Personeelsdossier: checklist voor inhoud en bewaartermijnen

Wat laat je buiten het personeelsdossier?

Meldt je werknemer zich ziek? Vraag niet naar de diagnose of oorzaak van de ziekte. Leg die informatie ook niet vast als je werknemer die zelf vertelt of toestemming geeft.

Je mag wel noodzakelijke informatie over de ziekmelding registreren. Denk aan bereikbaarheid, het verblijfadres en de verwachte duur van de ziekte. Ook lopende werkzaamheden en afspraken mag je vastleggen.

Bewaar geen origineel of kopie van de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), een verklaring over het gedrag van je werknemer. Noteer alleen dat je de verklaring hebt gezien. Geef het origineel terug of verwijder de digitale versie.

Gegevens over strafbare feiten, afkomst en nationaliteit mag je meestal niet opnemen. Voor gezondheidsgegevens bestaat een beperkte uitzondering bij noodsituaties. Het gaat dan om noodzakelijke informatie waarmee collega's je werknemer kunnen helpen, bijvoorbeeld bij een epileptische aanval.

Wanneer gelden langere termijnen voor ziektegegevens?

Gegevens over ziekmeldingen mag je tot maximaal twee jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Ben je eigenrisicodrager voor de Ziektewet, een werkgever die zelf het financiële risico draagt? Dan moet je de gegevens over de ziekmelding 5 jaar bewaren. Gebruik daarvoor niet de gewone termijn voor personeelsstukken.

Ben je eigenrisicodrager voor de WGA, de regeling voor werkhervatting van gedeeltelijk arbeidsgeschikten? Dan mag je de bijbehorende gegevens over ziekte en terugkeer naar werk bewaren voor de duur van dat traject. Hiervoor geldt maximaal 10 jaar.

Wat doe je bij een verzoek om inzage of aanpassing?

Je werknemer heeft recht op inzage in het personeelsdossier. Neem je persoonlijke werkaantekeningen op in het dossier? Dan kan je werknemer die ook inzien.

Reageer binnen 1 maand op een verzoek om inzage. Je mag die termijn maximaal met 2 maanden verlengen. Laat dat binnen 1 maand weten.

Je hoeft meestal geen kopieën van hele documenten te geven. Een volledig overzicht van de persoonsgegevens is vaak genoeg. Daarmee moet je werknemer kunnen controleren welke gegevens je verwerkt en of die kloppen.

Een werknemer kan feitelijke fouten laten corrigeren. Je hoeft een beoordeling niet zonder meer te veranderen omdat je werknemer het oneens is met jouw mening. Je werknemer kan wel vragen om een eigen reactie aan het dossier toe te voegen.

Wie geef je toegang tot het dossier?

Leg vast wie welke personeelsgegevens nodig heeft voor het werk. Geef alleen de bijbehorende toegang en houd dat overzicht actueel. Zo voorkom je dat medewerkers gegevens bekijken die zij niet nodig hebben.

Houd ook bij wie persoonsgegevens bekijkt of aanpast. Controleer deze registraties en pogingen om zonder toestemming toegang te krijgen.