Mobiel pinapparaat voor zzp: kies de juiste oplossing op locatie

Zelfstandig pinnen of via je smartphone

Werk je op de markt of bij klanten op locatie? Dan wil je snel kunnen afrekenen. Je hebt grofweg twee keuzes: een zelfstandig mobiel pinapparaat of een compacte kaartlezer. De kaartlezer werkt via bluetooth en de internetverbinding van je smartphone.

Een compacte kaartlezer, zoals de SumUp Solo Lite (€44 excl. btw), is goedkoop in aanschaf. Je hebt wel altijd een gekoppelde smartphone nodig om een betaling te starten. Raakt onderweg je telefoonaccu leeg, dan kun je geen betalingen meer aannemen.

Zelfstandig pinnen met een eigen simkaart

Werk je veel op de markt of op wisselende locaties? Dan biedt een zelfstandig apparaat meer zekerheid. Deze apparaten hebben een ingebouwde simkaart met gratis mobiele data en wifi:

• myPOS Go 2: €39 excl. btw.
• SumUp Terminal: €169 excl. btw.

Je hebt je telefoon niet nodig tijdens het afrekenen.

Ook Mollie levert een zelfstandig apparaat met 4G en wifi: de Tap terminal (€95 excl. btw). Let op: deze terminal werkt alleen contactloos. Je kunt er geen betaalpas insteken om de chip te lezen.

Vast bedrag per pinbetaling of een percentage

De kosten per betaling bepalen voor een groot deel hoeveel winst je overhoudt. Betaalaanbieders rekenen grofweg op twee manieren af: een vast bedrag per pinbetaling of een percentage van het betaalde bedrag.

Een percentage is overzichtelijk bij weinig betalingen of lage bedragen. SumUp rekent standaard 1,49% per transactie:

• Bij een betaling van €10 kost dat zo'n €0,15.
• Bij een factuur van €200 betaal je €2,98 aan transactiekosten.

Welk tarief past bij veel kleine betalingen?

Ontvang je op de markt veel kleine betalingen achter elkaar? Dan is een vast tarief per Nederlandse debetpas vaak goedkoper. Een debetpas is een betaalpas waarmee je klant direct van de bankrekening betaalt.

• CCV Clover: €0,068 voor een Nederlandse consumentendebetkaart: Maestro, V PAY, Debit Mastercard of Visa Debit.
• myPOS Pro: €0,06 per Nederlandse bankpas, bij een abonnement van €39 per maand.
• Worldline Tap on Mobile: €0,13 per binnenlandse debetkaartbetaling via de app.
• Buckaroo: bundels, zoals 50 transacties voor €4,75 en daarbuiten €0,095, of een los tarief van €0,12 per debettransactie.

Volgens de regels van de Autoriteit Consument & Markt (ACM) mag je pinkosten voor gewone debetkaarten en standaard creditcards niet doorberekenen aan de consument.

Geen maandelijkse verplichtingen bij wisselende omzet

Als zzp'er wil je geen hoge vaste lasten in rustige maanden of tijdens vakanties. Veel aanbieders adverteren daarom met €0 per maand. Toch betekent dat niet altijd dat er helemaal geen vaste kosten zijn.

Bij SumUp betaal je met het standaardtarief 'Betaal naar gebruik' €0 per maand. Je betaalt alleen voor de aanschaf van het apparaat en een percentage per transactie. Er zijn geen minimale maandbedragen.

Let op jaarlijkse en administratieve kosten

Bij andere aanbieders gelden voorwaarden buiten het maandabonnement:

• Worldline Axium EX4000: het apparaat kost eenmalig €199 excl. btw en €0 per maand. Je betaalt wel jaarlijks €60 aan servicekosten voor dossierconformiteit: controle of je dossier aan de regels voldoet.
• myPOS One: je betaalt geen maandabonnement, maar wel €1 per SEPA-overschrijving naar je eigen zakelijke bankrekening. SEPA is het systeem voor Europese overschrijvingen in euro's. Heb je 10 maanden geen transacties, dan betaal je na vooraankondiging €20 aan kosten voor inactiviteit.
• Buckaroo Tap to Pay: de app heet gratis, maar een transactiedienst-abonnement van €3,70 per maand is verplicht. Daar komt €0,95 aan compliancekosten bij: kosten voor controles op naleving van regels.

Direct betalingen accepteren via Tap to Pay

Werk je als zzp'er op locatie en laat je klanten slechts af en toe direct een factuur betalen? Dan kun je overwegen om geen pinapparaat te kopen. Met Tap to Pay scan je betaalpassen via de NFC-chip in je smartphone: de chip voor contactloos betalen.

Worldline biedt Tap on Mobile aan met deze kosten en voorwaarden:

• €0 maandkosten.
• €0 activatiekosten.
• Vanaf €0,13 voor een binnenlandse debetpas.
• Een Android-toestel met Android 12 of hoger is vereist.

Welke andere betaal-apps zijn er?

Ook andere betaalaanbieders bieden contactloos afrekenen via je telefoon:

• CCV Tap to Pay: geen vaste kosten en €0,25 per Europese debettransactie. Geschikt voor Android 10 of hoger met NFC.
• myPOS Glass: geen maandkosten en dezelfde transactietarieven als de apparaten: 1,49% op het One-tarief.
• Mollie Tap app: 1,50% bij Maestro en V-pay via het 'Pay as you go'-model.

Controleer vooraf of je smartphone geschikt is. Houd er rekening mee dat je via een app alleen digitale betalingsbewijzen kunt geven.

Papieren bon of digitaal bewijs?

