Het juiste pinapparaat voor je restaurant, café of lunchroom

Rekenen je gasten aan tafel, aan de bar of op het terras af? Dan is een vast pinapparaat op de toonbank niet genoeg. Je hebt een mobiel pinapparaat met wifi of een 4G-simkaart nodig dat de hele dienst meegaat.

Zelfstandig pinnen of via een telefoon?

Er is een belangrijk verschil tussen instapapparaten en pinapparaten voor de horeca. De SumUp Solo Lite heeft altijd een actieve bluetoothverbinding met een smartphone nodig. Voor je bediening werkt dit in de praktijk omslachtig.

Wil je een apparaat zonder gekoppelde telefoon? De SumUp Solo en myPOS Go 2 werken zelfstandig via een ingebouwde simkaart.

• SumUp Solo Lite: €44 eenmalig, of €53,24 inclusief btw.
• SumUp Solo: €95,59 inclusief btw.
• myPOS Go 2: €39 eenmalig exclusief btw.

Huren voor intensief gebruik of flexibel kopen?

Voor intensief horecagebruik bieden partijen als CCV en Worldline stevige pinapparaten met Android aan. De prijzen en voorwaarden verschillen:

• CCV Compact A77: €38 per maand huur exclusief btw.
• CCV Clover Flex: €28 per maand huur exclusief btw.
• Worldline Link/2500: €199 eenmalig, zonder maandabonnement.
• Worldline Saturn 1000F2: €36 per maand huur, of €649 aanschaf exclusief btw.
• Mollie Mobile terminal: €350 eenmalig, op een flexibel account dat je maandelijks kunt opzeggen.

Let bij de huurcontracten van CCV op de vaste looptijd van 12 maanden en de opzegtermijn van 3 maanden.

De meeste horecagasten pinnen, maar contant geld blijft een dagelijks onderdeel van je werk. Een pinapparaat registreert alleen kaartbetalingen. De Belastingdienst eist een volledige administratie waarin je ook alle contante ontvangsten en uitgaven vastlegt.

Contant registreren in je betaaloplossing

Sommige betaaldienstverleners bieden basisfuncties voor contant geld. Bij SumUp kun je contante betalingen handmatig invoeren in de bijbehorende app. Zo houd je je dagtotalen compleet. CCV Clover biedt met 'PIN & contant' directe invoer van contante betalingen op het apparaat zelf.

Gebruik je een pinapparaat zonder gekoppelde kassa? Dan moet je contante ontvangsten apart in een digitaal kasboek of kassasysteem bijhouden. Een pinapparaat vervangt je kasadministratie niet.

Afrondingsregels voor contant en pin

Let bij wisselgeld op de afronding van het eindbedrag. Volgens de richtlijnen mag je het totale eindbedrag bij contante betalingen afronden op het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 eurocent. Dat mag alleen als je dit duidelijk in je zaak aangeeft.

Bij pinbetalingen geldt deze afronding niet. De gast moet altijd het exacte bedrag op de cent nauwkeurig afrekenen. Zorg dat je kassa of pinapparaat dit onderscheid automatisch toepast. Zo voorkom je kasverschillen aan het einde van de dienst.

Steeds minder gasten hebben contant geld op zak. Daardoor lopen fooien snel terug als je pinapparaat geen digitale fooikeuze biedt. Een duidelijke fooivraag op het scherm vóór het pinnen verhoogt de opbrengst voor je bediening aanzienlijk.

Welke fooifuncties bieden de aanbieders?

De manier waarop apparaten met fooi omgaan verschilt sterk:

• Worldline Saturn 1000F2: stelt uit zichzelf een fooi voor op het scherm. Volgens de documentatie kun je deze functie niet zelf aanzetten. De helpdesk moet dit voor je doen.
• myPOS Go 2: laat je transacties en fooien per medewerker registreren. Zo zie je precies wie welk fooibedrag heeft ontvangen.
• CCV Clover: toont per medewerker de omzet, gewerkte uren en ontvangen fooien in het overzichtsscherm.
• Mollie: toont fooiopties op het pinapparaat en vermeldt ontvangen fooien apart op het dagrapport.

Staan fooien apart in je rapportage?

Bij CCV toont het standaard Payment Facilitator-contract fooien niet apart in de dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapportages. CCV rekent voor een aparte fooifunctie mogelijk €1,95 per maand per terminal. Controleer vooraf of dit voor je contract geldt.

Fooien voor je personeel zijn vrijgesteld van btw. Scheid ze daarom van je omzet. Tel je ze bij de omzet op, dan betaal je onbedoeld btw over de fooi van je personeel.

