Salarisadministratie voor de horeca vergelijken

In de horeca wisselen gewerkte uren per week. Uren overtypen vanuit een kloksysteem of planningsprogramma kost veel tijd. Het leidt ook snel tot fouten in de uitbetaling.

Automatische urenkoppeling of handmatige import

Werk je al met software zoals Eitje, Shiftbase, Dyflexis of L1NDA? Kies dan bij voorkeur een salarispakket met een directe urenkoppeling. Bij Employes en Visma Nmbrs keur je gewerkte en geklokte uren eerst goed in het rooster. Daarna stromen ze digitaal door naar de salarisverwerking.

Werk je zonder vaste roosterkoppeling of met een lokaal pakket zoals Loon Salarissoftware? Dan importeer je gewerkte uren via een CSV-bestand: een bestand met gegevens in tabelvorm. Dat voorkomt overtypen. Zorg wel dat kolomnamen, medewerkersnummers en looncomponenten, zoals loon en toeslagen, exact overeenkomen.

Oproepkrachten vragen extra aandacht in je salarisadministratie. Dat geldt ook voor min-maxcontracten: contracten met een minimum en maximum aantal uren. De wet en de horeca-cao stellen strikte eisen aan oproepen, uitbetalingen en vermeldingen op de loonstrook.

Oproeptermijnen en minimumuren

De horeca-cao is algemeen verbindend verklaard en geldt daardoor voor vrijwel elk horecabedrijf met personeel. Volgens deze cao moet het basisrooster minimaal 3 weken van tevoren bekend zijn. Voor incidentele oproepen geldt een wettelijke oproeptermijn van minimaal 24 uur van tevoren.

Zeg je een oproepkracht korter dan 24 uur voor aanvang af? Of wijzig je de uren op het laatste moment? Dan houdt de medewerker recht op loon over de ingeplande uren.

Voor elke afzonderlijke oproep geldt bovendien een wettelijke minimumuitbetaling van ten minste 3 uur loon. Dat geldt ook als iemand maar 1 uur heeft gewerkt.

Verplichte aanduiding op de loonstrook

Je moet op elke loonstrook expliciet vermelden of de medewerker een oproepovereenkomst heeft. Let daarnaast op de ketenregeling: de regels voor opeenvolgende tijdelijke contracten. Ook ben je verplicht om na 12 maanden een contract met een vast aantal uren aan te bieden.

Fooien komen in de horeca veel voor, maar horen lang niet altijd in de loonadministratie. Geen van de vergeleken salarispakketten heeft een kant-en-klare module die een fooienpot automatisch verdeelt en afstemt.

Wanneer zijn fooien loon van derden?

In de standaard horecasituatie die de Belastingdienst hanteert, beheren en verdelen medewerkers de fooienpot zelf. De fooi is dan 'loon van derden': loon dat niet van de werkgever komt. Je hoeft als werkgever geen loonbelasting of premies over deze fooien in te houden.

Medewerkers moeten deze fooien zelf opgeven bij hun jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.

Wanneer verwerk je fooien als belastbaar loon?

Keer je zelf fooien uit als gegarandeerde toeslag bovenop het loon? Of houd je de regie over de fooienpot? Dan gelden de fooien wél als loon. Je moet ze dan als belastbaar onderdeel van het loon verwerken in de salarisadministratie.

De horeca-cao is algemeen verbindend verklaard tot en met 31 december 2026. Daardoor moet vrijwel elk horecabedrijf met personeel de afspraken toepassen over functiegroepen, toeslagen en minimumlonen.

Wettelijk minimumuurloon en loonschalen

Sinds 2024 rekent Nederland met een wettelijk minimumuurloon in plaats van vaste maandbedragen. Voor medewerkers van 21 jaar en ouder gelden deze bedragen:

• Per 1 januari 2026 bedraagt het bruto minimumuurloon €14,71 per uur.
• Per 1 juli 2026 is het bruto minimumuurloon wettelijk vastgesteld op €14,99 per uur.

Je salarissoftware moet deze periodieke aanpassingen op tijd verwerken. Selecteer de juiste cao-tabel. In Loon Salarissoftware, Visma Nmbrs en Employes zijn actuele horecaschalen standaard beschikbaar.

Pensioenaangifte bij Pensioenfonds Horeca & Catering

Voor werknemers in de horeca tussen de 18 en 68 jaar is aansluiting bij Pensioenfonds Horeca & Catering (PH&C) verplicht. Je salarisadministratie moet de pensioengegevens foutloos aanleveren. Dat gebeurt direct via de loonaangifte of via een gekoppelde pensioenaangifte (UPA).

In een horecazaak verandert er wekelijks iets in het personeelsbestand. Studenten komen in of gaan uit dienst, contracten wijzigen en vergeten diensten vragen om een correctie. De Belastingdienst hanteert strikte aanlever- en betaaldata voor de aangifte loonheffingen.

