Offerteprogramma voor de bouw vergelijken

Wat verschilt tussen een artikellijst en voorraadbeheer?

In de bouw werk je met materiaallijsten, wisselende inkoopprijzen en stelposten: geschatte bedragen voor kosten die nog niet vaststaan. Elk offertesysteem laat je materialen opnemen. Maar een artikellijst is niet hetzelfde als voorraadadministratie.

Heb je als installateur of aannemer een eigen magazijn? Dan wil je weten welke materialen je nog hebt voor de volgende klus. Controleer daarom welk pakket actueel voorraadbeheer biedt.

Welke pakketten beheren voorraad?

• Bij e-Boekhouden.nl zit voorraadadministratie standaard in de facturatiemodule.
• Rompslomp biedt voorraadbeheer in het Professional-pakket.
• Bij WeFact kost de uitbreiding Productvoorraad €15 per maand extra.
• Bij InformerOnline heb je de module Handel bij MKB Basis nodig. De meerprijs is op aanvraag.
• SnelStart biedt voorraadbeheer via het inControle-pakket. De prijs is op aanvraag.
• Moneybird en Jortt hebben geen ingebouwde voorraadmodule. Moneybird registreert alleen de voorraadwaarde op de balans, niet het aantal stuks.

Van inschatting naar werkelijke uren

Bij aangenomen werk of regiewerk, waarbij je de werkelijke uren en kosten rekent, wil je begrote en gewerkte uren vergelijken. Een los urenbriefje zorgt voor vertraging en fouten bij de nacalculatie: de berekening van de werkelijke kosten achteraf.

Kies daarom software waarin je zelf of je medewerkers uren direct op de offerte of het bijbehorende project kunnen schrijven.

Welke urenfuncties bieden de pakketten?

Moneybird en InformerOnline koppelen geregistreerde uren aan het projectresultaat. Je ziet meteen welke uren je al hebt gefactureerd en welke nog openstaan.

Bij e-Boekhouden.nl registreer je uren direct binnen het Standaard + Factureren-pakket. Met Rompslomp houd je uren per project bij en factureer je ze. De rapportages zijn minder uitgebreid.

WeFact heeft geen ingebouwde urenregistratie en verwijst naar externe uren- of werkbonnen-apps. SnelStart heeft kostenplaatsen, waarmee je inkomsten en uitgaven apart bijhoudt, maar geen standaard ingebouwde urenregistratie.

Welke factuureisen gelden bij aanbetalingen?

Bij grotere bouwprojecten factureer je vrijwel altijd in termijnen. Denk aan een aanbetaling bij de opdracht, percentages bij de ruwbouw of oplevering en een slottermijn.

Volgens de Belastingdienst moet je bij ontvangst van een vooruitbetaling een officiële factuur sturen. Alleen betalingen afstrepen op een eindfactuur is administratief niet voldoende.

Welke software ondersteunt deelfacturen?

Bij Moneybird splits je een geaccepteerde offerte in percentages of bedragen. Je verstuurt deelfacturen en maakt een sluitende eindfactuur. Het programma bewaakt dat je niet te veel factureert.

WeFact ondersteunt in het Plus-pakket deelfacturen direct vanuit de offerte. Het maximum is 10 deelfacturen per offerte. Voor de meeste bouwprojecten is dat ruim voldoende.

Bij e-Boekhouden.nl maak je direct vanuit de offerte een aanbetalingsfactuur. Bij Rompslomp kun je deelbetalingen registreren op één factuur. Het pakket maakt niet automatisch een reeks deelfacturen vanuit de offerte.

Wanneer verleg je btw in de bouw?

Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer? Dan moet je de btw vaak verleggen: de hoofdaannemer geeft de btw dan aan. Doe je meer dan de helft van het werk in je eigen werkplaats? Dan geldt de verleggingsregeling niet.

Btw verleggen is niet hetzelfde als 0% btw of een vrijstelling. Op de factuur moeten 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van de hoofdaannemer staan.

Hoe stel je btw-verlegd in?

Bij Moneybird en InformerOnline kies je de verkoopcode voor btw-verlegd. Het systeem plaatst dan automatisch de verplichte wetteksten en velden op de factuur en in de btw-aangifte.

e-Boekhouden.nl en WeFact ondersteunen btw-verlegging ook. Bij WeFact selecteer je per factuurregel de optie 'BTW verlegd (NL)'.

Bij SnelStart en Rompslomp moet je de administratieve instellingen of btw-codes eerst handmatig instellen. Doe dit voordat je de eerste factuur verstuurt en stem het altijd af met je boekhouder.

Hoe houd je grip op projectkosten?

