Salarisadministratie uitbesteden: vergelijk salarisverwerkers voor je sector

Het aantal medewerkers en hun contractvormen bepalen welke dienstverlener bij je past. Aanbieders gebruiken verschillende minimumtarieven en manieren van afrekenen. Ook kan het tarief afhangen van het aantal medewerkers.

Welk minimum betaal je bij kleine teams?

Bij een klein team krijg je al snel te maken met een minimumbedrag. Deze aanbieders hanteren de volgende tarieven en minima:

• Buddee Payroll Easy: €8,50 per loonstrook per periode, met minimaal 5 loonstroken per verwerkingsronde.
• Buddee Payroll Complex: €13,50 per loonstrook per periode, met minimaal 5 loonstroken per verwerkingsronde.
• Humanwave: vanaf €20,50 per actieve werknemer per maand. De minimale maandfactuur is €130 exclusief btw, of €150 bij een cao.

Betaal je per contract of per loonstrook?

Werk je met oproepkrachten in de horeca of retail? Let dan op de manier van afrekenen. Sommige aanbieders rekenen per gemaakte loonstrook. Partijen zoals Humanwave en MijnLoket rekenen per actief contract of geactiveerde medewerker.

Heb je medewerkers die een maand niet werken? Controleer dan vooraf of je die maand voor hen betaalt.

Wat geldt bij grotere teams?

Bij grotere teams vanaf 20 tot 50 medewerkers verandert de situatie. SD Worx rekent voor het HR & Salaris Compleet Pakket €15,00 per medewerker, zonder opstartkosten. Werkgevers met meer dan 50 medewerkers verwijst SD Worx door naar maatwerktrajecten.

Als werkgever in de zorg, horeca of retail heb je bijna altijd cao-verplichtingen. Een cao bevat afspraken over arbeidsvoorwaarden, zoals toeslagen, loonschalen, vakantiedagen en verplichte pensioenafdrachten.

Welke pakketten ondersteunen je cao?

Bij Buddee ondersteunt Payroll Easy geen cao's. Heb je met een cao te maken? Dan heb je Payroll Complex nodig. Dat kost €13,50 per loonstrook per periode.

Loket.nl heeft ingerichte en onderhouden modellen voor sector-cao's, zoals de cao VVT voor de zorgsector. Periodieke wijzigingen komen automatisch in deze modellen terecht.

Welke bedrijfsactiviteiten bepalen je cao?

De Kamer van Koophandel waarschuwt dat je SBI-code, de code voor je bedrijfsactiviteiten, niet altijd leidend is voor je cao-plicht. De werkzaamheden die je bedrijf daadwerkelijk uitvoert, bepalen of een bedrijfstak-cao en een verplicht bedrijfstakpensioenfonds van toepassing zijn.

Controleer vooraf bij de aanbieder of die je exacte cao en het bijbehorende pensioenfonds standaard ondersteunt. Een algemene claim over 'cao-ondersteuning' garandeert niet dat de aanbieder ook de specifieke pensioenaangifte voor je branche foutloos verwerkt.

Werk je met wisselende roosters? Dan moet de verwerking van mutaties, zoals wijzigingen in uren of salaris, soepel verlopen. Zo voorkom je vertraging van de salarisbetaling.

Wanneer moet je wijzigingen aanleveren?

Bij uitbesteden moet je rekening houden met de planning van het administratiekantoor. Humanwave vereist bijvoorbeeld dat je salariswijzigingen minimaal 7 werkdagen vóór de gewenste uitbetaaldatum aanlevert. Lever je later aan? Dan riskeer je vertraging of toeslagen voor spoedverwerking.

Bij SD Worx en Loket.nl kun je uren en wijzigingen digitaal doorgeven via een koppeling of medewerkersportaal. Controleer altijd wie de eindcontrole van geïmporteerde urenbestanden doet voordat de definitieve loonaangifte wordt ingediend.

Wat moet je oproepkrachten minimaal uitbetalen?

Werk je met oproepkrachten met een contract van minder dan 15 uur per week zonder vaste uren? Dan geeft een oproep voor 1 of 2 uur werk wettelijk recht op minimaal 3 uur uitbetaling.

Een gespecialiseerde loonservice moet deze regels en de bijbehorende minimumlonen automatisch foutloos toepassen. Daaronder valt het wettelijk minimumuurloon van €14,99 voor 21 jaar en ouder vanaf 1 juli 2026.

Je salarisadministratie uitbesteden is juridisch iets anders dan je personeel onderbrengen bij een payrollbedrijf.

Salarisadministratie uitbesteden: je blijft de werkgever

Dienstverleners zoals Buddee, Loket.nl, SD Worx en Humanwave verzorgen je loonstroken en loonaangiften. Je blijft zelf de juridische werkgever.

