Urenregistratie personeel: wat je moet vastleggen

Houd betaalde uren apart van gewerkte uren

Voor de loonaangifte gebruik je verloonde uren: uren waarover je loon betaalt. Daaronder vallen de afgesproken contracturen. Je vult die ook in als je werknemer verlof heeft of ziek is.

Uitbetaalde overuren tellen mee als je werknemer daarvoor een hoger uurloon krijgt dan normaal. Niet-opgenomen verlofuren die je volledig uitbetaalt, tellen ook mee. Neem niet-gewerkte onbetaalde uren en gewerkte onbetaalde uren niet op als verloonde uren.

Op de loonstrook horen onder meer het loonbedrag, de onderdelen daarvan en de inhoudingen te staan. Ook de afgesproken arbeidsduur hoort erop. Controleer hiervoor de eisen aan je loonstrook.

De bewaartermijn hangt af van het doel

Voor de registratie van arbeids- en rusttijden geldt een bewaartermijn van minimaal 52 weken. Die termijn begint op de datum waarop de gegevens betrekking hebben. Bewaar de gegevens dus minstens tot het einde van die termijn.

Een vaste bewaarplaats is niet verplicht. Je mag de registratie op je vestiging, bij je boekhouder of thuis bewaren.

Gebruik je de uren als onderbouwing van loonbetalingen? De basisgegevens uit je administratie moet je altijd 7 jaar bewaren. Bewaar urenstaten waarop je het loon baseert daarom even lang.

De AVG, de privacywet, geeft geen vaste bewaartermijn voor alle persoonsgegevens. Je mag gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Houd bij het bepalen van je bewaartermijnen wel rekening met de verplichtingen uit andere wetten.

Regel de privacy voordat je personeel volgt

Voor het controleren van personeel heb je een grondslag nodig: een wettelijke reden om persoonsgegevens te gebruiken. Toestemming van je werknemer is hiervoor niet goed te gebruiken: je werknemer kan een verzoek van jou moeilijk weigeren. Bepaal dus vooraf op welke geldige grondslag je controle rust.

Laat je een externe aanbieder persoonsgegevens voor je verwerken, bijvoorbeeld via online urensoftware? Dan moet je een verwerkersovereenkomst sluiten: afspraken over wat die aanbieder met de persoonsgegevens mag doen. Leg die afspraken vast met de aanbieder.

Een gebrekkige registratie kan tot boetes leiden

Ontbreekt een goede urenregistratie, waardoor een volledige inspectie over de onderzochte periode niet mogelijk is? Dan legt de Nederlandse Arbeidsinspectie direct een boete op. Controleer daarom of je registratie de hele te onderzoeken periode dekt.

Het boetenormbedrag, het uitgangspunt voor de boete, is € 10.000. De uiteindelijke hoogte hangt onder meer af van het aantal werknemers. Met minder dan 10 werknemers geldt 0,5 maal het boetenormbedrag. Met 10 of meer, maar minder dan 50 werknemers is dat 0,75 maal. Met 100 of meer werknemers 1,5 maal. Bij een overtreding waarvoor direct een boete volgt, geldt bovendien een vermenigvuldiging met 1,5. Bij herhaling of een soortgelijke overtreding kan het boetebedrag met 100 of 200 procent worden verhoogd.

Een rechtbank oordeelde in een zaak over overuren dat de werknemer de gestelde overuren moet bewijzen. Als de werkgever die uren betwist, moet die dat onderbouwen met een urenregistratie.

Betaal je je werknemer minder dan het wettelijke minimum? Dan krijg je een boete per werknemer. De bedragen lopen van € 500 tot € 10.000, afhankelijk van de duur en het percentage van de onderbetaling.