Een offerte is pas winstgevend als de projectkosten binnen het budget blijven. Onverwachte materiaalkosten, ingehuurde zzp'ers en stelposten drukken direct op je marge: wat er overblijft van je opbrengst na aftrek van de kosten.

Je hebt daarom een overzicht nodig waarin inkoopfacturen, uren en verkoopfacturen per project samenkomen.

Welke projectrapportages bieden de pakketten?

Moneybird biedt uitgebreide projectadministratie met budgetten en winstgevendheid per project. Je koppelt inkoopfacturen en uren direct aan het dossier.

InformerOnline richt zich specifiek op de bouw. Je boekt uren, materialen en onderaannemers direct op het project en ziet meteen de actuele marge.

e-Boekhouden.nl gebruikt kostenplaatsen om inkomsten en uitgaven per project apart bij te houden. SnelStart gebruikt hiervoor ook kostenplaatsen, via het inZicht-pakket.

Rompslomp biedt beperktere ingebouwde projectrapportages. De handleiding adviseert om bij complexere projecten zelf samenvattingen in spreadsheets bij te houden.

Wat betaal je voor scans?

Naast de vaste maandprijs krijg je in de bouw te maken met kosten voor je gebruik. Facturen van toeleveranciers verwerken kost vaak extra.

• e-Boekhouden.nl rekent voor automatisch scannen en herkennen €12,50 per 50 credits (€0,25 per stuk). Credits zijn tegoeden voor het verwerken van facturen.
• InformerOnline biedt 50 gratis scans per maand. Daarna betaal je €0,15 per scan.
• Bij Rompslomp kosten extra credits €0,165 per stuk.

Wat kosten bankkoppelingen en betaallinks?

Wil je je zakelijke rekening koppelen? Controleer dan de voorwaarden en kosten:

• e-Boekhouden.nl rekent €0,99 per maand voor Knab.
• Informer rekent €1 per gekoppelde rekening per maand, of €4 bij een Ponto-koppeling.
• Rompslomp rekent €3 per maand voor een extra bankkoppeling buiten het pakket.
• WeFact rekent €5 per rekening per maand.

Let ook op betaallinks bij grote facturen. Zervant rekent 1,9% tot 2% plus €0,25 per kaarttransactie. Bij een aannemersfactuur van duizenden euro's kunnen die transactiekosten hoog oplopen.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Een compleet pakket of losse facturatie-app?

Bij een gecombineerd pakket zoals Moneybird, InformerOnline of e-Boekhouden.nl vormen offertes, facturen en boekhouding één geheel. Dat voorkomt fouten bij het uitwisselen van gegevens over btw-verlegd.

Gebruik je liever een losse facturatie-app zoals WeFact? Dan koppel je die aan het boekhoudpakket van je accountant, zoals Exact Online. Bij WeFact kost die koppeling €5 per maand, tenzij je accountant zelf met een WeFact-accountancyomgeving werkt.

Controleer bij externe koppelingen of de btw-codes voor verlegde btw in beide programma's exact overeenkomen. Anders weigert het systeem de export.

Wanneer heb je Peppol nodig?

Werk je voor gemeenten of de Rijksoverheid? Dan is een e-factuur via Peppol, een netwerk voor elektronische facturen, verplicht. Een pdf per e-mail keuren zij af.

Moneybird biedt een gratis Peppol-koppeling. Bij e-Boekhouden.nl is deze functie nog in ontwikkeling; controleer de beschikbaarheid. Bij SnelStart werkt e-facturatie uitsluitend binnen een online administratie.

Een algemene verplichting voor e-facturatie tussen bedrijven geldt pas vanaf medio 2030.

Welke gegevens moet je 10 jaar bewaren?

Voor de meeste bedrijven geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt een uitzondering: die moet je wettelijk 10 jaar bewaren.

Zeg je oude software niet zomaar op. Exporteer vooraf alle historische verkoopfacturen, inkoopfacturen en auditfiles, de exportbestanden voor je boekhouder, naar pdf en Excel. Zo blijft je dossier compleet bij een controle.

Welke gegevens kun je meenemen?

Je klantgegevens en artikellijsten neem je vrijwel altijd probleemloos mee via een CSV- of Excel-bestand. Openstaande posten voer je in als beginbalans in het nieuwe systeem.

Je raakt meestal je oude offertesjablonen, eerdere versies van offertes en interactieve offertelinks kwijt. Ook urenregistraties die je niet exporteert, verhuizen niet automatisch mee.

Doe daarom altijd eerst een proefproject. Test materialen, uren, een aanbetaling en een deelfactuur met btw-verlegd voordat je definitief overstapt.