Salarisadministratie uitbesteden? Kies uit de Beste Payroll Bedrijven

Gelukkig zijn er online payroll bedrijven voor de salarisadministratie die je een hoop gedoe besparen. Zo kun jij je focussen op waar je goed in bent: ondernemen. Speciaal voor jou heeft Boekhouder.nl de beste salarisadministratietools voor kleine bedrijven op een rijtje gezet. Met deze info kies je eenvoudig het platform dat bij jouw onderneming past


 

🧾Top 5 Payroll Bedrijven en Software in Nederland


 

• Nmbrs (Beste voor groot en klein)
• Employes 
• WePayroll (consultancy)
• APD (beste voor grotere bedrijven)
• Remote (beste voor internationaal inhuren)

Review: Nmbrs voor Klein en Groot

Basis Prijs:
Nmbrs benadrukt een heldere prijsstructuur zonder poespas, met als doel volledige transparantie, eenvoud en flexibiliteit in hun abonnementen.

Prijsstructuur:

• De prijs is afhankelijk van het aantal verwerkte loonstroken per maand.
• Geen langdurige verplichtingen. Klanten kunnen kiezen voor een maandelijks opzegbaar abonnement.

Standaard Inbegrepen Functionaliteiten:

• Onbeperkte gebruikers
• Onbeperkte ondersteuning
• Toegang tot alle functies en integraties

Zakelijke Pakketten:

Add-ons:
Dit zijn aanvullende diensten die je kunt combineren met het basispakket van Nmbrs voor uitgebreidere functionaliteit.

1. Nmbrs Hire:
   • Prijs: Vanaf €49 per maand
   • Beschrijving: Een wervingssysteem ontworpen om naadloos te integreren met de Nmbrs salarisadministratie.
2. Nmbrs Pay:
   • Prijs: Vanaf €5 per maand
   • Beschrijving: Maakt automatische salarisbetaling mogelijk door de bank van de klant te koppelen aan het Nmbrs systeem.
3. Nmbrs Perform:
   • Prijs: Vanaf €36 per maand
   • Beschrijving: Een tool gericht op het bevorderen en volgen van de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers.

Klantenservice:
Nmbrs heeft een efficiënt supportteam dat zowel makkelijk bereikbaar als snel in reactie is.

Transparantie:
Het bedrijf garandeert 100% transparantie in zijn prijsstelling, zodat klanten precies weten waar ze voor betalen.

Voor gedetailleerde pakketinformatie of meer aangepaste oplossingen worden potentiële klanten aangemoedigd om een gesprek aan te gaan met het verkoopteam.

Review: Employes Salarisadministratie voor iedereen

Employes biedt een hedendaagse salarisadministratie die specifiek is ontworpen om met je bedrijf mee te groeien. Het platform belooft volledige transparantie in kosten, zonder onverwachte verrassingen.

Salarispakketten:

Basis: "Salaris"

• Kosten: €6,- per loonstrook + €27,50 per maand (excl. btw).
• Inbegrepen:
  • Volledig online salarisadministratie
  • Alle benodigde salarisdocumenten zoals loonstroken en jaaropgaven
  • Functionaliteiten voor verlof & verzuim, declaraties, en contracttemplates
  • Mogelijkheid voor digitaal ondertekenen
  • Add-ons beschikbaar voor urenregistratie en projectbeheer
• Proefperiode: Ja, gratis.

Uitgebreid: "Salaris & HR"

• Kosten: €7,50 per loonstrook + €39,- per maand (excl. btw).
• Inbegrepen:
  • Alle voordelen van het basispakket
  • Uitgebreide HR-functionaliteiten
• Proefperiode: Ja, gratis.
•  

Speciaal Aanbod voor DGA
Voor DGA's met een holding biedt Employes een speciaal DGA-pakket aan voor €14,50 (excl. btw).

Wat maakt Employes onderscheidend?

