Offerteprogramma voor zzp vergelijken

Je wilt dat je offerte er verzorgd uitziet en past bij je huisstijl. Controleer daarom hoe je documenten kunt opmaken. De mogelijkheden verschillen flink per aanbieder.

Logo, briefpapier en vaste teksten

Bij de meeste software kun je minimaal je eigen logo en bedrijfsgegevens toevoegen. In InformerOnline en Rompslomp kun je digitaal briefpapier als achtergrond instellen. Zo kloppen je lettertypes en kleuren precies.

Let ook op de mogelijkheid om standaardteksten en bijlagen toe te voegen. De Kamer van Koophandel (KVK) adviseert om altijd duidelijk de geldigheidsduur te vermelden en je algemene voorwaarden mee te sturen. In pakketten zoals WeFact kun je voorbladen en vaste voorwaarden direct toevoegen.

Sjablonen bewaren of eerdere offertes kopiëren?

Controleer hoe je eerdere voorstellen kunt hergebruiken. In MoneyMonk kun je verschillende sjablonen bewaren voor zakelijke klanten en particulieren. Moneybird heeft geen aparte functie voor offertesjablonen. Daar maak je een kopie van een eerdere conceptofferte.

Een duidelijke offerte voorkomt discussie achteraf. Splits uren, vaste projectprijzen of materialen overzichtelijk uit op aparte regels voor je opdrachtgever.

Vaste artikelen en vrije omschrijvingen

Werk je veel met terugkerende diensten? Kies dan een programma waarin je een artikelenlijst kunt maken. Je selecteert een vaste dienst en het programma vult het standaardtarief direct in. Dat bespaart veel typewerk bij terugkerende opdrachten.

Voor maatwerk moet je de omschrijving, het aantal en de prijs per eenheid vrij kunnen aanpassen. In Moneybird en e-Boekhouden.nl kun je per regel een aantal, uurtarief of stukprijs invullen. Je kunt ook een toelichting op de werkzaamheden toevoegen.

Belastingregels bepalen hoe je btw moet vermelden. Werk je voor zowel particulieren als bedrijven? Let dan extra goed op hoe het programma bedragen toont.

Prijzen inclusief of exclusief btw tonen

Volgens de regels van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) moet je consumenten prijzen inclusief btw en bijkomende kosten tonen. Zakelijke klanten verwachten juist bedragen exclusief btw. In e-Boekhouden.nl kun je per offerte kiezen of je regels inclusief of exclusief btw toont.

Controleer de standaardinstellingen van de software. WeFact toont het btw-percentage per regel bijvoorbeeld standaard niet op de pdf. Dit moet je handmatig aanzetten in de instellingen voor de opmaak.

Btw-vrijstelling en verlegging

Lever je diensten aan buitenlandse zakelijke klanten binnen de Europese Unie? Dan moet je de btw vaak verleggen: je klant geeft de btw dan aan. Controleer of je offertesoftware het nultarief of btw-verlegd ondersteunt. Test altijd of de verplichte teksten goed op het document verschijnen.

Na het versturen van een offerte wil je snel een reactie krijgen. Hoe je klant akkoord geeft en hoe je herinneringen stuurt, verschilt sterk per programma.

Rechtsgeldig akkoord en online ondertekenen

Volgens de KVK ontstaat een geldige overeenkomst zodra de klant duidelijk akkoord geeft. Dat kan met een digitale handtekening, maar ook per e-mail. Een online handtekening is handig, maar wettelijk niet verplicht.

In Billit, Rompslomp, Moneybird en WeFact kunnen klanten online tekenen via een link of QR-code. Let bij Rompslomp op: na het aanmaken van een ondertekenlink kun je de offerte niet meer aanpassen. Daarvoor moet je eerst de link verwijderen.

In MoneyMonk kan de klant een offerte niet online accepteren.

Automatische herinneringen versturen

Verstuur je veel voorstellen? Dan schiet handmatig nabellen er makkelijk bij in. De meeste boekhoudpakketten bieden alleen automatische herinneringen voor onbetaalde facturen, niet voor openstaande offertes. In Moneybird moet je een herinnering bijvoorbeeld altijd handmatig regelen.

Wil je automatische herinneringen vóór de vervaldatum van een offerte? In WeFact Plus kun je instellen dat je klant één of twee herinneringen per e-mail ontvangt voordat de offerte verloopt.

Na akkoord van je klant wil je de afspraken omzetten in een factuur zonder alles over te typen. Een ingebouwde knop hiervoor bespaart tijd en voorkomt fouten in bedragen of klantgegevens.

Controle via een conceptfactuur

In Billit, InformerOnline en Rompslomp zet je een goedgekeurde offerte met één klik om naar een verkoopfactuur. Rompslomp maakt altijd eerst een conceptfactuur. Zo kun je de kosten achteraf bijwerken of gewerkte uren aanpassen voordat je de definitieve factuur verstuurt.

