Loonheffingen en loonaangifte: kies de juiste salarissoftware

Zelf aangeven of uitbesteden

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om elke aangifteperiode loonaangifte te doen bij de Belastingdienst. Hierin geef je op:

• Het loon.
• De loonbelasting.
• De premies volksverzekeringen.
• De premies werknemersverzekeringen.
• De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).

Heb je 10 of minder werknemers? Dan mag je rechtstreeks aangifte doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat portaal berekent geen nettoloon en maakt geen loonstroken. Voor je salarisadministratie heb je dus vrijwel altijd speciale software nodig.

Software voor eigen beheer

Wil je zelf de controle houden? Pakketten zoals Employes en Loon Salarissoftware sturen de aangifte na je akkoord digitaal naar de Belastingdienst. Bij Employes keur je de salarisverwerking goed, waarna het platform de aangifte verstuurt.

Automatisch aangifte doen betekent niet automatisch betalen. Je moet zelf nog een SEPA-bestand downloaden: een betaalbestand voor je bank. Daarmee maak je de loonheffing over.

Uitbesteden aan specialisten

Besteed je het proces liever uit? Partijen zoals Humanwave, Buddee en SD Worx verwerken wijzigingen en verzorgen de loonaangifte voor je.

Ook als een externe salarisadministrateur de aangifte verstuurt, blijf je als werkgever altijd zelf verantwoordelijk. Dat geldt voor de inhoud van de aangifte en voor de betaling op tijd.

Wat bepaalt de premie voor werknemersverzekeringen?

Een groot deel van de loonheffingen bestaat uit werkgeverslasten: kosten die je als werkgever betaalt. Fouten in de contractregistratie leiden direct tot verkeerde premiepercentages en naheffingen, bedragen die je achteraf alsnog moet betalen.

De premie voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (AWf) kent in 2026 twee wettelijke tarieven:

• Een lage premie van 2,74%.
• Een hoge premie van 7,74%.

Je mag het lage tarief alleen toepassen als de arbeidsovereenkomst aan deze voorwaarden voldoet:

• Het contract staat op schrift.
• Het contract geldt voor onbepaalde tijd.
• Het is geen oproepcontract.

Een ontbrekend contract kost je direct 5% extra premie over het loon.

Welk Whk-percentage voer je in?

De premie Werkhervattingskas (Whk) is geen vast percentage uit een algemene tabel. De Belastingdienst stuurt je elk najaar een individuele Whk-beschikking of mededeling met je percentages.

Software zoals Visma Nmbrs, AFAS Software en Loket.nl berekent deze premies pas goed zodra je je eigen percentages invoert. Vraag bij de inrichting altijd wie deze invoer controleert.

Valt je bedrijf onder een verplichte pensioenregeling?

Controleer ook of voor je bedrijf een verplichte bedrijfstakpensioenregeling geldt: een pensioenregeling voor je sector. Pensioenpremies zijn geen belasting. Je moet ze wel tegelijk met de loonadministratie vaststellen en afdragen.

Welke uiterste datum geldt voor je aangifte?

De Belastingdienst hanteert vaste kalenders voor loonaangiften. Het loontijdvak, de periode waarover je loon verwerkt, bepaalt je deadline.

In de officiële aangiftekalender voor 2026 staan deze uiterste data:

• Maandaangifte september 2026: uiterlijk 31 oktober 2026.
• Vierwekenaangifte periode 9 (eindigend op 6 september): uiterlijk 6 oktober 2026.
• Maandaangifte december 2026: uiterlijk 31 januari 2027.

Aangifte doen is niet hetzelfde als betalen

Houd rekening met de verwerkingstijd van je bank. Het verschuldigde bedrag moet op de uiterste datum op de rekening van de Belastingdienst staan. Gebruik daarbij het juiste betalingskenmerk.

Valt de uiterste betaaldatum op een zaterdag, zondag of erkende feestdag? Dan verschuift die datum niet naar de eerstvolgende werkdag. De betaling moet vóór het weekend binnen zijn om een boete voor te laat betalen te voorkomen.

Wat doen uren- en contractwijzigingen met het loon?

Medewerkers werken over, veranderen hun contracturen of krijgen een bonus. Deze wijzigingen hebben niet alleen invloed op het nettoloon. Ze veranderen ook de premieberekeningen en de grondslagen: de bedragen waarover je premies berekent.

Bij een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) gelden vaak specifieke toeslagen, overurenregelingen en loonschalen. De ondersteuning verschilt per pakket:

• AFAS Profit HRM/Payroll bevat standaard ruim 200 cao's.
• Loket.nl verwerkt cao-updates automatisch in de rekenregels.
• Visma Nmbrs gebruikt modellen per branche.

Wat controleer je vóór de definitieve salarisverwerking?

Houd ook rekening met wettelijke loonwijzigingen. Per 1 juli 2026 bedraagt het wettelijk minimumuurloon €14,99 bruto voor werknemers van 21 jaar en ouder.

Besteed je de salarisadministratie uit, bijvoorbeeld aan Humanwave? Dan lever je wijzigingen digitaal aan en krijg je een proefberekening. Controleer proefstroken en overzichten altijd op contractvorm en gewerkte uren voordat de definitieve salarisverwerking start.