Aan het einde van de dag moet je de kassa opmaken. Alleen je pinbonnetjes optellen is niet voldoende. De Belastingdienst stelt eisen aan je dagrapportage en de controleerbaarheid van je omzet.

Welke gegevens moet je bewaren?

De Belastingdienst verplicht je om alle transactiegegevens digitaal te bewaren, zodat je ze later opnieuw kunt weergeven. De algemene fiscale bewaartermijn voor basisgegevens is 7 jaar. Alleen een papieren dagtotaal bewaren is niet voldoende als je de transacties digitaal hebt vastgelegd.

Gebruik je een compacte kassa-app zoals de Ultra-app op een myPOS-automaat? Dan heb je direct toegang tot X-rapporten: tussentijdse overzichten. Ook kun je Z-rapporten maken: definitieve overzichten voor je dagafsluiting. De app is inbegrepen bij de Plus- en Pro-abonnementen van myPOS en tijdelijk gratis bij het One-abonnement.

Hoe krijg je gegevens in je boekhouding?

Bij partijen zoals Buckaroo download je transactieoverzichten over een gekozen periode als PDF, XLS of CSV. Mollie biedt een dagafsluitingsrapport met kaartsoorten en fooien apart vermeld.

Controleer vóór aanschaf hoe eenvoudig je dagtotalen kunt downloaden. Je horecaboekhouder moet aan het einde van de maand kunnen controleren of de verwerkte omzet, btw, fooien en transactiekosten op elkaar aansluiten.

In de horeca werk je met verschillende btw-tarieven: 9% btw op eten en alcoholvrije dranken, en 21% btw op alcoholische dranken. Een pinapparaat berekent deze tarieven niet zelf. Die splitsing regelt je kassasysteem.

Voorkom overtypefouten met een kassakoppeling

Zonder koppeling typt de bediening het bedrag van de kassa met de hand over op de pinautomaat. Dat kost tijd en leidt makkelijk tot fouten en kasverschillen. Met een gekoppelde automaat stuurt het kassasysteem het exacte tafelbedrag direct door naar het mobiele pinapparaat.

Niet elke pinautomaat koppelt automatisch met elke kassa:

• CCV Compact A77: biedt cloud-integraties met kassasystemen. Je kassaleverancier bepaalt de beschikbaarheid en de kosten van deze koppeling.
• Mollie: heeft een partnernetwerk en koppelt met bekende horecasystemen zoals Twelve.
• Buckaroo Buck Smart: ondersteunt kassakoppelingen, maar heeft géén fysieke bonprinter.
• SumUp Solo: koppelt via de SumUp Cloud API, als jouw kassasysteem dit ondersteunt. De goedkopere Solo Lite ondersteunt deze koppeling niet.

Controleer certificering bij je leverancier

Vraag altijd eerst aan je kassaleverancier welke pinautomaten en softwareversies gecertificeerd zijn. Schaf je op eigen houtje een terminal aan zonder compatibiliteitscheck, dan werkt de koppeling vaak niet.

Naast de aanschaf- of huurprijs betaal je variabele transactiekosten en terugkerende toeslagen. Samen bepalen die wat je maandelijks kwijt bent. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke vaste bedragen betaal je per transactie?

Door het hoge aantal betalingen lopen transactiekosten in de horeca snel op. Dit zijn de vaste tarieven:

• CCV: €0,068 per betaling met een Nederlandse consumentendebetkaart: Maestro, V PAY, Debit Mastercard of Visa Debit.
• myPOS Pro: €0,06 per betaling met een Nederlandse bankpas.
• Worldline: op de Saturn vanaf €0,13 per betaling met een binnenlandse debetkaart.
• Buckaroo: een bundel van 0 tot 50 transacties kost €4,75 per maand, met €0,095 per transactie daarbuiten.
• Buckaroo: een bundel van 0 tot 2.000 transacties kost €126 per maand, met €0,063 per transactie daarbuiten.

Welke percentages betaal je per transactie?

Bij een percentage hangen je kosten ook af van het betaalde bedrag:

• SumUp Betaal naar gebruik: 1,49% per pintransactie.
• SumUp Betalingen Plus: 0,99% per pintransactie. Voor American Express blijft het tarief 1,49%.
• Mollie Pay as you go: 1,50% voor Maestro en V-pay en 1,80% voor overige consumentenkaarten.
• Mollie Pro: €0,06 + 0,20% voor Maestro en V-pay.