Zelf verlonen of uitbesteden

Verwerk je zelf de salarissen met Employes, Visma Nmbrs of Loon Salarissoftware? Dan keur je de wijzigingen per periode goed. Het systeem verstuurt de loonaangifte vervolgens digitaal naar de Belastingdienst.

Let op: in de proefversie van 60 dagen van Loon Salarissoftware kun je géén daadwerkelijke loonaangifte indienen.

Je kunt de salarisadministratie ook uitbesteden aan experts via SD Worx (HR & Salaris Compleet), Humanwave of Buddee (Payroll Complex). Je levert dan digitaal de roosterwijzigingen aan. De dienstverlener verzorgt de correcte berekening, loonstroken en belastingaangifte.

Naast de vaste softwarelicentie of het basisabonnement bepalen vooral variabele toeslagen je maandfactuur. In de horeca verschilt het aantal medewerkers sterk tussen het hoogseizoen en laagseizoen.

Kosten per loonstrook, medewerker of jaar

Veel softwareleveranciers rekenen kosten per verwerkte loonstrook of per actieve medewerker:

• Employes: €7 per loonstrook naast het vaste abonnement van €29,95 per maand, exclusief btw.
• Buddee: €13,50 per loonstrook in het pakket Payroll Complex, met een minimum van 5 stroken.
• SD Worx: €15,00 per medewerker per maand in het complete servicepakket, tot 50 medewerkers.
• Humanwave: salarisverwerking met cao vanaf €22,50 per medewerker met een actief contract per maand. Het minimum is €150 per maand, exclusief btw.
• Loon Salarissoftware: een vast jaartarief van €415 voor LoonBasis per kalenderjaar, ongeacht het aantal loonstroken binnen één beroepsgroep.

Extra modules en eenmalige kosten

Let op de kosten van modules voor urenregistratie of koppelingen. Employes rekent bijvoorbeeld:

• €2 per medewerker voor urenregistratie.
• €1 per digitaal ondertekenverzoek.

Daarnaast kunnen eenmalige kosten gelden voor het inrichten van een uitbesteed salarispakket.

Controleer vooraf hoe de aanbieder inactieve oproepkrachten factureert. Bij Employes betaal je niet voor oproepkrachten die in een periode niet hebben gewerkt. Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Loonkosten en sociale lasten, zoals werkgeverspremies, moeten aansluiten op je financiële administratie en je kassasysteem.

Wie onderhoudt de koppeling met je planning?

Plan je personeel in met horecasoftware zoals L1NDA, Horeko, Dyflexis of Shiftbase? Controleer dan vooraf wie de koppeling onderhoudt. Bij Visma Nmbrs beheert Horeko bijvoorbeeld zelf de export vanuit het planningsprogramma. Zo voorkom je dat helpdesks je bij software-updates naar elkaar doorverwijzen.

Hoe komen loonkosten in je boekhouding?

Vrijwel alle salarispakketten maken na elke salarisverwerking automatisch een journaalpost: een boeking voor je boekhouding. Die kun je gebruiken in boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield of SnelStart.

Controleer of de loonkosten direct zijn uitgesplitst naar brutoloon, reserveringen voor vakantiegeld en werkgeverspremies. Zo klopt je winst-en-verliesrekening elke maand.

Stap bij voorkeur per 1 januari over naar een andere salarisadministratie. Wissel je tijdens het kalenderjaar? Dan moet je alle historische loongegevens meenemen.

Welke gegevens neem je mee?

Bij een tussentijdse overstap heeft de nieuwe software de cumulatieve fiscale jaargegevens van al je medewerkers nodig. Dit zijn de opgetelde fiscale loongegevens over het lopende jaar. Zonder deze gegevens kan de software loonheffingen en premies in latere maanden niet correct berekenen.

Exporteer daarnaast nauwkeurig deze gegevens uit je oude pakket:

• Lopende oproepovereenkomsten.
• Opgebouwde vakantiedagen.
• Tijd-voor-tijd-saldi: extra gewerkte uren die medewerkers later als vrije tijd opnemen.
• Eerdere contractdata.

Welke opzegvoorwaarden gelden?

Controleer de opzegvoorwaarden van je huidige leverancier voordat je tekent:

• Loon Salarissoftware rekent per kalenderjaar en beëindigt contracten aan het einde van het jaar.
• Loket.nl hanteert bij rechtstreekse zakelijke contracten vaak een meerjarige overeenkomst.
• Humanwave hanteert een opzegtermijn van minimaal 3 maanden.
• Employes biedt een maandelijks opzegbaar abonnement. Dat geeft flexibiliteit als je zaak een seizoen sluit.