De Belastingdienst eist dat factuurnummers een doorlopende, opeenvolgende reeks vormen. Je mag het offertenummer daarom nooit zomaar als definitief factuurnummer gebruiken.

Deelfacturen en aanbetalingen

Vraag je bij grotere opdrachten een aanbetaling van bijvoorbeeld 30%? Controleer dan of je een offerte in delen kunt factureren. In Moneybird, WeFact Plus en e-Boekhouden.nl kun je een percentage of specifieke regels van de geaccepteerde offerte factureren. Het restbedrag blijft dan openstaan voor de eindfactuur.

Naast de vaste maandprijs betaal je vaak variabele kosten als je bedrijf groeit. Let daarom goed op de beperkingen in goedkopere instappakketten.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je eigen situatie door te rekenen.

Welke verbruikslimieten zijn er?

Veel aanbieders hanteren volumegrenzen in hun goedkopere pakketten:

• Aantal documenten of boekingen: bij Billit Starter zijn 25 documenten per maand inbegrepen. Elk extra document kost €0,50. e-Boekhouden.nl hanteert in het ZZP Pakket een grens van maximaal 240 boekingen per boekjaar. Rompslomp Puur Factuur staat maximaal 5 inkomende uitgaven per maand toe.
• Banktransacties: Moneybird Start en MoneyMonk Basis verwerken maximaal 20 banktransacties per maand. InformerOnline ZZP Basis verwerkt er maximaal 30 per maand.
• Omzetgrenzen: MoneyMonk Basis hanteert een harde bovengrens van maximaal €20.000 omzet per jaar.

Wat kosten betalingen en extra gebruikers?

Laat je klanten een factuur direct betalen via een betaalprovider met iDEAL? Dan betaal je variabele transactiekosten, zoals circa €0,32 per geslaagde iDEAL-betaling via Mollie bij WeFact. Zervant rekent voor creditcardbetalingen 1,9% plus €0,25 per transactie.

Werk je samen met een compagnon of administratief medewerker? Een extra gebruiker kost bij Billit €5 per maand en bij MoneyMonk €15 per maand exclusief btw. Toegang voor je externe boekhouder is bij de meeste aanbieders gratis.

Je gebruikt offertesoftware zelden los van je andere administratie. Om dubbel werk te voorkomen, moet de software goed aansluiten op je bank en boekhouding.

Bankkoppeling en betaalstatussen

Een automatische bankkoppeling via de Europese betaalstandaard PSD2 haalt dagelijks je bij- en afschrijvingen op. Betaalt je klant de factuur die bij de offerte hoort? Dan herkent de software de betaling automatisch.

In de kleinste abonnementen, zoals Moneybird Start, ontbreekt deze automatische bankkoppeling vaak. Je moet bankbestanden dan handmatig importeren.

Hoe sluit je de boekhouding aan?

Gebruik je een los facturatieprogramma naast een ander boekhoudpakket? Controleer dan of je die rechtstreeks kunt koppelen.

WeFact rekent €5 per maand voor een externe boekhoudkoppeling. Dit geldt niet als je accountant zelf met een WeFact-accountancyomgeving werkt. Zervant biedt geen directe softwarekoppeling. Je kunt de gegevens wel exporteren naar een spreadsheet of pdf.

Wanneer heb je een e-factuur nodig?

Doe je zaken met de Rijksoverheid? Dan is een gewone pdf per e-mail niet voldoende. De overheid vereist een e-factuur: een elektronisch bestand dat software direct kan verwerken. Je moet die versturen via het beveiligde Peppol-netwerk.

Stap je over naar een ander programma? Dan wil je niet alles opnieuw invoeren. Met een goede voorbereiding voorkom je dat je gegevens verliest.

Wat kun je importeren en exporteren?

Bij vrijwel elk programma kun je klantgegevens en je artikelen- of dienstenlijst eenvoudig exporteren als CSV- of Excel-bestand. Dat zijn bestanden met gegevens in tabelvorm. Je kunt ze importeren in je nieuwe programma en zo je basisbestanden snel overzetten.

Wat je vrijwel altijd kwijtraakt, zijn je opgemaakte sjablonen, actieve concepten en lopende ondertekenlinks. Openstaande offertes kun je na de overstap niet meer via het oude systeem laten ondertekenen.

Hoe lang moet je documenten bewaren?

Voor de Belastingdienst moet je je verkoopadministratie 7 jaar bewaren. Voor werkzaamheden aan onroerende zaken geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Offertes die tot een definitieve factuur hebben geleid, horen bij je administratie.

Zeg je oude abonnement pas op nadat je alle verzonden offertes, definitieve verkoopfacturen en bijbehorende digitale documenten veilig hebt opgeslagen. Download ze lokaal als pdf en UBL-bestand: een elektronisch factuurbestand voor software.