• Transparantie: Geen onvoorziene kosten. Wat je ziet, is wat je krijgt.
• Flexibiliteit: Het abonnement is maandelijks opzegbaar.
• Overstapservice: Een gratis service om je huidige administratie eenvoudig over te zetten naar Employes.
• Automatische Aangiften: Het platform zorgt voor automatische loonaangifte bij zowel de Belastingdienst als het pensioenfonds.
• Onbeperkte wijzigingen: Geen extra kosten voor het doorvoeren van wijzigingen in de administratie.
• Toegankelijkheid: Je boekhouder krijgt gratis toegang tot het systeem, wat de samenwerking vergemakkelijkt.
•  

Conclusie:
Employes biedt een transparant en flexibel platform voor salarisadministratie, geschikt voor zowel kleine als grotere bedrijven die op zoek zijn naar zowel basis- als uitgebreide HR-functionaliteiten. De prijsstructuur is helder, en de aangeboden services, zoals de overstapservice en automatische aangiften, maken het beheren van salarissen een stuk eenvoudiger.

WePayroll: Overzicht van Dienstverlening

WePayroll

WePayroll positioneert zich in de markt als een kleine payroll provider, maar streeft ernaar om dienstverlening op topniveau te leveren. Ze focussen op salarisadministratie voor zowel nationale als internationale bedrijven binnen de kaders van de Nederlandse wetgeving. Het team van WePayroll hanteert drie centrale kernwaarden: Persoonlijkheid, Kwaliteit en Flexibiliteit.

Kernwaarden van WePayroll:

• Persoonlijk: WePayroll benadrukt een persoonlijke benadering. Ze streven ernaar om niet alleen naar de cijfers te kijken, maar ook naar de achterliggende bedrijven. Dit zou kunnen resulteren in een proactieve betrokkenheid bij de organisaties waarmee ze samenwerken.
• Kwaliteit: Het bedrijf geeft aan regelmatige trainingen te verzorgen voor haar medewerkers en maakt gebruik van het 4-ogen principe bij het verwerken van mutaties. Bovendien beweren ze volledig te voldoen aan de geldende sociale- en fiscale wetgeving.
• Flexibiliteit: Volgens WePayroll begrijpen ze het belang van tijdige betalingen en passen ze hun planning aan op de interne processen van hun klanten.

Dienstenoverzicht:

1. Salarisadministratie: WePayroll biedt een uitbestedingsmogelijkheid voor salarisadministratie, met als doel volledige ontzorging.
2. DGA Verloning: Voor directeuren-grootaandeelhouders heeft WePayroll een specifieke service ontworpen om te voldoen aan de verplichte salarisadministratie.
3. Consultancy: Het bedrijf biedt ook consultancy aan voor bedrijven die overwegen over te stappen naar het salarispakket van Nmbrs.
   
    

ADP.com voor grotere bedrijven

HR- en Payroll Diensten

• Biedt oplossingen voor alle bedrijfsgroottes.
• Mogelijkheid tot het aanvragen van een offerte of het plannen van een demo.
   

Waarom Kiezen Voor ADP?

1. Internationaal Team: Ondersteuning in 140 landen bij het opzetten van payroll.
2. Compliance-ready: Zorgt ervoor dat bedrijven voldoen aan wet- en regelgeving.
3. Flexibele Payroll: Kan variërende arbeidscontracten aan.
4. EU Gegevensbescherming: Voldoet aan Europese gegevensverwerkingsnormen.
    

Diensten per Bedrijfsgrootte

• Kleine Bedrijven (1-199 Medewerkers): Diensten zoals HR, HCM, tijdregistratie en talentbeheer.
• Middelgrote Bedrijven (200-999 Medewerkers): Brede range van diensten van payroll tot talentbeheer.
• Grote Bedrijven (999+ Medewerkers): Uitgebreide diensten voor grootschalige organisaties.
• Internationale Bedrijven: Diensten specifiek aangepast aan bedrijven die in meerdere landen actief zijn.

