Salarisadministratie regelen

Stappenplan: zo regel je je salarisadministratie

Zes stappen, van de identiteitscheck vóór de eerste werkdag tot het corrigeren van een aangifte.

1. 1

   Controleer en registreer de identiteit

   Stel de identiteit van je werknemer vast voordat hij begint en leg die vast in je loonadministratie.

   Vraag vóór de eerste werkdag een origineel en geldig identiteitsbewijs: een paspoort, Nederlandse identiteitskaart, ID-kaart of paspoort uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of een Nederlands vreemdelingendocument. Een rijbewijs of een kopie is niet genoeg. Neem een kopie op in je loonadministratie en bewaar die tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst gaat.

   De regel

   Je bent wettelijk verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in je loonadministratie op te nemen (artikel 28 Wet op de loonbelasting). Op die kopie staan alle persoonsgegevens van het origineel, ook het burgerservicenummer.

2. 2

   Meld je aan als werkgever

   Meld je bij de Belastingdienst aan als inhoudingsplichtige.

   Meld je aan zodra je weet wanneer je eerste werknemer begint, en uiterlijk op zijn eerste werkdag.

   De regel

   Na de start van je eerste werknemer krijg je binnen 5 werkdagen een loonheffingennummer van de Belastingdienst.

3. 3

   Leg de gegevens voor de loonheffingen vast

   Zorg dat je de gegevens hebt om de juiste loonheffingen in te houden.

   Laat je werknemer vóór de start een ondertekende verklaring geven met naam, adres, woonplaats en burgerservicenummer. Een postadres of tijdelijk adres is niet genoeg.

   De regel

   Heb je de gegevens niet op tijd of niet volledig, dan pas je het anoniementarief toe: je houdt 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in en houdt geen rekening met de loonheffingskorting.

4. 4

   Bereken het loon en geef een loonstrook

   Bereken het loon en geef je werknemer bij elke betaling een loonstrook.

   Bereken het brutoloon, het SV-loon en de inhoudingen. Een werknemer van 21 jaar of ouder verdient vanaf 1 juli 2026 minimaal € 14,99 bruto per uur. Geef bij elke loonbetaling een loonstrook; een digitale loonstrook mag alleen als je werknemer daar uitdrukkelijk mee instemt.

   De regel

   Op de loonstrook staan het loonbedrag, de bedragen waaruit het bestaat en de inhoudingen (artikel 7:626 BW). Ook vermeld je het minimumloon voor de leeftijd van je werknemer, de namen van werkgever en werknemer, de periode, de arbeidsduur en het soort contract.

5. 5

   Doe aangifte loonheffingen en betaal

   Doe op tijd aangifte en betaal de loonheffingen.

   Doe elke maand of elke 4 weken aangifte. Aangifte en betaling moeten uiterlijk een maand na afloop van het tijdvak binnen zijn; bij een maandaangifte is dat de laatste dag van de volgende maand. Met 10 of minder werknemers kan dat via Mijn Belastingdienst Zakelijk, daarboven met commerciële software via Digipoort.

   De regel

   Doe je te laat aangifte, dan krijg je na een coulancetermijn van 7 kalenderdagen een boete van € 82. Betaal je te laat, dan volgt meestal een betaalverzuimboete van 3% (minimaal € 50, nooit meer dan € 6.709 per jaar), en beide boetes kunnen voor hetzelfde tijdvak samen komen.

6. 6

   Verwerk correcties

   Herstel fouten in een eerdere aangifte.

   Heb je een fout gemaakt in een eerdere aangifte? Dan maak je geen bezwaar, maar verstuur je een correctie bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte.

   De regel

   Bezwaar maak je alleen als je aangifte klopt maar je het niet eens bent met het bedrag dat je moet betalen, en dan binnen 6 weken na betaling.