Personeel in dienst: wat je als werkgever regelt

Wat houd je bij rond werktijd, vakantie en ziekte?

Richt je registratie van werk- en rusttijden zorgvuldig in. Zonder een goede registratie riskeer je een boete. Controleer hiervoor je urenregistratie.

Werk je met oproepkrachten, roep hen dan minimaal 4 dagen vooraf schriftelijk of elektronisch op. Bij afzegging of wijziging binnen 4 dagen moet je de opgeroepen uren doorbetalen. Na 12 maanden moet je vaste uren aanbieden op basis van het gemiddelde van het afgelopen jaar.

Je werknemer heeft jaarlijks recht op 4 keer het aantal wekelijkse werkuren aan vakantie. Houd wettelijke vakantie apart van bovenwettelijke vakantie: extra vakantie boven het wettelijke minimum. Tijdens het dienstverband mag je wettelijke vakantie niet uitbetalen, anders dan extra vakantie.

Begeleid je een zieke werknemer bij de terugkeer naar werk? Als je volgens UWV te weinig hebt gedaan, moet je na 2 jaar ziekte nog maximaal 1 jaar loon doorbetalen. Tijdens die verlenging mag je de werknemer niet ontslaan.

Hoe richt je de personeelsadministratie in?

Bewaar de basisgegevens van je loonadministratie verplicht 7 jaar. Die termijn begint pas zodra de gegevens hun actuele waarde hebben verloren. Bepaal dus eerst wanneer de bewaartermijn begint.

Voor de kopie van het identiteitsbewijs geldt een eigen termijn. Bewaar die minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin je werknemer vertrekt.

Leg bij een ziekmelding alleen noodzakelijke administratieve gegevens vast, zoals bereikbaarheid en de verwachte duur. Vraag niet naar de ziekte of de oorzaak. Vertelt je werknemer daar zelf over, dan mag je die informatie niet vastleggen of delen.

Besteed je de loonadministratie uit? Je blijft verantwoordelijk voor de verwerking van personeelsgegevens. Sluit een schriftelijke verwerkersovereenkomst: afspraken over hoe de andere partij met die gegevens omgaat.

Wat regel je als een werknemer vertrekt?

Loopt een tijdelijk contract van 6 maanden of langer af? Laat uiterlijk 1 maand voor de einddatum schriftelijk weten of je het verlengt. Vermeld bij verlenging ook de voorwaarden.

Bij het opzeggen van een vast contract geldt iets anders: de opzegtermijn, de tijd tussen opzeggen en het einde van het contract. Voor je als werkgever bedraagt de wettelijke termijn 1 tot 4 maanden, afhankelijk van de duur van het dienstverband. Controleer de opzegtermijn voordat je een einddatum kiest.

Ontsla je een werknemer of verleng je een tijdelijk contract niet? Dan ben je een transitievergoeding verschuldigd: een vergoeding bij het einde van het dienstverband. De opbouw begint vanaf de eerste werkdag en bedraagt 1/3 maandsalaris per gewerkt dienstjaar, tot het wettelijke maximum.