Wat kosten creditcards en buitenlandse debetkaarten?

• CCV: 1,3% voor wereldwijde consumentencreditcards.
• Worldline: 1,40% voor niet-binnenlandse debetkaarten.

Welke extra kosten en beperkingen gelden?

Let op de kleine lettertjes in je contract:

• Overboekingskosten: bij myPOS staat je geld direct op je tussenrekening. Elke uitgaande SEPA-overboeking, een eurobetaling naar je eigen bankrekening, kost €1.
• Inactiviteitsboete: myPOS rekent €20 als er gedurende 10 maanden geen geldige transacties zijn verwerkt, met 2 maanden vooraankondiging. Dit is een risico bij een seizoensgebonden terras.
• Jaarlijkse servicekosten: Worldline rekent €60 voor dossierbeheer en controles op naleving van regels.
• Registratiekosten: Buckaroo rekent eenmalig €58 bij aanschaf van een Buck Smart.
• Aantal apparaten: bij Mollie Pay as you go kun je maximaal één fysiek pinapparaat gebruiken. Voor meerdere apparaten moet je overstappen naar een betaald account.

Dagelijks honderden transacties, fooien en betaalvergoedingen handmatig overnemen kost tijd en vergroot de kans op fouten. Een automatische koppeling tussen je betaaldienstverlener en je boekhoudpakket bespaart wekelijks uren werk.

Welke boekhoudkoppelingen zijn beschikbaar?

Aanbieders verwerken gegevens op verschillende manieren automatisch in je boekhouding:

• Buckaroo Accounting: verwerkt omzet, transactiekosten, uitbetalingen en terugbetalingen automatisch. De module ondersteunt pakketten zoals Exact Online, SnelStart en AFAS. De normale prijs is €3,50 per maand. Controleer of de tijdelijke gratis aanbieding tot en met eind 2026 geldt.
• Mollie: koppelt met pakketten zoals Exact Online, SnelStart en AFAS via externe partners zoals Combidesk. Die partner berekent de kosten voor de koppeling.
• SumUp POS Plus: biedt een boekhoudkoppeling in een uitgebreid pakket van €49 per maand exclusief btw. Dit zit niet in het standaard betaalabonnement.
• CCV: ondersteunt het afstemmen van je betalingen in Exact Online via gespecialiseerde softwarepartners.

Hoe controleer je de verwerking vooraf?

Vraag altijd hoe uitbetalingen in je boekhouding binnenkomen. Een goede koppeling boekt de dagomzet vóór aftrek van kosten op de juiste omzetrekeningen. Ook splitst de koppeling de btw uit en boekt die ingehouden transactiekosten direct op een kostenrekening. Zo sluit het nettobedrag exact aan op de bijschrijving op je bankrekening.

Overstappen naar een andere pinprovider vraagt voorbereiding. Dat geldt zeker als je nog huurcontracten hebt lopen of je pinapparaten aan je kassa gekoppeld zijn.

Wat gebeurt er met apparaten en gegevens?

Je transactiegeschiedenis gaat niet automatisch mee naar het nieuwe systeem. Download alle dagrapporten, maandoverzichten en facturen als PDF- of CSV-bestanden voordat je account sluit. Zo voldoe je aan de bewaarplicht van 7 jaar.

Gekochte pinapparaten van partijen als myPOS, SumUp, Mollie of Buckaroo werken vrijwel altijd alleen op het eigen netwerk. Dat ligt vast in de software. Je kunt deze apparaten dus niet opnieuw gebruiken bij CCV of Worldline:

• Mollie Mobile: €350 aanschaf.
• Buck Smart: €405 aanschaf.

Welke opzegtermijn geldt voor je contract?

Controleer vooraf je huidige contractvoorwaarden:

• CCV: je huurovereenkomst loopt 12 maanden. Je moet minimaal 3 maanden voor het einde van die periode opzeggen. Ben je te laat, dan verlengt het contract stilzwijgend.
• Mollie Pro: heeft een vaste contractduur van 1 jaar.
• SumUp Betaal naar gebruik en myPOS One: hebben geen vaste minimale contractduur.

Hoe lang duurt de goedkeuring?

Stap niet over op de dag dat je oude contract afloopt. Leveranciers bezorgen apparaten vaak binnen 24 tot 48 uur, maar moeten ook voldoen aan eisen van De Nederlandsche Bank (DNB) en de Wwft, de wet tegen witwassen en terrorismefinanciering. Het cliëntenonderzoek en de goedkeuring van je zakelijke betaalaccount kunnen enkele werkdagen duren.