HR-software vergelijken voor mkb en groeiende teams

Bepaal eerst waar je de lonen laat berekenen. Dat bepaalt of je een zelfstandig HR-systeem of een pakket met salarisverwerking nodig hebt.

Een zelfstandig HR-systeem naast je accountant

Besteed je de salarisadministratie uit aan een boekhouder of salarisbureau? Dan volstaat een zelfstandig HR-systeem zoals HoorayHR, Buddee HRM of Personio.

Hierin houd je verlof, verzuim en personeelsdossiers bij. Het systeem stuurt wijzigingen in personeelsgegevens via een koppeling door naar salarissoftware zoals Loket.nl of Visma Nmbrs.

HR en salarisverwerking in eigen beheer

Wil je als ondernemer of officemanager zelf loonstroken maken? Dan heb je software nodig die ook salarissen berekent, zoals Employes of Visma Nmbrs.

Verlof, overuren en contractwijzigingen komen dan direct op de loonstrook terecht. De software verwerkt ze ook in de automatische loonaangifte bij de Belastingdienst.

Salarisverwerking uitbesteden via een HR-portaal

Wil je één portaal voor je team, maar zelf geen belastingberekeningen uitvoeren? Aanbieders zoals Humanwave, Buddee en SD Worx bieden uitbestede salarisverwerking aan.

Specialisten verzorgen de loonberekeningen en aangiften. Je medewerkers en leidinggevenden gebruiken hetzelfde HR-portaal voor verlof en declaraties.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de privacywet. Deze stelt strenge eisen aan personeelsdossiers. Medische gegevens horen daar nooit in thuis.

Geen medische diagnoses registreren

Meldt een medewerker zich ziek? Dan mag de software nooit vragen naar de aard van de klachten. Controleer of het ziekmeldformulier geen vrij tekstveld voor de reden bevat.

Goede systemen vragen alleen sinds wanneer iemand ziek is en wanneer die verwacht terug te zijn.

Welke termijnen gelden bij langdurig verzuim?

Bij langdurig verzuim gelden vaste wettelijke stappen volgens de Wet verbetering poortwachter. Rond week 6 moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Uiterlijk in week 8 volgt het plan van aanpak.

Humanwave stuurt meldingen voor de Poortwachter-stappen vanaf de eerste ziekmelding, en Visma Nmbrs volgt de stappen van de Wet verbetering poortwachter. Mis je een stap, dan riskeer je een loonsanctie: een verplichting om langer loon door te betalen.

De officiële 42-weeks ziekmelding aan het UWV blijft altijd je eigen verantwoordelijkheid als werkgever. Dat geldt ook als je de salarisverwerking uitbesteedt.

Wie mag dossiers inzien en hoelang bewaren?

Medewerkers hebben het wettelijke recht om hun eigen personeelsdossier via het medewerkersportaal in te zien.

Voor documenten gelden verschillende bewaartermijnen:

• Personeelsdossier: maximaal twee jaar (KVK).
• Fiscale salarisgegevens: zeven jaar.
• Kopieën van identiteitsbewijzen: ten minste 5 kalenderjaren na het einde van het dienstverband.

Groeit je team? Dan wil je terugkerende administratie automatiseren. Ook wil je voorkomen dat managers elkaars personeelsgegevens kunnen inzien.

Digitale handtekeningen onder contracten

Steeds meer HR-systemen laten je arbeidsvoorwaarden digitaal versturen en rechtsgeldig ondertekenen.

Controleer de voorwaarden:

• Bij HoorayHR is een vast aantal handtekeningen per medewerker per jaar inbegrepen.
• Employes en Humanwave rekenen per verzonden document of tekenverzoek.

Nieuwe medewerkers volgens vaste stappen laten starten

Met vaste werkprocessen voeren nieuwe medewerkers vóór hun eerste werkdag zelf hun gegevens in. Ze uploaden ook hun documenten.

Je moet vóór aanvang van de werkzaamheden een geldige kopie van het identiteitsbewijs controleren en opslaan in de loonadministratie.

Toegangsrechten per rol instellen

Werk je met teamleiders? Dan moeten de toegangsrechten per rol instelbaar zijn. Een manager mag alleen verlof en declaraties van het eigen team goedkeuren.

Systemen zoals Buddee (vanaf Essentials) en HoorayHR bieden specifieke teamleidersrechten. Daarmee blijven gevoelige salarisgegevens en contractdocumenten afgeschermd.

Naast de vaste pakketprijs bepalen vooral toeslagen en gebruikskosten je uiteindelijke factuur. Controleer vooraf hoe de tarieven veranderen bij meer gebruik.

Kosten per medewerker of loonstrook

HR-systemen rekenen vrijwel altijd per actieve medewerker of gebruiker per maand. Bij salarissoftware betaal je daarnaast vaak een vast tarief per gemaakte loonstrook.

Let op de minimale afname. Diverse systemen hanteren:

• Een minimum van 5 of 10 gebruikers.
• Een minimaal maandbedrag per administratie.

Extra functies en eenmalige kosten

Voor functies zoals urenregistratie, declaraties of een koppeling voor digitaal ondertekenen betaal je geregeld extra per medewerker.

Controleer ook de opstartkosten. Sommige pakketten kun je gratis inrichten. Andere aanbieders rekenen eenmalige inschrijfkosten of kosten voor de inrichting.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

HR-software staat zelden op zichzelf. Goede gegevensuitwisseling voorkomt dubbele invoer en fouten in je maandelijkse administratie.

Koppelingen met de salarisadministratie

Gebruik je een los HR-pakket naast een extern salarisbureau? Controleer dan of het pakket wijzigingen automatisch doorstuurt naar salarissoftware zoals Loket.nl of Visma Nmbrs.

Controleer ook of gegevens terugkomen. Sommige HR-systemen kunnen loonstroken automatisch ophalen en klaarzetten in de app van de medewerker.

Loonboekingen naar de boekhouding

Gebruik je salarissoftware? Dan wil je loonjournaalposten, de boekingen van je loonkosten, direct kunnen exporteren naar je boekhoudpakket.

Employes koppelt onder meer met Exact Online, Yuki, Moneybird en SnelStart. Visma Nmbrs noemt onder meer AccountView, Reeleezee en Snelstart. Loket.nl wisselt journaalposten automatisch uit met gekoppelde pakketten.

Zo hoef je nettolonen, loonheffingen en sociale lasten niet met de hand over te zetten naar je grootboekrekeningen: de categorieën in je boekhouding.

Stap je over naar een ander HR- of salarissysteem? Houd dan rekening met je contracttermijnen en wettelijke bewaarplicht.

Opzegtermijnen en contractduur

De flexibiliteit van contracten verschilt sterk per aanbieder:

• Veel moderne pakketten zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één maand.
• Sommige zakelijke salarispakketten hebben een contractduur van een jaar.
• Sommige zakelijke salarispakketten hebben zelfs een eerste contracttermijn van drie jaar, met een opzegtermijn van zes maanden.

Bewaarplicht en gegevens exporteren

Volgens de Belastingdienst moet je loongegevens zeven jaar digitaal beschikbaar houden. Alleen afdrukken bewaren is niet voldoende.

Maak vóór het einde van je contract een volledige digitale export van alle oude loonstroken, loonaangiften en dossierdocumenten.

Spreek met je oude aanbieder af hoelang je nog toegang houdt tot het archief. Je kunt ook tijdelijk een voordelige kijklicentie afsluiten, waarmee je de gegevens alleen nog kunt bekijken.