een iDEAL-betaallink of QR-code aan je digitale factuur toe te voegen. WeFact rekent via Mollie €0,32 per succesvolle betaling via iDEAL of Wero. Zodra de klant betaalt, krijgt de factuur automatisch de status "betaald".

Ook Moneybird en Rompslomp ondersteunen betaallinks via Mollie. Bij Rompslomp moet je banktransacties vaak nog zelf controleren en bevestigen als boekingsvoorstel: een voorgestelde verwerking in je boekhouding. WeFact verwerkt dit direct.

Gaan herinneringen automatisch naar je klant?

Betaalt een klant niet op tijd? Moneybird verstuurt automatische herinneringen volgens je eigen schema.

Bij MoneyMonk moet je herinneringen altijd handmatig versturen. Het systeem verstuurt nooit zelfstandig een aanmaning.

Welke wettelijke betaaltermijnen gelden?

Houd rekening met deze wettelijke betaaltermijnen:

• Grote ondernemingen moeten een zzp’er of mkb-bedrijf binnen 30 dagen betalen.
• Tussen bedrijven onderling geldt standaard een maximum van 60 dagen, tenzij je in het contract iets anders afspreekt.

Werk je tegen vaste terugkerende vergoedingen, met strippenkaarten of met doorlopende maandelijkse diensten? Dan bespaart periodiek factureren je elke maand veel invoerwerk.

Klaarzetten of automatisch verzenden?

Een factuur automatisch klaarzetten is niet hetzelfde als automatisch versturen. Dit verschilt per programma:

• WeFact Start 100 maakt abonnementen automatisch aan. Het verstuurt de facturen zelfstandig op de gewenste datum naar je klant.
• e-Boekhouden.nl zet periodieke facturen klaar. Vaak moet je ze daarna nog met een verzendknop tegelijk versturen.
• MoneyMonk kan facturen automatisch mailen. Daarvoor moet je de functie voor automatisch definitief maken aanzetten.

Welk pakket heb je nodig?

Niet elk basispakket ondersteunt periodieke facturen. Controleer daarom het pakket:

• Bij Rompslomp zit deze functie pas in Professional (€26,50 per maand) en Master. Puur Factuur (€7,95 per maand) ondersteunt dit niet.
• Bij Moneybird kun je in het instappakket Compact geen periodieke facturen maken. Daarvoor heb je minimaal het Start-pakket nodig.

Naast de vaste softwarekosten betaal je kosten die afhangen van je gebruik. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat kosten betalingen en extra documenten?

Laat je klanten via een betaallink betalen? Dan betaal je transactiekosten aan de betaaldienst. Bij documentbundels kunnen extra kosten ontstaan als je de limiet overschrijdt:

• WeFact: €0,32 per succesvolle betaling via iDEAL of Wero.
• Billit Starter: 25 documenten per maand. Elk extra document kost €0,50.

Wat kost een bankkoppeling?

Een automatische bankkoppeling zit niet altijd in de softwareprijs:

• WeFact: €5 per bankrekening per maand.
• InformerOnline: €1 per gekoppelde rekening per maand. Loopt de koppeling via Ponto, dan komt daar €4 per maand bij.
• Rompslomp: €3 per maand voor elke extra bankkoppeling buiten je bundel.
• e-Boekhouden.nl: €0,99 per maand voor de Knab-koppeling.

Welke limieten gelden voor je administratie?

Let ook op de limieten van het pakket:

• e-Boekhouden.nl ZZP: 240 boekingen per boekjaar.
• InformerOnline ZZP Basis: maximaal 30 bankbetalingen per maand.
• MoneyMonk Basis: 20 banktransacties per maand en maximaal €20.000 omzet per jaar.

Eenvoudig factureren werkt prettig als je cijfers zonder dubbel invoerwerk bij je boekhouder of in je boekhouding terechtkomen.

Hoe werk je samen met je boekhouder?

Besteed je de boekhouding uit? Bij WeFact kost een boekhoudkoppeling €5 per maand. Die kosten vervallen als je accountant zelf een WeFact-omgeving gebruikt.

Bij MoneyMonk, e-Boekhouden.nl, InformerOnline en Billit kan je boekhouder gratis meekijken in je account.

Kan een medewerker of compagnon erbij?

Wil je iemand toevoegen aan je account? De mogelijkheden verschillen per pakket:

• Billit: een extra gewone gebruiker kost €5 per maand.
• Rompslomp Puur Factuur: standaard één extra gebruiker toegestaan.
• Jortt ZZP: je kunt met twee gebruikers werken.

Hoe werkt e-facturatie via Peppol?

Een pdf per e-mail is wettelijk gezien geen e-factuur. Een echte e-factuur is een UBL-bestand: een bestand met factuurgegevens die software automatisch kan lezen. Via het beveiligde Peppol-netwerk komt dit bestand direct in het systeem van de ontvanger terecht. Lever je aan de Rijksoverheid? Dan is dit verplicht bij nieuwe leverancierscontracten.

Voor reguliere zzp’ers onderling is Peppol in 2026 nog niet verplicht. Billit biedt standaard gratis verzending van verkoopfacturen via Peppol. Rompslomp werkt met Peppol-credits van €0,165 per stuk.

Je kunt overstappen naar een ander facturatieprogramma. Houd daarbij wel rekening met je wettelijke bewaarplicht.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Volgens de Belastingdienst moet je verzonden en ontvangen facturen 7 jaar digitaal bewaren in het oorspronkelijke formaat. Voor onroerende zaken, zoals gebouwen en grond, geldt 10 jaar.

Zeg je een abonnement op? Exporteer dan eerst je volledige verkooparchief als pdf- en UBL-bestanden naar je eigen computer of cloudopslag.

Vertrouw er niet op dat je na opzegging toegang houdt. Bij Billit heb je bijvoorbeeld toegang tot het einde van de lopende betaaltermijn. Daarna sluit Billit de administratie af.

Welke gegevens kun je overzetten?

Bij de meeste aanbieders kun je je klantenbestand en artikelenlijst exporteren als CSV- of Excel-bestand. Dat zijn bestanden met gegevens in tabelvorm. Die kun je in het nieuwe programma importeren.

Je factuurontwerp, vaste huisstijl en instellingen voor periodieke facturen gaan niet automatisch mee. Die moet je in de nieuwe software altijd opnieuw instellen.