Je bent als ondernemer niet wettelijk verplicht om je klant een papieren pinbon te geven. De Belastingdienst staat toe dat je de administratie digitaal bewaart. Je moet de gegevens wel juist en volledig opslaan.

Op de markt of bij oudere klanten kan een papieren bon gewenst zijn. Met een compact pinapparaat zoals de myPOS Go 2, Mollie Tap terminal of Worldline EX4000 kun je alleen digitale bonnen sturen. Dat kan via sms, e-mail of een QR-code.

Welke modellen hebben een ingebouwde printer?

Wil je direct een papieren bon printen? Dan heb je een groter mobiel apparaat nodig met een ingebouwde thermische printer, die met warmte print:

• SumUp Terminal: eenmalig €169 excl. btw (€204,49 incl. btw). Werkt zelfstandig, heeft een ingebouwde printer en kent geen verplicht maandabonnement.
• myPOS Ultra: eenmalig €179 excl. btw. Je kunt dit apparaat gebruiken met het abonnementsvrije One-pakket.
• Clover Flex via CCV: heeft een printer en kost €28 per maand aan huur, excl. btw. Een optionele 4G-bundel kost €8 per maand.

Let op: een pinbon geldt volgens de Belastingdienst pas als vereenvoudigde btw-factuur als het totaalbedrag maximaal €100 incl. btw is. Ook moeten alle verplichte naam-, adres-, woonplaats- en leveringsgegevens erop staan.

Wat kost de betaalpas van je klant?

Naast de aanschafprijs van je mobiele pinapparaat betaal je kosten voor het dagelijks gebruik. Let vooral op het type betaalpas van je klant. Een creditcard of buitenlandse betaalpas is bij vrijwel elke aanbieder duurder dan een Nederlandse pinpas.

Deze tarieven laten het verschil zien:

• Worldline, binnenlandse debetpas: €0,13.
• Worldline, buitenlandse debetkaart: 1,40%.
• Worldline, creditcard: 1,40% + €0,10.
• CCV Clover, Nederlandse debetkaart: €0,068.
• CCV Clover, wereldwijde debetkaart: 0,9%.
• CCV Clover, consumentencreditcard: 1,3%.

Wat betaal je voor aansluiting en uitbetaling?

Let ook op bijkomende kosten die niet direct opvallen:

• Aansluit- en compliancekosten: Buckaroo rekent €58 registratiekosten bij aankoop van een Buck Smart. Daarnaast betaal je maandelijks €0,95 aan PCI-compliancekosten voor naleving van beveiligingsregels voor kaartbetalingen. Worldline rekent jaarlijks €60 voor dossierconformiteit op de EX4000.
• Uitbetaling naar je bank: bij myPOS komen betalingen direct binnen op een eigen myPOS-rekening. Een overschrijving naar je gewone Nederlandse zakelijke rekening kost €1 per keer.
• Mobiele data: buiten bereik van wifi heeft je apparaat mobiele data nodig. Bij myPOS en SumUp is een datasimkaart inbegrepen. Bij CCV Clover Flex kost 4G-internet €8 per maand extra.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Wat moet je bewaren voor de Belastingdienst?

Als zzp'er ben je wettelijk verplicht om je basisadministratie 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Daar horen ook omzetgegevens en pinbonnen bij.

Een periodieke verzamelstorting op je bankafschrift is niet voldoende. Je moet afzonderlijke verkopen, transactiekosten en de bijbehorende btw kunnen verantwoorden.

De meeste mobiele betaalaanbieders bieden een online overzicht waarin je transactiegegevens kunt exporteren als MT940-bestand of csv. Dat zijn bestandsformaten voor het uitwisselen van gegevens. Je importeert deze bestanden in je boekhoudprogramma om je omzet en ingehouden kosten tegenover elkaar te boeken.

Op welke rekening ontvang je het geld?

Kijk ook hoe de aanbieder je geld uitbetaalt. Aanbieders zoals Worldline en Mollie storten je pinbetalingen rechtstreeks op je bestaande zakelijke bankrekening.

Bij myPOS ontvang je het geld direct op een gekoppelde myPOS-zakenrekening. Dit is een rekening bij een erkende instelling voor elektronisch geld. Je geld staat apart van het vermogen van de instelling, bijvoorbeeld op een derdengeldenrekening. Die scheiding beschermt je geld, niet het traditionele bankdepositogarantiestelsel: de garantieregeling voor geld bij banken.

Kun je je pinapparaat blijven gebruiken?

Stap je over naar een andere betaalaanbieder? Dan kun je je gekochte pinapparaat vrijwel nooit blijven gebruiken. De software en ingebouwde besturingssoftware van bijvoorbeeld SumUp, myPOS of CCV werken alleen met het eigen netwerk voor betaalverwerking. Bij een overstap moet je dus nieuwe apparatuur kopen of huren.

Welke contractduur en opzegtermijn gelden?

Controleer vooraf je huidige overeenkomst om dubbele kosten te voorkomen:

• Huurcontracten: bij CCV huur je een Clover Flex voor minimaal 12 maanden. Je moet uiterlijk 3 maanden voor het einde van het contract opzeggen.
• Vaste pakketten: Mollie Pro heeft een contractduur van 1 jaar. Buckaroo hanteert bij diverse abonnementen een maandelijkse opzegtermijn.
• Abonnementsvrije accounts: contracten zonder vast abonnement, zoals bij SumUp, kun je op ieder moment kosteloos beëindigen.

Exporteer vóór het einde van je contract alle historische transactiegegevens, maandrapporten en facturen uit je online account. Zo blijft je administratie voor de Belastingdienst compleet.