Personeelshandboek maken: welke afspraken zijn bindend?

Welke ruimte laat je cao voor eigen afspraken?

Controleer eerst of je een cao moet toepassen. Dat kan volgen uit een cao voor je eigen onderneming of uit je lidmaatschap van een werkgeversorganisatie die de cao heeft afgesloten. Ook een cao die verplicht geldt voor je bedrijfstak of een afspraak in het arbeidscontract kan je binden.

De cao gaat voor op je arbeidscontract. Je afspraken mogen niet nadelig afwijken van de cao. Zijn ze gunstiger voor je werknemer, dan mag afwijken wel.

Verwijs je in het arbeidscontract naar een cao? Je kunt afspreken dat alleen de versie bij het sluiten van het contract geldt. Je kunt ook afspreken dat toekomstige versies gelden, dus controleer hoe je die verwijzing hebt vastgelegd.

Welke afspraken zet je apart op papier?

Wil je een boetebeding, een afspraak over een boete bij overtreding van regels, opnemen? Vermeld dan de specifieke overtredingen en de boetebedragen uitdrukkelijk in het ondertekende arbeidscontract. Alleen een algemene verwijzing naar je handboek is niet genoeg.

Een proeftijd moet je schriftelijk overeenkomen. Je kunt die niet eenzijdig via je handboek opleggen zonder individuele schriftelijke instemming. Controleer ook de wettelijke voorwaarden voor de proeftijd.

Een concurrentiebeding beperkt welk werk je werknemer na het einde van het contract mag doen. Bij een vast contract moet je dit schriftelijk overeenkomen met een meerderjarige werknemer.

Wil je een concurrentiebeding opnemen in een tijdelijk contract? Dan moet je bij die afspraak schriftelijk motiveren waarom zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen het noodzakelijk maken.

Wanneer vraag je akkoord aan de ondernemingsraad?

Werken er in je onderneming in de regel ten minste 50 personen? Dan moet je een ondernemingsraad instellen: een raad die je werknemers vertegenwoordigt. De afkorting daarvan is OR.

Vraag de OR om instemming als je een personele regeling vaststelt, wijzigt of intrekt. Denk aan werktijden, arbeidsomstandigheden, opleidingen, functiebeoordelingen of ziekteverzuim.

Leg regelingen over personeelsgegevens vooraf ter instemming voor aan je OR. Denk aan het registreren van verzuim, de salarisadministratie en de gegevens in personeelsdossiers. Dat geldt ook voor personeelsvolgsystemen: systemen waarmee je aanwezigheid, gedrag of prestaties kunt controleren. Deze regel geldt ook als je zo'n systeem nog niet voor controle gebruikt.

Gaat de OR niet akkoord, dan mag je de regeling niet uitvoeren. Je kunt de kantonrechter om toestemming vragen om het besluit toch te nemen. Schakel bij dit geschil juridische hulp in.

Voer je het besluit toch zonder instemming uit? Dan kan de OR schriftelijk verklaren dat het besluit niet geldig is en naar de kantonrechter stappen.

Hoe wijzig je bestaande arbeidsvoorwaarden?

Een eenzijdig wijzigingsbeding is een schriftelijke afspraak waarmee je arbeidsvoorwaarden zonder nieuw akkoord kunt wijzigen. Je kunt daar alleen een beroep op doen bij een zwaarwichtig belang. Dat belang moet zo zwaar wegen dat het benadeelde belang van je werknemer daarvoor redelijkerwijs moet wijken.

Heb je geen schriftelijk wijzigingsbeding? Dan moeten jij en je werknemer je als goed werkgever en goed werknemer gedragen. Vraag bij een geschil juridisch advies.

Bij die beoordeling telt of gewijzigde omstandigheden aanleiding geven voor je voorstel. Ook moet je voorstel redelijk zijn. Daarna volgt de vraag of je redelijkerwijs van je werknemer kunt verlangen dat die het voorstel accepteert.