Salarisadministratie voor het mkb vergelijken

Verwerk je zelf lonen of lever je wijzigingen aan?

Met personeel verwerk je elke maand wisselende uren, overwerk, declaraties en salariswijzigingen. Kies eerst wie de lonen verwerkt: doe je dat zelf of stuur je de gegevens naar een externe verwerker?

Bij software zoals Employes of Visma Nmbrs voer je mutaties, ofwel wijzigingen, zelf in. Je kunt medewerkers ook declaraties en uren laten indienen via een app. Daarna verwerk je de lonen direct zelf. Dat werkt snel, maar je hebt daarvoor wel salariskennis binnen je bedrijf nodig.

Hoe houd je controle bij uitbesteden?

Besteed je de verwerking uit, dan lever je wijzigingen digitaal aan. Bij partijen zoals Humanwave of Buddee (met Payroll Complex) bereiden externe specialisten de loonstroken voor. Je moet de gegevens daarna nog steeds zelf controleren.

Controleer vooraf of het platform conceptloonstroken en duidelijke mutatierapporten toont voordat je de lonen definitief verwerkt. Zo ontdek je invoerfouten voordat je betaalt en loonaangifte doet.

Houdt de leverancier je cao actueel?

Veel mkb-bedrijven vallen onder een algemeen verbindend verklaarde cao: een cao die voor de hele bedrijfstak geldt. Die bepaalt de salarisschalen en het minimumloon. Sinds 1 juli 2026 is dat minimaal €14,99 bruto per uur voor 21 jaar en ouder. De cao bepaalt ook toeslagen en overwerk.

Controleer altijd of de leverancier je specifieke sector-cao actief bijhoudt. Visma Nmbrs en AFAS Software onderhouden honderden cao-modellen centraal in hun software. Employes ondersteunt ruim 35 cao's direct in het systeem.

Welke beperkingen gelden per beroepsgroep?

Let goed op de voorwaarden van je licentie. Bij Loon Salarissoftware verwerk je met het basispakket LoonBasis de lonen van een onbeperkt aantal medewerkers binnen één beroepsgroep, plus een directeur-grootaandeelhouder (dga). Heb je meerdere cao's of sectoren, dan moet je overstappen naar LoonPro.

Val je onder een complexe cao, zoals de horeca of de bouw? Vraag de leverancier vóór ondertekening om schriftelijke bevestiging dat de software alle periodieke schaalverhogingen en specifieke toeslagen automatisch bijwerkt.

Bewaakt de software je verzuimverplichtingen?

Bij verzuimadministratie doe je meer dan een ziekmelding registreren. Volgens de Wet verbetering poortwachter moet je na 42 weken ziekte een officiële melding doen bij het UWV. Je software moet dit proces bewaken en niet alleen het aantal loondagen verminderen.

Bij systemen als Visma Nmbrs, Employes en Loket.nl is de verzuimregistratie gekoppeld aan de verlofmodule. Medewerkers melden zich ziek via de medewerkers-app. Daarna ontvangen leidinggevenden direct meldingen en actiepunten.

Kan het pakket je arbodienst informeren?

Werk je met een externe arbodienst of verzuimverzekeraar? Controleer of het salarispakket ziekmeldingen en herstelmeldingen automatisch digitaal kan doorsturen, zoals Loket.nl dat aanbiedt. Handmatige invoer in twee systemen zorgt in de praktijk voor vertragingen en gemiste UWV-deadlines.

Gaat de pensioenaangifte automatisch of handmatig?

Valt je onderneming onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds, het pensioenfonds voor je sector? Dan ben je wettelijk verplicht om pensioenpremies correct in te houden en aan te leveren. Leveranciers noemen vaak 'pensioenondersteuning', maar de uitvoering verschilt sterk.

Pakketten zoals Visma Nmbrs en Employes kunnen pensioenaangiften automatisch rechtstreeks naar aangesloten fondsen versturen. Bij andere oplossingen of uitbestede diensten, zoals Buddee of Humanwave, gebeurt dit op aanvraag of alleen als het betreffende fonds dit ondersteunt.

Hoe werkt dit voor je pensioenfonds?

Vraag je leverancier of je handmatig een bestand moet uploaden in het portaal van je pensioenfonds. Of verloopt dit volledig via een automatische koppeling? Controleer dit voor je eigen pensioenuitvoerder.

Verkeerde premiestaffels, de tabellen waarmee je de premie bepaalt, of te late aanleveringen leiden direct tot herberekeningen en naheffingsaanslagen.

Welke loonkosten en budgetten wil je zien?

Ben je verantwoordelijk voor personeelszaken of financiën? Dan heb je aan het einde van de maand meer nodig dan loonstroken. Je wilt overzichten van:

• De totale loonsom.
• Sociale lasten.
• Reserveringen voor vakantiegeld.
• Openstaande verlofsaldi.