Review: Remote (Internationale Top Speler)

Remote biedt een alomvattend platform om teams te beheren, zowel lokaal als internationaal. Het platform stelt gebruikers in staat om werknemers en contractors te werven, hun salaris uit te betalen en hen te onboarden, en dit alles zonder verborgen kosten.

Een van de opvallende kenmerken is de Fair Price Guarantee. Hierbij wordt er verzekerd dat er geen onverwachte kosten zijn en dat de prijzen transparant zijn. In vergelijking met sommige andere aanbieders, rekent Remote geen extra kosten voor zaken als onboarding of equity management.

Waarom zou je voor Remote kiezen?

1. Alles-in-één platform: Van tijdregistratie tot loonstrookgeneratie, alles wordt centraal beheerd.
2. Eerlijke prijsstelling: Geen verborgen kosten of verrassingen.
3. Mogelijkheid om te starten zonder verplichtingen: Geen creditcard vereist en je betaalt alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt.
4. Werknemer en Contractor Management: Inclusief functies zoals automatische goedkeuringen, lokale betalingen en compliance checks.
5. Snelle en efficiënte onboarding: Gemiddeld 2-3 dagen voor het hele proces.
6. Ondersteuning & Compliance: Van dagelijkse back-ups tot een in-house juridisch team, Remote zorgt voor de veiligheid en naleving van regelgeving.
7. Integraties: Samenwerking met populaire tools zoals Greenhouse, Bamboo HR en Zapier.

Samenvattend is Remote een betrouwbare partner voor bedrijven die hun teams effectief en compliant willen beheren, zowel lokaal als wereldwijd. De flexibiliteit en transparantie die het platform biedt, maakt het een topkeuze voor moderne organisaties.

🤝 Waarom Vertrouwen op Boekhouder.nl bij het kiezen van een Payroll Provider

Ons team bij Boekhouder.nl heeft één missie: jou voorzien van betrouwbare en duidelijke informatie, zonder verborgen agenda. We duiken diep in productdata, gebruiken weloverwogen methodes en vertrouwen op deskundig advies.

We hebben 100 payroll bedrijven onder de loep genomen. Uiteindelijk hebben we de 5 allerbeste voor je op een rijtje gezet. Hierbij keken we naar duidelijke prijzen, gebruiksgemak voor werknemers, samenwerking met andere systemen en natuurlijk klantenservice. En weet je? Deze lijst is 100% samengesteld door ons eigen redactieteam.

Stappen in het Payroll Proces 

Het regelen van de salarissen is een proces met meerdere stappen, dat al begint voordat een medewerker zijn eerste werkdag heeft. Hier een overzicht van de belangrijkste stappen:

1. Kies een betaalfrequentie: Hoe vaak betaal je je medewerkers? Vaak is dit maandelijks, maar soms ook vierwekelijks.
2. Verzamel gegevens van medewerkers: Denk hierbij aan het burgerservicenummer (BSN), arbeidscontracten en bankgegevens.
3. Bereken het bruto salaris: Dit is het bedrag dat medewerkers verdienen vóór belastingen en andere inhoudingen.
4. Bepaal het netto salaris: Van het bruto salaris haal je de loonheffing en eventuele andere inhoudingen af, zoals pensioenbijdragen. Wat overblijft, is het netto bedrag dat je medewerkers ontvangen.
5. Start de betaling: Afhankelijk van je systeem maak je het salaris handmatig over of gebruik je een automatisch salarissysteem.
6. Draag loonheffing af en bewaar betalingsgegevens: Je draagt de loonheffing af aan de Belastingdienst. Daarnaast bewaar je alle gegevens rondom salaris en belastingen zorgvuldig, zoals de loonstroken en jaaropgaven.

Hoe Functioneert een Payroll Service? 

Elke payroll service heeft zijn eigen unieke kenmerken, maar in de basis werken ze grotendeels hetzelfde. Meestal hebben ze een online portaal voor zowel werkgevers als werknemers. Als werkgever, of via je boekhouder of HR-medewerker, regel je de salarissen en extra voordelen voor je personeel. Dit geldt ook voor eventuele zzp'ers.

