Werknemer uit dienst: regel het vertrek en de eindafrekening

Controleer eerst of je het contract kunt beëindigen

Wil je een werknemer ontslaan via UWV of de kantonrechter? Dan beoordeelt die instantie de reden voor ontslag. Ook kijkt die of je werknemer nog ander werk binnen je bedrijf kan doen.

Zegt je werknemer zelf op? Controleer dan of je werknemer echt wil vertrekken, zeker bij een impulsieve reactie. Je moet ook informeren over de gevolgen voor mogelijke uitkeringen.

Controleer de termijn voordat je een einddatum kiest

Aanzeggen is laten weten of je een tijdelijk contract verlengt. Opzeggen gaat over het beëindigen van een vast contract of een tijdelijk contract dat je tussentijds kunt opzeggen. Haal deze handelingen niet door elkaar.

Bij een vast contract is je wettelijke opzegtermijn 1 tot 4 maanden, afhankelijk van de duur van het dienstverband. Controleer de toepasselijke opzegtermijn voordat je de einddatum vastlegt.

Controleer ook je cao: de collectieve afspraken over arbeidsvoorwaarden. De wet staat toe dat een cao de opzegtermijn voor de werkgever verkort.

Samen afspraken maken over het einde

Je werknemer kan een vaststellingsovereenkomst binnen 14 dagen zonder reden schriftelijk terugdraaien. Vermeld dit recht in de overeenkomst. Anders wordt de bedenktijd 21 dagen.

Houd bij de einddatum rekening met de fictieve opzegtermijn: de termijn waarmee UWV rekent voor de start van de WW-uitkering. Deze loopt vanaf de schriftelijke ondertekening. Eindigt het contract eerder, dan betaalt UWV pas na afloop van die termijn.

Wat neem je mee in de eindafrekening?

Bij ontslag of niet-verlenging op jouw initiatief betaal je een transitievergoeding: een wettelijke vergoeding bij vertrek. De berekening begint bij de eerste werkdag en bedraagt 1/3 maandsalaris per heel dienstjaar, plus een evenredig deel voor de resterende periode. Controleer de berekening en uitzonderingen bij de transitievergoeding.

Controleer welke vakantiedagen je werknemer nog kan opeisen. Heb je niet tijdig schriftelijk gewaarschuwd voor het vervallen van wettelijke vakantiedagen? Dan blijven die dagen behouden en moet je ze bij vertrek alsnog uitbetalen.

Nabetalingen van vakantiegeld en niet-opgenomen verlof gelden doorgaans als loon uit het werk dat je werknemer heeft gedaan. Dat blijft zo als je pas na het vertrek betaalt. Laat deze bedragen daarom apart verwerken van de ontslagvergoeding.

Voor de ontslagvergoeding en transitievergoeding geldt de groene tabel: de belastingtabel voor inkomsten uit een vroegere baan. Laat je salarisadministratie deze tabel toepassen.