Van ontevreden over je boekhouder naar een soepele overstap

Precies aan het einde van het boekjaar overstappen is het voordeligst en geeft de minste risico's voor je administratie. Je oude accountant kan dan de jaarrekening en aangifte vennootschapsbelasting afronden, terwijl je nieuwe accountant begint met de beginbalans van het nieuwe jaar. Midden in het jaar overstappen vraagt om tussentijdse balansen en leidt vaak tot dubbele kosten voor overlappend werk. Een slecht gepland overstapmoment midden in het jaar vergroot bovendien de kans dat je een btw-aangifte mist, met een aangifteverzuimboete van €82 als gevolg.

In beginsel niet. Volgens de tuchtrechter heeft een accountant alleen retentierecht op stukken die hij zelf heeft gemaakt, zoals conceptjaarrekeningen of berekeningen op maat. Die mag hij vasthouden zolang je niet betaalt. Je eigen aangeleverde stukken moet hij in de regel teruggeven. Krijg je ze niet terug, dan loop je het risico dat je niet aan de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voldoet.

Je moet je basisadministratie, zoals facturen, bonnen en bankafschriften, wettelijk 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en de EU-regeling One Stop Shop (OSS) geldt 10 jaar. Exporteer alle digitale bestanden uit de systemen van je oude accountant voordat de licenties aflopen, in hun oorspronkelijke formaat en met behoud van echtheidskenmerken. Een onvolledig archief kan bij een belastingcontrole leiden tot omkering van de bewijslast: jij moet dan aantonen dat de schatting van de Belastingdienst niet klopt.

Volgens artikel 15a van de VGBA, de beroepsregels voor accountants, overlegt een accountant (AA of RA) met je vorige accountant voordat hij een samenstel-, beoordelings- of controleopdracht aanneemt. Dat geldt als je vorige accountant zo’n opdracht in de afgelopen 24 maanden voor je deed. Je oude accountant moet binnen een redelijke termijn reageren. Het geldt niet voor een boekhouder die geen accountant is, en je belastingaangiften kunnen gewoon worden ingediend.

Ja, als je boekhoudsoftware, zoals Twinfield of AFAS, onder de overkoepelende licentie van je accountant valt, is een softwaremigratie nodig. Je moet eigen licenties nemen of overstappen naar de software van je nieuwe accountant. Daarbij moet je koppelingen met bijvoorbeeld betaalproviders en declaratieapps opnieuw autoriseren en de grootboekindeling en belastingcodes aanpassen om dubbele boekingen en gegevensverlies te voorkomen. Als je bepaalde betaalproviders onzorgvuldig loskoppelt, kunnen je actieve incassomachtigingen direct ongeldig worden.

Machtigingen gaan niet automatisch over. Trek de machtigingen van je oude accountant in via het Logius Machtigingenregister Digipoort. Je nieuwe accountant vraagt zelf een nieuwe machtiging aan; jij krijgt daarover een brief van de Belastingdienst. Trek je de oude machtigingen niet in, dan blijft je vorige accountant gevoelige belastingaanslagen en berichten ontvangen.

Ontdekt je nieuwe accountant bij controle van de beginbalans oude btw-fouten van je vorige accountant, dan bepaalt het bedrag hoe je die corrigeert. Fouten van €1000 of minder mag je in de volgende gewone btw-aangifte herstellen. Bij een verschil van meer dan €1000 moet je wettelijk zo snel mogelijk elektronisch een suppletie indienen: een correctie van je btw-aangifte. Grote fouten die je niet herstelt, kunnen leiden tot vergrijpboetes van maximaal 100%.

Ja, als je onder de Becon-uitstelregeling van je accountant valt, verlies je dat automatische uitstel zodra die je van de klantenlijst verwijdert. Die regeling geeft je tot 30 april van het volgende jaar om inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting aan te geven. Je nieuwe accountant moet je daarom snel op de eigen Becon-lijst zetten. Sta je tijdelijk op geen van beide lijsten, dan krijg je een brief met een nieuwe, vaak eerdere inleverdatum. Doe je ook na de aanmaning geen aangifte, dan volgt een verzuimboete: € 469 voor de inkomstenbelasting.