Employes levert standaard een duidelijk mutatierapport. Daarmee controleer je snel de verschillen met de vorige maand. Loket.nl en AFAS bieden uitgebreide overzichtsschermen en rapportages voor salarisverwerking, verzuimpercentages en opleidingsbudgetten.

Kun je betalingen direct bij je bank inlezen?

Let ook op de betaallijst en het SEPA-betaalbestand: een bestand waarmee je salarisbetalingen bij je bank inleest. De betaling via je zakelijke bankrekening blijft je eigen verantwoordelijkheid. Dat geldt zowel als je zelf lonen verwerkt als bij uitbesteden, zoals bij Humanwave.

Controleer of het pakket een kant-en-klaar bestand voor meerdere betalingen maakt dat je direct bij je bank kunt inlezen.

Wat betaal je naast de vaste licentie?

Salarissoftware en uitbestedingsdiensten gebruiken verschillende tariefmodellen. Naast eventuele vaste licentiekosten betaal je vrijwel altijd een variabel tarief dat afhangt van je personeelsbestand. Controleer daarom hoe de aanbieder je gebruik telt.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Welke gebruikskosten en eenmalige kosten zijn er?

Houd rekening met de volgende kosten en voorwaarden:

• Per loonstrook: sommige partijen rekenen per actieve loonstrook. Employes rekent €7 of €9 per loonstrook. Buddee Payroll Complex begint vanaf €13,50 per loonstrook.
• Per actief contract: andere partijen rekenen per actief contract. Humanwave begint vanaf €22,50 per medewerker bij een cao. SD Worx begint vanaf €15,00 per medewerker.
• Medewerkersstaffels: Visma Nmbrs rekent met groepen medewerkers, zoals 10 of 25. Groeit je team van 10 naar 11 medewerkers, dan val je direct in een hogere tariefgroep.
• Minimale afname: Buddee rekent minimaal 5 loonstroken. Humanwave hanteert bij cao een minimumbedrag van €150 per maand. AFAS HRM/Payroll begint bij minimaal 25 gebruikers.
• Inrichting en opstart: let op eenmalige kosten voor het inrichten van stamtabellen met vaste gegevens of het overnemen van personeelsdossiers. SD Worx rekent bij het huidige Compleet-pakket geen opstartkosten. Eerdere pakketten vroegen tot €1.000 voor de inrichting.
• Correcties en nul-aangiftes: controleer of opnieuw lonen verwerken bij correcties extra kosten per herziene loonstrook oplevert.

Hoe komen loongegevens in je boekhouding?

Elke loonverwerking moet een sluitende journaalpost opleveren: een overzicht van de bijbehorende boekingen. Hoe die gegevens in je boekhouding komen, verschilt sterk per pakket. Dat kan via een API-koppeling, een directe verbinding tussen softwarepakketten, of via een bestand dat je handmatig exporteert.

Visma Nmbrs, Employes en AFAS hebben directe koppelingen met gangbare boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield, SnelStart, Moneybird en Yuki. Daarmee stuur je de journaalpost met één druk op de knop naar het juiste grootboek, het overzicht van je boekingen.

Werkt de koppeling direct of via een bestand?

Controleer hoe de koppeling werkt. Bij Loon Salarissoftware wissel je gegevens met sommige boekhoudpakketten, zoals e-Boekhouden.nl, uit via een export- en importbestand in Excel. Dat werkt, maar vraagt elke maand handmatig werk. Daardoor neemt het risico op overnamefouten toe.

Controleer vooraf of de koppeling foutieve boekingen signaleert. Vraag ook hoe correcties uit eerdere periodes in je boekhoudpakket terechtkomen.

Wanneer stap je over?

Overstappen van salarissoftware of salarisadministrateur is het eenvoudigst bij de jaarwisseling, per 1 januari. Stap je tijdens het kalenderjaar over? Dan moet je de opgetelde loongegevens van dat jaar meenemen, handmatig of via bestanden die je naar het nieuwe systeem omzet. Denk aan opgebouwde franchise, het deel van het loon waarover je geen pensioen opbouwt, en heffingskortingen.

Loon Salarissoftware werkt bijvoorbeeld met kalenderjaarlicenties die je vóór het einde van het jaar moet opzeggen. Loket.nl hanteert bij werkgeverscontracten doorgaans een vaste looptijd van drie jaar met zes maanden opzegtermijn.

Hoe bewaar je eerdere loongegevens?

Als werkgever moet je de basisgegevens van je loonadministratie wettelijk minimaal zeven jaar bewaren. Bij veel leveranciers verlies je na opzegging direct de toegang tot de online omgeving.

Exporteer daarom vóór beëindiging de volgende historische gegevens naar een eigen beveiligd archief:

• Loonstaten.
• Jaaropgaven.
• Loonaangifteberichten.
• SEPA-bestanden.

Zet ook je loonheffingennummer en de machtigingen voor de Belastingdienst op tijd om naar je nieuwe software of dienstverlener.