Volgens de Belastingdienst blijf je als werkgever altijd wettelijk aansprakelijk voor de tijdige en juiste betaling van:

• loonheffingen;
• premies werknemersverzekeringen;
• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Payrolling: het payrollbedrijf is juridisch werkgever

Bij juridische payrolling is de payrollorganisatie de formele werkgever van je personeel. Het payrollbedrijf draagt dan het juridische werkgeversrisico bij ziekte en ontslag. Daarvoor rekent het een aanzienlijk hogere opslag over het brutoloon.

Wil je als mkb-ondernemer zelf volledig blijven beslissen over je arbeidsvoorwaarden en contracten? Dan past uitbesteden aan een salarisadministratiekantoor of boekhouder daarbij.

Naast de vaste software- en beheerkosten betaal je voor verschillende werkzaamheden. Deze kosten hangen samen met personeelsverloop en salariswijzigingen.

Wat betaal je voor verwerking en opstart?

Let op de volgende kostenposten:

• Buddee: €8,50 tot €13,50 per loonstrook per periode, met minimaal 5 loonstroken.
• Humanwave: €20,50 tot €22,50 per actief contract per maand.
• Opstartkosten bij Buddee: Buddee rekent opstartkosten bij de overname van een bestaand salarisdossier.
• Opstartkosten bij SD Worx: oudere documentatie vermeldt eenmalige inrichtingskosten van €500 tot €1000 voor salaris- en HR-trajecten. Bij het huidige HR & Salaris Compleet Pakket betaal je geen opstartkosten.
• Correcties en nageleverde gegevens: vraag wat een tussentijdse herberekening of correctieronde kost als je uren na de deadline aanpast.

Welke contractduur en opzegtermijn gelden?

Ook de looptijd en opzegtermijn bepalen waar je aan vastzit:

• Loket voor werkgevers: in beginsel een driejarige overeenkomst, lopend tot 31 december van het derde jaar volgend op het kalenderjaar. De opzegtermijn is 6 maanden.
• SD Worx: de algemene voorwaarden gaan standaard uit van 3 jaar, met 6 maanden opzegtermijn.
• Humanwave: een opzegtermijn van 3 maanden tegen het einde van de maand.

Gebruik de kostenmodule hierboven om je situatie door te rekenen.

Een goede aansluiting tussen je salarisverwerking en financiële administratie bespaart je accountant maandelijks uren overtypwerk.

Hoe komen loonkosten in je boekhouding?

Na elke salarisverwerking moeten de bedragen via een digitale journaalpost in je grootboek komen. Een journaalpost is een boeking in je administratie. Het gaat om de loonkosten, de te betalen nettolonen en de verschuldigde loonheffingen.

De aanbieders sluiten op verschillende manieren aan:

• Buddee: een directe koppeling met Exact Online en kosteloze toegang voor je boekhouder.
• Humanwave: koppelingen met onder meer Exact Online, Exact Globe, SnelStart en Twinfield.
• SD Worx: een digitaal exportbestand dat je kunt inlezen in je financiële administratie.

Hoe verdeel je de taken rond urenregistratie?

In de horeca en retail gebruik je vaak speciale systemen voor planning en het registreren van werktijden. Loket.nl wisselt automatisch uren, wijzigingen en journaalposten uit via gekoppelde applicaties.

Leg vooraf schriftelijk vast wie de kostenplaatsen en grootboekrekeningen controleert. Kostenplaatsen verdelen kosten bijvoorbeeld over afdelingen; grootboekrekeningen delen ze in per soort. Controleert de salarisverwerker of de bedragen op de juiste plek terechtkomen, of moet je eigen boekhouder die koppelingen goedkeuren?

Bij een overstap moet je eerdere loongegevens en fiscale cumulatieven zorgvuldig overdragen. Fiscale cumulatieven zijn de opgetelde fiscale bedragen binnen het loonjaar.

Wanneer stap je over?

Op 1 januari begint een nieuw loonjaar. Dat maakt deze datum geschikt voor een overstap.

Stap je tijdens het kalenderjaar over? Dan moet je alle eerdere loongegevens en fiscale cumulatieven foutloos overzetten. Anders ontstaan er afwijkingen in de berekening van werknemerspremies en het minimumloon.

Welke gegevens moet je 7 jaar bewaren?

Volgens de Belastingdienst hoort de volledige loonadministratie bij de basisgegevens die je wettelijk minimaal 7 jaar moet bewaren. Ga er niet van uit dat je na het einde van je contract toegang houdt tot de software van je oude aanbieder.

Exporteer vóór de definitieve beëindiging van het contract alle eerdere loonstroken, loonstaten, jaaropgaven en ingediende loonaangiften. Bewaar deze bestanden veilig in een lokaal archief.