Bij het aannemen van een nieuwe medewerker nodig je hen uit om zichzelf te registreren in het portaal. Zo verzamel je eenvoudig hun fiscale en contactgegevens en kunnen zij zich aanmelden voor bijvoorbeeld een pensioenregeling.

Verschillende services bieden automatische salarisbetalingen. Je stelt één keer het salaris en eventuele urenregistratie in, en de rest gaat vanzelf. Medewerkers vullen hun bankgegevens in en jij linkt een zakelijke rekening. Zo worden salarissen automatisch overgemaakt zonder dat je nog actie hoeft te ondernemen.

Is de service niet geautomatiseerd? Dan voer je handmatig de nodige details in enkele dagen voor de feitelijke betaaldag.

Veel van deze services bieden ook mogelijkheden voor het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook integraties met boekhoudprogramma's zijn vaak mogelijk. Sommigen bieden zelfs een betaalpas aan voor werknemers, waardoor ze vooruitlopend op de betaaldag al over hun salaris kunnen beschikken.

Enkele payroll services gaan nog een stap verder en bieden een totaal HR-platform aan, compleet met trainingen, ontwikkelingstrajecten en coaching.

Hoe Kies Je Een Payroll Service? 

De beste payroll services bieden belangrijke functies, software-integraties en andere features die aansluiten bij de behoeften van jouw bedrijf.

Kernfuncties Met deze functies haal je meer uit een payroll service dan uit handmatige salarisadministratie.

• Diverse betaalmethoden: De software moet meerdere manieren bieden om je medewerkers te betalen: via overschrijving, eventueel cheque of andere methoden.
• Loonheffing: De service moet automatisch de loonheffingen verwerken, gebaseerd op de woonplaats van je medewerkers.
• Zelfbedieningsportaal: Een online portaal voor zowel HR-medewerkers, salarisadministrateurs als medewerkers zelf is essentieel.
• Mobiele toegang: Medewerkers en HR moeten onderweg toegang hebben tot hun gegevens via een app.

Software-integraties De payroll software moet goed kunnen samenwerken met jouw boekhoudprogramma, zoals Exact of Twinfield.

Belangrijke Overwegingen Stel jezelf de volgende vragen om te bepalen welke payroll service het beste bij jou past:

• Wat is de omvang van mijn bedrijf? Kijk naar het aantal medewerkers nu en in de toekomst.
• Wie doet de salarisadministratie? Doe je dit zelf of overweeg je dit uit te besteden?
• Waar werken mijn medewerkers? Heb je medewerkers in verschillende regio's of zelfs buiten Nederland?
• Hoe betaal ik mijn medewerkers? Via overschrijving, andere methodes, of misschien wel internationale betalingen?
• Welke type medewerkers heb ik in dienst? Vaste medewerkers, zzp'ers of een mix?
• Hoe vaak voer ik de salarisbetaling uit? Wekelijks, maandelijks of misschien wel op ad-hoc basis?
• Hoe wil ik de belastingzaken geregeld hebben? Wil je dat de payroll service dit geheel voor je uit handen neemt?
• Welke lokale loonwetten zijn van toepassing? Zorg dat je op de hoogte bent van Nederlandse wet- en regelgeving.
• Wat zijn mijn uitgaven? Denk aan belastingen, pensioenbijdragen en eventuele andere aftrekposten van het salaris.
• Wat is mijn budget? Bepaal wat je maximaal aan een payroll service wilt uitgeven.

De Toekomst van Loonadministratie: Payroll Trends in 2024

Naarmate we 2024 naderen, is het cruciaal om op de hoogte te zijn van de zich ontwikkelende trends binnen de loonadministratie. Van technologische innovaties tot veranderende werkpatronen, deze sector blijft evolueren. Hier zijn de meest prominente trends om in de gaten te houden:

1. Digitalisering van Betalingen

De trend verschuift snel naar volledig digitale transacties, waardoor de behoefte aan fysieke cheques vermindert en de efficiëntie verhoogt.