Correcties vóór en ná de deadline

Ontdek je een fout in de urenregistratie of premie-instellingen? Hoe je die herstelt, hangt af van het moment waarop je de fout ontdekt.

• Vóór de uiterste aangiftedatum: in de meeste software kun je de volledige aangifte opnieuw versturen of een aanvullende aangifte indienen.
• Na de deadline: stuur een correctiebericht mee met de eerstvolgende of daaropvolgende loonaangifte.

Hoe verwerkt de software correcties?

Visma Nmbrs verwerkt correcties met terugwerkende kracht automatisch in de eerstvolgende loonaangifte en pensioenexport, het bestand met pensioengegevens. AFAS biedt gedetailleerde loonaangifterapporten per correctieperiode.

Let daarbij op deze beperkingen:

• AFAS: het betalingsoverzicht bevat geen bedragen voor correcties over een ander jaar. Die moet je apart financieel afstemmen.
• Loket.nl: je kunt een aangifte met eerdere correctiebedragen niet zomaar intrekken.

Wanneer begint en stopt je aangifteplicht?

Neem je personeel aan? Dan moet je je uiterlijk op de eerste werkdag van de werknemer aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer.

Heeft een werknemer in een periode geen loon ontvangen? Dan doe je een nulaangifte. Heb je tijdelijk geen personeel meer, dan doe je een nihilaangifte. Je aangifteplicht stopt pas als de Belastingdienst je werkgeversregistratie formeel beëindigt.

Wat betaal je per medewerker of loonstrook?

Naast eventuele vaste basisprijzen rekenen aanbieders vrijwel altijd variabele kosten. Die stijgen zodra je voor meer personeel het loon verwerkt.

• Employes: €7 per loonstrook.
• Buddee: voor Payroll Complex €13,50 per loonstrook per periode, met een minimumfacturatie van 5 loonstroken.
• SD Worx: in het complete pakket €15,00 per medewerker.

Welke minimumafname geldt?

Let op de minimale afname of het minimumbedrag:

• Humanwave: uitbestede salarisadministratie met cao kost vanaf €22,50 per actieve werknemer per maand excl. btw. Het minimum is €150 per maand.
• Visma Nmbrs: het Essential-pakket begint bij 10 medewerkers.
• AFAS: voor HRM/Payroll geldt een minimale omvang van 25 medewerkers.

Met een klein bedrijf betaal je daardoor snel voor licenties die je niet gebruikt.

Welke extra kosten zijn er?

Extra functies betaal je vaak per medewerker. Bij Employes gelden deze tarieven:

• Urenregistratie: €2 per medewerker per maand.
• Digitaal ondertekenen: €1 per verzoek.

Vraag ook altijd naar de kosten voor dossieroverdracht en het inrichten van de software. Buddee vermeldt dat er opstartkosten kunnen gelden voor het overnemen van een dossier van een eerdere administrateur.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Hoe komen de loonkosten in je boekhouding?

Na elke salarisverwerking moeten de loonkosten, sociale lasten en af te dragen loonheffingen direct in je boekhouding terechtkomen.

Een salarisjournaalpost is een boeking van deze bedragen. Software met een automatische journaalpostkoppeling stuurt de cijfers direct naar je boekhoudpakket. Zo blijven je winst-en-verliesrekening en balans actueel, zonder dat je de boekingen handmatig hoeft in te voeren.

Hoe koppel je banken en pensioenfondsen?

Voor de uitbetaling van nettolonen en belastingen maakt de software een SEPA-betaalbestand. Dit bestand upload je in één handeling in je zakelijke bankomgeving.

Controleer ook de aansluiting met externe partijen en ERP-systemen: systemen waarin je bedrijfsprocessen beheert. Met een automatische koppeling met bedrijfstakpensioenfondsen verstuurt de software pensioenaangiftes tegelijk met de loonaangifte.

Wanneer stap je over?

Stap bij voorkeur per 1 januari over naar een ander salarispakket of een nieuwe administratiepartner.

Stap je tijdens het kalenderjaar over? Dan moet je alle eerdere loongegevens en opgebouwde totalen van het lopende fiscale jaar exact overzetten. Fouten in die totalen leiden tot verkeerde franchiseberekeningen en premieafdrachten bij de Belastingdienst. De franchise is het deel van het loon waarover je geen premie berekent.

Welke looptijd en opzegtermijn gelden?

Controleer je huidige contractvoorwaarden voordat je opzegt:

• Loket.nl: werkgeverscontracten lopen in beginsel drie jaar. De opzegtermijn is zes maanden vóór het einde van de looptijd.
• AFAS: je kunt maandelijks opzeggen zodra je 12 maanden een licentiefactuur zonder inloopkorting hebt betaald.
• Humanwave: de opzegtermijn is minimaal 3 maanden.
• Employes: maandelijks opzegbaar.
• Loon Salarissoftware: je sluit het pakket af per kalenderjaar.

Welke gegevens moet je bewaren?

Je bent wettelijk verplicht om de loonadministratie minimaal 7 jaar te bewaren. Exporteer daarom vóór het beëindigen van je softwareaccount alle historische loonstroken, loonstaten, jaaropgaven en verzonden aangifteberichten. Sla deze gegevens veilig op.