2. Uitbesteding neemt toe

Gezien de complexiteit van loonadministratie en een tekort aan specialisten, kiezen steeds meer bedrijven voor uitbesteding om efficiëntie te garanderen.

3. Financieel Welzijn op de Voorgrond

Het financiële welzijn van werknemers staat centraal, met bedrijfsleiders die de link tussen welzijn en productiviteit erkennen.

4. Rol van AI en Automatisering

De inzet van AI, zoals chatbots, wordt steeds gewoner om routinetaken in de payroll te stroomlijnen en werknemersvragen te beantwoorden.

5. Groei van Thuiswerken

Met technologische vooruitgang blijft thuiswerken een integraal onderdeel van de werkplek.

6. Druk op de Arbeidsmarkt

Door veranderende economische omstandigheden en de groeiende vraag naar gespecialiseerde vaardigheden voelen bedrijven de druk om concurrerende salarissen en voordelen te bieden.

7. Up-to-date met Regelgeving

Met constant veranderende arbeids- en belastingwetten is het van essentieel belang dat bedrijven zich snel aanpassen.

8. Betere Werknemerservaring

Er wordt steeds meer waarde gehecht aan een vlotte digitale ervaring voor werknemers, vooral in de toegang tot hun salarisinformatie.

9. Integratie van HR-systemen

Een naadloze ervaring wordt gecreëerd door payroll te integreren met systemen zoals tijdregistratie en prestatiebeheer.

10. Meer dan Alleen Salariëring

Bedrijven zullen verder kijken dan alleen standaard loonverwerking, met diensten zoals belastingnaleving en voordelenbeheer.

Met deze trends in zicht, is het duidelijk dat bedrijven die proactief aanpassen en innoveren het beste gepositioneerd zullen zijn om te floreren in het komende jaar.

FAQ: Payroll in Nederland

Wat is de beste payroll service in Nederland? De ideale payroll-oplossing hangt af van uw bedrijfsomvang en -behoeften. Hier zijn enkele prominente aanbieders:

• Algemene HR-software: hoorayhr.io, sympa.com, personio.nl.
• Specifiek voor payroll: employes.nl, nmbrs.com, adp.com.

Elk platform heeft zijn unieke kenmerken en tarieven. Kies de service die het beste past bij uw zakelijke vereisten.

Welke functies is essentieel voor een payroll-systeem? Een goed payroll-systeem zou moeten beschikken over:

• Synchronisatie van tijdregistratie, voordelen en werknemersgegevens.
• Verschillende betalingsmethoden, zoals bankoverschrijvingen.
• Automatische belastingaangifte en -betaling.
• Onbeperkte salarisverwerking.
• Eenvoudig overzicht voor werknemers.
• Basisrapportages.
• Automatische wettelijke updates.
• Toegang via mobiele apparaten.

Wat zijn de voordelen van payroll-software? De voordelen zijn:

• Nauwkeurigheid in betalingen en berekeningen.
• Tijdsbesparing door automatisering.
• Voldoen aan lokale regelgeving.

Hoe start je met payroll? Het opstarten van payroll omvat deze stappen:

1. Bepaal hoe vaak je uitbetaalt (bijv. maandelijks).
2. Verzamel alle benodigde informatie en documenten van werknemers.
3. Bereken het bruto salaris.
4. Bepaal na aftrek van belastingen het nettoloon.
5. Voer de betalingen uit.
6. Houd nauwkeurig alle betalingen en belastingen bij.

Hoe lang is de verwerkingstijd van payroll? Het duurt meestal vijf werkdagen vanaf het afronden van de interne processen tot het moment waarop werknemers hun salaris op hun rekening hebben. Bij papieren cheques kan dit langer duren.